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1、*有限公司文件宗字【2013】1号文件与档案管理办法 第一条 总 则 公司文件与档案实行统一管理。为实现文档管理的程序化、规范化，明确其分类、制定、审批、管理、保密等标准及要求，使文件的管理既高效又安全，特制定本办法。第二条 适用范围本办法适用于公司财务部、人力资源管理部、行政部、市场部、销售部等部门在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、传真、各种记录、出版物以及各种图表薄册、影像照片等。第三条 文档管理部门（一）公司行政部负责档案管理，各部门根据需要可设兼职的档案管理员，负责管理各部门的档案，公司档案原则上均交由行政部保管。文件处理完成后，原稿由行政部归档，文件的经办部门视
2、实际需要存留复印件，如因业务处理特殊需要，原稿需由文件经办部门保管者，应经行政部档案管理员同意后妥为保存，行政专员以复印件归档，并在备注中注明。各部门使用原件完毕后应将原件交行政部保存。（二）人事档案、财务档案、科技类档案等，由其职能部门负责管理。第四条 公司的发文1、公司的发文，包括以公司的名义发文和以部门的名义发文两种。2、发文种类，包括制度、规范、决定、规定、办法、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。3、发文格式。以下格式不包含红头文件和传真文件，红头文件须按照法定格式发文，传真文件另作规定。 1）字体设置。文件总题目采用黑体2号；发文文号采用宋体四号；文件正文采用仿宋 GB2
3、312小三（详见附件1）；页眉与页脚采用11号楷体-GB2312；主题词、主送及抄报用黑体三号；主送及抄报的内容采用仿宋 GB2312小三；共印几份及印刷日期采用仿宋 GB2312小三。2）页眉。除首页外的页眉要与正文用横线隔开，在横线左上方标示公司LOGO及公司名称。3）页脚及页码。页脚右下方标示文档的名称，页码位于文件底端居中，采用“-1-”的形式。4）页边距及行距。上下边距为2.8，左边距为2.8，右边距为2.5，行距1.5倍。5）成文日期。成文日期右空4字，如“2013年5月10日”标为“二0一三年五月十日”。6）加盖印章。加盖印章应上距正文不到一行的空白，端正、居中下压成文日期，当印
4、章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。印章须与正文处同一面。4、文号的管理：发文文号规范如下： 1）以公司名义发文，用“宗字年号”，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构及相关企事业单位的发文。2）有关行政部工作事务的发文：用“宗办字年号”。3）有关人力资源部工作事务的发文，用“宗人字年号”。4）有关财务部工作事务的发文，用“宗财字年号”。5）有关市场部工作事务的发文，用“宗市字年号”。6）有关销售部工作事务的发文，用“宗售字年号”。7）有关工厂工作事务的发文，用“宗厂字年号”。 8）公司的发文文号以年度
5、为周期，工作事务涉及不同部门但公文文号相连，各部门发文必须先向办公室申请发文文号，以防文号混乱。第五条 发文程序1、文件起草。发文部门负责文件的起草工作，文件起草完成后，首先到行政部申请文号，并填写发文登记表。2、文件传阅。各职能部门以公司名义发文时，部门负责人需先审核文稿，如文件内容有涉及其它部门的事宜，发文部门要事先将文件附文件传阅表在相关部门间传阅，以征求各方意见，最后核定发文。3、文件签发。传阅后再次修改的定稿须经公司副总经理签字审核，之后公司总经理对文稿作最后审批，文稿经总经理审批签发后即成为最后定稿，文件据此生效。4、文件盖章及相关管理。文稿签发须加盖公章。档案管理人员对已经签发的
6、文件须进行编号登记，以防发文混乱，编号一般包括发文代字、发文年号和该年度发文顺序号三部分组成，如“宗办字20135号”。5、文件签收。文件如需同时发送到多个部门时，收件部门须在文件签收表上签字确认，文件签收表是在文件签发后，收到纸质文件或电子版文件的部门在相应文件的文件签收表上签字确认，该表将与签发的文件原件合订一起入档保存。6、文件入档。发文部门须在文件入档的规定时间内将原件或附有文件签收表的原件交予办公室档案管理人员入档。第六条 文档处理（一） 公文处理。1、负责档案管理的行政专员对公司所有收文必须登记文件内容、收到时间及公文转移的去向，如需存档，行政专员要立即办理文件存档手续。然后根据需
7、要将公文内容向各部门及有关领导分发，如行政专员不能判明，由行政部领导或交由总经理决定。2、负责档案管理的行政专员对公司所有发文，包括请示、报告、指示、批复、通知、决定、函、会议纪要和决议等，进行整理存档并建立索引。（二） 传真处理。公司传真由行政专员负责，公司所有传真必须登记，接收到的传真文件须附文件批示卡交相关领导请求指示，然后再行处理。（三） 信函处理。1、由信封上记载信息可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；2、未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交行政专员依公文处理；3、指明主管级以上人员的信函，径送其本人。如系公务文书，再交回行政部依公文处
8、理。4、经手行政部的信函都要有文字记录。（四） 图书期刊处理。当日的期刊报纸，由行政专员放于阅报处，公司员工可自由取阅，但员工需在阅后及时放回原处，如需摘要应采用复印的形式，负责图书期刊管理的行政专员每月25日整理一次，分类存档。（五） 声像材料的处理。照片、磁带、光盘要专柜密封保管。第七条 文件收集中应注意的问题1、公务传真要同其他文件材料一起收集立卷。2、正文和附件要同时收集。3、一般文件只存完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。4、作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。5、有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。6、有请
9、示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。7、经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。第八条 文件的接收与归档1、办公室档案管理人员在接收公司或公司各部门的文件时，要认真核查文件是否符合入档要求，对不符合入档要求的文件，须与发文部门联系将其完善后再行入档，对符合入档要求的文件，文件交接双方需填写公司文件入档登记表。2、公司文档应根据文件的相互联系、保存价值分类整理归档，保证档案的齐全完整，以便于保管和利用。3、文件的分类，应按文件的重要性、性质、密级、种类来分类归档，保存时间上可分为永久
10、、长期、短期三种。1）机要文件档案按其内容分为绝密、机密、秘密三级。a、绝密档案，包括公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议、及金额在100万以上的重大合同。 b、机密档案，包括财务资料、公司重要会议纪要、公司经营状况、人事档案、薪资性档案、劳动合同、技术资料、金额在10-100万的合同。 c、秘密档案，包括重要项目资料、重要项目合同资料等。2）档案保存期限，除有特别规定外，一般按以下期限规定保存：a、长久保存，包括公司章程、股东名簿、重要会议纪要、公司证照、各级批文、印鉴、公司年度经营计划及总结、年度财务报表、技术资料、不动产所有权状及其它债权凭证
11、、人事材料、大型活动图片及音像资料、其它核定须永久保存的文书。b、十五年保存，包括会计凭证（其它财务材料按国家有关规定保存）或其它核定须十五年保存的文书。c、五年保存，包括期满或解除的合同协议、完结后的项目方案及其它核定须保存五年的文书资料。d、一年保存，部门工作计划及工作总结、完结后的部门请求报告。第九条：文件档案的借阅1、公司的档案主要供本企业使用，一律不得外借。如特殊情况，经公司领导批准方可借阅。2、各部门工作人员可直接查阅本部门业务工作范围内的档案资料，如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，需经公司领导或原形成档案的部门批准方可借阅。3、档案借阅者应负责借阅档案的完整和完全，不得私自
12、影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调整、抽取、污损，不得转借。4、对珍贵或易损的档案应制成复制本提供使用，复制件应仔细校对与原本无误后，注明档案编号，或加盖公章，以示与原件一致。5、档案一般不得带出公司外，如有特殊情况，可以短期借阅，最多3天，但必须办理借阅手续，逾期不还者，档案管理员要及时催还。借出档案材料因保管不慎丢失时，要及时追查，并报主管部门及时处理。6、公司在职人员调离本公司时，需按要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，经审查无误后签字，方可调离。7、有下列行为之一，视情节轻重，予以警告、计入绩效考核、赔偿相应损失、辞退等处理，若构成犯罪依法追究法律责任：1）损毁、丢失或擅自销毁公
13、司档案；2）擅自向外界提供、摘抄公司档案；3）涂改、伪造档案；4）未及时上报归档者。第十条：文件档案的销毁1、公司任何个人或部门非经允许不得擅自销毁公司档案资料。2、对超过保存期限有档案，由档案管理员登记造册，经有关领导和档案形成部门共同鉴定，按规定销毁。3、经批准销毁的档案可单独存放半年，经确证无保存价值时，再行销毁，以免误销。销毁文件必须在指定地点进行，并指定专人监销，严禁将文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字，销毁册应永久保存。第十一条：文件档案的保密档案工作人员必须严格遵守纪律，不得利用工作之便，私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况，不得泄露档案内容。附 则1、本办法由行政部负责解释、修改，由公司颁布生效。2、本办法自批准之日起执行。 二零一三年六月六日主题词：文档 管理 办法 主 送：总经理 抄 报：副总经理 人力资源部 财务部 市场部 销售部 行政部印发 共印7份 二零一三年六月六日发 - 10 - 文件与档案管理办法
