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1、部门 序号 工作 内容 规定完成时间 完成度1 活动策划书要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。11月 已完成2 借课室 询问导师的培训时间计划，如若导师需要课室则协助导师借课室。下星期二下午的阚书记培训课室（需多媒体），下星期四决赛（20B两间相连的课室） 11月27日（周三）3 筹备决赛的物资 预约好红布，移动麦，寻呼机，嘉宾牌，展板（展板是用于活动的宣传，张贴海报等。放在20栋B门口） 11月27日（周三）4 负责联络导师 确定导
2、师的培训时间，以表格的形式列出来解决导师在培训过程中的需求 11月27日（周三）晚5 拍摄跟进 跟进拍摄培训过程。 11月28号到12月2号6 座位安排表 做好科学合理的座位安排表（参考上一年） 11月29号（周五）7 干事工作分配表 做部门干事工作分配表，具体到那天下午每位干事所要做的事，发给会长团 12月1号8 统计决赛晚上干事到场情况 统计干事该晚到场情况并反映给办公室 12月3号前1 采购奖品一二三等奖，最佳人气奖X1，优秀奖X2,价格区间在（），荣誉证书（6位选手，4位导师）-奖品包括特制的水晶奖杯+眼镜现金券+证书，优秀奖：证书+纪念品12月2号必须完成2 打印 座位安排表，评分表
3、，红纸的嘉宾牌领导嘉宾(待定)，导师X4张，大众评委X4张 12月1号3 干事工作分配表 做部门干事工作分配表，具体到那天下午每位干事所要做的事，发给会长团 12月1号演讲协会新生杯演讲比赛决赛前期工作安排组织部办公室4 筹备暖场物资 暖场物资，打气筒，荧光棒，包装纸（礼物比较多需要买多点），传播部布置的物资 12月1号5 采购老师礼品 5个暖手袋 12月2号必须完成6 通知 新老会员以及干事，确定当天的出席人数，汇报给会长团 12月3号前7 统计需要帮请假人数 (每名选手都要有至少10位的亲友团。）统计需要帮忙请假的干事以及会员等人员数目，进行统一请假 12月3号前8 确定到场的领导及嘉宾
4、12月4号晚1 导师培训视频录制 挑选人员负责导师培训的视频录制， 11月28号到12月2号2 收集导师照片 收集四位导师照片（用做PPT），以及提前将指示牌弄好， 11月28号3 横幅 打印横幅27号，与组织部确认地点后，悬挂横幅29号 11月29号（周五）4 邀请函设计设计邀请函，一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进行派发。现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二来也还美观，三来节约（这点特别让许多领导肯定）。11月30号前5 PPT制作完毕PPT制作，制作者
5、必须要熟练掌握PPT。这点要注意的一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显；三是内容的规范。与主持人的流程能相对应。防止教室电脑版本不同应该事先有所准备12月1号6 打印邀请函 打印邀请函，（用手写名字，打印多一些空白的防着） 12月1号7 会场布置 想好会场布置方案，决赛需要隆重，不可以过于简单，注意布置的细节 12月2号前8 准备签到本、中性笔 制作好嘉宾，导师，以及其他兄弟协会的签到牌，准备好多支大头笔，签到牌位置留多一点 12月2号前9 签到位置的指示牌 指示牌（签到处） 12月2号前10 干事工作分配表 做部门干事工作分配表，具体到那天
6、下午每位干事所要做的事，发给会长团 12月3号办公室传播部11 选手姓名牌 做12位选手的姓名牌，用于粘贴在她们身上 12月3号12 暖场音乐 选好多首优美的背景暖场音乐13 确定干事到场情况 确定部门干事决赛晚到场情况 12月3号前14 大众评委 用kT版制作协会的举牌 12月3号15 熟练P PT 制作PPT完毕，并安排人员熟练操作PPT，与主持人排练,并完善ppt 12月4号晚1 确定工作人员 确定主持人，礼仪小姐，化妆组人员 11月28号2 礼仪训练 对主持人以及礼仪小姐先生进行训练 11月30号前3 采购物资 采购必备物资（化妆品，高跟鞋等） 11月30号前4 确定主持稿 最终确定主
7、持稿 11月29号5 训练主持稿 对主持人针对主持稿的训练 决赛前6 礼仪小姐安排 如有需要跟社联礼仪队借礼仪小姐 11月29号7 礼服准备 预定好礼服（男，女主持，男女公关）， 11月29号8 确定干事到场情况 确定部门干事决赛晚到场情况 12月3号前9 礼仪轮休 礼仪小姐先生轮休时间安排 11月29号（周五）10 嘉宾确认 与办公室确认嘉宾到场情况 12月4号12 干事工作分配表 做部门干事工作分配表，具体到那天下午每位干事所要做的事，发给会长团 12月3号前13 化妆人员的确认 邀请外援帮忙一起化妆 11月30号前1 跟进眼镜店 11月29号2 物色商家 拉赞助 11月3012月1日3
8、确认干事到场情况 确定部门干事决赛晚到场情况 12月3号4 派发邀请函 与办公室确定名单后，负责派发兄弟协会的邀请函,并跟他们解释大众评委的含义，一个协会3个人 12月4号前完成传播部公关部外联部蓝思娜2013年11月27号任务分工一、前期准备（一）前期准备的宣传类1、活动策划书2、正式发文3、悬挂条幅、张贴海报、设置气拱门、电子屏4、幕布5、借用展板6、制作邀请函和节目单7、演示文稿（PPT）8、联系校内外媒体9、领导及嘉宾发言稿10、主持稿11、准备拍摄相机、摄影机12、奖状设计及制作13、热气球、彩旗（二）前期准备的物品类1、水2、地毯3、灯光、音响等设备4、准备签到本、中性笔、毛笔5、
9、花6、礼花炮7、水果盘、水果8、桌椅9、观众座位安排表制作及张贴10、领导座位签（牌）11、帐篷12、预定工作餐13、观众服装14、哨子、荧光棒15、小礼品16、提示板17、借用礼仪服、鞋子、礼仪盘（三）前期准备的其他1、确定到场的领导及嘉宾2、邀请评委3、确定主持人4、活动场地借用5、管弦乐队、背景音乐6、特殊用电7、摆放节目单、矿泉水等8、活动前现场卫生清扫9、确定礼仪及颁奖顺序10、安排基本观众11、更衣间、化妆间、化妆人员、化妆物品12、后勤人员安排、现场秩序维护人员、催场人员13、互动环节发问的问题及发问人员的准备14、路标制作及摆放二、活动现场1、现场停车位安排2、贵宾室3、现场全
10、程拍摄4、签到、礼仪迎接领导嘉宾及合影5、司掌员6、维持现场秩序（安全员）7、现场话筒传递8、观众的调整9、记者接待10、活动的开始11、领导介绍12、场内纪律13、标明洗手间的位置三后期工作1、整理会场和物料2、和媒体沟通确认是否报导3、整理照片、录像、新闻报道4、汇报工作5、召开总结大会6、整理文件材料，存档主要工作要求及内容说明要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了
11、一份正式的发文，这也是一个很好的宣传方式。发文要规范，如文号、主题词、抄送单位等。要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，首先这些宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，最后悬挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米，高0.8米等。展板是用于活动的宣传，张贴海报等。一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进行派发。现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做
12、一来可融入创意，二来也还美观，三来节约（这点特别让许多领导肯定）。现在越来越多的活动需要用到多媒体，PPT就是其中一项，例如座谈会、讲座等之类的这些活动都会经常用上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和电脑。这点要注意的一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显；三是内容的规范。要做到三化：联系常规化：经过多次与一个记者联系，就会建立感情，以后报道就容易了；接待程序化：如要到宣传部审批入校手续，由专门的工作人员进行接待、准备相关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参与人员，第二段写活动过程、形式，第三段写意义、同
13、学反应。这样写可以减轻我们的压力，也方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点。一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，以备不时之需。领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、活动的意义、对青年学生提出的希望都要由领导讲出来。当然了，这个发言稿一定要由这个组织的最高指导者定稿。为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接，为了让所有工作人员对整个活动具体流程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：一是如果很重要的活动，最好邀请专业的人士；二是如果场面很大，最好准备广角
14、照像机；三是要同时准备多台。要注意规范、美观和时尚。有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，这样热气球与彩旗就是最好的选择，不但可以营造气氛还可以扩大宣传。当然，这个视活动的经费而定了无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领导与嘉宾。无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的，现在很多的活动我们都需要铺上地毯。现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大作用。现在的许多活动都有签到这一环节，特别是会议这种类型的，所以我们事先要准备好签到表和签到笔，如果是画展则需要准备好签到
15、本与毛笔。许多活动的场景布置都需要用到鲜花，；例如：会议桌上、致词台上、茶几上，还有就是上台献的花环或是花束。这些花都要按照不同场合提前准备好。很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花炮，所以在举办这些活动时我们要准备好，同时要安排好放礼花炮的人员。当然了，这个也是能省则省。现在的社会越来越人性化，所以许多活动的桌上我们都会摆放水果，不一定要贵，但一定要对，如新鲜、易食用等。这个环节也要注意摆放抽式纸巾。许多的活动都需要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好摆放好。条件允许还要增加桌布，感觉更正式。事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。正式会议的桌前，晚会的领导以及
16、嘉宾席等都需要事先摆放好座位签（牌）。一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷，主要用于音响、灯光和工作人员的避雨。重大活动和长时间的活动要提供工作餐，因为实在是太辛苦了。当然，这只是组织的一种心意，不用吃得好，但要吃得饱。有部分的活动需要观众的服装的统一的，我们要按照活动的需求事前制作或是租借。如果是晚会这一类型的活动我们为了活跃现场的气氛可以事先准备好哨子和荧光棒，活动之前分发给观众。小商品批发市场可以用很便宜的价钱买到。如果是游园活动或是晚会一般会有互动环节，我们自然还要准备些小礼品送给积极参与的观众。若是访谈这一类型的活动，我们为了保持随时和主持人的联系还应该准备好提示板。许多的活动现场都需要用到礼仪，比如座谈会或是颁奖典礼等活动，我们则需要联系好礼仪队，并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能准确的做好座位签（牌），安排好座位。如果是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委。所有的活动在开始之前我们都要先与主持人沟通，商量好一些细节的东西。主持人的选
