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1、6S管理之 办公室6S,推进6S目标,提高工作效率 建立舒适办公环境 改善和提高企业形象 提高员工精神面貌和组织能力 确保安全，减少隐患,目录,一、办公室6S的八大原则 二、文件夹管理标识方法 三、公共区域的管理 四、电脑文件的6S 五、其它管理对象 六、文件6S 七、其它（范例等）,1.共独明确 共：公共使用； 独：个人使用； 公共使用的放在所有人都方便去拿地方，个人专用的放在他的附近。,一、办公室6S的八大原则,2、公私分明 在区域规划：业务功能区域识别分明，办公区和会客区、休息区最好能够区分。 物品方面：区分是公司用品还是私人用品。公司的放在明显处，私人物品放在不明显处，有抽屉的话，公司
2、用品放在上层，私人物品放在下层。 在座位上，还要设置姓名标牌等用于识别。,一、办公室6S的八大原则,3、柜架标识 文件柜、放置物品的柜架要标识清楚所放物品的类别、名称以及管理责任人等，必要时设定最大最小库存、安全库存等内容。 文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门及责任人； 柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图； 文件柜内分层分类，用分隔线和标贴进行分区。,一、办公室6S的八大原则,4、资料分类 文件资料要分类整理放置，通过行迹管理等方法，使文件拿走了能够马上发现。 ：行迹管理是指,一、办公室6S的八大原则,5、桌面整理 桌面允许放置的物品（较长时间离开时）： 文件夹（盒）； 电话机（传真机）； 文
3、具盒（笔筒）； 电脑； 水杯； 台历。 桌面文件夹需明确文件夹处理状态（待处理、处理中、已处理）。,一、办公室6S的八大原则,6、抽屉物品 抽屉的整理、整顿： 不要的或不应该放在抽屉内的物品清除； 抽屉内物品要分类，做分类标示； 办公用品放置有序； 个人用品放置在底层； 有措施防止物品来回滑动。,一、办公室6S的八大原则,参考范例,7、墙面张贴 在墙上随意张贴的做法必须纠正 公告尽量使用看板方式,一、办公室6S的八大原则,8、公告管理 公告栏规划要美观大方，明确管理责任人，发布的信息要明确张贴期限。 对人员的出缺勤、人员动向、工作计划/实绩等内容尽量要揭示出来，提高工作效率和管理透明度。,一、
4、办公室6S的八大原则,1 、外部标识 侧面标识要素： 文件夹序号； 文件夹名称； 文件夹管理部门； 文件夹管理责任人。 正面标识： 正面标识一般可省略； 在侧面无法标识可将上面内容标识在正面。,1文件名称 部门 管理人,二、文件夹标识方法,2、扉页索引 在文件夹的扉页（或文件盒的表面）标明该文件夹中收集的文件种类，便于分类查找。,二、文件夹标识方法,3 、内部分页纸 在同一文件夹中用分页纸将不同的文件（资料）分开便于文件管理及寻找。,二、文件夹标识方法,4 、文件夹标识注意事项 统一规格及字体，用电脑打印； 对厚薄不一的文件夹，标识长度要一致； 若将文件夹放入文件盒，文件盒也应有对应标识； 侧
5、面标签加上斜线或三角是一个很好的管理方法（目视化管理）。,二、文件夹标识方法,三、公共区域的管理,(一）会议室 1.保持室内干净、整洁、明亮、物品摆放有序、责任落实，各类设施处于完好状态。 2.实行禁烟、且有禁烟标志。 会议室饮水用具（非一次性使用）应具有严格的消毒措施。一次性用过及时放到垃圾筐。,（二）卫生间 1.卫生间标识清楚、设备完好、整洁。保证卫生纸供应到位。 2.地面无积水、无烟头、痰迹、墙面保持洁净。 3.卫生间无异味、无垃圾；墙壁、隔段五刻、画、涂、挂现象。 4.门窗、玻璃灯具四壁墙角和各种设施无灰尘、无多余物。 5.定期消毒，有防止蚊蝇，杜绝蚊蝇孽生,（三）垃圾点 1.办公室的
6、垃圾桶、废纸篓内要套垃圾袋，防止垃圾外溢污染。每天下班前将垃圾袋扎口扔进垃圾口内，没有垃圾口的单位，可在每天下午下班将垃圾袋放在办公室门外，有清洁工清理。 2.垃圾点要做到日集日清，垃圾无外溢、堆放，周围环境保持清洁。 3.增圾点要有要有专人负责清理，垃圾口要求定期消毒,垃圾分类(环境管理),生活垃圾(黄色) 绿色垃圾(纸类) 蓝色垃圾(塑料) 蓝色垃圾(金属) 红色垃圾(毒害),（四）用电安全 1.开关控制说明分区域标识，目视清楚。 2.禁止私人手机在办公室充电，利用高额电器等防止造成严重的安全隐患。 2.下班前关好灯、风扇等各种用电设备，确保安全与减少浪费。,张贴和看板的要求,1.清理过期
7、的张贴物。 2.所有张贴物都需定位，墙上张贴物要明确区域； 3.公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上，不可有随处张贴的现象。 4.工作台需要张贴物（备忘录等）不可以随意贴，要有规定位置，规定数量贴附玻璃窗上不宜张贴通知资料。 5.保持看板的清洁。,四.电脑文件6S,1、建立电脑文件目录文档 2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求 3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后） 4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚,C盘,我的文档,私人文件,*文件,品质文件,培训文件,JIT文件,*文件,效率文件,电脑文件分类 （例）：,美克工厂JIT文件分类实例,五.
8、其他管理对象,1 、茶具、水杯的定点放置 设立饮水区，将茶具，水杯定点放置，让员工在饮水区内饮水是一个好的办法。如果将水杯放在台面，也不要用画框线的办法来定位，那样很不美观，可以采用其他方法，如用杯垫的形式。,2 、废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位、标识 办公区废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位不一定要求画定位线，但放置的位置一定要合理。,五. 其他管理对象,3、办公用品的标识,五. 其他管理对象,不利于6S的问题： 个人办公桌内办公用品太多，使用过程中浪费大（没有用完就过期或作废）； 办公用品重复库存多（公司、部门、班组、个人层层库存）； 办公用品品种繁多，购买的随意性大。 办公用品控制途径： 尽
9、可能控制个人持有量； 尽可能让办公用品发挥最大的功效； 最大限度的减少办公用品的品种； 最大限度的减少办公用品库存；,6S管理之 文件 6S,文件6S的目的 1.文件的共享和有效利用 2.减少寻找文件的时间，提高工作效率 3.办公室空间的有效利用 4.办公环境的改善 5.提高办公效率,办公室文件资料6S的基本原则,1.文件不重复保管：一种文件只在一个位置保管 2.对原件实施管理：不随意复印或使用复印件 3.分类归档管理：不要使文件私有化 4.文件统一规格：原则上统一为A4纸 5.简化报告文件：原则上报告限定在12张A4纸 6.文件去放方便：能够快速的取出保管文件,一.整理：留下有必要保管的文件
10、,明确哪一类文件需要，哪一类文件不需要。无效和不需要的文件及时清理。明确废弃基准是必要的。 （1）使用之后废弃 （2）保管后废弃 （3）保管、保存后废弃,二.整顿：将文件分门别类，归入文件夹，文件架，并做好标识,1.使用合适的文件夹 2.在文件夹的封面，侧面上注明类别名称，保管担当，保管期限 3.在首页建立目录表，必要时每一类设一张分页纸，便于迅速寻找 4.设置专门的文件柜存放文件,参考范例,三.清扫：维护文件的状态,对归档的文件，特别是中长期保管的文件和文件柜，要定期进行清洗维护。对经常使用的文件也要进行必要的维护，损坏或遗失的文件要进行及时的修补，发行新的版本，要及时回收销毁旧版本。定期清
11、扫清洁，特别注明做好防潮、防虫等工作。仅具有参考价值的资料，要特别注明；文件增加变更时，要及时更改目录索引。,四.清洁：专人管理，责任分明,决定文件管理责任人，并将责任人名字明确标识在文件柜或文件夹上。一般的，以安排经常使用此文档的员工承担清洁维护的责任较好，防尘、防潮防蛀，定期修补维护。,五.素养：养成好的习惯,时时要求员工能很好的维护文件的6S状态，做到爱护性的使用文件，使用完之后及时归位，按规定要求复印和发放文件，节约纸张，培养员工良好的习惯。,六.安全：确保文件适当使用,1.安全的使用：在恰当的地方及时间使用正确的文件 2.安全的保管：用适当的方法保管文件，确保文件的完整性 3.文件的保密性：文件在恰当的范围内由适当的人使用,安全警钟长鸣,在办公室6S的工作中，因为文件柜等办公家具有搬动的可能，所以大家在工作中一定要注意人身安全！,以下为范例,附加内容,1、电源线不可直接拖在地上。 2、绕成大概1520CM长，用扎带或套纽固定两端； 3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定； （不可给其他操作、动作造成障碍） 4、插头标识清楚 5、电源排插应固定。,1、线束整理,2、开关标识,1、保持干净 2、功能完好 3、控制区域/功能明确,我的6S 行动起来，美化自我！,The End,
