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1、公务员礼仪修养之语言礼仪规范3 （三）语言要求 公文的语言虽然只是一个形式的问题但却能影响公文的内容对公文整体起到举足轻重的作用怕是一个小小的文字或标点错误都有可能影响对公文的理解和执行因此基层公务员务必要注意公文撰制过程中的语言问题一般而言要做到准确、朴实、简明 1.准确公文的语言要求准确是指公文的用字用词要恰当语句段落要通顺数字标点要规范例如根据新颁布的国家行政机关公文处理办法公文中的数字写法就应当严格遵守我国1987年2月1日颁布的关于出版物上数字用法的试行规定的要求只有准确用语才能如实反映客观事物如实传达发文意图使公文得以更好地理解和执行 2.朴实公文具有政治性和严肃性的特点因此公文的
2、语言应当力求质朴无华少用描写和抒情的手法要直话直说不可拐弯抹角或以含蓄的笔法委婉地表达意思 3.简要公文语言的简要是快速高效地传递信息的需要冗长的公文不仅会让人望而生厌而且不利于主旨的突出和重点的把握简明扼要是公文写作的一项基本要求要使公文语言简要就须开门见山尽快道出主题紧扣主题摒弃套话并学会熟练使用一套常用的事务性词汇简要对事物进行表达 二、公文的行文 行文即公文的运转行文关系则是指公文运转过程中发文机关与收文机关之间的关系也即各级机关之间公文的授受关系 （一）行文分类 按照公文在各级机关之间的运行方向可将行文分为三类：上行文、平行文和下行文相应地行文关系也可分为上行文关系、平行文关系和下行
3、文关系三种 1.上行文上行文即下级机关向上级机关呈递的公文一般可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种由于下级机关要对自己的直接上级机关负责因此逐级行文最为普遍只有在特殊情况下才可采用多级行文和越级行文的方式上行文包括报告、请示和议案三种公文类型 2.平行文平行文即互相没有隶属关系和业务指导关系同级或不属同一系统的机关部门之间的行文平行文多采用公函文件 3.下行文下行文即上级机关对所属下级机关制发的文件一般可分为逐级行文、多级行文、直到基层行文这三种下行文的文种较多有命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议记要等9种 （二）行文规则 各级机关之间互相行文时务必要遵守如下一些规则 1.
4、行文机关应明确发文权限在自己的职权范围内制发公文对超出自己权限的待处理事项应行文商请职权部门发文或双方联名行文不可越俎代庖越权而行之公文没有任何权威和约束力 2.下级机关应向自己的直接上级机关负责不可随意越级向上行文如有特殊情况必须越级请示则应抄报所越机关上级机关如有必要越级向下行文时亦应同时抄送受文机关的直接上级机关 3.受双重领导的机关上报公文应根据内容写明主报机关和抄报机关由主报机关答复请示的问题上级机关向受双重领导的下级机关行文时应同时抄送另一上级机关 4.贯彻党政分开原则实行党政分别行文凡属政府的工作应以政府名义行文；凡属党委的工作则应以党委名义行文 5.若待办事项涉及多个机关的职权
5、范围或多个机关遇有相同问题需请示和报告时各机关可联合行文联合行文的各方应是同一级别各部门若对某一问题未形成一致意见均不得擅自向下行文 6.经批准在报刊上发表的行政公文应被视为正式公文而依照执行如不另外行文发文机关应在报刊上发表该文时加以注明 7.本着精简高效的原则严格控制发文的数量、投送范围尽量减少行文的中间环节不重复行文 三、公文的办理 依照国家有关规定：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序”一般而言公文办理是指各级行政机关和公务人员在收到公文后对它进行的办复 （一）基本要求 基层公务员办理公文务必须遵循准确、及时、安全三项基本
6、要求 1.准确所谓办理公文要准确是指办理公文的每个环节都要井然有序办理公文的顺序要合理衔接要紧凑办理的形式和方法要力求规范、标准 2.及时为提高办事效率基层公务员办理公文时务必要及时要避免因公文误期而影响工作一是要强化时间观念公文能办就办说办就办养成限定时间内办好公文的良好习惯不可拖拖拉拉、办办停停对于紧急公文更须及时处理二是要缩短运转周期公务人员要尽量缩短公文的传递、留办时间促进公文高效运转避免在公文传递过程中浪费不必要的时间三是要简化办文程序要尽量减少公文办理所需的手续和环节防止因环节复杂、程序繁多而导致的效率低下 3.安全基层公务员在办理公文时要恪尽职守确保经办公文的安全这里的安全有两层含义一是指要确保公文物质上的安全防止公文受损或遗失这就要求不可乱堆、乱放、乱叠公文以免受到过多的磨损；要做到防潮防火防蛀延长公文“寿命”二是指要确保公文政治上的安全严守国家机密要积极做好保密工作开展保密教育做到有备无患防止国家利益受损 为了确保公文的安全各级领导务必要端正态度充分认识公文安全的重要性；要经常性开展公务员业务培训提高基层公务员的素质和能力
