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1、我国秘书职业的特点 我国秘书正逐渐从“官吏”的概念向“职业”的概念转变随着改革开放、市场经济的发展深入研究秘书这种职业的现状及其特点对于人们认识秘书职业的重要性进一步推动我国秘书的社会职业化提高秘书的社会地位和工作效率都是有益的 秘书职业的特点主要如下： 一、人数众多遍布全国 秘书是一种人数众多的职业它不仅遍布城乡各地就连国外任何一个有中国外交使领馆、商务办事处的地方只要那里有一个我国的组织单位就必定至少有一名领导人需要有一名以上的人从事秘书工作 秘书又是渗透于一切行业中的职业无论政治、经济、军事、外交、文教各条战线的领导机关或是厂矿、农村、医院、学校都有着本层级领导工作与领导人也自然就有秘书
2、工作、需要或多或少、或专职或兼职的秘书人员来支持、辅助其领导工作上至中共中央、全国人大常委会、国务院、全国政协、xx这些重要的首脑机构都设有办公厅拥有大量的秘书人员；下至城市的街道办事处、边远山区的乡(镇)人民政府也都设有秘书部门或有秘书、文书人员 秘书还是一切企事业单位都需要设置的岗位这除了领导工作的需要任何单位领导都需要有秘书辅助处理信息、传递管理文件、掌管印章、办理日常事务外还由于秘书部门具有的“不管部”功能决定了任何机关还必须有人协助领导去管理与处理一些无其他部门分管的工作在民间、私营企事业中秘书同样存在只是性质任务与工作方法有所差异 笔者曾试图用一个公式表示秘书的数量： slo（s指
3、秘书l指领导o指组织机构) 这个公式表明了秘书的人数总是多于领导的人数而领导的人数又总是多于组织机构的数量这是一个十分简明的普遍真理我国由于历史条件与其他复杂的原因是一个多机构、多领导人的国家我国的任何一个机构中总有一个到几个正副领导人某些高级的、大型的机构还不止有党政两套领导班子还有工程技术(总工程师)、财会(总会计师)、工、青、妇等众多的领导人90年代笔者在某市调查该市共有市级机构102个乡镇28个国有较大企业46户集体所有制较大企业46家乡镇企业和个体企业24267家私营企业117家在以上单位中从事专兼职带秘书性质的达255l9人其中专事文书、文字、情息等工作的狭义的秘书1034人该市是
4、90年代才建市的县级市人口为70余万算是个中等略大的县级市另外还了解过一些大型企业的情况如著名的大庆油田下属的县团级单位就有200多个每家都有党办、政办、工会办、分厂或车间办以及还可能有总工程师、总建筑师、总会计师办公室等等都设有大大小小的秘书群体在一所普通大学里除了校部的秘书外各系一般都有党政两办各业务处室如科研处、学报编辑部等也都有秘书人员如果我们把办公室里的工勤人员(如驾驶员、炊事员)除开大致估计一下：我国大陆有31个省(市、自治区)有2200多个县每个县有几十上百个部、委、局、办、社等设有一两个秘书机构的单位；我国有约lo万个乡镇80年代乡镇一般只有很少的文书人员近年来由于经济的发展与
5、机构的膨胀开始建立办公室大的乡镇还设立了乡镇的工商、税务、计划生育、乡镇企业等业务部门秘书人数自然也在增长又据国家机构编制主管部门公布的资料至1999年10月止全国事业单位如学校、医院、研究院所等共有约114万个均有秘书群体及秘书人员再加上民间企事业这样粗略测算我国的秘书人员近1000万人；即便因定义不清没有人准确统计秘书队伍是一支遍布全国的庞大队伍(它比铁道、纺织、钢铁、石油等等许多行业人数更多)应当是没有疑问的 秘书属于第三产业秘书又是信息工作者在知识经济和网络时代秘书职业还会发展在某些发达国家如美国的秘书人数就从80年代初约占人口的190年已接近2我国的机关单位数目比例比发达国家高各方面
6、领导人需要秘书的程度也高得多(单就文书、档案这一系列的工作而言我国的公文多得多程序也繁杂得多)我国秘书的人数如果达到总人口的1就有1300万人如随着社会经济的发展达到总人口的15就会有1800万人然后最早也要在21世纪中叶以后才可能随着办公的高度自动化和家庭办公的普及化秘书的数量再逐渐减少或秘书职业同其他职业互相渗透交叉 秘书在全国纵横交错的行政与管理网络中构成类似神经中枢的信息系统与类似骨架的后勤保障系统正是依靠这支庞大的队伍保证了各级各地领导机关及领导工作的运行保证了全社会活动的正常运转如果没有这支队伍各级领导都会信息闭塞事务缠身各个组织机构都将可能瘫痪社会将出现无序化的混乱我们从以上秘书
7、的数量与分布上也可以看出秘书的重要 二、位居中枢近身助手 秘书职业是围绕、依附、从属于领导的一种职业有的秘书界人士(包括实际工作者和理论工作者)不太愿意承认这一职业特点总觉得依附、从属这些字眼不大好听其实社会上一切职业都不是孤立存在的许多职业之间、职业与社会之间都有着依存的关系知识分子既依存附着于工农大众又每每先驱于工农大众而农民汉书?食货志说“辟土殖谷日衣”是指依附于田地上从事粮食与副业生产的劳动者；医生通常是在医院诊所中工作的；军人是依附于老百姓的人民子弟兵而秘书职业同这些职业都有个不同点秘书是遍布于一切职业之中位居各个机构的中枢围绕于各个单位的领导的秘书职业在社会组织结构中的地位更接近于
8、会计职业任何单位只要有财务工作就有会计人员只要有领导干部就有秘书人员但它又不同于会计人员会计是专门管理资金账目的专业人员其职业的业务范围专一明确；而秘书则是围绕领导工作活动的领导的辅助人员对领导发挥的主要是一种亲密助手的作用秘书在各单位组织结构中处在位居中枢接近领导的特殊位置xx同志在1990年全国党委秘书长座谈会上把办公厅室形象地称为领导人的“左右手”这是很重要的应引起重视的提法： (一)秘书的近身与“左右手”地位使秘书成为领导同外界接触交往的重要渠道除了领导人本人直接收集的信息外一个单位进进出出的信息诸如文件、电话、传真、报表等都是先由秘书收发登记处理的所以文书工作、信息工作、接待工作等成
9、为秘书职业的经常性基础工作并使秘书职业带有强烈的文牍性 (二)秘书的近身与“左右手”地位使秘书最易了解领导所辖范围的情况接近领导决策的全过程加之秘书可能列席领导核心会议领导签发的文件也要交秘书之手才能发出这也就决定了秘书职业带有强烈的机要性即使在民间企事业里虽然不一定叫机要性但对经济情报保密的要求也是很高的 (三)秘书的近身与“左右手”地位表明了秘书职业的围核性围核性是原解放军秘书学者董信泰提出的不再专述 (四)秘书的近身与“左右手”的地位使得秘书在一定情况下可能被授权代表领导人处理某些事务秘书部门的负责人或个别秘书还可能起着领导的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用这种作用可称为“赋予性”的结果其他人员也可能被领导赋予某些职权但秘书的赋予性显然强得多 以上从秘书职业所处的位置也充分说明了秘书的重要性如果没有秘书领导人将很难掌握信息联系群众正确决策进行科学的、有效的领导 三、全面综合服务领导 这主要指秘书职业是近身直接为领导工作服务的领导工作的全面性决定了辅助、服务于领导人工作的秘书职业也就必然带有强烈的全面性它不同于任何专业业务部门它不专事某项专门业务如工业、商业、生产、计划、宣传、组织等但秘书必须全面综合各种信息是领导的全方位助手对此论述甚多也不再赘述秘书的社会职业化是一个历史发展过程当然官员型的秘书及秘书负责人也还将长期存在只是一般秘书的职业特征将会越来越显著 t
