《党政机关公文格式》讲解.ppt

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1、一、公文种类,决议 决定 命令（令） 公报 公告 通告 意见 通知,通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要,公文种类 15 种,常用文种 上行文：请示、报告 下行文：通知、通报、意见 平行文：函,请示,适用于向上级机关请求指示、批准的一种上行公文。“请示”要严格执行“一文一事”的规定 。,报告,适用于向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关询问的一种上行公文。“报告”中不得夹带请示事项。,报告与请示主要区别 1报送目的不同。“报告”主要是让上级机关了解情况、掌握动态。“请示”主要是要得到上级的具体指示或批准。 2两者性质不同。“报告“属陈述性公文，一般不需要上级机关答复。“

2、请示”属请求性公文，是请求上一级机关批准或解决某一事项、某一问题并需上级机关作出答复的。 3内容重点不同。“报告”侧重写情况和意见，涉及内容较广（可不限于一件事、一个问题)。“请示”着重写某件事情或某个问题（即“一事一请示”) 。 4报送时间不同。 “请示”必须在事前报送。 “报告”是在事后或事中报送。就是常说的“事前请示，事后报告”。,适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知通常是下行文或平行文。,通知,文种使用中常见的错误,1.文种混淆不清。 “报告”中夹带“请示”事项，或者公文中有“请示”事项却用的“报告”文种； 2.行文关系错误。如向财政局行文

3、申请拨款的文件用“报告”或“请示”，平行或不相隶属的单位之间行文通常使用“函”； 3.自编文种。如把“方案”、“办法”当文种使用。如“局关于的方案或办法”（无此文种）。应以通知的形式行文，如“成都市金牛区市场监督管理局关于印发方案或办法的通知”。,区政府办关于进一步规范报送区政府公文处理工作的通知（办内字20137号 ）规定： 在上报区政府的请示、报告中写有“按照市（区）领导批（指）示”的，应将市（区）领导批（指）示原文直接引用。 对报告性公文中涉及人员、编制、土地、规划、经费等具体工作事项的建议，一律视为报告中夹带请示事项，作退文处理。,函,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请

4、求批准和答复审批事项。,函的分类 商洽性函。在平行机关或不相隶属机关之间相互协商或联系工作时使用。如商调函，联系参观学习的函，查询有关人或事的函，洽谈业务来往的函等。 询问性函。向去函机关询问有关问题或简述某一涉及对方机关权限范围事项的处理意见，需对方机关给予答复时使用的函。 请求批准性函。是向平级或不相隶属的有关业务主管部门请求批准的函。 答复性函。在答复对方来文所询问的问题和事项时使用，上级机关对下级机关的一般性请示往往也用答复性函，也叫复函。,不论什么类型的函,用语的语气、语态都应该注重谦恭有礼,尊重对方,力求得到对方更多的理解和支持。,二、公文页面和字体要求,（一）公文用纸采用A4 型

5、纸,（二）页面设置 页边设置：上3.7cm，下3.5cm 左2.8cm，右2.6cm 版 式：“奇偶页不同”选钩 “页脚”设置：2.8cm,页边距参数,页脚参数,奇偶页不同,3.7cm,2.8cm,2.6cm,3.5cm,（三） 字体,方正黑体GBK 方正小标宋GBK 方正楷体GBK 方正仿宋GBK,公文所有阿拉伯数字为罗马字体。 设置方法：首先全选全文，然后点右键，点字体，在“西文字体”处下接菜单选择“Times New Roman”,然后点确定即可。,（四）公文中阿拉伯数字：罗马字体,方正仿宋字体,罗马字体,三、公文格式,第一部分：版头 公文首页红色分隔线以上部分称为版头。,版头部分 示意

6、图,发文机关,发文字号,签发人,不超1.8cm,不超14.8cm,7.2cm,编排要求：发文字号用3号方正仿宋字体，置于发文机关标志下空二行位置。 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“ ”括入，不能用“【 】” 或“ ”。 例：金市场监管发20161号 金市场监管函20161号,下空二行,编排要求：上行文，发文字号与签发人姓名在同一行左右空一字。发文字号和“签发人”三字用3号方正仿宋体，签发人名字用3号方正楷体，两个字的人名中间空1字。,编排要求：下行文的发文字号居中排布。,第二部分：主体 公文首页红色分隔线(不含)以下，公文末页首条分隔线(不含)以上部分称为主体。其包

7、含有 11个 要素：标题、主送机关、正文、结束语、附件说明、成文机关、成文日期、印章、附注、附件、信息公开类别。,1. 标题 由发文机关名称（关于）事由文种组成（缺一不可）。发文机关名称可用全称或规范化简称。 用2号方正小标宋体字，成一行或多行居中排布，行间距3335磅。,下空两行,梯形,菱形,说明：公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。应当注意：法律、法规、规章需用全称。,国家质检总局办公厅 国家标准委办公室 关于发布实施党政机关公文格式 国家标准有关事宜的通知,国务院办公厅关于印发 “十二五”全国城镇污水处理 及再生利用设施建规划的通知,标题中使用书名号形状示例,标

8、题中使用引号形状示例,标题容易出错的地方,缺少发文机关名称（标题由发文机关名称（关于）事由文种组成（缺一不可）； 标题字过多过长时未按要求采用梯形或菱形多行排布； 办法、方案不是文种，只能采用“关于印发XX管理办法或工作方案的通知”的形式。 回复函件，要用“复函”这文种。,2. 主送机关 用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。 上行文，原则上只能有一个主送机关，以便公文的处理。,空一行,特别说明：向区政府或区委报送请示、报告的主送机关应为区政府或区委，而不是区政府办或区委办，或领导个人。,3. 正文 字体：3号方正仿宋，行间距设为28.5磅,行距参数,正文中结构层次序数： 第一层次用“ 一、

9、” 第二层次用“（一）” 第三层次用“ 1. ” 第四层次用“（1）”,一、第一层次标题用黑体字,第一层次标题用黑体字， “一”后面跟“、”，标题最后不加标点符号。,一、第一层次标题用黑体字 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。 （一）第二层次标题用楷体字。 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。,第二层次标题用楷体字， “（一）”后面不跟标点符号；标题最后加句号。,一、第一层次标题用黑体字 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。 （一）第二层次标题用楷体字。 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机

10、关公文处理工作条例的通知。 1. 第三层次标题用仿宋体字。中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。,第三层次标题用仿宋体字，“1”后面跟“.”；标题最后加句号。,一、第一层次标题用黑体字 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。 （一）第二层次标题用楷体字。 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。 1. 第三层次标题用仿宋体字。中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。 （1）第四层次标题用仿宋体字。中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。,第四层标题用仿

11、宋体，“（1）”后面不跟标点。标题最后加句号。,一、第一层次标题用黑体字 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。 （一）第二层次标题用楷体字。 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。 1. 第三层次标题用仿宋体字。中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。 （1）第四层次标题用仿宋体字。中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。,注意：第三、第四层小标题后不提行，直接写内容。,一、第一层次标题用黑体字 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。 （一）第二层

12、次标题用楷体字。中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。,一、第一层次标题用黑体字 中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。 1. 第二层次标题用楷体字。中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知。,当第二层次后不再有第三层次时，可不提行，直接写内容。,引用公文方法。正文中需要引用其他公文时，需先引标题全称，用“ ”括起来，后有发文字号，用“（ ）”括起来，缺一不可。例：根据区政府关于工作的通知（金牛府办2012号）有关要求，我局 日期用法。应表明具体的年、月、日，如2016年1月16日。若用“2016.1.16”

13、或“16年1月16日”以及“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”、“近日”等，是不规范的表述。 简称用法。公文内使用简称，一般应先用全称，再注明简称，如党政机关公文处理工作条例（以下简称条例），而不能在不加说明的情况下直接简写为条例。,正文中需要注意的几点,4.结束语 在正文下一行，居左空二字编排，最后加句号。 请示标注 特此请示。 报告标注 特此报告 。 函标注 此函。 复函标注 此复。 批复标注 此复。,5. 附件说明 公文如有附件，用3号仿宋体字在正文下空一行、左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。,附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐，附

14、件名称后不加标点符号。,7.成文日期 用年、月、日和阿拉伯数字组成，以最后局领导签发日期为成文日期。,6.成文机关： 必须是全称,下空二行,成文日期编排要求 成文日期最后一字右空4个字。,右空4字,2012年9月2日,8. 盖章。 上行文必须加盖印章。,当前页无法加盖公章的情况,最后不加标点符号。,（联系人：；联系电话：8770000,13000000000）,9. 附注 “请示”件应注明联系人和联系电话(报告等其他公文不用加联系人、联系电话等)。,多个联系电话的放大效果,10. 附件 附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文正文的有机组成部分，同正文具有同等效力。 附件应当另面编排，并

15、在版记之前，与公文正文一起装订。,注意：无冒号“：”,注意：无冒号“：”,附件编排要求,注：批转、转发、印发类的公文，不加附件说明。,无附件,此处不标注“附件”二字,政府系统公文保留了信息公开类别，有主动公开、依申请公开或不予公开3种信息公开类别。,11.信息公开类别,4号黑体,4号小标宋,第三部分：版记 公文末页首条分隔线以下部分称为版记，包含有抄送机关、印发机关和印发日期 。,1.抄送机关 是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，一般使用规范化简称。,抄送机关,4号仿宋体,抄送机关排列顺序 按照党、政、军、群的顺序，先排上级机关，其次排同级机关，最后排下级机关。 无论对上级、平级或下级，抄送机关标注用语一律用“抄送”，不再使用“抄报” 、“抄发”等。,抄送机关,抄送机关之间标点符号使用方法：同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号 。,抄送机关,印发日期：公文在局领导签发后，需要经过排版、复核等环节，所以成文日期与印发日期通常存在时间差，一般不得超过 2 个工作日。,印发日期,左空一字,右空一字,印发机关,版记编排注意事项,版记必须在偶数页上。即便公文内容很短，短到首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，所以版记也必须移到第2页上，即便第2页除了版记没有任何内容