工作会议的流程范文

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1、工作会议的流程范文 工作会议的流程 会议团体由于其人数众多同时消费消费额较大一般包含住房、餐饮、会议、娱乐等一系列综合消费能有效的带动酒店整体经营项目因为参加的人员身份较高或者会议议题重要社会影响较大能够有效地提高酒店的声誉因而会议是许多酒店的重要销售内容之一甚至有些酒店以“会议中心”命名以会议作为酒店的品牌 但是会议团往往因为其规格较高客人要求严格甚至苛刻牵涉的部门多会务细节繁杂一旦某一个细小的环节出现失误会影响到整个会议成功与否所以需要我们酒店服务人员在工作时格外地一丝不苟认真对待对我们销售部的员工而言招徕业务是我们的天职其重要性更不必多提会议团的基本工作流程如下： 一、信息搜集 1.寻找

2、机会通过各种渠道如销售访问、客人查询、中介机构、朋友介绍等探听各种会议信息 2.紧密跟踪得到会议信息后立即与对方联系了解详情介绍酒店对电话查询要在交谈中尽量多了解会议情况主动介绍酒店设施和一般对外报价对书面询问价要在24小时内回复 3.建立联系设身于客户的位置显得处处为客人着想赢得客人信任与好感讲清自己的名字、电话、传真、呼机号码方便客人联系 4.知已知彼了解活动的日期、时间、人数、国籍、会议性质、房数、房类、会议室摆设、视听设备、餐饮、娱乐、交通、旅游、礼仪、特殊要求等探听竞争对手的情况旁敲侧击客人与些酒店联系过报价情况及客人倾向 二、销售谈判 1.资料充分预先准备客人需要的各种资料如酒店介

3、绍、地图、房间介绍、会议室名称、价格、面积、标价、会议套餐、菜单、各营业部门经营项目、营业时间等熟记于心遇有问询脱口而出显得经验丰富、沉稳可靠 2.适当报价根据会议的需要安排适当场地同时兼顾公司会议预算实力参考对酒店支持多少予以适当优惠形式要符合五星级规范书面打印严禁随意手写 3.摆脱折扣困扰这是销售中经常遇到的难题客人常常以竞争对手的低价来压价以消费总额高要求更多优惠甚至以取消活动来要挟遇到这种情况不能显得厌烦也不能动辄以权限范围为借口将问题推给部门经理而应有相应对策回答客人 1)引导客人关心产品的价值而不是价格 例如：本酒店客房新、面积大、风景好、设施新而某酒店开业近十年未装修过房间状况相

4、差很大 2)向客人说明本酒店的独到之处 例如：本酒店面临大海(或花园、湖景等等)环境优美还有本市最好的夜总会和桑拿中心 3)把讨论引向深入使价格不再是问题的焦点 例如：爱立信在珠海只住本酒店为的是选择最佳酒店树立公司形象您摩托罗拉公司当然要超过它了 4)从客户的立场出发 例如：您的客人都是国内客人吃中式可能会比较习惯不如把自助午餐改成中式午餐价格还可以从原来的RMB98降低到RMB80每位您看样? 5)坚持让酒店赢利 例如：我们这次为您提供的MeetingPackage已经是我们最优惠的底价了不可以再降低了非常抱歉希望您能够理解 6)判断客户是利用假象压价还是实情 例如：客户说：“皇冠假日酒店

5、报给我们的房价才干RMB350你们酒店还要RMB450太贵了你们必须要低于RMB350否则我们就把会议不放在你们酒店开了分析：在目前的市场状况下皇冠假日酒店不太可能报RMB350因为低于它的平均房价和市场的平均房价太多客人说的不一定如果信以为真就被客人利用了反过来如果它真的报这么低的价格那我们也没有必要在价格上与它再压价就这一个会议团而言与其过分和它压价不如挖掘其它更好的、价格更高的客源 7)说明酒店优惠政策让客人得到优惠 您这次会议共12人但预算又这么紧张这样与其会议室租金、茶点、早餐、午餐分开计算不如用我们最优惠的会议套餐您看呢? 4.考虑到意外事件例如如果会议团房间较多时须提前一周提供客

6、人名单;如有数量变更至少提前通知(如提前一天)且不得超过某一正常比例(如5%)要设立最低保证的房间数量 如果是露天烧烤晚餐除了确认正常的餐饮安排外还要考虑到天气因素事先说明如果因为天气原因用餐按照同样的标准改在室内进行自助餐 5.提供超值服务如果： 提供的服务客人预期结果：满意赞赏 结论：在必要的情况下提供酒店原本不提供的服务扩大酒店服务的内涵和外延会使客人感觉物超所值感到我们的工作无愧于五星级标准 三、签订合约/确认书 1.确认细节谈判中涉及的事项安排(例如日期、时间、人数、保证人数、地点、客房、餐饮、会议、娱乐、交通、旅游、价格、授权签单人、结帐方式等等)必须与客人逐一确认 2.签署合约准

7、备会议协议书明确双方达成的共识由公司授权人签署 四、发会议通知单(IssueConference/EventOrder) 注明公司、活动名称、日期、人数、联系人等将详细的安排一书面的形式通知各相关部门并需要签收 前厅部订房部：房数、房类、日期、名单、果篮(有些酒店的订房部属于市场销售部) 接待处：欢迎信、餐券 礼宾部：接送、行李 大堂副理：贵宾接待、延迟退房 餐饮部宴会部：会议厅、时间、摆设、设备、茶点、留座卡 餐厅：日期、保证人数、摆台、菜单、服务费、酒水 娱乐：时间、人数、地点、收费(有些酒店单独设立娱乐部) 财务部项目：各收费项目、价格 结帐：付款方式、时间、签单人员及签名式样 工程部视

8、听设备的安装、调试、悬挂欢迎横幅、酒店设备的正常运行 保安部泊车、预留车位、维持秩序 销售公关部美工：横幅/指示牌之内容、放置地点、日期 公关：迎送、安排传媒采访、新闻稿 客房部入住时：房间打扫 结帐时：检查房间、酒水 五、会前沟通会 对于重要或复杂的会议为了加强各部的沟通效率增进对会议安排的理解酒店必须在发放“会议通知单”后、客人抵达前提前召开酒店内部的“会前沟通会”沟通会由销售部主持讲解会议团需要注意的方方面面相关各部门的部门经理或执行主管参加如果会议的组织者已经提前抵达酒店可以邀请一起参加此沟通会介绍组织者给酒店各部门经理/主管认识显示酒店对他们的尊重和重视 六、会议期间的跟进与协调 1

9、.落实安排：在客人抵店前与各部确认各项安排是否落实 2.大堂迎接：客人抵店必须在大堂迎接客人事先通知大堂副理接待处、行李部作好必要准备致谢客户负责人询问变更留下名片方便联络 检查现场：会议期间或茶歇时间检查各部服务情况询问客人是否存在不妥 4.投诉与补救：如遇客人投诉应表歉意通知相关部门立即改进如有困难立即向销售部经理汇报请示重要变更须书面通知各部门 5.结帐：通知收银提前准备帐单提醒其应准确无误在客人付款时陪同客人在客人需要时向客人解释帐单的内容听取客人的意见和建议 6.送别：陪同酒店领导或部门经理在酒店门口送别客人赠送酒店纪念品致以感谢欢迎客人再次光临送至客人上车目送客人远去 7.感谢：致电或传真给客人或者客人的公司领导表示感谢希望长期合作欢迎再次光临 七、工作总结 书面总结客人在整个会议接待过程中的意见和建议客观地指出酒店在接待过程中存在的不足之处和值得改进的地方交由市场营销部总监/经理审阅并签批后发往各相关部门 以上的会议工作程序销售部员工要仔细阅读、认真领会最重要的是要理论联系实际在工作中举一反三灵活运用以实际行动促进酒店会议市场的销售和接待工作