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1、某知名房地产公司合同管理制度一.目的规范和指引公司各部门对各种合同的订立、变更、解除、保管及使用。二.范围苏南物业及其下属各服务中心、部门。三.定义公司合同分为收款合同、付款合同、非经济类合同和劳动用工合同四类：收款合同：是指公司向外提供服务的合同，如物业委托合同等。此类合同按合同评审流程报批。付款合同：是指为获取服务和物资的合同，如各类物资采购合同、服务外包合同等。此类合同按采购流程申请报批。非经济类合同：除收款、付款类以外的合同，包括各部门与内部班组、与政府相关部门、与公司签订的各种管理责任书等。劳动用工合同：专指与职员签订的劳动合同书、保密合同等。四.职责部门/岗位工作内容责任部门负责合
2、同的草拟、初审及履行；负责部门合同的保管。品质管理部负责从品质保证、法律风险角度进行审核；负责格式化合同的编制及修订；负责标识类、对外宣传类、多语种翻译的审核；财务管理部负责从经营管理角度进行审核及合同的保管。人力资源部负责公司劳动用工合同的审核、管理总经理、分管领导、部门负责人负责权限范围的合同审批。五.方法和过程控制5.1合同的订立5.1.1以下几种情况的必须签订合同：A单笔金额在5000元以上的物资采购； B. 采购的物资对服务质量影响较大，但没有独立的保修单（卡），必须以合同形式约定保修或质量保证条款；C所有项目的外包及工程类业务；D除金额在1000元以内的所有对外提供服务内容的，含公
3、示服务内容以外的内容，均须签订合同；E. 采购金额在50000元以上的必须组织招投标，按招投标管理程序执行；F公司员工均须签订劳动合同，特殊岗位必须签订保密合同，实习生需要签订实习协议。5.1.2合同的订立应遵循事先签订的原则，所有合同须按此程序规定通过评审、签订生效后方可履行。5.1.3公司所有格式化合同须在发布生效前进行评审。体系文件中格式化合同通过体系文件讨论的方式评审，其他格式化合同评审时填写策划方案/合同评审记录表，至少经品质管理部经理批准，在内网公布。涉及经营、管理风险及更改格式化合同条款的合同填写策划方案/合同评审记录表按权限进行审批。5.1.4各类合同订立一览表（见附表）公司本
4、部业务合同序号合同内容对应公司名称分类1前期介入费苏州本部业务苏州万科物业服务有限公司无锡本部业务无锡万科物业服务有限公司2前期开办费3案场收入4开荒保洁收入5细部检查收入6房俢收入7智能化收入8地产产权会所经营收入9车位销售或者出租收入10空置房管理费11房屋交付收入12工地开放收入13品牌支持费14品牌管理费15地产奖励物业服务明星的基金16招投标收入17标识类合同18物业用房装修合同19案场保洁外包20人员挂靠合同项目业务合同序号合同内容对应公司名称分类1房屋租赁中介类合同玲珑湾苏州万科物业服务有限公司逸庭、金品上海万科物业服务有限公司苏州分公司魅力、东郡上海万科物业服务有限公司无锡分公
5、司2临时车位租赁合同3外墙及电梯广告类合同4场地租赁类合同5装修垃圾清运类合同 6直饮水合同7泳池经营合同8绿化外包合同9电梯维保合同10小区保洁外包合同11小区的一切险和责任险合同12POS机租赁合同13复印机租赁合同14家政外包合同合同评审流程：职能部门相关人员审核（含法务）相关专业人员发起部门负责人审核管理者代表按权限审核/审批/抄送分管领导审核/审批/抄送 经办部门总经理审批/抄送 合同执行5.2 合同的履行5.2.1合同订立后，经办部门负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；财务管理部负责合同保管，合同印章由财务管理部管理，其他相关部门给予必要协助。5.2.
6、2当合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员必须及时向部门负责人报告并知会公司财务管理部、品质管理部。5.2.3公司在管项目应具有有效的前期物业委托合同/物业委托合同，合同内容相关主管人员应当清楚并理解。5.2.4各项目应把物业委托合同中相关要求向部门各级人员进行宣贯，确保各级人员理解服务合同的内容和要求，将物业委托合同中的相关要求在各岗位职责中加以明确，并将物业委托合同中的相关要求分解到部门各业务人员的经营考核责任书。5.2.5合同需在合同生效日期之前签订完毕。5.3合同审批及变更若合同在执行过程中需要修改条款或涉及合同金额变化，按审批流程重新报批。注：需组织招投
7、标的合同，应提前20天通知品质管理部、财务管理部，以便及时开展招投标工作。5.4合同的管理5.4.1各部门应指定专人负责本部门合同及合同相关资料的保管，并登记在合同登记表上（劳动合同由人力资源部单独分开登记）。5.4.2各部门的书面合同一式四份，公司合同由财务管理部、经办部门资料室各保存壹份原件，由资料员统一管理，由公司合同管理员上传、保存电子版，各部门助理经理以上人员可开通权限通过公司合同管理平台查阅合同电子档；劳动合同、职员外部培训合同由人力资源部保管；相关部门因业务需要经财务部经理或授权人同意并在借阅登记表中登记后可保存合同复印件。5.4.3部门A、B类合同须在签订后一个星期之内交财务管
8、理部原件一份。本部门留存复印件。5.4.4保密合同的合同经办人员、合同管理人员及所有有条件知悉合同内容的人员须对合同的保密负责；保密合同的查阅、复印须经保管部门第一负责人批准，并予以记录。5.4.5 财务管理部建立合同收付款进度台账，实时管理合同收付款状况。其他涉及部门配合工作。5.5合同的备案5.5.1对于前期物业服务合同，品质管理部须按政府要求办理备案。5.5.2对于物业服务合同，各物业服务中心须按政府要求办理备案。5.6合同存档5.6.1合同分类苏州有效收款类地产业务前期介入、开办、物业用房装修、案场、开荒保洁、细检、房修、智能化、会所经营、车位销售、空置房、交付、开放、标识、招投标、人
9、员挂靠、品牌管理、品牌支持收入拓展业务中介业务，如房屋租赁、资产经营主营业务外墙及电梯广告、场地租赁、直饮水、泳池经营、车位代租赁付款类地产业务物业用房装修、案场保洁外包、标识外包拓展业务主营业务绿化、保洁、电梯、家政外包，保险合同其他（非经济类）如物业服务合同、POS机租赁合同无效收款类地产业务前期介入、开办、物业用房装修、案场、开荒保洁、细检、房修、智能化、会所经营、车位销售、空置房、交付、开放、标识、招投标、人员挂靠、品牌管理、品牌支持收入拓展业务中介业务，如房屋租赁、资产经营主营业务外墙及电梯广告、场地租赁、直饮水、泳池经营、车位代租赁付款类地产业务物业用房装修、案场保洁外包、标识外包
10、拓展业务主营业务绿化、保洁、电梯、家政外包，保险合同其他（非经济类）如物业服务合同、POS机租赁合同无锡有效收款类地产业务前期介入、开办、物业用房装修、案场、开荒保洁、细检、房修、智能化、会所经营、车位销售、空置房、交付、开放、标识、招投标、人员挂靠、品牌管理、品牌支持收入拓展业务中介业务，如房屋租赁、资产经营主营业务外墙及电梯广告、场地租赁、直饮水、泳池经营、车位代租赁付款类地产业务物业用房装修、案场保洁外包、标识外包拓展业务主营业务绿化、保洁、电梯、家政外包，保险合同其他（非经济类）如物业服务合同、POS机租赁合同无效收款类地产业务前期介入、开办、物业用房装修、案场、开荒保洁、细检、房修、
11、智能化、会所经营、车位销售、空置房、交付、开放、标识、招投标、人员挂靠、品牌管理、品牌支持收入拓展业务中介业务，如房屋租赁、资产经营主营业务外墙及电梯广告、场地租赁、直饮水、泳池经营、车位代租赁付款类地产业务物业用房装修、案场保洁外包、标识外包拓展业务主营业务绿化、保洁、电梯、家政外包，保险合同其他（非经济类）如物业服务合同、POS机租赁合同合同分类编码：以中文、英文字母及阿拉伯数字组合而成，各分类层级间以“”间隔。5.6.2合同编号方法 5.6.3合同密级的确定a) 按集团信息保密规定，合同档案根据传播范围、重要程度，分为三级，各级权限范围如下：绝密：涉及部门经理公司管理层机密：合同事务主管
12、人员部门主办部门经理公司管理层内部公开：公司全体可查阅b) 合同按类别划定密级，如有特殊保密需要，由经办部门与财务管理部共同确定具体合同的密级。5.6.5合同的利用：a) 纸质合同文本不外借，若因工作需要借出合同原本，机密、绝密类合同须经合同经办部门负责人同意。所有纸质合同借出时，都须填写,然后复印原件，借用时间不超过一个月。b) 公司员工通过内网查阅合同电子文本，阅读权限如下：绝密：无权限人员不能查看题名和正文机密：无权限人员仅能查看题名，查阅正文需要申请。内部公开：公司内部公开合同正文打印权限严格受控，仅公司档案管理员可打印合同正文。5.7合同印章保管及刻制5.7.1公司合同印章由财务部管理，包括申请刻制。
