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1、档案的检索、利用与编研,【学习目标】 （1）了解档案检索、利用与编研工作的内容和意义； （2）熟悉常用的档案检索工具和方法； （3）明确档案利用的方式和要求； （4）掌握档案编研工作的方法。,【引例】 两份档案挽回了两座电站 重庆市巴南区原二圣乡电站和六角洞电站的权属问题，存有争议。为明确这两座电站的权属问题，2006年3月，巴南区政府派人到区档案馆查找档案，通过对馆藏原二圣乡档案和姜家区档案的查阅，找到了巴县人民政府于1984年颁发的“水利水电工程定权证”，即“巴府水证1984年109号”和“巴府水证1984年110号”存本，证实了上述两座电站的权属问题，确保了国有资产不流失，也为下一步工作
2、的开展提供了有力的佐证。 （资料来源：重庆市巴南区档案信息网）,上述事件表明：档案保存的目的是为了利用。档案自身价值的大小通过被利用这个途径体现出来，以达到为社会服务的最终目的。现实中，对于档案保管部门来说，为了最大限度的发挥档案自身的价值，还有两项重要的工作来做。一是档案的检索，档案检索是对档案信息进行分析存储和根据需要进行查找的工作，是档案管理系统中一个承上启下的环节；二是档案的编辑研究，档案工作者把同门类或者相近门类的档案进行系统整理，利于广大档案的检索。,第一节 档案检索工作 档案检索工作是沟通档案信息资源和利用者的一座桥梁，是通向档案宝库的一条捷径。 一、档案检索概述 （一）档案检索
3、概念 档案检索就是档案馆（室）对档案信息进行加工、储存，并按照利用者的特定需求查找档案的全过程。档案检索工作是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件，其内容包括两部分：一部分是编制档案检索工具，建立检索系统；一部分是根据利用者的需求，通过各种检索工具，检出所需要的档案。,（二）档案检索工作的意义 档案检索是有效获取人类智力资源的重要手段，是连接档案生产者与档案需求者的通道和接口。档案检索工作的意义主要表现在以下三个方面。 第一、档案检索是有效利用档案资源、实现其最大价值的科学方法。人类在社会实践活动中，形成和积累了丰富的档案信息资源。档案具有数量庞大、内容繁杂、形式多样的特点，
4、在社会发展过程中发挥着重要作用。根据特定的档案利用需求，在庞大的档案信息中迅速获取所需信息，满足利用者的需求，需要借助一定的检索工具和科学的检索方法。现代检索技术的发展，推动了档案检索手段的现代化，将加快加深社会档案资源的开发速度和程度。 第二、档案检索是档案信息资源开发利用系统中的一个重要工作环节。档案管理是由档案实体管理和档案信息管理两部分组成。收集、整理、鉴定、保管属于实体管理工作，它是信息管理和开发利用的物质基础。档案信息管理是把档案信息由静态转化为动态而为用户所接受的过程，是实现档案价值的工作系统。档案检索工作把档案内容和形式的各种特征抽取出来并按一定规律和规则编制成各种查找工具，作
5、为利用者通向档案的桥梁，为档案信息的输出提供了渠道。 第三、档案检索是提高档案部门工作水平的重要手段。检索工具是否完善，能否迅速、准确、全面、系统地查找利用档案，是衡量档案部门工作水平的重要标准。因此，档案部门在做好实体管理工作的基础上，应着力编制并完善检索工具，形成科学的档案检索系统。,档案索引目录,【小资料】 一套图纸赢得了一笔大生意 年5月，德国某公司远东办事处总负责人罗伯特先生委托新疆腾飞毛毯厂加工一批地毯。 合同签订后，罗伯特先生透露了还想加工一批“装饰挂毯”的意向，但这种装饰挂毯的图纸没有带来，表示以后拿来图纸再作具体商谈。 该毛毯厂深知，在外贸业务中，这样大宗生意随时都可能被别人
6、抢走。根据罗伯特对挂毯款式、规格的介绍，厂长回想起该厂曾在前一年加工过一批与罗伯特先生要求相近的装饰挂毯。于是立即派秘书到厂档案室查找，档案工作人员根据案卷目录，迅速调出了这批装饰挂毯的图纸。 厂长请罗伯特先生审看，并表示可以根据这套图纸，再结合他的要求设计出一份合格的图纸来。罗伯特先生听后表示了极大的兴趣，同意“先让技术科的先生设计出一份草图来看看”。 厂技术人员依据档案图纸，略加修改，仅用一个多小时，就把一份装饰挂毯设计图纸摆到罗伯特先生面前。 罗伯特先生看后，兴奋地连声说：“奇迹，奇迹，几乎完全一样！”并当即与该厂增签了一批共计120万美元的加工合同。 （资料来源：姜淑芬：文书工作与档案
7、管理，重庆：西南师范大学出版社，2009年。）,二、档案著录与标引 （一）档案著录工作 档案著录是指档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。通过它可以具体描述每份文件或每份案卷的特征，揭示其主题内容、科学价值，指明出处，区别相互之间的异同，从而便于档案人员和利用者了解档案，更好地管理和利用档案。 按照国家颁布的档案著录规则规定，档案著录工作主要包括著录项目、标识符号、著录格式、著录项目细则等方面。 1.著录项目。 著录项目是指揭示档案内容和形式特征的记录事项。档案著录项目共七个大项，每个大项中包括若干个著录单元。 （1）题名与责任说明项。该项包括正题名、并列
8、题名、副题名及说明性文字、文件编号、责任者、附件六个单元。 （2）稿本与文种项。该项包括稿本与文种两个单元。 （3）密级与保管期限项。该项包括文件密级、保管期限两个单元。 （4）时间项。指著录文件的产生时间或案卷的起止时间。 （5）载体类型及形态项。该项包括载体类型、数量及单位、规格三个单元。 （6）附注项与提要项。该项包括附注、提要两个单元。 （7）排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等六个单元。 以上七个项目中正题名、责任者、时间、排检与编号项为主要著录项目，其余为选择著录项目。著录时，既包括主要著录项目又包括选择著录项目的，称为详细级次；只包
9、括主要著录项目的，称为简要级次。,2.标识符号。 标识符号是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言符号。常用的标识符号有： “.一” 置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。 “=” 置于并列题名之前。 “：” 置于下列各著录单元之前：副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。 “” 置于第一个责任者之前。 “；” 置于多个文件编号之间、多个责任者之间。 “，” 用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。 “+” 置于每一个附件之前。 “ ” 置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度
10、、责任者省略时的“等”字。 “( )” 置于下列著录内容的两端：责任者所属机构名称，责任者真实姓名，责任者职责或身份，外国责任者国别及姓名原文，中国责任者时代，历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。 “?” 用于不能确定的著录内容，一般与“ ”号配合使用。 “一” 用于下列著录内容之间：日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。 “” 用于节略内容。 “口” 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“口”号。,3.著录格式。 著录格式即著录项目在各个条目中的排列顺序及表达方式。档案著录规则规定的标准格式为段落符号式，有
11、时也可采用表格条目式。段落符号式是指将著录项目分为几个段落，同一段落内各项目之间用标识符号间隔开来的著录格式。段落符号式条目著录格式见表10-1。 段落符号式条目著录格式将著录项目划分为四个段落。 第一段落：包括分类号、档号，分别位于左上角的第一、第二行，顶格著录；档案馆代号、缩微号位于右上角的第一、第二行，齐头著录；电子文档号，位于第二行中间。 第二段落：包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体类型及形态项、附注项，从第三行开始齐头著录。 第三段落：另起一行，开头空两格著录档案文件的内容提要，回行时与第一、第二两段落齐头。 第四段落：另起一行，齐头著录主题词或关键词
12、，各词间空一格。 著录采用的卡片尺寸为12.5cm7.5cm，著录时卡片四周应留1cm空隙，如果卡片正面著录不完，可在背面连续著录。并在正面右下角用“（）”注明“转背面”。,4.著录项目细则。 （1）题名与责任说明项。 题名。题名包括正题名、并列题名、副题名及说明提名的文字。正题名是文件或案卷的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称或案卷封面上的题目名称。通常文件或案卷只有一个题名时，应视为正题名，照原文著录。 并列题名。并列题名是指文件或案卷上用第二种或两种以上的语言文字互相并列对照的题名，常见于与外商签订的合同、引进设备档案、少数民族地区文件等情况。汉语拼音不算第二种语言文字。对并列题名应
13、按原文著录，前面加上“=”号。 副题名。副题名也称为解释题名，是解释或从属于正题名的另一题名，一般照原文著录。前面加“：”号。 说明提名的文字。说明性文字是指题名前后对档案内容、范围、时间、地点、用途进行说明的文字，必要时照原文著录，前面加上“：”号，如“：根据发言整理，未经本人审阅”。 文件编号。文件编号包括发文字号、科研实验报告流水号，标准规范类文件的统编号、图号等，著录时按原文照录，前面加“：”号，如“：中发20081号”。 责任者。责任者有多个时，著录第一责任者，前面加“”号，若同时著录其他责任者，中间用“；”隔开。如果几个责任者身份、职责相同，著录时中间用“，”号隔开。个人责任者一般
14、只著录原文姓名，必要时可在姓名前加上时代、国别，在姓名后加上职务、真实姓名或译名原文，并加“（ ）”,如“（美国）赖斯（国务卿）”。 附件。指文件正文后的附加材料，著录时只著录题名，其前加“+”号。若正文后有多个附件则应逐一著录，且每个附件题名前都要加“+”号。如“+国务院通知”。 （2）稿本与文种项。 稿本包括正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、底图、蓝图、原版、修订本、影印本等，著录时应依实际情况照录，前面加“.”号。如：“.副本”等。 文种依实际情况著录为命令、决定、指示、报告、通知、请示、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、判决书、国书、照会、奏折等，前面加“：”号。如“命令”
15、等。 （3）密级与保管期限项。 密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件应著录新的密级，前面加“.”号。如“.绝密”。 保管期限项一般按组卷时所定的保管期限项著录，对已更改的按新的保管期限著录，前面加“：”号。如“：永久”。 （4）时间项。 著录时间项时，若以单份文件为著录对象，则著录其形成时间；若以一组文件、一个案卷为著录对象，则著录文件的起止时间，为最前一份文件的形成时间和最后一份文件的形成时间，中间“”连接，前面加“.”号。如“.2005090520081018”。 时间一律用8位阿拉伯数字表示，前4位数字表示年度，第5至6位表示月，第7至8位表示日。如果文件上没有形成时
16、间时，应著录考证出的时间，并加“ ”号；如果考证不足，应加上“？”号；如果考证不出来时，著录为“”。,（5）载体类型及形态项。 档案的载体类型有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、磁带、磁盘、光盘等。一般以纸张为载体的档案可以不著录，其他载体按实际情况著录并加上“.”号。如“.光盘”。 数量及单位。数量用阿拉伯数字著录，单位用档案物质形态的统计单位进行著录，如“页”、“卷”、“册”、“张”、“片”等，前面加“：”号。规格是指档案载体的尺寸及型号，著录时前面加上“：”。如“.磁带：3盒”。 （6）附注与提要项。 附注项是对各个项目中需要解释或补充的事项进行解释和补充，但除确实需要时，一般可不著录。每个附注项前面应加上“.”。如“.原件有缺损”。 提要项是对文件或案卷内容的简要概括或评价，应简单明了，但一定要反映出其主要内容、重要数据等。提要一般不要超过200字。 （7）排检与编号项。 排检与编号项是目录排检和档案部门业务注记项。包括档案分类号、档案馆代码、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。
