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1、某某有限公司 No. - ZD -010-2010（A/0）档案管理制度第一章 总则第一条 为了加强公司档案的归档和档案整理工作，特制定本制度。第二条 公司档案是指公司各部室在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表等历史记录。第三条 各种文件处理由公司办公室配备专（兼）职档案人员进行以“件”为单位整理归档工作。其任务是按照有关规定，将公司日常工作中形成的具有保存价值的文件材料及时收集、整理、归档。第二章 归档细则第一条 公司的文件材料1、公司各种工作会议的会议记录与文件；2、公司董事会、经理办公会、专项业务会议纪要、文件材料及公司召开的工作会议、专业会议资料；3、公司的请示与上级领导的批复文
2、件；4、公司向上级的汇报材料；5、公司及其内部各部室形成的工作计划、总结、报告；6、反映公司业务活动的专业文件材料；7、公司下达的年度计划、控制数字；8、技术工艺、固定资产、基建与设备等业务档案；9、公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机、光盘及电子资料等）；10、公司各部门在工作活动中形成的重要文件材料；11、公司领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、述职报告，从外单位带回的与本公司有关的未经文书处理登记的文件材料；12、公司场地变更、区域变化的文件材料；13、公司成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及其组织建制、人员编制等文件材料；14、公司制定的工作条例、章程、制度、
3、考核、流程等文件材料；15、公司的历史沿革、大事记、反映本公司重要活动事件的快报、信息等文件材料；16、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、聘任等文件材料，员工名册，记录、纪律检查、治安保卫以及职工的录用、调资、伤残、抚恤、死亡及干部奖惩等文件材料： 17、公司及公司办理的员工的转岗工资和行政、工会组织介绍信存根；18、公司财产、物资、档案等的移交凭证、清册：19、公司编印的刊物、内参等的订稿和样本；20、公司与有关单位签定的各种合同、协议书等文件材料；21、公司在外事活动中签订的契约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、纪律、有查考
4、价值的资料、工作来往文件等；22、各种考核检查工作中形成的文件材料；23、公司与上级领导签定的年度工作目标责任书。第二条 归档时间：次年六月底以前，应将上年文件处理完毕，整理归档。第三条 归档手续：公司各部门在向档案室移交时，应当根据文件目录详细清点。经过认真核对，证明文件符合文件目录，交接双方履行签字手续，并将文件目录各保存一份。第四条 归档文件的质量要求1、 应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整，以件为单位进行整理。一件是指一份文件，即每份文件的正本与定稿、正件与此同附件、原件与复印件、转发文与被转发文、复文与来文为一件，统计报表、名册、图册等一册（本）为一件。归档
5、前般应将文件分开年度。不同年度的文件不得放在一起归档，但对下列情况的应区别对待：跨年度的请求与批复，放在复文年归档；没有复文的，放在请求年归档；跨年度的计划、规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；非诉讼案件的材料放在结案年归档；文件与电报一般应按其内容联系统一归档。2、归档文件排列要条理系统，使文件能组成一个互有联系的有机整体，一般是按重要程度或时问顺序来进行排列。对于那些密不可分的文件材料必须排在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后：重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后：非诉讼案件卷的结论、决定、判
6、决性文件材料在前，依据材料在后。归档文件材料应按排列顺序，依次编写页号和件号，并逐件填写归档文件目录。第五条 归档的原则。遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第六条 归档的方法。公司主要采用年度一组织机构分类法，以问题特征为主，结合其它特征分类归档。第七条 归档的要求 1、档案文件的编号规定：（1）文件编号的设置：公司或部门代号文件顺序号（件号）年/月号；（2）公司和各部门的代号公司代号：QS 销售部：XS 供应部：GY 生产部：SC 质量部：ZL技术部：JS 办公室：BG 人力资源部：QG 财务部：CW（3）文件顺序号（即件号）：使用阿拉伯数字
7、1、2、3表示，按同一年度从“1”开始流水编号。（4）年/月号：年份使用阿拉伯数字1、2、3表示，一般只取后两位。月份号使用阿拉伯数字1、2、3表示，使用阿拉伯数字记实表示，一般使用两位为宜。2、编制目录：每盒文件里应有一个目录，各盒之间应有一个主目录。3、题名：即文件题的全称，一般情况下，文件只有一个题名，填写时应照实抄录，不能简化或缩写。无标题的文件，应按其内容摘要标明，并在新拟或补充题名之外加“ ”号填写在目录中。会议记录须重新拟名时，应写明会议的时间和主要内容。4、页数：页数填写每一件归档文件的总页数。5、归档文件统一放入档案袋或文件盒中：同一年度的归档文件应按件号的先后顺序装入归档盒
8、，一盒装满后，顺次装入下一盒。不同年度的归档文件不能装入同一档案盒；档案盒和档案袋由办公室统一购置。6、档案盒盒脊设置的项目及填写：项目包括部门、文件顺序号、年/月号，每盒或袋设有子目录， 同时每袋或每盒均用阿拉伯数字流水编号。第八条 档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门办公室是否搜集资料开始结束第三章 档案保管的要求第一条 档案管理人员对霉烂、虫蛀、破损、字迹褪变的档案，应当及时抢救。第二条 对保存的档案要定期或重点检查，发现问题，及时报告领导，采取得力措施加以解决。第三条 档案工作人员调动工作时，须将本人保管的档案数量、状况交待清楚并按规定办理移交手续。第四章
9、档案的借阅与归还第一条 本公司使用档案者都应按规定办理使用手续，并填写文件借阅记录。查、借阅本部室档案，须履行正常查借阅登记手续；查借阅非本部室档案，须经有关部室领导和办公室主任批准方可查借阅。对未办理手续者，档案人员不得提供使用，非档案人员不得随意翻阅与本人查找无关的档案材料。第二条 借阅档案，日期最多不得超过一周，如需延期使用，必须补办手续。第三条 借阅档案期间不得将档案带到公共场所；要妥善保管档案，防止遗失、泄密和污损，不得伪造、转借，未经批准不得抄录和复制， 第四条 办理借出、归还档案时，要注意检查，发现有污损或遗失等情况，及时报告领导，查明原因予以处理。第五条 档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏办公室主任办公室相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销第五章 档案的鉴定和销毁第一条 经确定，无使用价值的需销毁的档案，经主管领导批准，由办公室负责销毁。第二条 档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门办公室办公室主任信息存档（六）声像档案由办公室负责管理，将其中具有代表性的声像资料连同底片一起按时间排列存档于档案室。（七）荣誉实物由档案室收集、整理、保管，其他人员不得随意挪动。 陕西金时光文化传媒有限公司 二零一零年十月十八日
