机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定讲义

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1、机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定,李颖,规定（机关文件材料归档范围和文书档案保期限规定国家档案局第8号令，以下简称规定）发布施行的重要意义： 一、规定以“国家档案局令”的形式发布，属部门规章，具有法律效力。它是在1987年国家档案局颁发的关于机关档案保管期限的规定机关文件材料归档和不归档的范围两个规范性业务文件基础上制定的，并以“国家档案局令”发布施行，反映了国家档案行政管理部门对确定机关文件材料归档范围和,划分档案保管期限工作的高度重视，体现了国家档案行政管理部门的意志。所以，对规定贯彻执行的认识要上升到法律高度。 二、规定的发布施行将有力促进机关档案基础业务建设。界定机关文件材

2、料归档范围和划分档案保管期限是机关档案工作的基础性工作，是做好机关档案工作的前提，关系到机关文件材料的存毁。规定的发布实施为各级机关依法开展文件材料范围和档案保管期限划定工作提供了重要保障。,三、规定的发布施行将有力推动国家档案资源建设。机关档案是国家档案资源重要来源之一，机关档案资源建设是国家档案资源建设的基础。为确保国家档案资源的齐全完整并有效提供利用，各机关必须依照规定的要求，合理界定文件材料归档范围，科学鉴定档案保存价值，准确划分档案保管期限，为将来档案移交进馆打下良好基础，确保国家档案资源建设的有序进行。,国家档案局令 第8号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定已经2006年

3、9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。 局长 杨冬权 二六年十二月十八日,机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定 归档范围部分： 第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。,第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家

4、建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条 机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件

5、材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；,（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 *常多归档的文书文件材料： 党政机关的非法规性的一般文件，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，本单位一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些不属归档范围，不应归档。 *常漏掉的文件材料： A、机关内部及直属单位的专门文件材料(此类文件如多可单独组成业务档案)，如统计部门,的普查材料、科委机关的成果材料、纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部

6、门的审计文件材料，财务部门的会计材料，劳动部门的劳动保险文件材料，专利部门的专利文件材料、技术监督部门的标准文件材料，工商部门的企业登记、商标文件材料，税务部门的税收征管文件材料，民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料，编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门（业务）文件材料。 B、白头文件材料：合同(如企业中的合同档,案)、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组（党委）或行政会议记录等。 C、会议文件材料(文书文件材料)，如本机关召开的专业会议，到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料。 第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按

7、有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。注：机关文件的最后定稿，即使没,有机关领导人的签批、审改意见，原则上也应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。,解析： 一、规定中文件材料的内涵：是指机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的历史记录，从门类上分，“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。我们这里所讲的齐全完整，是指一个单位档案门类、载体的齐全完整，每个门类或每类载体中组成部分的齐全完整。,二、归档范围制定的原则： 1、内容要涵盖机关在其工作活动中形成的所有

8、文件材料，即包括各种门类和载体的历史记录。当然只是宏观反映，不要求详细概括或全面指明。 2、要明确界定归档和不归档范围。 3、要尽量避免机关文件材料重复归档。 4、凡涉及与公民权益有关的文件材料，归档时要体现从宽的原则。,5、要突出立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围时体现“以我为主”的思想。 6、要确保编制的文件材料归档范围的实用性和可操作性。 三、档案的价值体现在服务利用上，服务利用的关键是档案资源建设，即有物可查，所以机关单位在收集整理本单位文件材料时，一定要按照归档范围做到齐全完整，特别是要注意账外文件材料的收集（账外，即文件收发文登记之外）。,四、妥善制定本单位文件材料归

9、档范围，按照本单位文件材料归档范围保质保量地完成档案管理工作，不但是本单位工作需要，也是档案法律法规定明确赋予各机关的职责。 中华人民共和国档案法第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第十一条规定机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按,照国家规定，定期向档案馆移交档案。 黑龙江省档案管理条例第十五条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的应当立卷归档的材料，由文书部门或者业务部门收集齐全，并进行整理立卷，定期交本单位档案机构或者档案

10、工作人员集中管理。任何单位和个人不得拒绝立卷归档或把档案据为己有，不得随意扩大或缩小档案收集范围。,五、实际操作时，挑选归档范围文件材料的简便方法：剔除不归档范围内的文件材料，剩下的即是归档范围内的文件材料。 ( 国家档案局第8号令，保管期限部分：) 第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料,(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报

11、表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的,重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 第八条 定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；,（四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）

12、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料,（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。注：可依据：干部档案工作条例基本建设项目档案资料管理暂行规定会计档案管理办法等专门档案管理办法。 第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。注：可依据电子文件归档与管理规范 （GB/T1889

13、4-2002）及,市档案局的有关电子文件归档方面的规定。 机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。 第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案,行政管理部门审查同意后执行。 有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。 第十三条 在编制本机关或本系统文件材料

14、归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。,第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的国家档案局关于机关档案保管期限的规定和机关文件材料归档和不归档的范围同时废止。 附件：文书档案保管期限表 解析： 一、总论：文书档案保管期限的鉴定是关系到档案的存在、灭失的关键所在。将有价值的档,案在必要的期限内安全保管，防止没有价值的文件材料成为档案管理的负担，既需要档案人员运用档案专业知识去识别，也需要档案人员充分

15、熟悉本单位工作职能，用全面、长远、科学、发展的眼光站在历史的高度去判断。要坚持以人为本，从国家、集体和个人的整体利益出发，研究档案的内容实质和其他各方面的因素，预测档案对社会建设所起的作用，运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，预测出档案的长远价值。,1、采用标时制标明文书档案的具体保管期限，分为：永久、定期。定期一般分为30年、10年，机关可以根据本机关实际工作需要再增设期限档次或调整现有定期期限。永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交，定期保管的文书档案主要由机关自己留存，保管期满后经机关鉴定，或销毁或延长保管期限；其他门类文件材料归档范围和档案保管期限要按国家有关规定执行。

16、,2、保管期限划分的具体原则： （一）划分保管期限要依据社会需求标准。档案的保管期限是由社会需求方向、社会需求面和社会需求时间决定的。不同历史时期、不同层次、不同目的的利用者所需档案存在很大差别，因此要站在社会总需求的高度，把握公民个人、机关及社会各方面的各种需求。需求面广、需求时间长远的档案价值要高。 （二）突出立档单位的主体地位，体现“以我为主”的思想。通常，本单位形成的文件材料是,保存的重点，不能简单地认为上级的就比本级的重要。尤其是应尽可能保存反映本单位主要职能及及基本历史面貌的文件材料、重要业务文件材料保管期限要高。 （三）划分保管期限要依据内容标准。内容标准是指强调档案内容的重要性、独一性、时效性。在分析档案的内容时,主要是看它内容的重要程度,是方针政策性的、重大事件的，还是一般行政事务的；是主要职能的，还是非主要职能的；是反映全面和全局工作的，还是反映局部工作的；是,有针对性的，还是普发性的；是时效内的，还是失去时效的；是典型的，还是一般的。