实训-excel基本操作概要

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1、实训五 Excel基本操作,1 打开方式：双击、开始菜单、新建、最近文档 2.界面与基本概念（下图）,一、Excel的打开与基本操作,Excel 界面,Excel 基本概念,1、工作簿 在Excel中创建的文件叫做工作簿，其扩展名是.xls 工作薄由工作表组成，新建工作薄只有默认的个工作表。但可以根据需要增加，其个数原则上仅受限于内存。 新建第一个工作薄的默认名：book1.xls。 2、工作表 由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有65 536行、256列。 工作表由工作表标符区别，如sheet1、sheet2,Excel 基本概念,工作薄与工作表的关系,Excel 基本概念,3

2、、行号 工作表由65 536行组成，每行的编号称为行号 4、列标 工作表有256列，用于区别各列的英文字母称列标 5、单元格、活动单元格 工作表中的网格，它用列标和行号定位。如A1就表示列第行对应的单元格 6、编辑栏 用于显示、修改活动单元格的内容 7、全选按钮 用于选定整个工作表所有的单元格。,利用模板建立工作薄,1、直接启动xcel将建立book1.xls 2、建立近似于以前工作薄 打开原来的工作薄，立即将其另存为新工作薄 3、根据模板建立工作薄 可选择“新建工作簿”任务窗格中的“本机上的模板”选项，Excel将会弹出一个列有许多模板的对话框,二、工作表的操作与保护,工作表行、列操作 选择

3、行、列 选择单行：用鼠标单击要选择的行号 连接多行：按住Shift，然后单击第1和最后两个行号 不连接多行：按住Ctrl，依次单击要选择的行号 列的选择方法同行的选择法。,按住Shift单击行号2、3就选中了！,工作表操作,删除行、列 插入行、列 调整行高 调整列宽,把鼠标移到行号3的下边线上，当指针变成一个黑色“十字架”时，按下并拖动鼠标左键，就可增、减该行的行高,把鼠标移到G列的右边线上，当指针变成一个黑色“十字架”时，双击鼠标左键，G列的宽度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字,工作表操作,隐藏行或列 格式行隐藏 格式列隐藏 通过VB属性设置，可实现局部区域隐藏（见下）,只允许选择某些

4、单元格(见例) 例：只能选到A1:B10范围 工具宏VB编辑器(视图打开属性窗口)（07版在开发中的代码） 工作表中，属性ScrollArea：A1:B10,但是Excel不会记忆该项设置，当再次打开该工作簿时，ScrollArea属性将被重置，用户必须重新设置ScrollArea属性才能限制工作表中的滚动区域， 解决方法是使用代码在工作簿打开时对ScrollArea属性进行设置，双击Thisworkbook对象，弹出代码框选择open 操作中加入下面的代码。 注意：要存为宏运行文件才可（o7版另存为运行宏的工作薄xlsm），同时下次启动要启动宏 Private Sub Workbook_Op

5、en() Sheet1.ScrollArea=“B4:H12“ End Sub 代码解析： 工作簿的Open事件，在打开该工作簿时设置Sheet1工作表的滚动区域为“B4:H12”单元格区域。 如果需要取消滚动区域的限制，可以将ScrollArea属性值设置为空，如下面的代码所示。 Sheet1.ScrollArea = “,P62操作过程： 先在B1单元格输入公式A1+5 点击A1单元格，右键“设置单元格格式”，保护菜单下取消“锁定” 打开“工具”“保护”“保护工作表”，只选“选定未锁定的单元格”（07版要审阅菜单） 用同样的方法可 对前面的单元格进 行限定选择,工作表和簿的保护,要选取消，

6、才能下单选，再勾选上保护,保护工作表与保护工作薄的不同，工作薄只能对“结构”与“窗体”保护。 （密码可设也可不设）,Excel的常见数据类型（注意数值与文本的对齐区别方式） 数字型、日期型、文本型、逻辑型数据 数字型表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式,三、单元格的数据输入与编辑,Excel数值型数据的取值范围,基本数据的输入,1、数据输入的一般过程 （1）选定要输入数据的单元格。 （2）从键盘上输入数据。 （3）按Enter键后 2、输入数值 （1）正数的输入：+234，13,333,333，12E3，数值过大会自动转为科学计数；列宽不够显示“

7、#”号 （2）负数的输入： -234，(234)，-12e2 （3）分数的输入: 2 2/3, 0 3/4 （ 注意中间空格）；百分数直接输入 （4）货币数据的输入:￥123，$21,基本数据的输入,3、输入文本 字符文本应逐字输入 数字文本以开头输入，或用=“数字”方式输入。 输入文本32，可输入： =“32” 或输入：32 如在同一个单元格要输入多行文字，按ALT进行换行 文本形式的公式，要通过“插入”|“对象”菜单命令 如,基本数据的输入,4、输入日期 以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式输入 输入当前日期按Ctrl+; 输入当前时间ctrl+shift+; 格式方法是选择“格式”|

8、“单元格”|“数字”|“日期”,基本数据的输入,5、输入公式(后再详细介绍) 公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号（）开始。 例如在A3输入：=5+2*3，结果等于 2 乘 3 再加 5。A3中将显示11,相同数据的输入,1、复制相同数据 建立具有相同数据的不同工作表，可用复制方法。 某班主任建立相同的成绩表头 ，可用此法。 注意：也可以按Shift键同时选择三个表，进行相同的输入,复制一班表头,相同数据的输入,2、填充复制相同数据 设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、系都是相同数据。,（1）在G2中输入“计算机通信”，然后Enter。 （2）单击G2，G2右下角

9、会出现黑色小方块，它就是填充柄。 （3）向下拖动填充柄，拖过的单元格都被填入了“计算机通信” 。,相同数据的输入,3、用Enter输入相同数据 设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、系都是相同数据。,（1）选中F2：F11 （2）输入：JK001 （3）按Ctrl+Enter,可用同样方法输入C、G列数据,编号的输入,1、复制输入连续的编号 连续编号（或等差、等比性质的数据）应该采用复制或序列填充的方式进行输入。 比如公职或单位的职工编号、电话号码、手机号码、零件编号等。 输入右图A列的学号,（1）在A2输入 1003020101 在A3输入1003020102 （2）选中A2：

10、A3 （3）向下拖动A3单元格的填充柄。,编号的输入,2、填充产生连续编号 填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。 比如要输入电话号码：663321240663328000，如右图所示，方法如下。 在第一个单元格中输入起始号码 选择“编辑”|“填充”|“序列”菜单命令。 在Excel弹出的“序列”对话框中指定“列” 在步长中输入1 在终止值中输入最后一个号码。,编号的输入,3、利用自定义格式产生特殊编号 人们常会遇到各种具有一定规则的特殊格式的编号。如右图的保险号。,1、选中要输入保险号的区域 2、选择“格式”|“单元格”菜单命令。 3、选中“自定义” 4、输入自定格式： p00-000-

11、0000,编号的输入,用自定义格式输入大数字编号 当在单元格中输入一个位数较多的数值时（比如超过15位的整数），Excel会自动将输入的数据显示为科学记数法，这可能并不符合我们的需要。 产生这种问题的原因是数值精度问题，Excel的默认精度是15位，如果一个数值的长度超过15位，则15位之后的数字都被视为0。 这种位数较多的大数字编号，可以用自定义格式进行输入,编号的输入,用自定义格式输入大数字编号 建立右图所示的电话用户档案，其中身份证号为18位，且前15位全部相同。 若直接输入，不仅数据多，且要出错，比如在G4输入：510214196012301000,Excel会显示为5.1021E17

12、 解决方法是定义G列保存身份证号的单元格的自定义格式为： “51021419601230“0000 （或者是改成字符类型）,设置自定义格式后，只需要输入身份证的最后4位编号,编号的输入,选中D2单元格，选择 “格式”|“单元格”菜单项 “类型”文本框中输入： “51021419601230“0000,组合多个单元格数据输入,1、用&运算符组合数据 “&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串（也可以是数值）连接为一个字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的结果为ADKDKDDKA。123&45&678的结果为“12345678” 设下图E列数据由C、D列数据组合而成。 在E2中输入公式=C

13、2&D2，然后向下复制！,组合多个单元格数据输入,2、用&和文本函数的结合 &常和文本函数left、right、mid等合用，这几个函数都很简单，其调用语法如下： left(text,n) right(text,n) mid(text n1,n2) 其中： left截取text文本左边的n个字符；比如left(“1234“,2)= “12 “ right截取text文本右边的n个字符；比如right(“1234“,2)= “34 “ mid从text的第n1字符开始，取n2个字符； 比如MID(“1234“,2,2)= “23“,组合多个单元格数据输入,3、用&和文本函数的结合案例 某电话公司

14、的缴费帐号由身份证号的后15位（全长18位），后接电话号码构成。如下图所示。用&和文本函数可以很快建立缴费帐号。 在I3输入公式“=Right(G3,15)&H3” ，然后向下填充复制该公式到I列的其余单元格,采用下拉列表进行数据选择 输入,1、下拉列表的适用范围 项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、单位及产品类型等，这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入 。 例如：,某校教师档案如右图所示，其中的职称列数据只能从“讲师、教授、副教授、助教”中选择。这类数据用下拉列表输入，方便而准确。,采用下拉列表进行数据选择 输入,2、下拉列表建立方法 （1）选中要建立

15、下拉列表的单元格区域。 （2）选择 “数据”|“有效性”菜单项。 （3）选择“设置”标签，然后从“允许”下拉列表中选择“序列”选项。 （4）在“来源”文本框中输入职称名字“助教,讲师,副教授,教授”,利用公式与函数进行查找输入,1、查找输入的意义 如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系，那么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法。 如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。,利用公式与函数进行查找输入,2、IF函数的应用 IF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。 IF函数的调用形式如下：

16、IF(条件式,条件正确时函数的取值,条件错误时函数的取值) 比如， IF(32,“right”,“error”)”的结果是“right”， 而IF(32是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而32是错误的，所以。,利用公式与函数进行查找输入,IF函数可以嵌套使用，即在IF函数中还可以使用IF函数，最多可以嵌套7层。比如： IF(A289,“A”,IF(A279,“B”)， 如果A2等于93，则该函数的结果是“A”； 如果A2等于80，则函数的结果是内层IF(A279,“B”)的结果，显然8079，所以结果为“B”； 如果A2等于65呢？函数的结果就是IF(A279,“B“)不成立时的取值，这时该函数的结果就是一个空值，因为IF(A279,“B“)没有给出A279不成立时的取值，在这种情况下，Excel将返回一个空值（即什么结果都没有！）给该函数。,利用公式与函数进行查找输入,3、IF函数查找转换案例 某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：2000元，副教授：1500，讲