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1、公文写作基本知识讲稿 一、公文的含义及种类 公文是国家机关和其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料国家机关公文（包括电报下同）是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书是传达贯彻党和国家的方针、政策发布行政法规和规章施行行政措施答复问题指导、布置和商洽工作报告情况交流经验的重要工具 国家机关的公文种类（文种）包括两方面：一是按照国家行政机关公文处理办法的规定分为13种：命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要二是按中国共产党机关公文处理条例（1996年5月）规定分为14种：报告、请示、函、决定、通
2、知、意见、通报、批复、会议纪要、指示、决议、条例、规定、公报 二、公文的特点及作用 （一）公文的特点： 1、鲜明的政治内容公文在内容上具有鲜明的政治性我国是中国共产党领导下的社会主义国家运行于我国各机关的公文必须贯彻党和国家的路线、方针、政策有利于社会主义制度维护人民的利益 2、法定的权威性和约束功能公文的法定作者是合法的制发机关而非执笔者个人机关的制发权力是经法定认可确定的因此各级机关所发公文在有效的时限、范围内具有国家法律所赋予的权威性和约束力公文一经制发有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待这就保证了它的执行效能 3、一定范围和使用时间一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象这就
3、限定了公文的空间范围超出该范围公文便失去其效能此外公文的效能还受一定时间的限制公文皆为解决现实问题而制发一般要求限期传达执行紧急公文更强调了它的现实执行性公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效一旦工作完成了问题解决了或新的有关公文制发出来了原公文的效用也结束了 4、规范性的文体形式公文是一种高度程式化的应用文体公文在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范并用国家法规予以规定任何机关都不得另搞一套各行其是公文的规范化对提高行政机关工作效率、推动文书工作现代化有着重要的作用 5、准确庄重的文风撰制公文是一项严肃的工作公文要维护其政治性和权威性就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点这就要
4、求反映事物客观实际表达意见态度明朗选词用语严谨准确从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格 （二）公文的作用： 1、发布政令传达决策党的各项方针、政策国家的各项政令、法规、决定各级各类机关的决策意图需要发布开来、推行下去报告上来、传递出去这就要借助公文通过公文运行渠道来实现从发布最高一级机关制订的大政方针到传递最低一级机关的报告、请示无不依靠公文这个工具 2、指导、推动工作由于公文是一种具有权威性的特殊文体各级机关运用公文手段来推行决策意图领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作；下级机关用它来汇报情况或求得批准支持以开展工作公文是推动行政机关工作的一项不可缺少的重要工具 3
5、、工作依据检查凭证依据和凭证作用是公文的基本作用上级依据上报的公文审批、答复、决定；下级依据下发的公文开展工作离开了公文工作便失去了依据必然各行其是上级的决策是否正确下级情况反映是否属实公文是最好的凭证工作开展后评价其效绩也要以公文为检查凭据 4、沟通信息联系公务各机关在公务活动中用公文与上下左右的机关进行联系相互告知情况、交换情报、交流思想、接洽工作、协调工作随着公文在其间的往复运行整个机关系统由此联成一体使各项工作能高效率、有秩序地开展起来 5、宣传教育统一思想公文不仅要传达决策意图、布置任务还要解释原因、说明情况让人们知道为什么要这样做从思想上弄清问题提高认识充分发挥公文的宣传教育作用可
6、以使广大干部、群众明确目标统一思想以积极的态度对待工作提高工作的自觉性 三、公文的写作格式及要求 公文一般由文头、正文、文尾三部分组成 （一）国家机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成占文件首面的三分之一到五分之二用横隔线与正文分开 1、文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成（函只署发文机关名称）置于首面的上端用庄重、醒目的字体套红印刷两个以上机关联合行文牵头主办机关排列在前也可只用主办机关的名称党委和政府联合行文党委排列在前 2、发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成位于文件名称之下、横隔线之上的正中位置（函的发文字号标注在标
7、题的右上方）两个以上机关联合行文只标明主办机关的发文字号 3、上报的文件应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名 4、秘密等级、紧急程度应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角秘密等级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种；紧急程度分为“急件”、“特急件“机密、绝密文件应标注份号 5、政府令的文头由套红印刷的“政府令”和编号组成政府令的编号为“第号” （二）公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等 1、标题公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成公文标题的作用一是提示内容、点明主题使人一目了然；二是给公文定名标题就该
8、公文的名称便于收文机关登记管理便于查找询问公文标题位于横隔线之下居中位置公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不加标点符号不能以引用文件字号代替内容提要 2、主送机关指收受、办理文件的单位俗称“抬头”除“公告”、“通告”以外正式公文一般都应标明主送机关主送机关名称位置一般在标题之下正文之上左端顶格位置书写“决定”、“命令（令）”、“会议纪要”等文种主送机关可置于文尾主题词之下抄送栏内标为“主送：”“或分送：”或在抄送栏内连同抄送机关一并用“送：”向上级机关的请示只写一个主送机关如需同时送其它机关用抄送形式 3、正文即公文的具体内容是公文的核心部分需要使用序数符号标明层次时一般排列顺序是：第一
9、层用“一”第二层用“（一）”第三层用：“1.”第四层用“（1）”行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次正文的位置在主送机关以下较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成正文的写法从内容上讲要把事情交待清楚什么事、什么问题准确无误观点要鲜明需要受文单位做什么解决什么问题准确明白从形式上讲条理层次清楚文字简练确切标点符号准确无误篇幅力求短 4、发文机关是指正文之后、附件之下所署发文机关名称发文机关的位置在正文之后偏右下方如果正文占满了公文纸的全页不得不在下一页落款时可将落款放在空白页发文机关应写机关全称或规范化的简称（也可用单位的印章代替） 5、成文日期是以领导人签发的日期为准经会议批准的文件
10、以会议通过的日期为准电报以发出日期为准几个机关联合发文的以最后一个领导人签发的日期为准成文日期使用公元纪年用汉字书写成文日期的位置一般在发文机关的下面成文日期是文件生效和查阅的重要依据要求准确、完备、具体不能忽视 6、印章印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证公文除会议纪要外都应加盖印章联合上报的非规章性文件可由主办单位加盖印章联合下发的公文联合发文机关都应加盖印章印章一般盖在成文日期之处上边沿不压正文下边沿骑年盖月 7、附件公文如有附件附件名称注在正文之后文件落款之前如有两个以上附件应注明附件的顺序附件与主件订在一起发送如不能订在一起应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序
11、号 8、抄送机关即指除主送机关以外需要了解该公文内容的有关机关在实际工作中需注意几个方面：抄送机关不能滥抄滥送也不能漏抄漏送；请示公文不得同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文要抄送直接上级机关；向下转发上级机关的文件不要再抄送上级机关 （三）文尾部分包括主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数等项 1、主题词标于文尾部分抄送栏之上上报的文件从受文机关制发的主题词表中选取词标注其它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注标注主题词一般选35个单一词组以先内容、后形式的顺序排列标注主题词应准确、规范 2、抄送栏位于主题词之下、印发机关与印发日期栏之上抄送范围如涉及各方面机关一般按党委、人大、政
12、协、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列抄送机关的名称用全称或规范化简称 3、印发机关与印发日期栏位于抄送栏之下左端标注公文印发机关名称右端标注印发日期翻印文件此栏标注翻印机关名称和翻印日期 4、文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧标注有“（共印x份）” 主题词、抄送栏、印发机关与印发日期栏、印制份数之间分别加横线分开 公文从左至右横写横排公文纸一般用4型左侧装订“公告”、“通告”用纸大小视实际需要确定 四、公文的行文规则及注意事项 （一）各级国家行政机关的行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定按行政隶属关系报送政府审批的请示可由政府批复也可由政府授权其办公厅（室）或主管部门答复
13、政府部门报请政府批转执行的公文可由政府批转也可由政府授权其办公厅（室）转发还可冠“经xx政府同意”由部门下达 （二）凡属政府各部门职权范围内的事项需要行文的一律以部门名义直接行文下级政府需要解决的问题属上一级政府职能部门权限范围内的可直接向上一级政府职能部门行文各地区之间、同级政府各职能部门之间需要商洽解决的问题可以相互行文 （三）政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文也可以根据本级政府的授权向下一级人民政府直接行文 （四）同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府的部门之间可以联合行文；政府（及其部门）与同级党委（及其部门）、军队机关（及其部门）可以联合行文；政府部门
14、与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文联合行文由主办机关与协办机关共同签发由牵头主办机关编号印发原稿由主办机关存档 （五）地方各级国家行政机关公文中涉及其它机关、部门职权范围的问题未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的不得各自向下行文如擅自行文上级机关的权责令纠正或撤销 （六）向上级机关的请示要一文一事不得用“报告”或其他文件的公文请示问题地方各级国家行政机关不得越级请示因特殊情况必须越级请示的应抄送被越过的直接上级机关 （七）请示一般只写一个主送机关并一律送交受文机关的办公厅（室）统一办理不得直接送领导个人也不得抄送下级机关 （八）受双重领导的机关上报公文根据公文内容写明主送机
15、关和抄送机关由主送机关负责处理、答复上级机关向受双重领导的下级机关行文应同时抄送该下级机关的另一上级机关 （九）国家行政机关的公文不得向党委机关作批示、交任务如内容涉及党的工作与同级党委机关联合行文 （十）对上级行政机关的来文如无具体贯彻意见可原文翻印下发也可以以收文的形式下发不另重复行文已在各类会议上印发的领导人的讲话、会议纪要不再另行发文经批准在报刊上全文发表的文件视为正式文件依照执行不另行文在报刊上发布的行政规章由发文机关印制少量文本供存档备查 五、公文制发的基本程序 公文制发的基本程序：一般包括拟搞、核搞、签发、校对、登记、分发、立卷、归档等程序 （1）（2）（3）（5） 1.拟稿拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的原则进行草拟文稿应按照国家行政机关公文处理办法的有关要求办理行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范要按公文的内容、性质恰当地确定密级和紧急程度公文用语应力求准确、规范
