时间管理-如何成为上司的得力助手

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1、时 间 管 理 (如何成为上司的得力助手),如果您的余生只剩下三天, 您会做那三件事情?,请闭目一分钟思考这个问题,前面那个问题太过严肃?,如果您明天起要請年假三天, 您会交待代理人那些事情?,时间管理是什么?,时间管理不是什么?,时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率 把事情很快又很对地做完,叫做效能 时间管理就是”预先设想、超乎期待” 部属 主管,人,为何安于现状?,为何你安于现状(

2、不想結婚)? 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是我自己最熟悉的 除非当你开始不满于现状时,表示会有新的事物发生在你的身上 但是要用对“新的思考方式”,你可知道为何会想不出来?,因为你跳不出原来的思维习惯 但是假设你想出来了.恭喜你,表示你会用新的角度去思考一个旧有的问题. 改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始,时间管理的架构,请排出正确的行事优先级,?,?,?,?,A,B,C,D,正确的行事优先级(急重轻缓),陷阱一:时间的配置态度不对,Reaction消极回应 vs Proaction积极掌握 危机就是转机 规划重于做事 最好的控制是预防 预防胜于处理,不合理的时间

3、配置,明智的时间配置,善用管理循环,第一步骤计划(Plan) 没有计划,您就是正在计划失败 第二步骤做(Do) 有做才有可能达到目标-赢在起步 第三步骤检查(Check) 养成事后追踪回馈的习惯，检查目标是否有达成 第四步骤再改善(Action) 当定期检查工作进度，发现产生落差时，应从新 检讨达成目标所使用的方法，必要时，可能也要 向上级请示重新确认目标或调整作法,善用管理循环,陷阱二:拖延的方式不对,除了第四项(既不重要又不紧迫的事)以外,其它的事做起来都不太愉快(不是措手不及,就是已經被主管釘得滿同頭包) 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情,克服1.成本概念/效益分析法,成本 花錢約

4、會. 走路去公園約會. . . . .,好处 幸福終生. 不用門票又有情調. . . . .,克服2.思维习惯的改变,这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份,让事情看起来像做完80% 一般,陷阱三:事必亲躬,韩非子.八经 下君,尽已之能(单兵作战) 中君,尽人之力(借力使力) 上君,尽人之智(呼风唤雨) 诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死. 为何事必亲躬? 因为怕同事取代 不放心同事,不信任同事 要求标准过高,陷阱四:有求必应,受人尊敬重要,还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的

5、原因 接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴之好人 不知如何拒绝他人之请托 每个人都有一个好朋友,叫“施小 惠”,可以适当地拒绝.,1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待,1.怡情养性 2.轻松一下,Conclusions:时间管理架构,1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻,1.幕後運籌帷幄 2.灌能,均 衡,紧迫的事,不紧迫的事,重要的事,不重要的事,如何提高工作效率,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作时段的特性,善用之. 2.以PDCA分布周一到周五的工作性质. 3.保持良好的体力;养成运动的习惯 4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好,1.工作时段分配法则,2.每周工作性质分配法则

6、,如何展開你的計劃,一日之计在昨天下班前 一周之计在于周日 一月之计在于月底,1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待他人,1.怡情养性 2.轻松一下,良好的时间管理来自于计划,1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻,1.幕後運籌帷幄 2.多多學習,均 衡,紧迫的事,不紧迫的事,重要的事,不重要的事,P,A,D,C,不 好,好,耗用时间,花时间在计划上才是 最节省时间的作法,耗用时间,80/20法则,花最少的力气,获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的,80/20原理意示图,80% 时间,20% 时间,80% 成效,20% 成效,重要的 少数

7、事物,琐碎的 多数事物,目标金字塔,长程目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标,目标设定 (Goal-setting ),目标设定原则(SMART)： （Specific）目标要具体；（Measurable）目标必须是可衡量的；（Achievable）目标是可能实现的；（Realistic）目标是切合实际的；（Timetable）一定要设定时间表 目标设定的七个步骤： （1）先拟定您期望达到的目标（2）列出达到目标后的好处（3）列出可能的障碍点（4）列出所需信息或资源（5）列出可寻求支持的对象（6）订定行动计划（7）订定达成目标的期限,执行能力的强化,良好工作习惯的养成,兵贵速战速决 可

8、以早上做完的事,决不拖到下午完成 可以一天做完的事,决不分成两天完成 每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时 养成做备忘录的习惯,備 忘 錄,时间管理的利器: to-do List,备 忘 录,紧急的事情 1.高阶今天交待 2.临时状况,重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富,Schedule List 1.Meeting 2.行事历 3.纪念日,Routine Work 1.日常工作 2.定期约会,“执行”的写照,Just Do It 奉备忘录的To Do-Check List如圣旨 行动才是企划的开始 把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20% 执行能力锋利如倚天

9、剑.剑锋到处,刀折剑断,执行不是一成不变的,合理性Reasonable探讨表示用心 试探一下是不会损伤毫发的 平时基本观念(Sense)的建立,在临场应用时最能显现效果,执行的速度:兵贵速战速决,养兵千日,用在一时(资源珍贵) 时机稍纵即逝 将变量降至最低 生米已煮成熟饭型(老公,来不及了) 自废武功型(成绩已经贴出去了) 客户的感受 加快速度,才能势如破竹.,兵贵速战速决的时机,并不是每一件事情都需要兵贵速战速决 #1是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作 (丢球) #2重要事件的关键任务.通常要完成此 关键任务只占全部项目时间的20%. #3时机稍纵即逝的机会.有时候机会的有效

10、性仅限于某段时间,甚至短到几分钟而已.,让程序进行最迅速的方法,当然需要先了解程序及关键点 见面三分情 亲自与关键人物(经理)面对面沟通,执行的技巧: Key Success Factor,灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走 (游刃有余).分解完毕牛尚不自知已经被解体 关键重点在计划阶段时即被简单勾勒出来 做对的事情,并不会耗费太大的力气.反而做不对的事情,才需花时间东补西补.,Buffer缓冲区,并不是每件事情都那么的急 如果我们每件事情都要即时地处理掉,相信我们会变得神经兮兮的 所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们,如何处理情绪低潮,每天至少完

11、成一件事情 完成事情的定义 完整的 相关的 善后的 记录的文件 通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情,消除时间杀手,所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如：电话干扰、不重要的会、不速之客、总是在做救火的事情、拖延的习惯、犹豫不决、过度承诺、责任界定不清、缺乏所需協助资源等等 若要消除时间杀手，您一定要厘清工作的重点：把工作重点拟出来，然后作出抉择,有效的项目管理,当在工作上与时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作 其内容包括(1)多重的工作计划 (Alternatives) (2)定义理想的指標(3)设定完成期限(4)列出完整的工作清单(5)风险预估和替代方案 (Backup Pl

12、an) 崔西定律： (1)工作的困难度 = (执行步骤的数目)的平方：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9 (2)简化工作是所有成功条件的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题,良好的人际沟通与授权,工作时间中大约有75% 的时间是花在与人沟通上，在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系；在职业生活中您是否成功，决定于您如何有效地与别人沟通；每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确 不良授权是浪费时间的主要因素，要将可能交办出去的工作授权出来。要教导您的部属，如何做您所交办的工作，并向外界争取所需的资源与协助,如何成为上司的得力助手,时间管理,方法,意愿,用心,决心,时间管理结语,清明神定 气定神闲 游刃有余 举重若轻,NO 1,交 流 时 间,