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1、做好办公室文秘工作的方法 企业办公室文秘工作者作为以辅助决策、协调服务、办文办会办事等为主要职能活动的领导者的参谋助手现代社会对该岗位从业者的素质要求愈来愈高以下是小编整理的做好办公室文秘工作的方法希望大家认真阅读 一、端正心态以干事创业的激情面对文秘工作 有人说：“十年政工一场空”比照这一说法也许从事企业办公室文秘工作的人员也会有此感慨究其原因笔者认为不外乎两个方面： 其一办公室文秘工作者所从事的办文办会等工作比较务虚决定了秘书工作的成果很难用具体的经济数据来表述 其二作为各级领导的参谋和助手文秘工作者始终处于辅助角色和从属地位工资收入也相对不高而文秘工作者整天埋头工作苦思冥想案牍劳形咬文嚼
2、字寝食难安“一支笔杆两眉不展三更不眠四季不闲”这句话形象地描述了其岗位特点文秘工作者有时还会被人戏谑地称作“书呆子”这与当今物欲横流的社会时代形成强烈反差导致秘书人员难免会产生一些自卑心理 在此情况下还有谁愿意去从事文秘工作耐得住寂寞扛得住诱惑“板凳要坐十年冷”? 照此说法难道说文秘工作就不重要了?文秘工作者就没有价值了?毋庸置疑答案绝非如此 在传统的官本位思想意识里人们会说“领导是尊”、“领导难当”其实了解文秘岗位特点的人会说：“文秘人员也值得尊重”、“文秘人员也不好当”因为文秘工作岗位的特点决定了文秘工作者在职能活动中要充分发挥参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调等重要作用它要求必须站在
3、领导者的角度观察、分析和处理问题必须具有全局观念同时要求必须具有较高的政策理论水平和办文办事能力熟悉文书、会务、档案、保密、信访、通信、礼仪等方面的知识会操作现代化办公设施等等大家知道判断一个人是否具有价值关键在于他在一个组织中是否轻易被别人所替代文秘工作这种较高的专业性素质要求决定了文秘岗位不是随便一个人就能够轻易胜任和替代的因此也决定了文秘工作者的价值所在 所以办公室秘书人员要克服自卑心理正确看待自己;要寻找和发挥自己的特长让自己更加从容自信;要端正心态正确看待岗位工作;要不计个人得失有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神以干事创业的激情从事秘书工作 二、培养兴趣以扎实的语言文字功底从事秘书工作
4、兴趣是一个人专注于某项事物的表现爱好是兴趣的持久发展中国的一位学者曾经说过凡是有生活的地方就有快乐和宝藏文秘工作虽然很枯燥、很辛苦但是只要怀着浓厚的兴趣爱好去学习、去工作必定可以感受到事业的可贵可爱并化为精神的愉悦和奋斗的动力源泉 (一)培养学习兴趣练就扎实的语言文字功底 “能说会道”是文秘工作者的基本功所以要以强烈的求知欲去学习不断提高口头表达能力和书面表达能力只有在自己对文秘工作感兴趣的时候才会坐得下来、静得下心、钻得进去地去学习有关知识培养深厚的文化底蕴及过硬的功夫以胜任岗位工作的要求 当然兴趣爱好有人是先天赋予的有人是靠后天培养的文秘工作者可以通过结识一些有语言文字表达能力特长的朋友、
5、加入兴趣小组或作家协会、多读书看报、多给报纸杂志投稿、多参加各类征文比赛活动等方式向朋友学习、向社会学习、向书本学习通过获得作品发表或获奖的机会包括取得语言文字表达能力的不断提升等来得到正面激励、赢得社会尊重反过来再不断培养学习的兴趣爱好激发求知欲形成良性循环的局面 (二)培养工作兴趣把枯燥的工作变成自己的兴趣爱好 心理学家亚伯拉罕.马斯洛曾经写道：“人类最美丽的命运最美好的运气就是在做自己喜爱的事情的同时获得报酬”所以当你喜欢上文秘工作的时候就会心无旁骛聚精会神把注意力的焦点集中在学习、写作上就会以苦为荣以苦为乐投入工作忘我工作这样就会欣喜地闻听到自己的事业一天天迈向成功的铿锵足音所以与文秘
6、工作交朋友可以使你面对繁重的工作永远不知疲倦;与文秘工作交朋友可以使你面对困难和挑战永远不会畏惧 那么如何才能培养对文秘工作的兴趣?笔者之见就是在勤学苦练、夯实基本功的基础上认真对待办文办会办事深思熟虑多出精品减少失误提升价值试想当自己起草的方案达到预期成效的时候当自己的工作受到领导表扬的时候当自己的价值得以发挥的的时候你会越来越爱上文秘这一行而且不惜为之奋斗一生 三、严谨务实以科学有序的方法做好文秘工作 要想干好文秘工作除了上文述及的工作态度、基本能力修养之外还要掌握以下几点工作方式方法和工作技巧 (一)独立思考摈弃盲从心理 一方面文秘工作者要通过领导的日常言谈举止来洞察了解领导意图、工作方
7、式方法力求在思想上和行动上与领导保持步调一致、达到“同频共振”另一方面文秘工作者还要独立思考克服“领导咋说就咋办”的片面认识充分发挥工作的积极性和创造性工作要力求想在领导前边要善于提出个人的新见解、新建议设身处地为领导出谋划策要做到这一点就要求文秘人员要多到群众中去多听取群众对一些事情的议论和看法多深入基层进行调查研究多掌握第一手资料力求所作决策切中实际不脱离群众 (二)统筹安排严谨细致 面对千头万绪的工作文秘工作者切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍塞责“好记性不如烂笔头”以笔者的经验建议文秘工作者应把需要办理的事情及时登记在工作日志上做好计划区别轻重缓急理清思路这样才会做到不漏办、不误办、不错办做
8、到事事有回音件件有着落 (三)嫉慢如仇提高效率 文秘工作纷繁复杂所以文秘人员最忌存在懒散、拖沓的坏毛病必须树立“嫉慢如仇、雷厉风行”的工作作风高效率处理工作事物高效率完成写作任务同时文秘工作者面对着巨大的工作压力如果能够做到“日事日毕日清日高”这也是缓解压力的最好办法起草文件提前交卷参加会议提前到场各项事务及时办理这是对于一名合格的文秘工作者的基本要求 (四)强化执行有令必行 作为领导的参谋和助手文秘人员必须强化执行意识在领导决策之前文秘人员可以提出自己的不同意见但是一旦领导已经决策拍板的事情一定要千方百计、不折不扣、保质保量地去完成切不可以各种理由去推诿、拖延要真正做为领导身边最为坚定的执行者 总之面对企业办公室文秘这样一个富于挑战性、艰难性和复杂性的工作岗位从业人员只要努力做到上述三个主要方面的素质要求勤学苦练甘于寂寞心无旁骛乐于奉献事业发展的空间必然会无限广阔事业发展的画卷必然会异常精彩
