《林海云霄档案管理办法》由会员分享，可在线阅读，更多相关《林海云霄档案管理办法（28页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、精良物业林海云霄客服中心档案管理办法为全面加强精良物业林海云霄客服中心档案管理工作，确保公司有关各类档案资料充分、有效利用，实现档案资料管理工作规范化和标准化，特制定本办法。第一章 总则第一条 本管理办法所称的档案资料是指精良物业林海云霄客服中心成立以来在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、利用价值的各种形式(纸质、电子、声像、实物等)资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。第二条 档案资料工作的基本原则：集中统一管理客户服务中心有关存档资料档案，维护档案资料的完整和安全，便于各项工作的开展和利用。第三条 具体归档范围、归档时间、保管期限及审批权限详见附
2、件一精良物业林海云霄客服中心档案资料归档范围及审批权限参考表。第二章 权责第四条 档案管理机构分为两个不同层级：客户服务中心及各部门根据两者的需要分别保存档案和资料。第五条 客服中心各部门档案资料工作归口于客服中心指导、监督、检查。第三章 工作岗位职责第六条 档案资料专员岗位职责1.客服中心档案资料工作人员主要职责有：（1）贯彻执行档案法、精良物业林海云霄客服中心档案管理办法、等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起草和完善客户服务中心档案资料管理工作相关规章制度；（2）统筹规划并负客服中心各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密
3、工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设；（3） 督促各部门档案资料的移交工作。监督落实同步归档制度，接收和保管地产地区公司移交的档案资料，进行整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作；（4）负责对下属各部门档案资料工作人员或兼职档案资料工作人员的培训工作，并定期（每月至少一次）检查、监督、指导和考核各部门档案资料管理工作；（5）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档案资料的借阅、登记、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。2. 各部门档案工作人员主要职责有：（1）负责客户服务中心档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计和提供
4、利用工作，并按要求做好档案资料的保密工作；（2）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全。并完成物业分公司档案室交待的其他相关工作任务。第四章 档案资料的收集和整理第七条 林海云霄客服中心主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资料：1.文件、公函、工作计划和上级来文、国家与当地有关的法律法规等档案资料。主要指地产公司的各类批示，以及客服中心等名义发出或制定的文件；2重大、突发事件的处理资料。主要包括楼宇、交通、治安、公共配套设备设施等方面及自然灾害的突发重大事件的经过和处理过程记录及相关材料；3合同档案、资产档案资料等。主要包括客服中心所签订的合同资料，以及分公司固定资产
5、相关材料；4.人事档案资料；5.实物、声像类档案，包括各种电子档案。在实际工作中，实物、声像档案资料比较少，根据使用频率及重要性选择自行存放或移交客服中心档案室，自行保管时要注意保护完整性；6.荣誉类档案；7.其他档案资料。第八条 客户服务部管理本楼盘、业主和经营相关的档案和资料：1.客户服务部业务章及相关证照由客服部自行管理；2.小区基本情况材料（1）房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格；（2）技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料；（3）接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。 3、
6、业户档案资料（包括维修基金档案资料）主要有准予入住通知书、业户登记表、验收楼交接书、身份证明材料以及装修申请表等。由于日常工作的需要，业户档案资料一般存放于客户服务部。因此，业户档案资料的管理是客户服务中心档案工作的重点。对于业户资料必须妥善保管并及时更新。具体收集整理要求如下：（1）业户档案资料包括：业户姓名、地址、联系方式等基本信息,根据具体需要，选择将档案袋装进档案盒内，并将业户的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列。在盒上面备有相应档案标签，将制作好的档案标签贴在档案盒（夹）的侧立面距顶部3CM位置上，并把档案盒排列在档案柜中。档案柜必须加锁封存；（2）及时做好业户档案的跟踪、更新工作
7、。 当发生情况变化时，如通讯电话联络方式发生变化时；业户发生更替时，档案管理人员应将变化情况记录在业户档案中，及时做好业户档案资料的更新；（3）借阅方面，业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须履行档案借阅审批手续，并经主管领导签字确认后方可查阅，业户档案应永久保存；（4）具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑，建立业户电子档案进行管理。同时做好电子档案的更新。4、日常管理服务资料（1）各部门日常的各种往来函件、值班记录，各种内部通启等文书资料的管理。（2）物业经营管理材料。客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、外委、合作文件。 （4）设备档案管理，包括设备的标识、设备台帐和
8、设备资料等。 （5）工程图纸档案资料。可分为：建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图。各类图纸分装不同档案盒并在盒面上制作标签，注明图纸的单位，名称、日期等。（6）物业租赁材料。包括租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图等。 （7）客户服务中心或个人参加各种活动材料。包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。5. 小区创优档案资料及社区文化资料。包括但不限于企业内部评比创优资料、行业内评比资料、省市级评比创优资料、国家级评比创优资料；企业ISO9000认证及其它认证材料等。第五章
9、档案资料的移交和归档要求第十五条 移交前资料管理1. 各部门的档案资料在移交前由各部门档案资料员负责存档管理；2. 各部门必须设置档案的固定存放处，并将档案资料分类存放入不同的档案袋（盒）内，各部门档案资料员对应归档资料的完整、完好负责；3. 各部门存放的档案资料根据自己的使用频率和密级性，把档案资料分类存放，并可定期（暂定半年一次）向客服中心档案室进行一次移交。对于自己保存的档案资料，按类别和年限两级分类分柜存放。第十六条 移交：各部门暂时不用并需要长期保存的档案可定期移交物业分公司档案室保存，主要包括实物档案、声像档案等，资料类档案由各部门自行保存不需移交（移交相关表格请参见附件二档案移交
10、书、附件三档案移交案卷目录表、附件四卷内目录）1. 资料归档前各部门档案资料管理员须按类整理好，并填写档案资料移交表，履行移交手续；2. 移交时，客服中心司和各部门档案资料管理员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接双方在移交清单上签字；3. 移交清单一式两份，客服中心司和各部门交接人各留存一份；4. 对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案资料，没有档案室签字确认，不得办理调离手续。第十七条 归档要求：以下主要是指档案类归档内容的归档要求，资料类档案归档时要求按日期分类装订，以方便自行保存、查阅即可1.客服中心及各部门按照本管理办法的归档范围及归档日期要求及时、准确、规范地进行归档
11、；2. 归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；归档案卷应进行分类、排列，装盒、编制档案目录；3. 幅面一般采用标准A4型（297mmx210mm)，图样折叠时标题栏露在右下角。非A4图幅图纸可以通过粘贴及折叠方式，横向按手风琴式折叠成A4规格，竖向按顺时针方向向内折，图纸应采用国家标准图幅，图表栏露在外面；4. 文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等，不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁；5. 归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印
12、件外），要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能以复印件归档；6. 热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；7. 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；8归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来；9. 声像类、实物类档案资料要清晰完整、符合集团档案中心规定的归档规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件材料一并保存。第六章 归档档案资料检查第十九条 客服中心负责检
13、查、监督、指导并考核各部门档案资料的管理工作。统计汇总下属各部门归档资料目录清单，定期对下属各部门档案的归档工作进行实地检查，主要检查其归档资料完整性、及时性、准确性，并对检查结果进行记录。第七章 档案资料的利用第二十一条 档案资料借阅基本程序档案资料借阅使用时，仅在档案室查阅一般资料，办理普通登记手续即可；查阅重要密级资料，须履行档案借阅审批手续（具体各项档案借阅审批权限请参见附件一）；且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印（相关表格请参见附件五档案借阅申请表、附件六档案借还登记表）。第二十二条 档案资料借阅事项规定1.借阅的档案资料必须按时归还，并及时办理清户手续。借出的档案资料一
14、般不超过5天，超过5天需办理续借手续，未办理延期手续且借出档案超过7天者，对相关责任人进行失职问责处理，在借阅期间造成重要资料丢失者，对相关责任人进行失职问责并报上级领导部门处理；2.借阅者不经允许不得随便摘抄、拍照、复制档案资料，凡经允许摘抄、复制的档案资料必须由档案资料管理人员进行审查和核对；3.借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得在档案资料上涂改、划线、圈点等，并保证如期归还；4、实物档案一般不外借，声像档案资料应以复印件提供利用。第二十三条 档案资料密级确定及管理1.客户服务中心档案资料密级分为机密、秘密、普通三等级，密级事项划分详见档案资料归档范围；2.查阅机密档
15、案资料，只能在档案室内查阅；3.须在设备完好的保险装置中保存密级资料，且档案室内门、柜应做到随开随锁；4.档案室的档案资料要定期清查，做到账物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。第二十四条 客户服务中心应注意保护业主和住户的个人信息，业主个人信息档案只保存在有关客户服务中心的档案库中，如需调用调阅档案中保存的含有业主姓名、电话和居住单元等个人隐私信息，须客户服务中心总经理批准，如需调出或复制超过三十份业主个人隐私信息的须经客户服务中心总经理和物业分公司总经理两级批准，并由有关档案人员记录去向和跟踪有关信息资料及其销毁情况。第八章 档案资料分类及编目原则第二十五条 详见附件七档案分类及编目规定及附件八档案分类体系一览表。第九章 档案资料管理和鉴定第二十六条 档案室的设置1. 客户服务中心档案室原则上要求独立，下属各部门可根据自身实际情况，是否设置与档案室分开的独立资料保管室。若资料不多或者空间不够的情况下，各部门可陈列一室，但在室内须分类明确，至少保证具有相对独立的空间并能保证资料的安全与完备。2.库房设置的具体要求：（1）库房相对独立，具有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温等设备的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危险物品，配备灭火器材，标示禁止烟火标志；（2）库房内应保持整齐、清洁、美观，安置温湿度
