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1、,第十二章 智能楼宇综合管理系统,第一节 办公自动化,第一节 办公自动化,随着科学技术和社会经济的发展、行政管理事务的增多，办公机构需要处理的信息量越来越大。传统的手工劳动方式已远不能适应社会经济发展的需要，当前瞬息万变、激烈竞争的时代对办公机构和企业都提出了新的要求。因此，许多国家都在积极发展办公自动化技术，以便实现办公自动化(简称OA)。办公自动化是国内外正在蓬勃发展的一门多学科的综合性应用技术，它涉及系统工程学、行为科学、管理学、人机工程、社会学等基本理论，以及计算机、通信、自动化等支持技术的大系统科学与工程。由于它可以使办公管理人员用现代化的技术设备和科学管理手段来提高工作质量和效率，
2、实现管理现代化和决策科学化，因此越来越引起人们的广泛关注和兴趣。,一、办公自动化的内容,1办公自动化的基本概念,(1)办公自动化的定义 办公自动化（以下简称OA）是指利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是充分地利用现有的技术，以尽可能多地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策能力，求得更好的效果，以达到既定的目标。通俗地说，OA就是，利用现代化的技术与设备，代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息和事务，使办公活动实现，科学化、自动化，以达到最大限度地提高工作质量和工作效
3、率，改善工作环境的目的。,(2)OA的特点 OA是信息社会最重要的标志之一，它的特点如下：,OA是一门综合性跨学科技术。它涉及的科学基础有：行为科学、系统科学、管理学、社会学以及人机工程学等。技术基础：计算机技术、通信技术、自动化技术、精密机械与仪表技术等。其中计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是它的四大支柱。办公自动化以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技术完成各项业务。,OA是一个人机信息系统。人和办公设备相互协调、有效地利用两者相辅相成的能力完成某一任务。在典型的OAS中，办公人员、办公设备和信息资源三者密切联系，信息是被加工的对象，办公设备是加工信息的手
4、段或工具，办公人员是加工过程的设计者和指挥者，是决定的因素。办公自动化系统应面向用户，提供友好的人机界面，以方便用户。,OA是包括语音、数据、图形、图像、文字等信息的一体化处理。它能将基于不同技术的办公设备连接成一体，使办公自动化系统具有综合处理图，文、声、像等信息的功能。,OA是人们作为产生价值更高的信息的一个辅助手段。通过改善办公环境和条件、达到提高办公效率和办公质量的目的，为长远的经济建设战略任务服务。,随着社会和科技的发展，信息价值的提高，知识积累和传播方式的更新，计算机通信网络技术的发展，新设备的不断涌现，经营方式的改变等，将极大地推动OA工作的发展。,(3)OA的要素 OA从生产经
5、营单位和行政部门的办公事务处理开始。进入到各类信息控制管理，发展到辅助领导的决策。这是对传统管理方式的挑战，是科技向管理部门冲击和办公方式的一次革命。办公活动是以处理信息流为主要业务特征，与社会伴生的一种重要活动。它由办公人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息及办公环境六大要素组成。办公活动的过程可看成是，根据一定目标进行信息输入转换输出，经过反馈、修正、再次新的输人的不断循环，直至圆满地完成预定目标的过程。因此，可以把整个办公过程看成是接收、变换、处理、传递、利用信息的过程。,办公人员是办公的第一要素。不同的国家有不同的分类法。美国将办公人员划分为经理、秘书、业务人员及办事员。日本则将
6、其划分为领导、中层干部、技术人员及事务人员等。我国将办公人员分为上层决策领导、中层干部、科员、业务人员、秘书及辅助人员。上层决策领导指政府部门和公司及企业的领导，如部长、省长、市长、厂长及经理等，他们主要起决策作用，中层干部要协调本部门人员的工作，在决策中起一定的作用。业务人员指具有技术专长的人员，如工程师、会计师、律师、教师等。秘书是领导干部的直接助手。OAS提供了行政事务支持，很可能改变传统的领导与秘书的一一对应关系。辅助人员是行政机构和企业单位的一般办公人员和后勤人员，如打字员、通信员、保管员等。不同的办公人员办公的事务不同，OAS应对各层次不同的人员提供不同的办公设备和支持功能。,组织
7、机构决定办公模式的层次等级。如中央部委、省、市、县，又如企业的厂长、经理、生产管理处室、车间及班组，不同层次决定不同的办公职能。OAS应尽可能适应办公的组织机构，又要具有一定的灵活性，以支持组织机构调整的需要。我国的办公机构主要有五种划分法：管理职能划分法、管理区域划分法、行业和产品划分法、服务对象划分法、工艺流程划分法。然而，在实际应用中，很少采用单一的划分方法，大部分的机构都是用混合方法来划分的。,办公制度。为了协调各办公机构的职能，对办公人员的责任、分工及各类办公人员活动规范化，必须建立各种规章制度及立法。办公自动化系统既要保证合理办公制度的实施，同时也要不断地修定现有的办公制度，使之适
8、合OA发展的需要。,技术工具的先进程度是影响办公质量的重要因素。技术工具包括组成OAS的各种办公设备和技术手段。如多功能电话、复印机、电传机、传真机、计算机及网络等。通过计算机和通信技术的结合，把彼此独立又互相关连的各种办公设备和办公子系统集成统一的系统，共享信息资源，提高办公质量和效率。,办公信息是OA的基础。OAS必须解决信息的采集、存储、处理、传递和输出，使信息创造更高的价值。办公活动处理的信息包括数字、文字、声音、图形、图像等。,办公环境包括具体的和抽象的、内部和外部的环境，启界面划分受组织机构、经费等多种因素的制约，同时也影响到办公自动化系统的规模和功能。,(4) OA带来的效益 O
9、A是一项有重大现实意义和历史意义的系统工程。它带来的效益是非常显著的，主要表现为：,OA适应信息社会的需要，使办公人员节省大量的工作时间，提高工作效率和工作质量，减少办公费用。,提高快速响应能力。如核对数据、查阅资料、统计报表等，可利用计算机的快速处理能力，在短时间获取需要的信息。,提高决策的准确和科学性。由于计算机处理信息准确、及时可靠，放大大地减少了手工工作产生的错误、遗漏，为决策提供可靠的科学数据依据。,节省能源和交通工具，加速资金周转和商品流通。,办公自动化的实现，可以反过来促进办公制度和管理体制的改革，促进管理现代化。,加强智力开发，促进人类进步，增加社会效益。,总之，OA可以使办公
10、管理人员用现代化的技术装备和科学管理手段来提高工作质量和效率，使人类社会逐摆脱落后的传统办公方式。它的推广应用不仅能取得巨大的经济效益，而且对社会生活的各个方面特产生深刻的影响。各国经验表明，国家经济的现代化必须依赖各级管理水平的提高和办公自动化。,2OA的层次结构 OAS一般分为三个层次：即事务型办公系统、管理型办公系统、决策型办公系统。,(1)事务型办公系统 事务型办公系统可以是单机系统(在一个办公室内)，也可以是可支持一个机关单位的各办公室的完成基本办公事务处理及机关行政事务处理的多机系统，如图所示。事务型办公系统可分为基本事务处理和机关行政事务处理两大部分。,办公事务处理包括文字处理、
11、个人日程处理、个人文件库管理、行文管理、邮件处理、文档资料管理、文件快速复制、电子报表等。机关行政事务包括本身的人事、工资、财务、房产、基建、车辆和各种办公用品管理应用系统。,（2）管理型办公系统 管理型办公系统是由支持各种事务处理活动的办公系统、支持管理控制活动的管理信息系统、支持设计生产的CAD/CAE/CAM/CAT系统，彼此互为有机集成的办公系统，如图所示。,（3）决策型办公系统（即综合型办公系统） 决策是根据预定目标作出的行动决定。它是办公活动的重要组成部分，是最高层次的管理工作。决策型办公系统是在管理型办公系统基础上扩充以各种专家系统为基础的决策或辅助决策而组成的最高级的系统。它除
12、了具备前两类模式的功能外，还具备决策功能。如国民经济计划和综合平衡决策、经济效率预测、经济结构分析等。,事务型和管理型办公系统是以数据库为基础的。决策型办公系统除了需要数据库外，还要有相关领域的专家系统。从而可模拟人类专家进行推理、演绎、做出判断和决策来解决复杂的问题。,3OA的系统主要功能 随着科技进步，生产力发展和商品激烈竞争，使管理者对信息的依赖性越来越大。信息已成为企业系统的重要资源和财富，信息是决策的基础。计算机技术和通信技术的发展，为信息处理的现代化、自动化和智能化提供了物质基础。办公活动中，通常使用的信息有数据、声音、文字、图表、影像等。故OAS的主要功能为：数据/文字/语音/表
13、格/图形与图像等处理、辅助决策、资料再现、电子邮件、电信会议等。,(1)数据处理 现代化管理的重要标志之一是加强定量化分析，而数据则是定量化分析的基础。办公室的中心任务是处理信息，它涉及到大量的数据，如人事数据、文档数据、供销数据、市场数据、人口数据、气象数据、计划统计数据、账目数据等。根据数据，人们可以了解和评价工作的成败得失，从而作出相应的决策。因此，数据处理是办公自动化的一项基本功能。由于数据库管理系统对数据的输入、增加、删除、修改、存储、分类、索引、报表输出等十分快速和准确，而且可以减少数据的冗余度，保持数据的一致性和独立性，因此，它在OA中广泛应用。,（2）文字处理 文字处理指编辑处
14、理、版式设计、复印打印和映像处理等。文字处理的功能简化了人们用于编辑和排版的过程，大大提高了办公效率。由于我国文字处理主要的对象是汉字，汉字处理是办公室的主要工作之一。因此，必须要有比较完善的文字处理系统。这些系统除了要求有较强的编辑功能外，还必须有汉字输入设施，且汉字输入方法应简便、易学、易用。另外，还要求输出时，不仅字体美观，而且可由多种字体供选择，以满足各种场合的需要。目前最广泛应用的文字处理软件有“中文WORD97”和“WPS97”，它们不仅功能强大，而且用户界面好，打印字体与字型美观、大方，并且操作方便。,（3）表格处理 在日常办公事务中，办公人员经常要编制处理各种各样的表格，若用人
15、工编制设计一张较复杂的表格，需要多次反复修改，花费大量的人力和时间，其中有相当多的时间是用在重复性的抄写、整理、计算及校对的工作上。因此，要提高办公效率，必须用计算机来处理表格，通过直接在计算机屏幕上完成表格设计、处理和制表等全部操作，实现表格处理中各个环节的自动化。例如，Microsoft的中文制表软件EXCEL，将字处理，画线制表与数据加工融为一体，自动制表，制成的表可任意增大或缩小，表格的修改方便灵活，而且可从数据库中取数据制表输出。表格处理的自动化，使办公人员摆脱了繁琐的工作，提高了劳动生产率，对办公自动化的实施有相当的影响。,(4)语音处理 声音是人类进行信息交谈的重要媒介之。OAS
16、中，语音具有非常重要的作用。语音处理就是利用计算机对语音进行处理的技术。语音处理系统能识别和合成不同的声音，在文件输入、个人保密与鉴别方面，语音识别将起重要的作用。语音处理系统经多年的研究，目前已走向实用阶段。自动报时、报号、银行帐目查询、声讯服务系统、综合语音服务系统以及用于保密方面的说话人识别等系统已投入应用。利用这些先进技术，办公人员在编制新文件时可通过对系统讲话，系统就可对这些语音进行识别，然后自动将相应的文字显示在屏幕上，从而简化了办公人员的文字处理工作。实践证明，配有语音输入输出的计算机能极大提高办公系统的效率。,(5)图形与图像处理 图形与图像处理，是以计算机为主要工具，把图形或图像以数字形式输入计算机，进行处理后，再把数字输出恢复为图形或图像。,由于图形能容纳巨大的信息量，且明确、直观、便于理解和记忆，它比文字处理有更大的优越性。人们在工作中乐意采用直观形象的图形形式来记录和表达大量的信息。因此，OAS除了要进行文字处理、表格处理和
