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1、谈谈上行文的审核把关 文摘本文分析了加强上行文审核把关的必要性对文秘部门在上行文审核把关中应把握的重点进行了剖析并提出了做好审核把关的具体措施 关键词公文审核把关 一、什么是上行文上行文的用途 公文按其行文方向可分为上行文、下行文和平行文上行文指下级机关、组织向其所属的上级机关、组织行文也可以是向有业务指导关系的上级部门行文例如某地级政府向具有领导关系的某某级政府行文某某级政府工作部门向具有业务指导关系的国务院工作部门行文都是上行文 上行文的文种有类：“请示”、“报告”、“意见”“请示”适用于向上级机关请求指示、批准“报告”适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问“意见”是年发布的国
2、家行政机关公文处理办法（以下简称办法）新增加的文种作为上行文适用于对重要问题提出见解和处理办法供上级机关决策参考也可以报请上级机关请求批准或批转 二、对上行文审核把关的必要性 首先某某局领导同志对公文处理工作非常重视多次作出重要批示XX年3月14日袁崇仁局长在一份文件上批示“请办公室下决心抓一下公文的规范避免出现差错”4月23日袁局长又批示“请办公室注意规范这方面的工作要严格要求经常指导”7月30日袁局长批示“在这方面要很好的把关凡是不符行文规范的坚决退回”某某局领导在这样短的时间内3次对公文工作作出批示足见对这项工作的重视我们要认真学习领会把领导的要求贯彻到公文审核把关工作中去 其次从公文的
3、定义来看公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务管理的重要工具这个定义至少体现了公文2个鲜明的特点：一是具有法定效力公文印发后各级机关要认真学习并遵照执行二是具有规范体式包括纸张的规格数字的写法、标点符点的用法都有严格的规定必须正确使用文稿审核是公文处理的一个重要环节如果没有人来审核和把关公文的质量是很难保证的再者向上级机关报送公文更是一件非常严肃的工作如果一份上行文陈述不清请示事项不明确、具体往往会给上级机关批准、答复带来一定难度如果该用请示的用了报告或者格式不规范被上级机关作退文处理既耽误了时间更有可能误事给工作带来一定程度上的被动 再次从各单位
4、上报某某局的文件看还存在不少问题比如有的文件不符合行文规则有的文件不够规范请示报告不分报告中夹带请示事项上报文件没标签发人等有个别文件印制、装订不符合要求甚至还有未加盖公章就报出的文件综上所述对上行文加强审核把关十分必要 三、上行文审核把关中应注意的问题 办法第四章第二十七条规定：“公文送负责人签发前应当由办公厅（室）进行审核审核的重点是：是否确需行文行文方式是否妥当是否符合行文规则和拟制公文的有关要求公文格式是否符合本办法的规定等” 1、是否确需行文 向上级机关行文一般有以下几种情况:一是工作中不能自行决定重大问题需要上级机关批准的如请求将河口模型建在东营某地的请示；二是审批权限在上级机关需
5、要上级机关审批的如防洪工程建设初步设计、详细设计的批准国有资产“非转经”手续等都需要请求上级批准；三是例行的工作总结报告或领导安排上报的,前者如每年需要向上级报告防汛、防凌工作情况后者如局领导研究决定上报的黄河三角洲考察报告、汶河流域考察报告等；四是上级有明确要求上报的如XX年全河工作会议上黄委李国英主任要求委属各单位上报创新体系意见；五是对工作中的重大问题提出见解和意见供上级机关决策参考对南水北调东线工程利用东平湖作调蓄水库的意见等 无论何种情况的上行文都要认真审核其有无必要行文也就是说向上级行文的理由是否充分不能来文即核核后即报凡上级有明确的规定不允许的就没有必要再行文请示比如关于单位购置
6、配备工作用车问题什么级别的单位、领导配备什么标准的车辆上级规定的比较明确具体如超标准购置车辆就不要行文请示了；再如某某局有规定局领导一般不参加局属单位召开的专业性会议那么某地局召开有关会议也必要行文请某某局领导参加如果确需行文还要考虑是书面行文还是采取其他方式能用口头、电话、传真等解决问题的可不再行文在这一点上审核人员要敢于负责严格把住行文关 2、行文方式是否妥当 （1）行文名义是否准确一般情况下对于一些全局性的重大问题需以本单位的名义向上级机关行文如向上级党委部门报送公文需以本单位党组织的名义行文对于请示上级机关主管部门职权范围内的具体问题可以本单位部门的名义用便函直接报主管部门处理但切不可
7、用便函的形式直接向上级机关请示 （2）文件形式是否妥当一般上行文要用有红头、有发文字号和签发人、格式规范、齐全的正式文件但在实际工作中往往有的单位不用正式文件如向领导同志报告其交办事项用“呈阅件”、“参阅件”等这种形式上级主管部门已多次要求禁用应改用正式文件的形式 3、是否符合行文规则 （1）不越级行文不横向请示上行文的主送单位必须是与制发机关有隶属关系的直接上级机关虽是上级机关但不是直接隶属关系的不应直接请示、报告否则即成为越级行文上级机关对越级行文原则上不予受理请求平行或不相隶属的职能部门审批其管辖范围内的事项不应使用请示正确的方法是使用“函”例如黄河部门建设防汛指挥中心其规划就需要地方规
8、划部门批准因河务部门与规划部门是不相隶属关系应行函申请批准 （2）不多头主送不送领导同志个人上行文主送机关一般只有一个那就是制发机关的直接上级机关受双重领导的单位向上级机关行文应分开报送较妥如内容涉及的其他单位通常采用抄送的形式除特殊情况上行文一般不应直接送领导同志个人更不能向有关领导多头分送因为重要的事情领导们都要集体研究决定送给领导同志个人领导还是得交给秘书部门办理这样就为领导增加了不必要的麻烦另外领导同志工作比较忙事情比较多文件送给个人有时难免顾不看这样岂不是“欲速而不达” （3）“请示”应当一文一事如果一个请示件的内容涉及多个问题、多个部门既增加办理的难度也影响办理的效率请示一文一事可
9、以使公文内容集中篇幅简短便于公文办理有利于提高效率如同时请示多件事必须是同一个问题密切相关的几个方面也必须是上级机关能一次给予批复和解决的；否则有几个问题就要写几个请示 、是否符合拟制公文的有关要求 （1）选择和使用正确的文种不可生造文种但有的单位上报文件缺乏严肃认真的态度不知道办法规定了什么文种不了解上行文该用什么文种而是像日常写应用文一样竟然上报关于解决燃油锅炉资金的申请、关于基建资金使用情况的说明等说明其上报文件没有文种的概念生编硬造文种 （2）文种不可混用该用请示的不能用报告报告中不可夹代请示事项也不可夹代建议事项报告作为阅件夹代请示事项往往得不到及时答复容易误事；报告夹代建议事项不符
10、合新办法的规定向上级提出建议和意见要用“意见”这个文种意见也不能与请示相混意见是建议上级办什么、办并提出具体方案供上级决策参考或批转；请示要求上级给什么并说明理由陈述用途请求上级批准或答复 （3）请示的事项要明确具体请示的的语言要简捷、明了、准确、具体提出的请求要合情合理有依有据以便上级机关作出科学合理的决策比如请示上级开展某项工程建设就要简明扼要地将现状、存在的问题及进行建设的必要性和紧迫性说清楚并详细提出明确具体的建设计划如请求帮助解决所需资金分项列出后要计算出总金额给上级一个整体的概念对请示的问题如有不同的解决意见要客观分析各自优缺点提出明确的倾向性意见便于领导决策参考转报下级的请示也要
11、明确本单位的意见不能将问题不负责任地上交 （4）行文语气要得当向上级机关汇报工作、报告情况文风要平实反映情况要客观不可过多地堆砌修饰性用语汇报工作不能只讲成绩不说问题有的虽然讲到了问题但是蜻蜓点水对问题有什么表现、程度如何、如何解决没有深刻的分析殊不知领导机关对工作中取得的经验、对全局有指导意义的典型很重视但对于存在的问题特别是一些带有普遍性的问题、苗头性问题更加重视因为只有发现问题、解决问题才能促进工作的开展 5、公文格式是否符合办法的规定 （）组成部分有无遗漏公文常用的组成部分有发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关等十几项上行文中经常有忘了署上签发人的公文的签发是公文发生效力的标
12、志办法规定上行文应当由单位主要负责人签发也就是由单位的“一把手”签发请示类公文要在附注处标识联系人联系电话；有的请示件没有标识或者是标识的位置不规范此外还有上报的文件忘记加盖印章的这都是组成部分不全的问题 （）公文组成部分标识是否规范这方面的内容较多如引用公文正确的方法是先引标题后引发文字号发文字号在标题后用圆括号括起来不可只引标题或只引发文字号文件中经常出现的日期应当写明具体的年、月、日尽量少用“今年”、“明年”等词语,年份要写完整,如:“XX年”,不可写成“01”年文中结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”“(一)”不加顿点或逗号,“1.”
13、中使用圆点,不要写成顿号等等 四、怎样做好上行文的审核把关 一是提高对文稿审核把关工作重要性的认识进一步增强做好工作的责任感和自觉性从大的方面讲公文处理是为治黄中心服务的一项重要工作这项工作的好坏直接关系到水利部治水新思路、黄委重要工作部署的及时传达贯彻直接影响到各项工作的开展与治黄事业的发展从小的方面说文件代表一个机关的形象不仅反映机关的工作质量和效率而且也反映出其工作人员的综合素质和政策水平公文处理工作做得好对于保证机关政令畅通、协调运转推动机关工作规范化促进机关工作上水平也将起到积极的作用从事文稿审核把关的同志一定要把这项工作提到与治黄中心密切相关的高度我们进一步增强责任感、自觉性不遗余
14、力地去把工作干好 二要加强政治业务素质的学习树立创公文“精品”的意识文稿审核把关是政策性、业务性都很强的工作只有学好理论、掌握政策、熟悉业务才能在审核把关中提出建设性的建议和意见为此要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“xxxx”的重要思想学习党的路线、方针、政策不断提高政策水平和理论水平要潜心学习、钻研办法和上级及本单位有关公文处理工作的规章制度对文种的适用范围、行文规则、公文格式等相关的公文业务知识要有深刻的理解做到入心入脑了然在胸运用自如要干一行爱一行专一行精一行努力成为“办文专家”要舍得在文件的审核把关上倾注心血做到锲而不舍精雕细刻精益求精努力创公文精品出精品公文 三是树立文秘
15、部门审核把关的权威在文稿的审核把关中要善于发现问题提出问题但解决问题要依靠业务部门因为业务部门的干部是业务工作的内行要虚心向他们请教充分尊重他们的意见但是必须认真贯彻执行办法和上级及本单位有关公文处理工作的规章制度要坚持原则做到该坚持的标准不能降低该规范的格式不能迁就该履行的程序不能简化对收到的明显不符合拟文要求的文稿要退回主办部门重新起草同时还要充分发挥在领导身边工作了解的情况多的优势学会站在全局的角度去思考问题、分析问题修改文稿要努力争取充分体现领导的意图,这样审核修改的文稿才能让领导满意,让拟办部门佩服文秘部门审核把关的权威性只有在坚持原则并发挥自身优势的基础上才能真正得到确立 四是要有敬业、奉献、创新的精神文稿审核把关工作量大标准要求高做好了领导很少表扬；把不住关出了问题就要受批评既然从事这项工作就要严肃认真一丝不苟勤奋工作把工作干好要坚决摈弃那种认为审核把关就是“管管标点符号的错误思想”要把这项工作看成个人建功立业施展才华的手段审核把关工作非常辛苦、清苦有时为改动一个字、一个标点符号都要斟酌半天有些急文往往周未临下班才送来加班加点也是常有的事需要从事这项工作的人员发扬无私奉献的精神任劳任怨淡泊名利耐得住寂寞禁得起诱惑在平凡的岗位上
