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1、文书档案立卷归档办法第一章 总则第一条 为进一步规范公司档案管理，加强公司文书立卷工作，特制订本制度。第二条 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。公司档案分为受控档案和非受控档案，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章 文件材料的收集管理第四条 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度。第五条 文件材料
2、的收集由各部门或经办人员负责整理，交部门负责人审阅后归档。第六条 凡本公司缮印发出的公文（含证件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律总经办收集管理。第七条 公司指定专人负责文件材料的管理。凡应该及时归档的资料，由兼职档案管理员负责及时归档。第八条 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交总经办备案，会议文件由总经办收集。第九条 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向总经办办理归档手续。第十条 各部门专(兼)职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.认真执行平时归档制
3、度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向总经办办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 第三章 归档范围 第十一条 公文类：国家有关政策法规、有关部门或单位的来文；公司各项规章制度、各部门工作职责、岗位责任制；董事会决议；公司及各部门年终工作总结、年度工作计划；公司各部门的人事决定、奖罚通报、各类通知、会议纪要、批复等文件，其他文件资料。第十二条 公司类：营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、开户许可证、业务许可证等证；公司章程、协议和申报成立公司等资料；验资报告等资信文件；各类投资、合
4、作、联营、贷款、担保项目的经济合同或协议及合作方的资信材料。第十三条 财务类：会计档案，如月、年度计划、统计资料、计划报表、会计报表等。第十四条 人事类：员工人事档案、劳动工资、社保资料、劳动合同等。第十五 技术类：生产技术管理的文件材料；科研、技术引进，转让方面的资料；仪器、设备方面的文件材料。第十六条 基建类：基本建设，工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料和图纸。第十七条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。涉及上述归档范围的录像、录音和电脑软件，公司重大活动的照片等。第四章 归档要求第十八条 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之
5、间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第十九条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开。第二十条 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即请示在前，批复在后；整件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的安排。第二十一条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议的开幕年。第二十二 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 第五章 档案分类第二十三条 档案分
6、类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。第二十四条 档案分类应力求切合实用，如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。第二十五条 同一“小类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。第二十六条 每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号，登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。第二十七条 档号
7、的表示方式如下： AABBCCDEE 其中AA为经办部门代号，BB为大类号，CC为小类号，D为档案卷次，EE为档案目次。 第六章 档案名称及编号第二十八条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。第二十九条 各级分类、卷次及目次的编号，以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。第三十条 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类标号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号用一定顺序依次排列，以便查阅。第三十一条 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。第三十二条 档案
8、分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要时应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆 第七章 档号编写第三十三条 新档案应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次，目次顺序，为此来编列档号。第三十四条 档案如果归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。第三十五条 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。第三十六条 档号应自左而右编列，左方装订的档案，应将档号填写于案件首页的右上角。第8章 档案整理第三十七条 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际使用“见出纸”注明目次号码
9、，以便翻阅。第三十八条 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查阅第三十九条 档案库房建设要纳入公司基建计划，具有“六防”(防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘)要求，以确保档案的完整、安全。第四十条 档案室应特别做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作，环境温度应控制在14-24之间；相对湿度在45-60之间；存放时应远离磁场并与有害气体隔离。第四十一条 电子档案在保管过程中应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取恢复措施；同时设备环境更新时应确认原载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留至少不低于3年。定期检验结果应填入电子档案
10、管理登记表。 第九章 保存期限第四十二条 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：a) 永久保存：（1）公司章程;(2)股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。b) 十年保存：（1）预算，决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。c) 五年保存：（1）期满或解除之和约；（2）其他经核定保存5年的文书。d) 一年保存: 结案后无长期保存必要者。 第十章 档案的鉴定与销毁第四十三条 总
11、经办对所保存的档案应定期进行鉴定。第四十四条 档案鉴定工作由总经办主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。第四十五条 公司任何人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。第四十六条 对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存。第四十七条 当某些档案到销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料管理审批表交总经理审核批准。第四十八条 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经办主任批准后方可销毁。第四十九条 销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字。第五十条 公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密。第五十一条 档案销毁每半年进行
12、一次，即每年的1月和7月。第五十二条 档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，总经办一份。 第十一章 档案的使用第五十三条 因工作需要需调阅档案时，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门负责人签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。第五十四条 档案借阅的最长期限为两周，对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写书面报告，报总经理处理。第五十五条 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时报告，追求责任。第五十六条 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要
13、，必须经领导批准才能摘抄或复制。第五十七条 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。第五十八条 不准转借，必须专人专用。第五十九条 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第六十条 外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经公司领导批准，方可查阅。 第十二章 档案管理人员职责第六十一条 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。第六十二条 档案管理员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。第六十三条 所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。第六十四条 所有档案不得随意查阅、复印、不得置于公共场所。第六十五条 为避免存档资料的遗漏和混乱，必须严格存档的签收和登记手续。文件资料经办人要为存档资料设立登记本，列明存档资料名称、份数及必要说明，交档时由保管部门在登记本上签收。保管部门然后将资料目录编入电脑作存档登记。第六十六条 工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整。 二一年八月九日第 11 页 共 11 页
