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1、评建材料收集、整理、编写工作规范为进一步贯彻落实“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”的方针，确保学院以评促建工作的质量，同时为专家组进校考查工作的顺利开展奠定基础，学院评建办就我院评建材料的收集、整理，以及完成的时间规范如下：一、材料收集、整理的主要范围材料收集、整理的主要范围,原则上依据评建办下发的广西城市职业学院高职高专人才培养工作评估佐证材料清单，按其中“佐证材料目录”开展收集、整理工作。同时，还要注意收集和整理反映学生信息的相关材料。收集、整理的材料主要包括以下几个方面：（一）文字材料 文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、原始记录及教学基本文件和教学档案等。（
2、二）统计材料 统计表格、报表和名册。（三）声像材料 照片、录像带、声像光盘、网络资源等。（四）证书材料 荣誉证书、获奖证书、成果鉴定证书、锦旗、奖杯等。（五）实物材料 获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等。（六）其它材料 能反映人才培养质量的其它类型材料。二、材料收集、整理的时限“佐证材料清单”中，以自然年度计算的项目，具体时限统一为：2006年、2007年、2008年（统计时点为当年的元月1日12月31日）；以学年度计算的，即自前一年的9月1日起至下一年的8月31日止，具体时限统一为：2006-2007学年,2007-2008学年, 2008-2009学年三个学年。三、材料收集、
3、整理的工作任务各观测点指标责任人和相关责任部门要根据广西城市职业学院高职高专人才培养工作评估佐证材料清单的要求，结合本部门整改建设的实际，负责各种相关材料的收集、整理、编写与呈报。（一）逐指标、逐观测点地收集与整理本部门既往和现时的相关信息资料，建立健全所负责评建项目佐证材料的原始档案，做好整改建设的经验总结和成果提炼。（二）完成所负责评建项目的状态数据调查、审核、统计汇总和分析。（三）完成所负责评建项目自评综述报告文稿的撰写。（四）各观测点指标责任人负责向学院评建办提供相关项目的佐证材料、目录清单和卷内目录清单等。四、材料收集、整理的基本要求（一）全面收集整理各部门要组织相关人员进一步学习和
4、深刻领会评估指标体系，收集整理的背景材料要对准观测点。评估背景材料不等同于平时的工作档案，一定要进一步进行加工。要注意全面与重点结合、一般与特色结合，尤其要注意特色发掘。（二）坚持实事求是文字、数字、声像、实物等材料是形成学院人才培养工作自评报告的原始性依据材料，是学院评建过程中一项非常重要的基础工作。各部门应本着对学院事业发展高度负责的态度，坚持实事求是，认真收集、整理评建文字材料，填写统计报表，确保数据客观、准确和完整，文稿撰写，力求做到观点明确、依据可靠、佐证有力，不得有任何虚假或夸大现象发生。材料的收集一定要注意连续性和完整性。（三）确保材料质量1.各级指标责任人必须对所负责的材料进行
5、统一的指导和把关。资料收集和整理的起步就必须严格、规范，符合要求，特别要落实责任制。2.材料的收集工作要重视原始性，在行文格式规范或内容方面有较大问题的必须进行加工整理，不必要的内容该删除的必须删除，汇总数据，文字要提炼，不能简单的把部门的自评登记表粘贴、装订了事。确保材料的质量。3.各综述材料的写作要求：紧扣内涵、体现要义，内容充实、反映特色，条理清晰、简明扼要。（四）相互配合、通力协作各部门在整理佐证材料的过程中，需要其它部门协助完成的工作任务，要以评建协作任务书的形式把需要补建、完善、调整的具体工作任务及标准要求报协作部门，各部门要组织人力通力合作，高质量地完成协作任务。（五）安排专人负
6、责，按时完成任务各部门要高度重视评建资料的收集与整理工作，要指定一名熟悉本部门工作情况和指标体系、有一定文字能力和计算机操作能力、责任心强的人员专门负责材料工作，按时完成各项任务。同时部门资料管理人员必须熟悉本部门材料的陈列位置和主要内容，在需要时能够快速查找到相应的资料。（六）首轮提交材料时间期限2008年8月25-29日。五、材料的分类、归档、装盒及格式根据评估要求，评估学校分两类提供材料，以便于专家快速、方便、有选择地审查。一类材料由评建办进一步整理归档，直接面对专家；二类材料原则上由各部门按规范存档，以备“专家需要审查时收集”、“评估专家可随时调阅”。 （一）各部门的评建材料应以评估指
7、标体系的主要观测点为准进行分类整理，装入文件盒，以进行存放和陈列。（二）文件盒背脊应贴有打印的标签，标明内装材料所属的一级指标、二级指标及盒号，文件盒正面贴有打印的主要观测点。（三）每个文件盒内必须有打印的材料目录清单，盒内材料的顺序、编码必须与目录相一致。（四）每个文件盒内的材料要根据内容按各级指标体系进行分类，然后按类装成卷（由于材料还要进行审核、补充完善，暂不对卷内材料做整册装订，报评建办前档案盒内各卷材料用夹子夹在一起以区分），并附打印的卷内材料目录清单。（五）不同材料的收集要求1.各类原始材料：如管理文件、制度，会议记录、纪要，历年工作计划、成果总结等原件，纸张大小不必完全统一，要体
8、现材料的原始性、过程性和真实性。 2.文字材料：一律用A4纸打印；统计材料、各类表格首选Excel格式排版，A4纸打印，个别较大的表格用A3纸打印。 3.声像资料：装盒后分类保存，并标明内容与数量。 4.实物材料：如获奖作品等须拍制照片，列出清单。实物暂由各分院、各部门造册，统一保管。5.各类获奖证书、荣誉证书：由各部门统计后列出清单，并按A4纸复印。证书、照片、音像、实物等类材料要附带尽可能详尽的、能解释其内涵价值或社会影响的文字说明。（六）文字材料的格式规范文章标题：方正小标宋简体, 小二号，不加粗，单倍行距，水平居中。1.各级标题的字号、字体和编号：一级标题：宋体, 小三号，加粗；编号为
9、“一、”、“二、”、“三、”、等。二级标题：宋体, 四号，不加粗；编号为“(一)”、“(二)”、等。三级标题：宋体, 四号，不加粗；编号为“1.”、“2.”、“3.”、等。四级标题：宋体, 四号，不加粗；编号为“（1）”、“(2)”“(3)”、等。凡独立成行的标题末尾不加标点符号。2.正文内容字体、字号：宋体，四号，不加粗。3.小正文格式：宋体，小四号，不加粗，行距“固定值”18磅。4.正文中插入的表格，表格标题参照四级标题格式，表格内容参照正文格式，如内容较多，可使用小正文格式。5.边距：上、下：2.54厘米；左、右：3.17厘米。6.行间距与段落缩进： 选“固定值”，各级标题26磅，正文2
10、2磅，各级标题和正文段落，首行缩进2个字符。7.页码：统一为阿拉伯数字，页码在页脚处居中，目录无页码。8.排版格式：用Word格式。9.评建办提供的“文字材料格式模板”见附件1（七）档案盒内材料目录格式1.各级目录“名称及编号”的格式：字体一律为宋体，其它格式规范如下：一级目录，用于一级指标，格式为：二号，加粗；前导编号为“1. ”、“2. ”、“3. ”、等。二级目录，用于二级指标，格式为：小二号，不加粗；前导编号为“1.1”、“1.2”、“2.1，“2.2”、等。三级目录，用于主要观测点，格式为：三号，不加粗；前导编号为“1.1.1”、“1.1.2”、，“1.2.1”、“1.2.2”、等。
11、四级目录，用于主要观测点属下的关键信息，格式为：四号，不加粗；前导编号为“1.”、“2.、“3.”、等。每盒材料要装有目录清单，内容为某个“主要观测点”的关键信息及佐证材料目录，格式为：四号，不加粗；前导编号为“1.1.1-1”、“1.1.1-2”、“1.1.1-3”等。2.页边距：上、下：254厘米；左、右：3.17厘米。3.行间距与段落缩进：行间距选“固定值”项，一、二、三级目录26磅，其他22磅。段落首行缩进2个字符。4.排版格式：用Word格式。5.评建办提供的“材料目录格式模板”见附件2。（八）材料的表格格式本处规范的表格，系指独立表格，不包括插入文本中的表格。1.推荐使用电子表格E
12、xcel格式制作。字体为宋体。2.表格标题（表格头部）：18号宋字，加粗，在表格打印区居中。3.表格标题行（列）及正文：标准为12号字，不加粗。4.文本对齐方式：垂直对齐：全部居中；水平对齐：可视具体情况选择；文本控制：自动换行。5.纸型与页面：一般为A4，较大表格可用A3。页边距一般使用默认值。页面方向首选纵向。（九）完成时间各观测点责任人、各部门要按评建办规定的时间和要求高质量地完成自评依据、佐证材料的收集、整理、分类、归档、装盒工作。材料上交时间见评建工作任务和进度一览表。文字材料和表格必须同时提交书面材料和电子文档。六、其他事项1.本文附件提供“文字材料格式模板”及“材料目录格式模板”
13、，作为整理材料时的依据遵照执行。2.各类基础数据表格，将由评建办统一整理、发布、更新。3.其余未及事项，评建办将以其他形式发布。4.本文及附件可从城院评建QQ群：46447911下载。以上规范，请遵照执行。附件1：文字材料格式模板附件2：材料目录格式模板广西城市职业学院评建办 二八年六月二十七日附件1：文字材料格式模板文章标题（方正小标宋简体, 小二号，不加粗，单倍行距，居中）一、一级标题（一）二级标题1.三级标题（1）四级标题五级标题正文正文_小（主要用于文章中插入的表格文字）字体均为宋体项目前导编号字号外观行距一级标题一、小3号加粗固定值26P二级标题（一）4号不加粗固定值26P三级标题1.4号不加粗固定值26P四级标题（1）4号不加粗固定值26P五级标题4号不加粗固定值26P.正文用于文档4号不加粗固定值22P正文_小用于表格文字小4号不加粗固定值18P附件2：材料目录格式模板1.一级目录1.1二级目录1.1.1三级目录1.关键信息1.1.1-1佐证材料目录字体均为宋体项目应用前导编号字号外观行距一级目录一级指标1.2号加粗固定值26P二级目录二级指标1.1小2号不加粗固定值26P三级目录主要观测点1.1.13号不加粗固定值26P四级目录关键信息1.4号不加粗固定值22P正文佐证材料目录1.1.1-14号不加粗固定值22P
