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1、如何加强各部门沟通 部门之间关系处理的融洽与否直接影响到企业的运转效率根据我们企业目前运行的状况部门之间关系的处理工作还需要不断加强这里的所说的加强就是要打破现有的解决某一个点或是局部问题的思路立足长远解决整体性的问题 在这里我想用一个简单的例子种田来说明部门之间关系的处理问题 种田的第一步首先是分工家庭成员之间首先要分工明确耕田、施肥、播种、灌溉等细节具体由谁负责这些分工之间不可能完全独立中间肯定有衔接和配合的环节这个环节最容易出现的问题是分工绝对化 第二步是配合问题如果播种的强调肥料还没有撒下去施肥的说地还没有耕耕地的说牛还没买来那就说明配合问题需要解决了即使每位成员都希望有好收成中间也难
2、免因各种原因造成局部脱节导致通路阻塞影响大局因此这个环节最容易出的问题是扯皮 第三步是精细化管理前面的基本功做好了剩下的便是强调科学精细的管理了对每一个岗位制定标准对工作绩效进行量化第三环节必须建立在第二环节问题基本解决基础上并且由于第二环节由于所需时间较长往往会形成一种习惯而第三环节最容易出现的问题是管理浮于表面深入不下去 部门沟通与协作中存在的问题 1沟通途径问题 部门之间需要增进了解沟通途径不够片面性的信息往往会在某一问题暴露后引发类似用人、工作量、职责的讨论而这讨论的结果如果得不到有效的疏通极易造成相互间的隔阂从目前状况看沟通途径和效果比以前有了提高但沟通的途径还是不够需要不断加强 2
3、暴露问题的力度不够 沟通过程中需要暴露更多的问题很多同志往往不希望将沟通会议的气氛搞僵很多问题被掩盖起来而暴露问题特别是一些细节问题恰恰是解决问题的前提 3：数据统计方法不够完善 部门基础工作亟待加强如生产、销售、质检、财务、生产、采购等要害部门对于数据统计是否具备方法是否科学合理是否有助于推动产供销是否有利于降低成本提高利润率需要必要的审核和监督对于部门及部门之间传递的数据包括统计方法同样需要进一步审核和完善不科学的统计数据对企业发展没有任何指导意义甚至将企业运作引入歧途 4：部分管理文件需要更新和完善 部分岗位职责、内部制度、体系文件的内容已经不适应现有要求公司虽表面上有完善的管理体系并且
4、这种管理体系的运行在现阶段不会出现大的问题但如果想进一步提升企业的管理水平这些文件必须进行完善及时更新 5：部门之间信息传递脱节 我们现在的信息传递和协调工作只能局限于某一短的时间段内进行而这种协调的结果是：能够分清当前主次解决当前的主要矛盾而根本问题得不到解决可能转变为后续的主要矛盾因此这种协调的方法其作用是有局限性的 6：部门之间接口工作要规定好相应的职责并对职责的履行情况定期沟通 现有的状况是部分接口工作虽然一直有人在做并且也有相应的分工但相互之间没有相应的约束力什么时候做完完成到什么程度有的没有详细规定或完成的部分达不到下一环节的需要或是出现问题相互推诿部门之间或是接口人员之间容易产生
5、矛盾而这些矛盾是可以通过进一步细化流程避免的 上述问题仅仅是我们企业内部现存的对于提升现有管理水平障碍最大的几个问题在此提出以下解决方法： 1：增加沟通途径 我们现有的沟通途径主要是生产会、专题会而大家参与这些会议一般都比较谨慎一些细节问题很难在这种会议上体现出来可以考虑采取报纸、看板、茶话会、内部联谊会、培训会等多种方式通过不断变换讨论主题和环境增进沟通使部门之间能够增进了解也使得各种问题能否充分暴露出来 2：关于问题的解决 对于各部门提出的问题要提出相应的解决方案我们这一点现在做的比较好但有些系统性的问题不是靠解决一个或两个问题能够达到管理目标的必须通盘考虑避免做无用功或是解决了一个问题引
6、发另一个问题要对未来可能出现的问题作充分的预测 3：关于统计方法和统计数据 现有各部门存在的一些报表有的已经过时且报表之间是否存在关联性是否存在无用功还值得进一步审核数据统计过程中经常出现的问题有： A：格式不严谨 B：统计信息不全或是信息过量 统计信息不全面往往不能满足管理者的实际要求而需要数据的时候再重新收集不但容易重复工作重复统计而且往往不够细致 C：重复统计 很多数据用不同的方式由不同的人进行统计目的之一是为了便于相互审核和监督但有的工作完全是可以合在一起的举例：以前市场部的出库有多人在开而且总部和长清之间长距离传递容易丢失经过改进与网络速达配合可以使2人不需再做开出库的工作这仅仅是一
7、个小例子而已因此有的单据可以采用一式多联的方式避免多人重复性劳动对于经常性传递的数据尽量采用网络化传输只要安全因素考虑周全这种作业方法比传统方法快捷便利的多 D:统计数据不够细 很多时候为了便于寻找规律制定科学的管理方法要求数据统计细化但这项工作目前有的部门做的不够 E：有数据统计但没有真正利用 有的部门统计工作做的很到位但仅仅是一种记录而已没有进行科学的分析和利用就像学生读书一样如果是为了考试而去死记硬背而不是真正变为自己的东西消化吸收是没有用处的 F：统计方法不够科学 这一问题如果不解决不但造成人力物力浪费巨大而且没有任何指导意义甚至有时会掩盖很多问题 因此每个岗位都必须对数据统计问题引起
8、足够重视并且要有专业人员进行审核其科学性统计的最终目的是为生产经营管理提供基础性资料是体现企业管理水平的重要窗口 4：及时完善岗位职责和管理制度 制定岗位职责和管理制度的目的是规范工作流程提高工作效率发生人员变动时能够通过规范的流程避免带来不必要的损失使日常工作能够有条不紊的运行而现有的岗位职责和管理制度中有的已经不适应现行要求或是规定本身超出了可执行的范围这种过时的或不可执行的规定犹如形同虚设作为管理者来说最重要的日常工作之一应该是经常审视身边的各类文件找出其中的不足发扬民主集中的原则及时进行完善使得内部流程更加科学规范无论是生产还是管理如果作为中间最重要的环节都没有做好上层的装饰即时华丽无
9、比想必也无法经得起时间的考验一个企业的文化建设必须是建立在科学规范的管理基础之上的否则只能是空谈 以ISO9001:2000为例很多时候为了通过审核而临时造文件虽然有时不可避免但针对某些部门和岗位来说这种做法是不可取的因为ISO9001本来就是审查公司是否有着科学严谨的管理体系通过造文件的方法虽然能过得了一时但对管理水平的提高来说是不利的其实对于需要改进的地方不少人也有去改的想法之所以没有去做主观原因比较多比如担心一个程序或文件的变更会引起其他部门或人员工作的调整从而带来很多不必要的麻烦“多一事不如少一事”的思想还存在因此我们的日常管理工作中还要有一项那便是鼓励大家相互“挑毛病”对于新思想、新
10、思路要大力提倡和表彰 5：确立部门之间接口工作的有效衔接 企业管理的纵向指挥相对容易横向协调却相对困难据调查统计企业的内讧70%是来自横向矛盾主要原因是部门责权不清碰到交叉的工作相互都不主动配合甚至还处处设障相互推委责任其次不恰当的激励政策也会因不公正或不能平衡公众利益而引发争端和分歧 在我们企业接口工作有很多特别是一些隐性的接口工作很多都是靠大家自觉在做但这种自觉是在一定的范围和承受能力之内的与人的主观能动性有着很大的关系因此作为管理者要积极地深入实际情况找出部门内部岗位之间和部门之间的接口工作明确定义这些接口该如何处理并将处理得过程纳入日常工作进行审核和监督 6：通过开展各类活动推动管理水平的提升 可以通过阶段性的“管理成果讨论会”、“接口问题解决周”、“我身边的小问题”等类似的活动营造一种相互学习的氛围对于此类的活动要有明确的奖励措施这种奖励不一定是金钱也不一定很多管理学中提到的“胡萝卜+大棒”的概念其中的胡萝卜作用是非同小可的 总之部门之间的配合默契与否关系到企业的长远发展加强部门之间的沟通与协作应成为每一个管理者的工作重点重视细节重视实践勇于创新管理科学应成为我们日常工作的主题
