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1、本文由酒店it论坛 http:/发布，转载请保留此声明,否则追究责任西软酒店管理系统预定接待系统使用手册5.0预订接待系统的使用说明3第一节 散客操作3一、新建散客预定3（一）、散客工作窗口介绍4（三）、客人预订后还可能进行以下操作：8二散客登记10（一）、散客直接登记10（二）、已预订客人的入住登记10（三）、一批客人的快速入住登记10（四）、当日或以前日结帐退房客人的入住登记11（五）、回头客的入住登记11（六）自用房及长包房的登记11（七）有特殊要求的客人登记11（八）散客自动续住11（九）怎样实现散客拼房11（十）换房12（十一）删除登记客人12三、散客信息查询12（一）、前宾客信息列
2、表：12（二）、帐号查询13四散客的其它操作14（一）、宾客留言14（二）、 联房设置15（三）、设置允许记帐费用15（四）、打印登记单或房卡16（五）、其它相关接口的操作16第二节 团队操作16一、新建团体&会议预定17（一）、团体主单工作窗口介绍17二团体预定实例24三团体登记25（一）、预定团体入住的具体操作步骤：25（二）、团体直接登记标准流程：25四 团体信息查询25（一）、当前团体列表26（二）、团体主单一览表26五特殊团体处理27第三节 其它功能27一、散客成员转化27（一）、宾客入团28（二）、成员出团28二. 宾客档案管理28（一）、宾客历史档案列表28（二）、宾客历史档案统
3、计报告29（三）、团体历史档案30三、黑名单档案31四、社会信息32五、宾馆工作账32六、协议单位查询和房价码查询33七、房类信息查询33八、房间信息查询33（一）、VC&VD房按房类列表34（二）、VC&VD房按楼层列表34（三）、客房列表35（四）、客房简报35（五）、客房两周预报报表36（六）、客房使用实时报告36（七）、实时房态表-137（八）、实时房态表-238预订接待系统的使用说明Foxhis软件的预订接待系统功能强大，是预订、接待、查询、公关销售等系统功能的集成。在第一章中，我们已经学习了如何进入预定接待系统，并且了解到此系统的主菜单总共包括七个部分：散客、团体、房类、房间、辅助
4、、报表、其他（如图1-1所示）。预定接待模块是Foxhis系统中操作步骤最为复杂的一个模块，下面我们就按照预定接待系统的菜单，逐个讲解各项常用功能。图1-1预定接待系统 第一节 散客操作本系统所指的散客是一般零星客人、长住户（写字间）、散客团体成员等客人的总称。如图2-1所示，散客的子菜单中包括以下功能：新建散客预定、散客直接登记、快速登记、到期散客续住、删除超时预订、删除宾客帐号、散客成员转化、宾客单据打印、当前住客档案、历史住客档案、客户（宾客）档案。散客的基本操作有散客的预订、登记、信息查询与修改等，分别对应于本系统主菜单的散客下的各项功能。一、新建散客预定在预订接待过程中操作最多的即为
5、散客工作窗口(如图1-2)，因为该窗口包含了散客或团体成员的所有信息，对散客进行的所有操作都可在本窗口中完成，如新建散客登记、预订、查询、修改以及针对该主单的留言、联房、记帐设置、电话开关、制定门卡、VOD管理等，分别对应于屏幕第二行工具栏中的各快捷按钮。屏幕第三行显示了该主单的帐号、状态、团队信息（针对团队成员）以及联房信息等。（一）、散客工作窗口介绍一张散客工作窗口（也称客人主单）包含三部分的内容：主要信息、附加信息及其它信息，前两者分别对应于图（1-2）与图（1-3）中的中间部分。1 主单信息：反映了客人的姓名、证件、性别、单位地址以及该主单的来源、房类、房态、房价等主要信息。下面将其分
6、为“A”“B”“C”三个区来介绍：C区B区A区图（1-2） 散客工作窗口之主单信息 输入界面说明：（非常重要，请熟记）1 通过选择 Alt+阿拉伯数字 可快速将光标定位至屏幕的相应位置。2 单击？处或按F1键可得到帮助。3 单击日历样图标可编辑日期。4 灰色显示的输入栏为不可编辑栏，其内容由系统自动赋予。【A区】：客人主要信息栏，可输入当前客人的姓名、证件、性别、单位、地址等主要信息。其中：“1. 标识”:是第一次保存客人资料时电脑自动生成的客人流水号。“姓名”：客人的姓名，缺省值为“NO NAME”；“别名”：即客人的其它称呼。当你输完客人姓名后，按回车，系统将自动生成一个别名。若输入的姓名
7、在特别提醒档案、当前客人档案或客史档案中出现，系统将自动在屏幕中显示提醒档案或客史档案信息，以便操作员确认。若该客人确为档案中客人，则按回车键可将其证件、单位地址等信息自动弹出，以已达到快速入住的目的，并且在“档案号”一栏中显示对应的号码，点击该档案号可随时查询相关信息。 “2. 证件”：要求输入各类证件的代码，如身份证、护照等。“编号”：该证件的号码，如果输入的是正确的18或15位身份证编号，则客人的籍贯、性别、生日等项将自动显示(本模块不允许证件为空，若证件处输入C01身份证，则编号处必须输满18位或15位数字且须符合一定的规则。)系统也将按输入的证件号码自动与特别提醒档案、当前客人档案或
8、客史档案相匹配，若找到相同证件者，系统可将其证件、单位地址等信息自动弹出，以已达到快速入住的目的。系统按身份证的前六位（地区码）查找时，若数据库中没有相应的地区代码，或身份证的日期输入有误，系统将提示身份证不正确，以便操作员确认。客史：一旦该客人被确认为回头客，系统会在“客史”处显示该客人的历史档案号，并可随时从信息查询中的客史中查询其历史档案。“VIP”：本系统可事先设置多种VIP类别，本项设定后在查询客人信息时即可通过相关的指示灯识别其为VIP客人，并可打印相应的VIP报表。“保密”：选择该项后，在查询客人信息时也可通过相关的指示灯识别其为保密客人。其它可输入信息有：国籍、籍贯、性别、生日
9、、单位、地址等，以上信息可根据实际情况输入，这里不再逐一介绍。注意：客人信息输入出现下列情况之一，则该客人离店后其信息将不进历史档案统计： “姓名”为空值或“NO NAME”； “编号”与“证件”同时为“？”或空值； “单位”与“地址”同时为空。 【B区】：主单主要信息栏，可输入当前主单的来源、房类、房间号、到日、离日等信息。“5.来源”：客人的来源代码，用于统计“客人来源表”。“单位号”：若当前入住客人为协议单位客人，则可在此选择其单位号。选择正确的单位号后，屏幕将自动弹出单位名称及相应的协议号。“6.到达”：对预订，即为该主单的预订日期。对登记，即为主单的入住日期，由系统自动记录和显示。“
10、离开”：本主单的预期离店日期。“特要”：本主单的特殊要求,有别于附加信息中针对于单个客人的特要。该主单有无设定特殊要求在客人信息查询中的标志灯中即可识别。“7.房类”：房间类型代码，由最多三个英文字母组成。对预订，房类代码必须输入，房号则可入住时再输。对登记，输入房号后系统会自动显示相应的房类。“5.房号”：客人入住的房间号。点击问号得到“客房简报”窗口。“预订方式”及”预订单号”：针对预订客人可设置相应的预订方式及手工预订单号。“8.定价”：系统自动弹出所选房类的门市价。“房价方案”：该选择项在公关销售系统中定义,具体含义及操作方法见公关销售系统的相关说明。“房价”：两个输入框主要针对于两种
11、不同的房价折扣方法。A实价优惠：如给一客人300元间，在第一个输入框内输入300元；B百分比优惠：如为8折，在第二个输入框内输入0.2，即优惠20%，系统会自动显示8折后的房价；若该主单为协议单位客人并已选择相应的单位号时，系统将自动显示该单位可享受相应房类的协议价。“优惠理由”：客人享受房价优惠的理由。如有优惠，则此项必须输入，且不可以超过该理由的最高权限额度。“结算”：也即预订结算类别，一般由预订人员输入，作为一个结算参考，有别于附加信息中的付款方式。【C区】：显示该主单的付款、消费、余额信息，以及建立与当前修改该主单的操作员信息。2.附加信息：可记录客人的另名、民族、职业、事由等以及专门
12、针对境外客人的签证日期、有效期、签证机关、入境时间、地点等公安境外管理需要的其它信息，还有主单的类别、付款方式、订房人等附加信息。下面介绍其中的几个项目：图（1-3）散客工作窗口之附加信息“类别”：主要反映客人用房的性质，用于统计“住客类别表”。可选择项为：独占房：一般的散客用房方式，一个房间对应于一个客房帐号；共享房：即拼房，也即按床卖房，每个房间可对应多个客房帐号，同一房间的不同散客或成员间帐务需要独立核算时应选择该项；长包房：常租房或长期包房时应选此项，系统将提供相应报表可备查询与审核，在房态表中长包房的代号为”L”；自用占房：宾馆内部用房可将类别设为该项，在房态表中代号为”Z”。“结算
13、方式”：客人的付款方式代码，如现金、支票、各类信用卡等。“限额”：记帐的额度，在输入付款方式后会自动显示，也可根据实际情况进行修改。用于定义该帐单催款的最大限额（打印催帐单时使用）。“加床”：若主单有加床，则必须选中该复选框，框内符号出现后，才能输入加床的价格。3.其它信息：散客工作窗口中还可查询客人的日志、帐务信息、协议单位签单情况等其它信息。日志：系统提供了完备的日志记录可供查询，以便管理员对该主单的操作过程进行跟踪。帐务信息：按Ctrl_T可显示该客帐的所有帐务信息，如图（1-4）所示。协议单位签单情况：若该客帐为协议单位住房，则系统还提供实时查询其签单情况功能。图（1-4）客人帐务信息
14、（二）、散客王小二预定实例 具体操作步骤：(1) 执行散客 新建散客预订；(2) 在如图（1-5）的散客工作窗口中，输入客人姓名王小二，回车，系统自动产生一个别名。值得注意的是，如果此客人是本酒店的历史客人，回车的同时系统自动调出王小二的历史档案主单，如图2-6所示。在确定当前客人就是历史客人时，双击图2-6中的蓝色部分，系统将自动把历史档案中的有关信息录入到散客工作窗口，同时历史档案主单自动消失。如果王小二不是酒店的历史客人，则在A区手工输入有关信息。图2-5散客工作窗口双击此处图2-6王小二的历史档案主单（3）在散客工作窗口B区输入预定的房间类型（可用F1帮助），或者直接输入房号。（4）保存主单信息，此时系统自动生成一个主单帐号。鼠标左键单击散客工作窗口保存图标；或者单击主单 保存（S），即可。散客预订在散客工作窗口中完成，应根据实际情况尽可能完整地输入预订信息，特别注意对来源、类别等信息也应正确输入，从而保证销售报表的准确性。预订状态下房间号可为空。针对预订的栏目主要有：“预订方式”、“预订单号”、“结算”、“订房人”、“电话”等。本系统提供了多方式，进入散客工作窗口进行散客的预订。除了上面介绍的这种最常用的方法之外，还有以下几种方法:方法二：直
