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1、档案管理实施细则文件编号： SP-M-002 发行章版 次： B/0生效日期： 2011-8-18拟 定： 审 核： 批 准： 文件修订变更履历栏版次修订内容摘要修订页次修订日期B/0按照集团化要求，整版升级全页1 目的规定公司档案的分类、编号、归档、保管、借阅、作废等管理要求，规范公司档案集中管理，特制定本细则。2 适用范围本细则适用于公司所有档案的管理3 定义公司档案，是指公司从事经营、管理、技术开发、生产以及其他各项活动直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。4 职责4.1企管部负责公司人事档案的归档和管理，行政文件的传阅发放、归档。4.2总经办负责音像资
2、料的形成及归档；总经办信息档案组负责公司文书档案、科技档案及相关电子文档、音像档案的管理。 4.3技术中心和工程技术部负责技术文件的归档,并负责相应电子版在PDM系统中的发布。4.4 财务部负责公司财务档案的归档和管理。4.5 公司建设工程部负责公司基建档案的收集、整理及归档。4.6 动能保障部负责公司设备档案的收集、整理及归档。4.7其它部门的文件管理员和图档管理员做好本部门的文件收集、整理、下发和更换，配合信息档案组做好各部门文件的归档和控制。5 工作程序5.1档案的分类及归档范围（详见8 附件新瑞重工科技有限公司档案归档基本范围及保管期限）。公司归档文件可分为十大类:党群类、行政管理类、
3、经营决策类、生产技术类、产品类、科学研究类、基建类、设备管理类、财务类、人事类。其中党群类、行政管理类、经营决策类、生产技术类为文书档案；产品类、科学研究类、基建类、设备管理类为科技档案；会计档案包括财务凭证、帐薄、报表、审计报告等；人事档案包括应聘人员登记表、员工具体资料登记卡、培训记录、奖惩情况等。5.2档案分类号“0” 党群类、“1”行政管理类 、“2”经营决策类 、“3”生产技术类 、“4”产品类 、“5”科学研究类 、“6”基建类、“7”设备管理类 、“8”财务类 、“9”人事类。5.3归档时间和归档要求5.3.1文书档案的归档时间和要求：立卷归档一年一次，当年文书档案一般在次年5月
4、份前立好卷，各类文件材料应是原稿，不准在原稿上随意涂改，归档数量为一份。文书档案以保管期限分类保管。平时也可直接归入信息档案中心保管。归档时填好文件、资料归档确认单。各部门领导和文件管理员平时要做好文件资料的收集工件，确保归档资料的完整、齐全。档案管理员必须及时对归档文件进行分类、编目、编号、装盒、排架，做到帐目齐全，查找快捷。5.3.2科技档案归档要求、时间5.3.2.1各部门向信息档案组归档的各类技术文件材料应是原稿，归档数量为一份。档案管理员必需建立各类档案目录。5.3.2.2产品研制、工程设计的技术文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由技术中心和工程技术部进行系统整理，及时归档
5、。5.3.2.3归档的图纸及技术文件均应履行审批手续，做到完整、准确、齐全、系统。具体按公司技术文件管理实施细则执行。5.3.2.4凡归档的科技文件材料，线条、字迹要清楚，纸质应优良，图纸应符合标准要求。较大工程项目的归档图纸和技术文件材料中一定要有各专业图纸目录，档案管理员按其目录验收归档。5.3.2.5凡因生产实际情况需补充变更图纸，必须根据公司产品图样及技术文件更改实施细则的规定，补充和修改后的图纸、技术文件材料均应及时归档。5.3.2.6本公司人员参加有关技术性会议或相关专业培训等活动回来后，必须将培训所得的技术资料交信息档案组保存。5.3.2.7新设备随机技术文件材料一律由动能保障部
6、交信息档案组归档。5.3.2.8基建档案在工程竣工、验收合格后归档。（归档范围参照8 附件新瑞重工科技有限公司档案基本归档案范围及保管期限）。5.3.2.9其它材料基本上可以一年归档一次，特殊重要材料必须及时归档。5.3.3财务档案的归档财务部对每年形成的会计档案，负责整理立卷或装订成册，编号并建立台帐，由财务部直接保管。5.3.4人事档案的归档企管部（人力资源）对每次形成的人事档案，负责整理立卷，编号并建立台帐，由企管部（人力资源）直接保管。具体操作参见人事档案管理实施细则。5.3.5外来文件的归档外来文件，包括省、市机关下发的行政法规性和管理性文件，引用的国际、国家、行业标准、地方标准、合
7、同及相关方的文件。各职能部门接收后，填写文件、资料归档确认单归档并注明下发情况。5.3.6音像档案的归档 总经办企划组在公司重大活动结束后，应立即把活动中形成的具有保存价值的录音带、录像带等整理后归入信息中心。录音带、录像带的整理以自然盒为一卷，每盒（盘、张）的外包装上要贴有标签，注明主要内容、形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容。整理完后需编制音像档案案卷目录。归档的音像文件应由形成部门编制归档说明。5.3.7电子文档的归档要求：5.3.7.1 体系电子文件、行政电子文件的归档：体系电子文件由各文件形成部门归入企管部，由体系文控在公司相关文件服务器上发布，详见文件控制程序。5.
8、3.7.2行政电子文件的归档：受控行政电子文件由各形成部门按标准格式把Word文档和转化成PDF的文档归入企管部体系组，由企管部体系组在相关文件服务器上发布。公司所有发文的电子版由企管部体系组直接保管，年底把全年发文的电子文件档归入总经办信息档案组。5.3.7.3技术电子文件的归档：5.3.7.3.1技术电子文件由技术中心和工程技术部负责整理、编辑，在相关服务器上发布，必须完整、准确、系统。5.3.7.3.2归档的电子文件同时存在相应的纸质或其它载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。电子文件的命名及文件编号须和纸质文件相同。5.3.7.3.3具有长期或永久保存价值的文本及图形
9、电子文件，如没有纸质拷贝件的，技术中心或工程技术部须配合信息档案组打印成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。纸质文件题名和编号与电子文件的题名和编号须一致。5.3.7.3.4产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由研究院和工程技术部进行系统整理，及时在PDM系统中归档。如某类产品已不再生产，或整个工程已验收竣工，其整套完整、系统的电子文件资料由研究院和工程技术部在PDM系统或相关服务器上发布。5.3.7.4外来文件的电子版归档各职能部门在收到外来文件的电子版后，整理后连同纸质文档一起归档，电子版的命名应与纸质文档完全相同，必须完整、系统、
10、准确。5.3.8软件及加密狗的归档 归档或使用部门必须对软件及加密狗进行开箱验收,验收确认单、软件加密狗借阅人员名单必须和软件加密狗一起归档。归档者必须在文件、资料归档确认单“保密要求”一栏中填写软件及加密狗的保密级别。5.4归档文件的更改5.4.1体系文件、受控行政文件的更改：由企管部体系组填写文件发放/更改申请单，通过审批后，对文件进行更改。体系文件的更改参照文件控制程序。受控行政文件：由企管部体系校标后把更改后的纸质文件和电子文档（Word文档和PDF文档）归入信息档案组。5.4.2技术文件的更改5.4.2.1在产品生产中，因特殊情况需对技术文件进行更改的，纸质文件按产品图样及技术文件更
11、改实施细则规定执行。5.5档案的销毁5.5.1文书、科技档案销毁对已超过保管期限，失去利用价值的文书和科技档案，文书档案：由档案组每年4月提供超限保管档案目录清单，各文件形成部门依据清单筛选，确定销毁清单，经过部门领导审核鉴定，分管副总批准，重要文件由总经理或董事长批准，将销毁清单交档案室，档案室方可据清单销毁。科技档案：按技术文件管理实施细则执行。5.5.2 财务档案的销毁会计档案保管期满，需要销毁的，由公司财务部提出销毁意见，并严格审查，编造会计档案销毁清册，经财务总监批准后销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料，应单独抽出、另行立卷，直至案件结束为止。会计档案销毁前，监销人
12、应认真清点核对：销毁后在销毁清册上签名，并将监销情况上报有关领导。5.5.3人事档案的销毁人事档案的销毁按人事档案管理实施细则执行。5.6档案的借阅561任何人员未经许可，不得私翻、自取文件。5.6.2公司文书及科技档案原则上只能在信息档案室查阅，凡因工作需要外借、复制、摘抄的，需办理相关手续：5621文书及科技档案（零星兰图除外），需在文件、资料借阅登记表一上写明借阅原因，保密资料由部门领导批准，机密资料由分管副总批准，绝密资料由总经理批准或董事长，并在期限内归还。5.6.2 2零星兰图由各部门文员凭图号向档案室借阅，所需图号须准确，填写文件、资料借阅登记表二，写明借阅原因，并在预归还期内归
13、还：采购部最长借阅期大件为60天，小件为30天；飞机办金加工最长借阅期大件为20天，小件为10天，逾期须办理续借手续，否则按1元/天/份对借阅人进行处罚，并对其进行考核。5623原则上每个部门只能借阅一份，借阅两份或以上时需填写额外用图申请单，采购在寻求供应商、询价的图纸最多可借阅三份，借阅四份以上时须经生产副总或总工程师审核批准方可借用，询价完毕立即归还。如给供应商图纸丢失，将按公司有关规定，对供应商考核。采购员应补办增发手续。有特例时应与借阅室核、销帐。5624借阅人需对所借文件负责，妥善保管，不得遗失、损坏、涂改、抽页、转借，归还时由档案管理员各归还者一起检查清点。如有发生，按相关制度执
14、行赔偿。563文件发生技术更改时，各部门文员负责本部门所借图的更改确认；若涉及到换图，则需到档案借阅室以旧换新，以确保文件的准确性及受控率的提高。564各部门借阅文件需求较多时，应提前预约，按类按序排列，借阅室管理人员遵循“先少后多”“先零后集”的方法，合理按排，提高彼此工作量效率。565财务档案及人事档案属于保密档案，一般人员不准借阅。5.7档案库房的管理5.7.1非档案人员，未经允许不得进入档案库房。5.7.2库存档案做到排列有序，查阅方便。5.7.3定期清点档案，随时掌握档案的库存量、借出量、销毁量，保证库存档案与目录相符。5.7.4保护档案的安全，切实做好档案防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防有害气体侵蚀的七防工作。6 相关文件6.1 文件控制程序 6.2 技术文件管理实施细则 6.3 产品图样及技术文件更改实施细则 6.4 人事档案管理实施细则 7 记录7.1文件、资料归档确认单 SP-M-002-017.2技术业务联系书/技术更改通知单 SP-M-004-02/037.3文件、资料借阅登记表一 SP-M-002-027.4文件、资料借阅登记表二 SP-M-002-037.5额外用图申请单 SP-M-002-047.6卷内目录
