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1、第一章 公司印章管理办法为加强公司印章使用的合法性、严肃性和规范性，杜绝违法行为，维护公司利益，根据国家法律、法规的有关规定并结合本公司实际情况，特制定本办法。本办法适用于重庆立晟地产经纪有限责任公司全体员工。一、印章的种类及用途公司印章主要包括：企业公章、法人私章、财务专用章、行政人事部专用章。（一）企业公章：主要用于对外签订的需确定公司权利、义务的有关文件、授权委托书（需同时加盖法人私章）、重要商务函等；对内所颁布的重要经营管理办法、人事任免文件；其它需以公司名义证明其权威性的文件等。（二）法人私章：主要用于授权委托书（需同时加盖企业公章）、财务确认单等加盖公司法人私章的文件资料。（三）行
2、政人事部专用章：主要用于行政人事部及公司的一般收发文件，如通知、通报、决议等。（四）财务专用章：主要用于结算业务票据、凭证、财务、税务报表的填报、财务决算等。二、印章的保管（一）公司印章的保管实行专人专管制。企业公章、企业法人私章由公司指定专人保管，行政人事部专用章由行政人事部经理保管、财务专用章由财务部专人保管。（二）公司印章保管必须安全可靠，必须加锁保存，公司印章不准私自委托他人代管。（三）公司印章保管人因事或休假离岗3天以上时，须经总经理同意后将印章上交至公司相关负责人处进行保管。（四）公司印章移交须办理手续，填写印章交接单（附件1），注明移交人、接交人、监交人、移交时间、印章类别等信息
3、。四、印章的使用（一）“企业公章”和“法人私章”的使用必须严格遵守用印程序：1、用章申请人在行政人事部领取用章申请审批表（附件2），亲自填写后交由相关负责人审批、签字，用章申请审批表的填写应遵循“一事一批”、“专章专用”的原则，同一事项不重复审批、用章，不同事项独立审批、用章；2、相关负责人对用章申请人上交的用章申请审批表进行严格的审查、核实，无误后才能签字；3、用章申请人在印章管理人处填写印章使用登记表（附件3）；4、印章管理人对用章申请人的用章申请审批表、印章使用登记表认真进行核实，无误后取印、用印；5、印章的使用应在印章管理人的监督之下进行，用印之后，印章管理人应检查印章的完整性并及时完
4、善印章使用登记表。“财务专用章” 的使用仅限于财务部，使用前必须在印章管理人员处的印章使用登记表上登记，印章管理人核实其内容后方可用印。（二）“行政人事部专用章”的使用仅限于行政人事部处理公司内部事务，用印内容经行政人事部经理审核后，方可在印章使用登记表上登记，并用印。行政人事部专用章不得外借及带出公司使用。（三）印章的外出使用与授权严禁印章管理人将公司印章带出公司使用。若因特殊工作需要，确需将公司印章带出使用，需在用章申请审批表说明事由、授权时间，经公司总经理或副总经理审批通过后，由印章管理人和使用人一起带出使用。五、印章的刻制、启用与废止（一）公司印章的刻制与启用：1、公司或部门若要新增其
5、他印章，需填写、提交印章制发申请审批表（附件4），结合公司实际拟出印章模式，经总经理批准后，指定专人凭登记管理部门核发的营业执照、等级证书或者所在地公安派出所出具的证明，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。待申请批准后，按照相关法律规定携带所需文件到国家公安管理部门指定的印章公司刻制。2、新印章刻制完成后由公司指定专人将刻制的印章在公安机关办理印鉴备案后，使用部门填写印章交接单，到相关负责人处办理印章领用手续，负责人留存印标样、登记备案。3、公司印章的启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期，发放单位和适用范围。（二）印章的废止1、有下列情况，公司印章需停用：机构撤销、更名或业务
6、变动；公司印章损坏、遗失或被窃。2、公司印章遗失或被窃，必须在规定的媒体声明作废，如有必要，函告相关单位或个人，并对相关责任人进行惩罚。3、公司印章的废止，必须填写印章废止申请审批表（附件5），审批通过后，按照国家相关法律规定，由专人负责报印章备案机关登记销毁；特殊需要留存的，应向相关部门申请并公告，经批准后予以登记并封存。需要制发新印章的，按本办法规定的印章制发程序和要求办理。六、印章的日常管理（一）印章的日常维护与清洁由印章的保管人进行；（二）任何人未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。（三）使用手续签批不齐全的拒绝用章。（四）合同、协议及意向书用印时必
7、须留存一份原件备案；税务报表、公司行政文件等用印时需留存一份复印件；为员工个人出具的有关婚姻、收入、家庭情况、档案等信息的证明文件用印时可以不予备案留存。（五）印章保管人员应严格遵守本办法相关规定，必须保守因用印所知悉的任何有关公司的以及与公司有关的经营、财务、技术、客户档案等信息，不得泄漏；若发现违反本办法相关规定、未遵守印章管理办法、因职务私自用印等行为时公司有权追究其法律责任。（六）已盖章的文件若不能使用，必须交回印章管理员进行销毁。第二章 收发文管理办法为规范公司文书处理工作，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司实际情况，特制定本办法。收文指收进外部送达
8、本企业的公务文书和资料，包括文件、电报、信函、刊物、其他文字资料等。发文指以本企业的名义对外发出的，需要加盖公司印章的文书和资料，包括通知、请示、公告、函告、说明等。文书处理工作必须严格遵循本办法的规定，确保文书处理准确规范。本办法自颁发之日起，必须严格执行。一、收文处理（一）文件的签收与登记1、公司所有外来文件由行政秘书负责签收、登记。在签收和拆封时，需注意检查封口的完整性，对开口和邮票撕毁的函件应查明原因。2、收到外来文件后，行政秘书应在收文登记簿（附件6）上登记，并在文件的前面贴附收文处理笺（附件7），详细填写其中的“来文单位”、“来文字号”、“文件主题”等内容。3、由部门直接接收的文件
9、，应及时在行政秘书处进行收文登记，行政秘书应按照收文程序办理。（二）文件呈送与办理1、做好收文登记后，行政秘书应及时将原件编号存档，将复印件及时送达行政人事部经理，由其提出阅示意见，呈送公司领导阅批。若遇领导出差，应电话传达文件精神，按领导指示将文件送递其指定的负责人阅办。2、相关领导批示后，行政秘书应将批示后的文件进行处理。按照批示精神，及时送达相关承办责任人，并督促追踪落实。需要内部传阅的，及时将文件在相关部门及人员间流转并签字收回。3、文件的承办部门或个人在收到文件后，应根据领导对收文的批办意见，尽快办理、落实文件内容。办理完毕后，填写办理结果反馈单，及时向批办领导报告办理结果，批办领导
10、确认签字后交行政秘书处存档。4、属联合承办的文件，主办负责人应主动做好协调工作，协办人则要积极配合，力戒互相推诿。5、一般性质的函、信、单据等，可由行政秘书直接分转处理。6、催办。行政秘书及行政人事部经理负责每周对已登记的、领导已批示的、尚未收回的文件进行催促、督导、检查，以防积压或漏办，保证领导批办文件在指定限期内落实。二、发文处理（一）发文的草拟及签发：1、一般情况下，公司发文由承办人起草，并填写发文稿笺（附表8），经直接上级审核通过，并交相关领导复核、签发，由行政秘书处进行格式的套用。行政秘书准确选择文种、填写发文标题、发文字号、机密等级、主送单位等，进行打印。2、以公司名义发出的公文由
11、总经理签发；其他公司文书如需要用印的报表、单据等，由副总经理签发。公文签发的原始依据由行政秘书妥善存档。3、代表委托单位起草并发给委托单位的文件，在发给委托方时，应尽量让委托方在备份的文件上签字确认，并将此份文件交行政秘书处进行存档。4、公司发文实行以下文书规范格式：文书题目及附标题用黑体二号加粗；文书内容用宋体或仿宋_GB2312四号；行距为固定值行距（25磅）；页码标在页脚并居中。（二）发文的复核与用印1、套用好格式后按用印流程进行复核。复核的内容包括：（1）行文方式是否妥当，行文关系、格式是否正确。（2）必要时由法律顾问进行法律方面的审核。（3）用印审核程序是否完善。2、复核时如发现不妥
12、之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原草拟部门负责修改，修改过大，要重新抄正。3、公司文书的用印应按照印章管理办法来进行，行政秘书对公文格式的规范性、准确性及发文份数负责。（三）发文的登记与备份公司文书在分发前，行政秘书应进行登记与备份。登记时应在发文登记薄（附表9）上标明发文的时间、文书名称、份数、应送达的单位等。文书的纸质、电子版都应备份并分类存档。（四）发文的送达1、文书的送达应遵循“印文即送”的原则，当天印出的文书应在当天进行送达，不拖延，特殊情况除外。2、公司发文的送达形式一般包括：亲自送达、挂号信、快递、报纸公告、电邮等。（1）亲自送达：发文的承办人或由上级指定的送达
13、人，在将文件送达到收文单位、个人处时，应要求其在相同的备份文件上签字确认签收。若其拒收或拒签，则找第三方签字确认文件的送达。（2）挂号信:当发文以挂号信的形式寄出时，应将邮局返回的收据与备份的文件一起存档。（3）快递：当发文以快递的形式寄出时，应在回执单上的“内件品名”一栏里写明发文的名称、字号、主送单位、主题、机密等级等，并将回执单与备份的文件一起存档。（4）报纸公告：当登有公司公告的报纸发行后，应将印有公告的报纸整张存档。（5）电邮：当要将文件以电邮的形式发给主送单位时，应在发文之前把邮件设置成发送后自动保存或自动回执的形式，同时抄送行政秘书办公专用QQ信箱。三、公司文书的归档与借阅（一）
14、归档1、归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。不能保存正本的，应保存正本完整复印件，需再次启用归档的文件复印件时，需加盖新印才能生效。2、归档内容：（1）收文原件或复印件、收文处理笺、经批办人签字确认的承办结果反馈报告、反馈表。（2）发文原件、经主送单位签收的原件、凭据及附件。3、归档方式：按收文、发文的字号进行归档，年度装订成册。4、 公司文书在日常的归档中应按收、发文时间顺序建立卷宗。5、 年终定卷时，分类立卷归档。6、 年终定卷时，以每个案卷为单位，将卷内文件按所排顺序用阿拉伯数字编写页码，并填写案卷目录。标注页码的位置要统一，一般标注在文件材料的右上角或左上角。每个案
15、卷的封面目录应包括以下事项：内含文件的性质、类别、成文的起止日期（卷内最早、最晚两个文件的成文日期）、保管期限、文件件数、立卷部门等。7、 公司文书由行政秘书负责按照上述规范要求进行整理、归档，各部门的文书则由部门主管助理负责按照上述办法进行整理。（二）借阅文书的借阅按照公司的档案管理办法执行。四、附 则（一）全体员工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则将追究法律责任。（二）本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政秘书处进行登记编号保管，不得个人保存，如因工作所需，需要借阅的可复印或借用。（三）工作调动或辞、离职时，必须把个人所负责的文件全部移交清楚。没有保存价值的文件、资料，应及时进行有效的处理或销毁。第四章 会议管理办法为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理的规范化，特制定本办法。本管理办法适用于公司召开的各种会议。一、会议的组织（一）公司会议可分为高层决策会议，每周、月主管例会，全体员工会议，专题会议，部门工作会议，学习会议及半年、年度总结会等。 （二）高层决策
