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1、 应 付 管 理 使用手册 北京用友软件股份有限公司 一九九九年六月 未经用友软件股份有限公司事先书面许可，本手册的任何部分不得以任何形式进行增删、改编、节选、翻译、翻印或仿制。 本手册的全部内容用友软件股份有限公司可能随时加以更改，此类更改将不另行通知。 具体应用以软件实际功能为准 本手册的著作权属于用友软件股份有限公司 版权所有翻制必究 用友、UsersFriend、UFSOFT、UFERP、U8、NC、iCRM 为用友软件股份有限公司用友软件股份有限公司的注册商标。 Windows, Windows NT, SQL Server 是 Microsoft Corporation 的注册商标
2、。 本书中涉及的其他产品商标为相应公司所有。 在中华人民共和国印制。 目 录 第第 1 章 系统介绍章 系统介绍.1 1.1 系统功能.1 1.1.1 在应付系统核算.1 1.1.2 在总账系统核算.1 1.2 产品接口.1 1.2.1 在应付系统核算.1 1.2.2 在总账系统核算.2 1.3 应用方案.2 1.3.1 在应付系统核算.2 1.3.2 在总账系统核算.3 第第 2 章 系统操作流程章 系统操作流程.4 2.1 新用户操作流程.4 2.2 老用户操作流程.5 第第 3 章 应用准备章 应用准备.7 3.1 期初数据的准备.7 3.2 日常处理的准备.7 第第 4 章 系统初始章
3、 系统初始.8 4.1 系统选项的设置.8 4.1.1 选择应付款的核销方式.8 4.1.2 选择设置控制科目的依据.9 4.1.3 选择设置存货采购科目的依据.9 4.1.4 选择预付款的核销方式.9 4.1.5 选择制单的方式.10 4.1.6 选择计算汇兑损益的方式.10 4.1.7 选择是否显示现金折扣.10 4.2 凭证科目的设置.11 4.2.1 基本科目设置.11 4.2.2 控制科目设置.12 4.2.3 存货采购科目设置.13 4.2.4 结算方式科目设置.14 4.3 账龄区间的设置.15 4.4 报警级别设置.16 4.5 单据类型设置.18 4.6 自定义项设置.19
4、4.7 单据设计.19 4.8 期初余额.19 4.8.1 如何设置期初余额.19 4.8.2 如何修改期初余额.23 4.8.3 如何删除期初余额.23 4.8.4 如何对期初余额进行查询.23 第第 5 章 单据处理章 单据处理.24 5.1 如何增加一张单据.24 5.2 如何修改一张单据.28 5.3 如何删除一张单据.29 5.4 如何审核一张单据.29 5.5 如何查询一张单据.29 5.6 如何对一张单据制单.29 第第 6 章 单据结算章 单据结算.30 6.1 如何增加一张收款单/付款单.30 6.2 如何修改一张收款单/付款单.32 6.3 如何删除一张收款单/付款单.33
5、 6.4 如何对收款单/付款单进行核销.33 6.5 如何查询收/付款单.34 6.6 如何进行代付款的处理.34 6.7 如何全部形成预付款.35 6.8 如何一次支付多个供应商的款项.36 第第 7 章 票据管理章 票据管理.40 7.1 如何增加一张应付票据.41 7.2 如何删除一张应付票据.42 7.3 如何修改一张应付票据.43 7.4 如何对一张票据进行计息处理.43 7.5 如何对一张票据进行结算处理.44 7.6 如何对一张票据进行转出处理.44 7.7 如何对票据登记簿进行查询.45 第第 8 章 转账处理章 转账处理.46 8.1 如何用预付款冲抵应付款.46 8.2 如
6、何用应付款冲抵应收款.48 8.3 如何用红字单据冲抵正向单据.50 8.3.1 如何进行自动对冲.51 8.3.2 如何进行手工对冲.51 8.4 如何用应付款冲抵应付款.51 第第 9 章 制单章 制单.53 第第 10 章 月末处理章 月末处理.56 10.1 计算汇兑损益.56 10.1.1 月末计算汇兑损益.56 10.1.2 单据结清后计算汇兑损益.58 10.2 月末结账.58 第第 11 章 系统管理章 系统管理.61 11.1 恢复操作前状态.61 11.2 恢复结账.63 第第 12 章 业务查询章 业务查询.64 12.1 单据查询.64 12.1.1 发票查询.64 1
7、2.1.2 应付单查询.64 12.1.3 结算单查询.65 12.1.4 凭证查询.66 12.2 业务账表查询.66 12.2.1 业务余额表查询.66 12.2.2 业务明细账查询.67 12.2.3 对账单查询.68 12.2.4 业务总账表查询.68 12.3 业务分析.69 12.3.1 应付账龄分析.69 12.3.2 付款账龄分析.70 12.3.3 欠款分析.71 12.4 科目账表查询.72 12.4.1 余额查询.72 12.4.2 明细账.75 附录附录 A 图标操作一览表 图标操作一览表.79 基本操作图标.79 单据处理图标.79 结算处理图标.80 票据处理图标.
8、81 其他操作图标.81 账表操作图标.81 1第第 1 章章 应付账款系统主要用于核算和管理您的供应商往来款项。 系统根据您对供应商往来款项核算和管理的不同程度，提供了两种应用方案。 不同的应用方案，其系统功能、产品接口、操作流程等均不相同。 ? 方案一：方案一：在应付系统核算供应商往来款项 如果您的核算业务符合下列条件之一，你应该选择在应付系统核算供应商往来款项： 1、采购业务以及应付款核算与管理业务比较复杂； 2、您需要追踪每一笔业务的应付款、付款等情况； 3、您需要将应付款核算到产品一级； 在应付账款系统核算供应商往来款项，所有的供应商往来凭证全部由应付账款系统生成，其他系统不再生成这
9、类凭证。 ? 方案二：方案二：在总账系统核算供应商往来款项 如果您的采购业务以及应付账款业务并不十分复杂，或者现购业务很多，则您可以选择在总账系统通过辅助核算完成供应商往来核算。 具体选择哪一种方案，您可以在总账系统中通过设置系统选项的方式来设置（具体设置步骤参见总账系统用户手册相关部分）。 以下从系统功能、产品接口、应用流程三个方面对两种应用方案进行详细比较，您可根据自己的核算情况进行选择。 1.1 系统功能系统功能 1.1.1 在应付系统核算在应付系统核算 系统主要帮助您实现应付账款的核算和管理。系统的功能主要包括如下几点： ? 根据您输入的单据记录应付款项的形成，包括由于商品交易和非商品
10、交易所形成的所有应付项目。 ? 帮助您处理应付项目的付款及转账情况。 ? 对应付票据进行记录和管理。 ? 对应付项目的处理过程生成凭证,并向总账系统进行传递。 ? 对外币业务及汇兑损益进行处理。 ? 根据您所提供的条件，提供各种查询及分析。 1.1.2 在总账系统核算在总账系统核算 主要功能是：主要功能是： ? 接收采购系统的发票，并对其进行制单处理； （为实现制单应预先进行科目设置。 ） ? 供应商往来业务在总账系统生成凭证后，可在此进行查询。 1.2 产品接口产品接口 1.2.1 在应付系统核算在应付系统核算 本系统主要与总账系统、采购系统、应收系统、财务分析等系统有接口。各系统的相互接口
11、可以用下图（图 1-1）表示： 2 图 1-1 应付账款系统与其他系统接口 ? 本系统可接收采购系统录入的发票，由本系统生成凭证，并对发票进行付款结算处理。 ? 本系统向总账系统传递凭证，并能够查询其所生成的凭证。 ? 本系统和应收系统之间可以进行转账处理。 ? 本系统向财务分析系统提供各种分析数据。 1.2.2 在总账系统核算在总账系统核算 主要与总账系统有接口。接口如下图 1-2。 图 1-2 主要使用总账系统进行往来核算 ? 供应商往来业务在总账系统生成凭证后，可以在应付账款系统中进行查询。 ? 如果您同时使用了采购系统，为了便于对采购业务快速生成凭证，您还可以在本系统对采购发票执行制单
12、功能。 1.3 应用方案应用方案 1.3.1 在应付系统核算在应付系统核算 这种方案是本手册重点描述的业务方案，应用本方案，系统提供了强大而灵活的定义功能，用户可以深入细致的对各种应付款项进行会计核算和业务管理，详细内容参见本手册第一部分第二章、第三章，第二部分第四章到第十二章。 提示 ? 本手册第 2 章操作流程、第 3 章应用准备、第 4 章至第 12 章全部是针对此方案而进行说明的。这种应用方案区别于总账核算方案，在总账核算方案中，主要利用的是总账系统的辅助核算功能，由于辅助核算功能比较简单，只能进行一些简单的核算，而不能满足对应付账款业务进行详细核算的需要。采用本方案，应付账款核算以一
13、系列原始单据为依据，对应付款进行详细核算和业务管理。如当应付款发生时，根据发票或应付单记录应付款形成的详细相关数据，如应付款金额、应付单位、购入产品品种等，当支付应付款时，根据付款单和用户自定义的核算要求（如按金额核销、按单据核销、按产品品种核销等）对应付款进行核销，并且可以由本系统自动生成记账凭证并转至总账系统。除此之外，由于系统提供了从原始单据开始的核算功能，从而可以实现各种转账冲销功能，以及提供极其详尽而灵活的票据管理、账龄分析等功能。 31.3.2 在总账系统核算在总账系统核算 图 1-3 和图 1-4 都是说明如何在总账系统中核算往来款项。 您可以利用总账系统提供的辅助核算功能直接录
14、入供应商往来凭证，在应付账款系统中设置了往来单位的对应关系后，可以在应付账款系统对应付账款发生、核销情况进行查询。查询结果的明细与详细程度，取决于您在总账系统录入凭证时输入数据的明细和详细程度。 图 1-3 在总账系统核算往来款项 如果希望供应商往来凭证可以由系统自动生成， 同时您又选购了用友 ERP 供销链的采购系统， 则您可以将在采购系统录入的采购发票转到本系统， 由本系统自动生成记账凭证， 并转至账务系统。 图 1-4 利用总账系统核算的详细流程 图 1-4 是在图 1-3 的基础上，对采用总账核算方案进行了进一步的详细说明。通过科目设置（应付控制科目和存货采购科目），您可以利用本系统根
15、据采购系统转入的发票自动生成记账凭证，经过总账系统汇总记账后，您可以凭借在总账系统中设置的各种辅助核算项目对往来核算进行管理，这些管理功能包括账龄分析、往来勾对以及一系列丰富的查询功能。 关于如何使用本系统与总账、采购核算系统协作完成往来核算的详细说明，请参见各系统手册的相关说明以及本手册的如下章节： 应付控制科目设置（参见第 4 章 4.2.2 控制科目设置） 说明如何设置应付款核算项目与总账系统的应付账款科目相对应； 存货采购科目设置（参见第 4 章 4.2.3 存货采购科目设置） 说明如何设置采购对象与存货采购科目相对应，用来实现发票制单和辅助核算。 发票制单（参见第 9 章） 现在该往
16、哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分，您对本系统的两种应用方案已经有了初步了解，您可以根据我们在两种方案比较过程中给出的提示，深入了解其他有关章节，从而正确选择适合您的应用方案。 4第第 2 章章 2.1 新用户操作流程新用户操作流程 图 2-1 和图 2-2 直观的说明了应付系统的使用流程。图 2-1 说明了第一年使用应付账款核算系统的应用流程，图 2-2 进一步细化了日常处理，说明了日常处理的详细数据流程。 如果您是第一年使用应付账款系统，您应按照下列操作流程（图 2-1）进行： 图 2-1 第一年使用应付账款操作流程示意图 图 2-2 进一步分解了日常处理的内容，主要说明了用户日常工作
17、中主要处理的工作内容和操作流程。 5 图 2-2 日常处理工作内容和操作流程 【操作流程说明】【操作流程说明】 以下列出一些必要的提示说明和可以进一步参阅的章节，便于用户更好的理解系统操作流程。 ? 在安装本系统之前，如果您还没有安装系统管理模块，您应该按照系统管理手册的要求进行安装；如果您已经安装了系统管理模块，则可以直接安装本系统。具体的安装步骤可以参考系统管理手册中的有关章节。 ? 本系统安装完成后，如果您还没有建立起相应的账套，应在系统管理模块中建立一个新的账套。建立账套的过程请参考系统管理手册中的有关章节。在系统管理模块中建立起账套后，在本系统中进入相应的账套。 ? 初次进入一个账套
18、时，要进行账套参数的设置。设置的过程参见第 4 章的有关内容。（4.1 系统选项的设置） ? 在进入正常处理之前，还应进行一些初始设置，并且录入期初余额。具体的操作请您参照第 4 章的有关内容。 ? 日常处理包括单据的录入、单据的结算、票据的管理、凭证的处理、以及转账处理等，具体的操作过程请您参阅第 5 章第 9 章的说明。 ? 查询分析请参见第 12 章。 ? 月末处理包括汇兑损益的处理及月末结账的处理。 具体的操作过程请参阅第 10 章的说明。 ? 恢复操作的处理请您参阅第 11 章系统管理的说明。 2.2 老用户操作流程老用户操作流程 如果您已经运行了本系统，则第二年及以后年度的操作流程
19、如下（见图 2-3）： 6 图 2-3 老用户应用系统的操作流程 【操作流程说明】【操作流程说明】 老用户第二年继续使用本系统时，主要功能操作和往年是一致的，需要格外注意的是期初余额的调整。 在下一年度的第一个会计期间，您可以调整您的期初余额。调整的方法参见第 4 章。 其他各操作步骤同第一年。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分，您对本系统的使用流程已经有了初步了解，您现在可以进入本手册的第三章 应用准备，了解使用本系统需要准备哪些数据。 7第第 3 章章 在应用本系统之前，您应该对您现有的数据资料进行整理，以便您能够及时、顺利、准确地运用本系统。 3.1 期初数据的准备期初数据
20、的准备 为便于系统初始化，您应该准备如下数据和资料：为便于系统初始化，您应该准备如下数据和资料： ? 和您有业务往来的所有供应商的详细资料：和您有业务往来的所有供应商的详细资料：包括供应商名称、地址、联系电话、开户银行、信用额度、最后的交易情况等。您可以根据本系统供应商目录中的内容来准备您的资料。 ? 供应商的分类方式，如按地区分类等，以便于按照分类进行各种统计分析。 ? 采购的所有存货的详细资料：采购的所有存货的详细资料：包括存货的名称、规格型号、价格、成本等数据。您可以根据本系统存货目录中提供的项目内容来准备您的资料。 ? 存货的分类方式，以便于按照分类进行各种统计分析。 ? 上一期期末、
21、本期期初所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据。这些期初数据最好能够精确到某一笔具体的发票或业务。这样以后日常处理过程中，您可以选择按单或按笔的详细核销，也可以选择按余额核销的粗放管理模式。如果只准备了余额总数，您将无法按单据和业务发生的详细分录核销您的期初数据。 3.2 日常处理的准备日常处理的准备 为便于日常的业务处理，您最好能够准备好如下数据和资料：为便于日常的业务处理，您最好能够准备好如下数据和资料： ? 采购业务之外，能够经常形成应付款的业务有哪些。准备这类资料的目的是将应付单划分为不同的类型，以便按照业务类型统计应付账款。本系统用发票来核算涉及存货采购的所有业务，用应付单来
22、记录采购以外的应付款核算，如应付费用、应付利息、应付罚款等。您将您的业务详细分类后，可根据不同的业务类型设置不同的应付单，用来核算分析应付款构成。 ? 发票、应付单的格式，以便于您定义单据样式。系统提供了一系列基本的票据格式，已经包含了绝大多数必要的项目，如果用户有特殊要求，可以增加新的自定义项，自行调整或定义自己的专用单据格式。 ? 核算采购、付款等业务的记账科目，这些科目要与总账系统的会计科目相一致，系统据此预先设置的科目生成记账凭证。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分后，您对本系统有了一定了解，并且确定了您的应用方案。 ? 如果您已经准备建立您自己的应付账款管理系统，请遵照
23、第 2 章“操作流程”中所介绍的操作步骤进入系统初始化工作， 系统初始化工作的详细操作请参阅第四章 系统初始。 ? 如果您仍然不熟悉系统管理的操作方式， 您应该阅读 “系统管理手册” ， 进一步熟悉各个系统的基本管理和基本界面操作，在系统的初始化工作中，您将开始频繁使用界面操作定义各种数据，并在必要的时候参照其他系统。 （如查询总账系统会计科目） 8第第 4 章章 4.1 系统选项的设置系统选项的设置 在运行本系统前，您应在此设置本账套运行所需要的参数，以便系统根据您所设定的选项进行相应的处理。从屏幕主菜单中选择【设置】，在随后出现的下拉菜单中选择【选项】，系统弹出的参数设置界面如图 4-4。
24、 图 4-1 账套参数设置对话框 【操作方法】【操作方法】 1、用鼠标左键分别单击每个选项后边的下拉框，系统将列出全部可供选择的选项，您可以从中选择所需要的账套参数。 2、选择完各个账套参数后，单击确认按钮，系统即保存您所选的操作，单击取消按钮，系统即取消您所作的选择。 通过为每个选项选择不同的参数，可以实现不同的管理方案，导致不同的核算结果，完成一些特殊的查询统计要求。关于各个选项和每个选项提供选择的参数，我们详细说明如下： 4.1.1 选择应付款的核销方式选择应付款的核销方式 本系统为您提供三种应付款的核销方式，即按余额、按单据、按存货三种方式。各种方式的含义如下： ? 按余额核销：按余额
25、核销：系统将满足条件的未结算单据按单据的到期日从前向后排序，然后从到期日最早的单据开始核销，依次类推。 ? 按单据核销：按单据核销：系统将满足条件的未结算单据全部列出，由您指定要结算的单据，根据您所选择的单据进行核销。 ? 按存货核销：按存货核销：系统将满足条件的未结算单据按存货列出，由您选择要结算的存货，根据您所选择的存货进行核销。 9 注意 ? 选择不同的核销方式，将影响到账龄分析的精确性。一般而言，选择按单据核销或按存货核销能够进行更精确的账龄分析。 ? 在账套使用过程中，您可以随时修改该参数的设置。 ? 如果期初数据是按单据或产品录入的明细数据，则可以在使用过程中，随时选择不同的核销方
26、式进行核销，如果期初只录入了发生额合计数作为余额，则只能实现按余额核销期初数据。 4.1.2 选择设置控制科目的依据选择设置控制科目的依据 控制科目在本系统指所有带有供应商往来辅助核算的科目。一个科目是否带供应商往来辅助核算，在总账系统中确定，详细的相关内容请参阅总账系统使用手册和系统管理手册。 在此处，您可以选择设置控制科目的依据，不同的科目依据便于您今后根据不同的方式核算采购业务欠款，实现不同的管理需求。 本系统为您提供三种设置控制科目的依据。即按供应商分类、按供应商、按地区分类三种依据。 ? 按供应商分类设置：按供应商分类设置： 供应商分类指您根据一定的属性将您的往来供应商分为若干大类，
27、例如您可以将您的供应商根据时间分为长期供应商、中期供应商和短期供应商；您也可以根据您的供应商的行业将您的供应商分为零售供应商、批发供应商等。在这种方式下，您可以针对不同的供应商分类设置不同的应付科目和预付科目。 ? 按供应商设置：按供应商设置：您可以针对不同的供应商为每一供应商设置不同的应付科目和预付科目。这种设置将应付款业务核算到每一个供应商，满足特殊核算和明细核算的需要。 按地区分类设置：按地区分类设置： 您可以针对不同的地区分类设置不同的应付科目和预付科目。 例如，您将您的供应商分为华东、华南、东北等地区，您可以在不同的地区分类下设置科目。 注意 ? 在账套使用过程中，可以随时修改该参数
28、的设置。 4.1.3 选择设置存货采购科目的依据选择设置存货采购科目的依据 本系统为您提供了两种设置存货采购科目的依据。即按存货分类和按存货设置存货采购科目。 按存货分类设置：按存货分类设置：存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类。例如，您可以将存货分为原材料、燃料及动力、在产品及产成品等大类。您可以针对这些存货分类设置不同的科目。 按存货设置：按存货设置：如果您的存货种类不多，您可以直接针对不同的存货设置不同的科目，即将存货采购业务核算到每一个存货品种。 注意 ? 账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。 4.1.4 选择预付款的核销方式选择预付款的核销方式 关于如何对预付款核销，您
29、有如下两种选择：关于如何对预付款核销，您有如下两种选择： 按单据核销：按单据核销：根据您所选择的单据，对预付款一笔一笔地进行核销。 按余额核销：按余额核销：按预付款支付的日期从前往后进行核销。 注意 ? 选择不同的核销方式，将影响到账龄分析的精确性。一般而言，选择按单据核销能够进行更精确的账龄分析。 ? 在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。 10 4.1.5 选择制单的方式选择制单的方式 这里的制单是指系统可以根据用户录入的原始单据或进行的转账处理，由系统自动编制记账凭证。 系统提供三种制单方式供您选择。即明细到供应商、明细到单据和汇总的方式。 明细到供应商：明细到供应商：当您将一个供
30、应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同（参见 4.1.2 选择设置控制科目的依据） ，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是您在总账系统中能够查询每一个供应商的发生额。 明细到单据：明细到单据：当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的目的是您在总账系统中可以通过明细账查询到每个供应商每笔业务的详细情况。 汇总制单：汇总制单：当您将多个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是精简总账中的数据，您在总账系统中只能查看到该科目的一个总的发生额
31、。 注意 ? 在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。 4.1.6 选择计算汇兑损益的方式选择计算汇兑损益的方式 系统为您提供两种计算汇兑损益的方式，即外币余额结清时计算和月末计算两种方式。 外币余额结清时计算：外币余额结清时计算：即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为 0 且本币余额不为 0 的外币单据。例如企业购买原材料应付 5000 美金， 但尚未付款， 凭发票录入形成应付单据 （此例的应付单据就是发票） ，10 天之后，企业支付该款项，录入付款单 5000 美金，此时本次采购的业务已经完成，通过相对应的两张单据，外币余额已经结清，但需要对因
32、汇率变化导致记账本位币发生的汇兑损益进行调整。采用“外币余额结清时计算”选项，意味着用户可以一次或分多次对已经结清外币余额的单据结转汇兑损益。 月末计算：月末计算：即每个月末计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中显示所有外币余额不为 0 或者本币余额不为 0 的外币单据。 注意 ? 在账套使用过程中您可以修改该参数。 4.1.7 选择是否显示现金折扣选择是否显示现金折扣 您可以选择显示现金折扣或不显示现金折扣。 如果供应商为您提供了在信用期内提前付款可以优惠的政策，您可以选择显示现金折扣,系统会在“单据结算”中显示“可享受折扣”和“本次折扣” ，并为您自动计算可享受的折扣。 如果您选择了“不显
33、示现金折扣” ，则系统既不计算也不显示现金折扣。 有关现金折扣的处理的详细情况，请您参见“第六章 单据结算”中相关部分的说明。 注意 ? 在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 按图 4-1 所示的对话框完成每项系统初始选择后，可以进入进一步的初始设置，主要包括记账科目设置、账龄区间设置、报警区间设置、单据类型设置等。设置方法和具 11体说明参见 4-2 凭证科目的设置。 4.2 凭证科目的设置凭证科目的设置 由于本系统处理的业务类型较为固定， 生成的凭证类型也比较固定， 因此为了简化凭证生成操作，可以在此处将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好。系统根
34、据事先定义的格式和随时发生的业务数据自动形成记账凭证。 选择主菜单中的【设置】，从下拉菜单中选择【初始设置】，进入各种凭证科目设置和账龄区间设置，屏幕界面如图 4-2。 4.2.1 基本科目设置基本科目设置 您可以在此处设置核算各类业务的常用科目。界面如图 4-2。 图 4-2 凭证科目、账龄区间、单据类型设置对话框 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【设置】菜单下的【初始设置】项。 2、在左边的树型结构列表中点击“科目设置”下的“基本科目设置” 。 3、输入科目信息，可直接输入科目编码，也可以按进入系统会计科目表，进行参照输入。 【各栏目说明】【各栏目说明】 应付科目应付科目（本币）输入您最
35、常用的核算本位币赊购欠款的科目，如应付账款。 应付科目应付科目（外币）输入您最常用的核算外币赊购欠款的科目。系统提供了三个外币科目编辑框，您至多可以实现三种外币核算。 预付科目预付科目（本币）输入您最常用的核算本位币预付款的科目，如预付款，输入科目编码即可。 预付科目预付科目（外币）输入您最常用的核算外币预付款的科目。系统提供了三个外币科目编辑框，您至多可以实现三种外币核算。 12 注意 ? 各应付科目的核算币种应不相同。 ? 如果您没有外币核算，可以不输入外币科目。 ? 如果您为不同的供应商（供应商分类、地区分类）分别设置了应付款核算科目和预付款核算科目，则可以在此处不输入这些科目。系统提供
36、了针对不同的供应商（供应商分类、地区分类）分别设置科目的功能。详细见“4.2.2 控制科目设置”。 ? 如果您用同一个科目核算应付账款和预付账款，则预付账款科目可以和应付账款科目相同。 ? 应付和预付科目必须是有“供应商”类辅助核算的科目。如何设置科目的辅助核算功能请参见总账系统和系统管理手册。 采购科目采购科目 输入您最常用的核算存货采购的科目编码，如材料采购。 采购税金科目采购税金科目 输入核算采购进项税的科目编码，如应交税金-增值税-进项税额。 注意 ? 如果您要为不同的存货（或存货分类）分别设置核算采购业务的科目，则可以在此处不输入这些科目，系统提供了针对不同的存货（存货分类）分别设置
37、科目的功能。详细见“4.2.3 存货采购科目设置”。 银行承兑科目银行承兑科目 输入核算应付银行承兑汇票的科目，如应付票据-银行汇票。 商业承兑科目商业承兑科目 输入核算应付商业承兑汇票的科目，如应付票据-商业汇票。 现金折扣科目现金折扣科目 如果您的企业在采购过程中有现金折扣业务，则输入现金折扣的入账科目。 票据利息科目票据利息科目 输入核算应付票据利息的科目。 票据费用科目票据费用科目 输入核算应付票据费用的科目。 汇兑损益科目汇兑损益科目 输入核算汇兑损益的科目。 注意 ? 您只有设置了应付票据科目，才可以使用票据登记簿功能，才能在期初余额中录入期初应付票据。 ? 应付票据科目必须是有“
38、供应商”类辅助核算的科目。 ? 由于本系统只支持本位币票据，因此不能核算有外币辅助核算的科目。 ? 以上科目必须都是总账系统中最明细的科目。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 按图 4-2 所示的对话框完成基本科目设置后，可以在左边的树型结构列表中点击“科目设置” 下的 “控制科目设置” ， 这里系统提供为每一个往来供应商分别单独设立应付核算科目的功能。 4.2.2 控制科目设置控制科目设置 如果您要在核算欠供应商的款项时，针对不同的供应商（供应商分类、地区分类）分别设置不同的应付账款科目和预付账款科目，可以先在账套参数中选择设置的依据（即选择是针对不同的供应商设置，还是针对不同的供应商分类设
39、置，或者是不同的地区分类设置。设置账套参数、选择核算供应商科目依据的详细内容参见“4.1.2 选择设置控制科目的依据。），然后在此处进行设置。 控制科目设置的界面如图 4-3。 13 图 4-3 为每一个往来核算商或分类设置应付核算科目 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【设置】菜单下的【初始设置】项。 2、在左边的树型结构列表中点击“科目设置”下的“控制科目设置” 。 3、在“应付科目”栏和“预付科目”栏输入科目信息，可直接输入科目编码，也可以用鼠标双击单元格后，按 系统会计科目表，进行参照输入。 【各栏目说明】【各栏目说明】 编码编码 显示某个供应商（或供应商分类、地区分类，具体界面取决于
40、用户在账套参数中的设计）的编码。 名称名称 显示某个供应商（或供应商分类、地区分类）的名称。 应付科目应付科目 输入核算该供应商（供应商分类、地区分类）应付账款的科目。 预付科目预付科目 输入核算该供应商（供应商分类、地区分类）预付账款的科目。 注意 ? 如果某个供应商（供应商分类、地区分类）的核算应付账款或预付账款的科目与基本科目设置中的一样，则可以不输入；否则，应在此设置。 ? 科目必须是有“供应商”往来辅助核算的末级科目。往来辅助核算的设置请参见总账系统和系统管理手册。 4.2.3 存货采购科目设置存货采购科目设置 如果您针对不同的存货（或存货分类）分别设置不同的采购科目和应交进项税科目
41、，则可以先在账套参数中选择设置的依据（即选择是针对不同的存货设置，还是针对不同的存货分类设置），然后在此处设置。界面如图 4-4。 14 图 4-4 依据存货或存货类别设置存货采购和进项税科目 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【设置】菜单下的【初始设置】项。 2、在左边的树型结构列表中点击“设置科目”下的“产品科目设置” 。 3、在“采购科目”栏和“应交进项税科目”栏输入科目信息，可直接输入科目编码，也可以用鼠标双击单元格后，按进入系统会计科目表，进行参照输入。 【各栏目说明】【各栏目说明】 编码编码 显示某个存货（或存货分类）的编码。 名称名称 显示某个存货（或存货分类）的名称。 存货采购
42、科目存货采购科目 输入核算该存货（或存货分类）采购的科目。 应交进项税科目应交进项税科目 输入核算该存货（或存货分类）进项税的科目。 注意 ? 如果某个存货（存货分类）的科目与常用科目设置中的一样，则可以不输入；否则，应在此设置。 ? 科目不能带有“供应商”或“客户”往来辅助核算。 4.2.4 结算方式科目设置结算方式科目设置 为每种结算方式设置一个默认的科目。界面如图 4-5。 15 图 4-5 为结算方式设置会计科目 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【设置】菜单下的【初始设置】项。 2、在左边的树型结构列表中点击“科目设置”下的“结算方式科目设置” 。 3、增加：增加：您可以点击鼠标右键
43、，选择弹出菜单中的【增加】项；或者点击工具栏中的增加图标，增加一条记录。 4、修改：修改：您可以在“结算方式”和“币种”栏单元格双击鼠标，利用系统提供的下拉列表框选择要确定的内容；您可以直接在“科目”一栏里修改当前的记录，直接输入科目编码或利用参照输入。 5、删除：删除：您可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【删除】项；或者点击工具栏中的删除图标，删除当前记录。 【各栏目说明】【各栏目说明】 结算方式结算方式 您可以输入结算方式编号，也可以输入结算方式名称，还可以通过参照输入。 币种币种 您可以输入币种名称，还可以通过下拉框选择输入。 科目科目 您可以输入科目编号，也可以输入科目名称，还可以通过
44、参照输入。 注意 ? 科目所核算的币种必须与所输入的币种一致。 ? 科目必须是最明细科目。 ? 科目不能带有“供应商”或“客户”往来辅助核算。 4.3 账龄区间的设置账龄区间的设置 为了对应付账款进行账龄分析，您应首先在此设置账龄区间。界面如图 4-6。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【设置】菜单下的【初始设置】项，屏幕界面如图 4-6。 2、在左边的树型结构列表中点击“账龄区间设置” 。 3、增加：增加：您可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【增加】项；或者点击工具栏中的增加图标， 即可在当前区间之前插入一个区间。插入一个区间后，该区间后的各区间起止天数会自动调整。 16 4、修改：修改：
45、您可以用鼠标左键双击欲修改的单元格，待系统进入输入状态直接修改。 5、删除：删除：您可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【删除】项；或者点击工具栏中的删除图标， 即可删除当前区间。删除一个区间后，该区间后的各区间起止天数会自动调整。 图 4-6 设置账龄区间 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 序号序号 序号由系统生成，从 01 开始。 ? 总天数总天数 直接输入该区间的截止天数。 ? 起始天数起始天数截止天数截止天数 系统会根据您输入的天数自动生成相应的区间。 注意 ? 最后一个区间不能修改和删除。 【例 4-1】： (1) 初始进入账龄设置界面，序号 01 区间的总天数为 0，起止段为 0 以
46、上。 (2) 当前区间为 01。点增加图标，总天数为 30，则区间 01 为 0-30 。原 01 区间变为02 区间，起止天数为 31 天以上。 (3) 选中 02 区间，双击“总天数”栏，输入总天数 60，则区间 02 为 31-60，原 02 区间变为 03 区间，起止天数为 61 天以上。 (4) 选中 02 区间，双击“总天数”栏，输入总天数 90，则区间 02 为 31-90，03 区间为 91天以上。 (5) 依次类推。 4.4 报警级别设置报警级别设置 您可以通过对报警级别的设置，将供应商按照对其欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型，以便于掌握在各个供应商处的信用情况。界面
47、如图 4-7。 17 图 4-7 报警级别设置 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【设置】菜单下的【初始设置】项。 2、在左边的树型结构列表中点击“报警级别设置” 。 3、增加：增加：您可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【增加】项；或者点击工具栏中的增加图标 ，即可在当前级别之前插入一个级别。插入一个级别后，该级别后的各级别比率会自动调整。 4、修改：修改：您可以用鼠标左键双击欲修改的单元格，待系统进入输入状态直接修改。 5、删除：删除：您可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【删除】项；或者点击工具栏中的删除图标，删除当前级别。删除一个级别后，该级别后的各级别比率会自动调整。 【各栏目说明】【各
48、栏目说明】 序号序号 序号由系统自动生成，从 01 开始 。 级别名称级别名称 您应直接输入级别名称 。您可以采用编号或者您喜欢的任何形式，注意名称最好能够上下对应。 比率比率 您应直接输入该区间的比率。 起起止比率止比率 系统会根据您输入的比率自动生成相应的区间。 注意 ? 最后一个区间不能修改和删除。 【例 4-2】: (1) 初始进入级别设置界面，序号 01 区间的比率为 0，起止段为 0 以上。 (2) 当前区间为 01。点增加图标，比率为 10，则区间 01 为 0-10% 。原 01 区间变为02 区间，起止比率为 10%以上。 (3) 选中 02 区间，点击增加图标， 输入比率
49、20，则区间 02 为 10%-30%，原 02 区间变为 03 区间，起止比率为 30%以上。 (4) 依次类推。 18 4.5 单据类型设置单据类型设置 您可以在此设置应付单据的类型。系统提供了发票和应付单两大类型的单据。 如果您同时使用采购系统，发票的类型包括专用发票、普通发票、运费发票、废旧物资发票、农副产品发票等。如果您单独使用应付系统，则发票的类型只包括专用发票和普通发票。 应付单记录采购业务之外的应付款情况。在本功能中，由您设置应付单的不同类型。您可以将应付单划分为不同的类型，以区分应付货款之外的其他应付款。例如，您可以将应付单分为应付费用款、应付利息款、应付罚款、其他应付款等。
50、应付单的对应科目由您自己定义。 设置单据类型的屏幕界面如图 4-8。 图 4-8 设置单据类型 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【设置】菜单下的【初始设置】项。 2、在左边的树型结构列表中点击“单据类型设置” ，屏幕界面如图 4-8。 3、增加：增加：您可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【增加】项；或者点击工具栏中的增加图标，增加一个新的单据类型。 4、修改：修改：您可以用鼠标左键双击欲修改的单元格，待系统进入输入状态直接修改。 5、删除：删除：您可以点击鼠标右键，选择弹出菜单中的【删除】项；或者点击工具栏中的删除图标，删除当前的单据类型。 注意 ? 应付单中的“其他应付单”为系统默认类型，
51、您不能删除、修改。 ? 您只能增加应付单的类型，发票的类型是固定的，不能修改删除。 ? 您不能删除已经使用过的单据类型。 194.6 自定义项设置自定义项设置 自定义项用来定义供应商档案、存货档案，也可以用于用户为系统提供的发票和应付单增加新的自定义核算项。 选择【设置】菜单下的【自定义项】，进入自定义项设置，具体定义方式请参见“系统管理手册”中相关章节。 4.7 单据设计单据设计 定义发票和应付单的样式和核算项目。 选择【设置】菜单下的【单据设计】项，再选择相应的单据类别进入单据设置，具体定义方式参见“系统管理手册”中相关章节。 4.8 期初余额期初余额 4.8.1 如何设置期初余额如何设置
52、期初余额 当您初次使用本系统时，要将上期期末未处理核销完毕的单据都录入到本系统，以便以后继续核销处理。当您进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全的单据转成为下一年度的期初余额。在下一年度的第一个会计期间里，您可以进行期初余额的调整。 选择【设置】菜单下的【期初余额】项，进入期初余额设置，界面如图 4-9。 图 4-9 设置期初余额 【操作方法】【操作方法】 1、选择【设置】菜单下的【期初余额】项。 2、用下拉框选择科目，科目包括所有带有供应商往来辅助核算的科目。 3、选择完科目后，点击工具栏中的增加图标，屏幕会出现选择单据类型界面（如图4-10） 。 4、选择单据名称、单据类型和方向。
53、 20 图 4-10 单据类型选择对话框 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 单据名称单据名称 包括发票、应付单、预付款和应付票据。您可以单击右方下拉框，选择您要录入期初余额的单据名称。 ? 单据类型单据类型 包括您在初始设置设定的单据，您可以用下拉框进行选择。 ? 方向方向 包括正向和负向，您可以根据需要用下拉框进行选择。 注意 ? 发票和应付单的方向包括正向和负向，类型包括系统预置的各类型以及用户定义的类型。 ? 如果是预付款和应付票据，则不用选择方向，系统默认预付款方向为正向，应付票据方向为负向。 ? 如果您在基本科目设置中设置了承兑汇票的入账科目，则在该科目下您可以录入期初应付票据；否则
54、您将不能录入期初应付票据。 5、选择完单据的类型、名称和方向后，点击确认按钮，屏幕即会出现该类型单据的界面，您可以输入有关栏目。按取消按钮，系统会取消刚才的操作。 6、输入各种类型单据的期初余额后，按保存图标，即可保存您所进行的操作。 7、在单据录入界面，您可以点击增加图标，继续增加相同类型的单据。 注意 ? 单据日期必须小于该账套启用期间（第一年使用）或者该年度会计期初（以后年度使用）。 ? 发票的各栏目说明请您参见“单据处理”中的相关部分。 ? 应付单的各栏目说明请您参见“单据处理”中的相关部分。 ? 预付款的各栏目说明请您参见“单据结算”中的相关部分。 ? 票据的各栏目说明请您参见“票据
55、处理”中的相关部分。 【例 4-3】 ： 期初发票（如图 4-11） ： 注意 ? 以下单据输入示例中出现的单据格式可能与您应用的格式并不相符，本系统可由用户自己定义单据格式和单据中需要输入的项目。单据格式的设计方法请参见系统管理手册。 21 图 4-11 期初发票余额录入示例 【例 4-4】 ： 期初应付单（如图 4-12） ： 图 4-12 期初应付单余额录入示例 【例 4-5】 ： 期初预付款（如图 4-13） 22 图 4-13 期初预付单余额录入示例 【例 4-6】 ： 期初票据（如图 4-14） 图 4-14 期初票据余额录入示例 23 4.8.2 如何修改期初余额如何修改期初余额
56、 【操作步骤】【操作步骤】 1、如果您当前在期初余额主界面，则首先选中要修改的单据，然后点击单据图标，则可以进入该单据的界面。 2、当您进入某张单据界面后，点击修改图标，修改当前单据。 3、修改完成后，点击保存图标，保存当前修改；点击放弃图标取消此次修改。 4.8.3 如何删除期初余额如何删除期初余额 【操作步骤】【操作步骤】 1、如果您当前在期初余额主界面，则首先选中要删除的单据，然后点击删除图标，则可以删除当前单据。 2、如果您当前已经处于某张单据的界面，则可以直接点击删除图标，删除当前单据。 注意 ? 期初余额在当年第一个月月末结账后，将不能修改、删除。 ? 期初的单据如果已经核销，则不
57、能修改、删除。 4.8.4 如何对期初余额进行查询如何对期初余额进行查询 【操作步骤】【操作步骤】 1、在期初余额主界面中点击过滤图标。 2、输入查询的条件后，点击确认按钮，系统会将满足条件的数据全部列示出来。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分后，您已经了解了本系统的初始化工作。 如果您已经完成初始化工作，请按照第 5 章到第 9 章的介绍进行日常处理。 如果您仍然不熟悉系统管理的操作方式，您应该阅读“系统管理手册” 。 24第第 5 章章 单据处理是本系统业务处理的起点。在此，您可以录入采购业务中的各类发票，以及采购业务之外的应付单。 根据您的业务模型的不同，您可以处理的单据类
58、型也不同：根据您的业务模型的不同，您可以处理的单据类型也不同： ? 如果您同时使用应付账款系统和采购系统，则发票由采购系统录入，在本系统可以对这些发票进行查询、核销、制单等操作。此时，在本系统需要录入的单据仅限于应付单。 ? 如果您没有使用采购系统，则各类发票和应付单均应在本系统录入。 单据处理的操作流程如下（图 5-1）： 录录 入入 单单 据据 审审 核核 单单 据据 单单 据据 制制 单单 单单 据据 查查 询询 图 5-1 单据处理的操作流程 5.1 如何增加一张单据如何增加一张单据 【操作步骤】【操作步骤】 1、从主菜单中选择【日常处理】 ，然后选择【单据处理】进入单据处理功能。 2
59、、点击工具栏上的增加图标，可以增加一张单据。 3、如果您当前正处于增加状态，则新增加的单据的单据名称、单据类型和单据方向同上一张单据。如果您现在处于单据处理的主界面，则应先选择单据的名称、类型和方向。界面如下（图 5-2） 25 图 5-2 选择单据类别 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 单据名称单据名称 包括发票和应付单。您可以单击右方下拉框，选择您要录入期初余额的单据名称。 ? 单据类型单据类型 包括您在初始设置设定的单据，您可以用下拉框进行选择。 ? 单据方向单据方向 包括正向和负向，您可以根据需要用下拉框进行选择。 ? 选择完单据的类型、名称和方向后，点击确认按钮 ，屏幕即会出现该类型
60、单据的界面，您可以输入有关栏目。点击取消按钮，系统会取消刚才的操作。 【例 5-1】 ： 录入一张专用发票。界面如图 5-3。 图 5-3 录入发票示例 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 发票日期发票日期 输入发票的开票日期。您可以可直接输入或参照日历输入。 26 注意 ? 发票日期可以小于已经结账日期。例如，2 月份已经结账，但录入的发票日期可以小于 2 月份。 ? 发票在应付账表中所查询到的日期是它的审核日期，即一张发票记入应付款的日期以它的审核日期为依据。 ? 发票号发票号 发票号即发票的编号，您可以直接输入发票的编号。 ? 供应商名称供应商名称 输入该笔采购业务的供应商名称。供应商的输
61、入方式有三种： ? 输入供应商的代码，系统会将您输入的代码自动转换成供应商名称。 ? 参照输入法，按 F2 键，屏幕会显示所有的供应商名称供选择；也可以先输入供应商名称的前几个字或前几个代码，然后再按 F2 键参照。例如，先输“北京”两字，再按 F2 键即可参照所有供应商名称中前两个字为“北京”的单位。 ? 直接输入供应商名称。您一定要保证供应商名称前后一致。如果不一致，系统会当作两个单位进行处理。 注意 ? 如果该购货单位是一个新供应商，您应首先在供应商档案中增加该供应商。设置的方式参见“系统管理手册”。 ? 我们推荐您采用输代码的方法，这种方法既能提高速度，又不易搞错单位名称。 ? 付款条
62、件付款条件 付款条件是系统确定到期日和折扣日期的依据， 系统根据您所选择的付款条件来确定您在该笔交易中的折扣。您可以通过参照输入，或直接输入的方法来确定付款条件。 注意 ? 如果您输入的是一个新的付款条件，您应首先在付款条件中增加付款条件。设置的方式参见“系统管理手册”。 ? 部门名称部门名称 如果您采用部门核算的方法,您需要在此输入部门名称,系统可以帮助您统计所有有关部门的信息。部门名称的输入同样有以下三种： 输入部门代码，系统会将您输入的代码自动转换成部门名称。 参照输入法，在输入部门名称时按 F2 键，屏幕会显示所有的部门名称供选择， 也可以先输入部门名称的前几个字或前几个代码， 然后再
63、按 F2 键参照。例如，先输“行”字，再按 F2 键即可参照所有部门名称中第一个字为“行”的单位。 直接输入部门名称，注意部门名称前后要一致。 注意 ? 如果该部门是一个新部门， 您应首先在部门档案中增加该部门。 设置的方式参见 “系统管理手册”。 ? 我们推荐您采用输代码的方法，这种方法既能提高速度，又不易搞错部门名称。 ? 业务员业务员 如果您的核算统计到了个人,请您在此输入业务员名称。输入业务员名字的方法共有以下三种： 输入业务员的代码，系统会自动将您输入的业务员代码转换成业务员名字。 参照输入法，在输入业务员名称时按 F2 键，屏幕会显示所有的业务员名字供选择， 也可以先输入业务员名称
64、的前几个字或代码， 然后再按 F2 键参照。例如，先输“王”字，再按 F2 键即可参照所有姓王的业务员。 直接输入业务员的名称,请您注意名称的前后统一。 27 注意 ? 如果该业务员是一个新业务员，您应首先在业务员档案中增加该业务员。设置方式参见“系统管理手册”。 ? 我们推荐采用输代码的方法，这种方法既能提高速度，又不易搞错业务员名字。 ? 币种币种 币种包括人民币和外币,如果您采用多币种核算,您需要在此输入币种。币种的输入有以下两种方法： 参照输入法，单击右边的下拉框，在币种目录参照表中点取币种。 直接输入法，直接输入币种的名字，但是名字要与目录表的统一。 ? 汇率汇率 汇率即记账本位币与
65、您所选币种的比率。如果您所选的币种是外币，您需要在此输入汇率。 ? 备注备注 备注是对业务内容所做的简要叙述，您如果认为没有必要,可以略去不写。 ? 税率税率 系统会根据您输入的第一个存货自动显示相应的税率。 ? 货物编号、货物名称货物编号、货物名称 您应直接录入所购货物的编号或名称。 注意 ? 货物编号和货物名称都应是末级。 ? 规格型号和计量单位在存货档案中已经进行了定义。设置的方式参见“系统管理手册”。 ? 数量数量 您应在此录入购入货物的实际数量 。 ? 单价单价 输入该存货的单价。 ? 其他项目其他项目 您可以直接输入，或者根据下拉框进行选择。 【例 5-2】 ： 录入一张其他应付单
66、。界面如图 5-4。 图 5-4 录入应付单示例 【各栏目说明】【各栏目说明】 其他应付单的栏目由表头栏目和表体栏目组成。 28 表头栏目：表头栏目： ? 单据编号单据编号 应付单的编号，不能重复。 ? 对应单据对应单据 此项目功能用于单据冲销，例如，如果您输入了一张红字（方向为借）应付单，可以在此输入其对应的兰字（方向为贷）的应付单的单据编号。 ? 单据日期单据日期 输入应付业务发生的日期。要求同发票。 ? 供应商名称供应商名称 输入供应商名称。要求同发票。 ? 科目科目 输入核算该笔业务的应付科目，只能是本系统控制科目。如上例，购入固定资产所欠供应商的费用款项记入 20301 应付账款科目
67、。 ? 金额金额 输入该笔欠款业务的金额。 ? 汇率汇率 如果科目是外币科目，应输入汇率。 ? 部门部门 输入部门名称。要求同发票。 ? 业务员业务员 输入业务员名称。要求同发票。 ? 付款条件付款条件 要求同发票。 提示 ? 应付单的实质是一张凭证， 用于记录您采购业务之外所发生的各种其他应付业务。例如核算所欠供应商的购入固定资产款项。 ? 表头中的信息相当于凭证中的一条分录的信息，表头科目应该为核算所欠该供应商款项的一个科目。 ? 表头科目必须带有供应商往来核算。 ? 表头科目的方向即为您所选择的单据的方向。 表体栏目：表体栏目： ? 方向方向 有借贷两种方向供您选择，不能为空。 ? 对应
68、科目对应科目 手工录入。如上例，您购买固定资产而欠供应商一笔费用，则对应科目为16101 固定资产科目。 提示 ? 表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录。 ? 表头、表体中的金额合计应借、贷方相等。 注意 ? 如果对应科目是客户往来核算科目， 且应收账款采用由应收系统核算的应用方式，则同时生成一张应收单传递到应收账款系统。 ? 在一张应付单中，这样的科目您只能录入一个。 5.2 如何修改一张单据如何修改一张单据 【操作步骤】【操作步骤】 1、如果您当前处于“单据处理”主界面，则先选择所需要修改的单据，用鼠标双击此单据；或点击单据图标，进入该单据的查询状态。 2、在单据的查询状态下，点击修改
69、图标，进行修改。修改的操作方式同增加。 3、修改完成后，按保存图标，即可保存当前修改结果。如果需要修改的单据很多，可以重复此操作，直至修改结束。 注意 ? 单据的名称和类型不能进行修改。 29 5.3 如何删除一张单据如何删除一张单据 【操作步骤】【操作步骤】 1、如果您当前处于“单据处理”主界面，则先选择所需要删除的单据，点击删除图标。 2、如果此时您正在查看某张单据，则可以直接单击删除图标将当前单据删除。 5.4 如何审核一张单据如何审核一张单据 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【日常处理】下的【单据处理】 ，进入“单据处理”主界面。 2、在选择标志一栏里，双击鼠标，打对勾，表示要
70、将该张单据审核。您也可以点击全选图标将所有的单据全部选中；点击全消图标取消所做的选择。 3、选择单据后，单击审核图标将当前选中的单据全部审核。 4、如果此时您正在查看某张单据，则可以直接单击审核图标将当前单据审核。 注意 ? 单据被审核后，将从单据处理主界面中消失，您可以在“单据查询”功能中查看这些单据。 5.5 如何查询一张单据如何查询一张单据 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【日常处理】下的【单据处理】 ，进入“单据处理”主界面。 2、点击定位图标，输入查询条件。 注意 ? 您在此只能查看到未审核的单据。 ? 如果您需要查看全部单据，请执行“单据查询”功能。 5.6 如何对一张单据
71、制单如何对一张单据制单 在您对单据进行了审核后， 系统会询问您是否要立即制单， 如果您想在单据输入后直接进行制单，系统将会对单据进行制单。如果您不想立即制单，则可以以后在“制单”功能中集中处理。关于批量处理进行制单的说明请参见第九章 制单。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分后，您对本系统的单据处理已经掌握，您可以进一步了解其他日常功能。 第六章将介绍如何进行单据结算。 如果您希望修改或设计特殊的单据格式，请参看系统管理手册相关部分。 30第第 6 章章 在单据结算功能中，您可进行如下处理：在单据结算功能中，您可进行如下处理： ? 录入收款单、付款单。 ? 对发票及应付单进行核销。
72、 ? 形成预付款并核销预付款。 ? 处理代付款 。 单据结算的操作流程如下(图 6-1)： 录入收录入收/付款单付款单 处理代付款处理代付款 收收/付款单核销付款单核销 形成预付款形成预付款 图 6-1 单据结算操作流程 6.1 如何增加一张收款单如何增加一张收款单/付款单付款单 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【日常处理】菜单条下的【单据结算】项目，屏幕会出现图 6-2 所示界面： 31 图 6-2 增加收/付款单 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 供应商名称供应商名称 供应商名称的输入方式参见单据处理一章。 注意 ? 您必须首先输入供应商的名称，才能进行相应的处理。 ? 日期日期
73、您可直接输入收款单或付款单的日期， 或者用鼠标点击右边的日期参照框参照输入收款单和付款单的日期。 注意 ? 您所录入的付款单的日期必须大于已经结账日期，小于等于当前的业务日期。 ? 例如，当前业务日期为 3 月 20 日，2 月份已经结账，则录入的日期只能是 3 月 1 日至 3 月 20 日的日期。 ? 结算单号结算单号 系统自动生成付/收款单编号。 ? 结算方式结算方式 结算方式即付款的方式，如支票、汇票、现金等方式。结算方式的设置请参见“系统管理手册”的相关部分。 您可直接输入或参照输入结算方式。 注意 ? 如果您输入的是新的结算方式，首先应在结算方式管理中增加新的结算方式。 ? 金额金
74、额 金额即结算的金额，您应该直接输入金额 。 ? 部门名称部门名称 部门的输入方式参见单据处理一章。 ? 业务员业务员 业务员的输入方式参见单据处理一章。 ? 币种币种 币种的输入方式参见单据处理一章。 ? 汇率汇率 如果您在前一项选择的币种不是记账本位币，您应在此输入汇率。系统会自动 32 将您在汇率表中所输入的汇率显示出来，您可以根据实际情况进行修改。 ? 结算科目结算科目 结算科目即您进行结算时所对应的科目，如银行存款和现金科目。系统会根据您所选的结算方式选定一个结算科目，您可根据自己的实际情况进行修改。 ? 票据号票据号 这是需要您自己录入的项目，即您所录入收款单或付款单所对应的支票、
75、汇票的编号。您如果认为没有必要，可以保持此栏为空。 ? 摘要摘要 摘要是您对此项业务的简要说明。您可自己录入，力求简洁易懂。 ? 银行账号银行账号 输入您的银行账号。 2、直接或者用参照的方法录入供应商的名称，然后用鼠标单击工具条上的增加图标，您就可以按照上述说明录入收/付款单，录入完毕后按保存图标，即可保存当前的操作，如果需要继续录入，可单击增加图标，录入该供应商的另一张收/付款单。 注意 ? 如果想要录入另一供应商的收款单，您应重新选择供应商的名称。 ? 如果想放弃当前的操作，您可单击取消图标。 3、如果您要进行收款单的录入，点击工具条上的切换图标，将当前的界面切换到收款单的界面。屏幕会如
76、图 6-3 所示： 图 6-3 切换收/付款单界面 4、收款单的录入方式可参见上述付款单的录入方法。 6.2 如何修改一张收款单如何修改一张收款单/付款单付款单 【操作方法】【操作方法】 根据不同的状态，修改收款单/付款单也有两种不同的方法： 您可以在增加收款单或付款单的同时修改收/付款单，方法是直接用鼠标点击您需修改的项目，输入正确的内容。 您也可能在增加完了收款单或者付款单，按了保存图标后才发现您所输入的内容 33 需要修改。此时，操作步骤如下： (1) 首先用鼠标点击【日常处理】菜单下的【单据结算】 ，进入收款单或付款单处理的界面。 (2) 先选择所要修改单据的所属供应商， 然后用通过上
77、页和下页图标寻找所要修改的单据。 (3) 用鼠标点击工具条上的修改图标，进行修改。修改的方法同输入。 注意 ? 每修改一张单据，都要用鼠标点击保存图标才能保存当前修改结果。 6.3 如何删除一张收款单如何删除一张收款单/付款单付款单 【操作步骤】【操作步骤】 1、首先用鼠标点击【日常处理】菜单下的【单据结算】 ，进入单据处理主界面。 2、选择所要删除单据的所属供应商，进入收款单或付款单界面，用鼠标点击上页和下页图标，寻找所要删除的单据。 3、用鼠标点击工具条上的删除图标，即可删除当前处理的单据。 6.4 如何对收款单如何对收款单/付款单进行核销付款单进行核销 核销就是指确定收/付款单与原始的发
78、票、 应付单之间的对应关系的操作。 即您需要指明每一次付款是付的哪几笔应付业务的款项。明确核销关系后，您可以进行精确的账龄分析，更好的管理您的应付账款。 【操作步骤】【操作步骤】 1、首先用鼠标点击【日常处理】菜单下的【单据结算】 ，进入单据结算主界面，通过切换按钮进行收款单和付款单之间的相互切换。 2、用鼠标单击供应商右边的参照框选择供应商名称，屏幕会列出该供应商下所有未结算的收/付款单的信息，您可以用上页和下页图标，寻找所要核销的收/付款单。选中后，单击核销图标，屏幕会在下方列出所有该供应商未核销的单据的信息。您可以选择所要核销的单据，如图 6-4 所示。 图 6-4 核销单据 34 单据
79、的核销分为以下几种情况：单据的核销分为以下几种情况： 情况一：情况一：付款单的数额等于原有单据的核销数额，付款单与原有单据完全核销。 【例 6-1】： 97 年 11 月 2 日， 欠供应商 “石家庄废品公司” 一笔款项， 欠款金额为 69087 元， 单据号为 000004。98 年 1 月 16 日，付该单位 69087 元，以商业承兑汇票方式作为结算方式，结算科目为 11201 ，部门为供应科，将以上信息输入到付款单中，单击“核销”按钮，系统会自动将 11 月 2 日的那笔业务显示出来，这时您在“结算金额”一栏里输入 69087，并点击保存图标，则将该张付款单全额核销。如图 6-4。 情
80、况二：情况二：在核销时使用预付款。 如果先预付了供应商一部分款，在业务完成后又付清了剩余的款项，并且要求这两笔款项同时结算，则在核销时需要使用预付款。 在支付第一笔款项时，先录入一张付款单，形成预付款（形成预付款的方式参见 6.7）；支付第二笔款项后，再录入一张付款单，这时在“预付款”一栏里显示了目前预付给该供应商的预付款数额。 在核销时，您可以点击使用预付款按钮，在弹出的对话框里输入本次要使用的预付款的金额，这时您就可以同时对两次（或多次）付款进行一次结算。 注意 ? 如果结算的金额小于付款单金额与预付款的使用金额之和，则系统优先使用付款单的金额。 ? 例如付款单金额 100，当前预付款余额
81、 100，但本次应结算 150；则付款单结算 100，预付款仅使用了 50。 情况三：情况三：付款单的数额部分核销以前的单据，部分形成预付款。 和当前结算的供应商有往来款，但是支付的款项大于原有单据的数额，支付的款项一部分核销原来的单据，一部分形成预付款。 【例 6-2】： 98 年 1 月 2 日，向“上海第一铜线制造厂”采购，价税合计为 11700 元，当时未支付货款。98年 3 月 3 日，支付该单位转账支票一张，金额为 20000 元，采购部门为供应科，将以上信息录入到付款单中，单击核销图标，在该笔业务的“结算金额”一栏里输入 11700，系统会将未核销完毕的 8300 元自动转为预付
82、款。 情况四：情况四：付款单的数额小于原有单据的数额，单据仅得到部分核销。 【例 6-3】： 98 年 2 月 3 日， 向“北京电子商业城”购买产品，应付货款为 30000 元，该产品适用税率为 17%，该笔业务形成应付账款总额为 35100 元。98 年 3 月 4 日，暂付部分款项 20000 元，以转账方式支付，将以上信息录入到付款单，并单击核销图标，则本次结算金额为 20000 元，余下 15100元留待下次进行核销。 情况五：情况五：预付往来单位款项大于实际结算的货款，收到退款。 【例 6-4】： 98 年 1 月 5 日，预付往来单位“北京机油公司”货款 50000 元，98 年
83、 2 月实际结算时，应付款总额为 40000 元，收到退款为 10000 元，将以上信息输入到收款单中，单击核销图标，则预付款得到核销。 6.5 如何查询收如何查询收/付款单付款单 【操作方法】【操作方法】 用鼠标点击【日常处理】菜单下的【单据结算】，直接进入单据结算处理主界面。 输入要查询的供应商的名称。 单击上页和下页图标，直接翻看付款单和收款单进行查询。 6.6 如何进行代付款的处理如何进行代付款的处理 有时，可能您支付给一个单位一笔款项，但是为另外一个单位付的款。这时您有两种处理方式： 35 将收款单位直接记录为另外一个单位。 将收款单位仍然记录为该单位，但通过“代付”功能处理代付款业
84、务。这种方式的好处是既可以保留该笔付款业务的原始信息，又可以处理同时代多个单位付款的情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、首先进入单据结算主界面，选择供应商的名称，查找要进行代付的付款单，用鼠标点击代付图标，屏幕会弹出分摊界面，如图 6-5。 图 6-5 分摊代付款 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 总金额总金额 即代第三方付款的总数额，系统会根据您所输入的每个客户的代付款计算出总计数额。 ? 供应商名称供应商名称 您可以直接输入或者用鼠标单击右边的参照框参照输入供应商的名称。 ? 金额金额 输入每一个供应商代付的金额。 2、按照【各栏目说明】输入相关信息，系统会根据您所输入的信息进行相应的代
85、付分摊。 3、用鼠标单击增加按钮，可增加一个新的分摊供应商。 4、按删除按钮，可以删除当前的分摊记录。 5、按确认按钮，可以保存所做的分摊。 注意 ? 一张经过代付处理的结算单在进行核销时，界面中所列出的未结算单据全部是被代付供应商的，而不是收款单位的。 ? 如果有多个被代付供应商，您可以在界面下端的“代付供应商”栏目处用下拉框进行切换选择。注意这多个被代付的供应商应一次进行核销，不能分多次处理。 6.7 如何全部形成预付款如何全部形成预付款 如果您预付了一个供应商一笔款项，当时还没有发生采购业务，则可以录入付款单，然后将该笔款项全部作为预付款。 【操作步骤】【操作步骤】 1、首先进入单据结算
86、主界面，选择供应商的名称，录入付款单。 2、点击预付图标，将该笔款项全部作为预付款。 注意 ? 一张付款单全部形成预付款后，您在单据结算功能中将查看不到该张付款单，只能在单据查询（结算单查询）功能中进行查看。 ? 以后您可以在“预付冲应付”以及“核销”等操作中使用此笔预付款。 366.8 如何一次支付多个供应商的款项如何一次支付多个供应商的款项 在本功能中，进行一次支付多个供应商、多笔款项的业务处理，以简化您的日常付款操作，同时便于您掌握和控制资金的流出。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【日常处理】菜单下的【选择付款】 ，屏幕会显示如图 6-6 所示的对话框，输入选择条件，来缩小单据
87、范围。 图 6-6 通过供应商选项过滤单据 2、选择供应商。用鼠标单击“供应商条件”页签，屏幕会显示所有的供应商，用鼠标点击供应商名称左边的选择框，即可选中该供应商，您可以同时选择多个供应商。点击右边的全选按钮，即可同时选择所有供应商。点击右边的全消按钮，可以把所作的选择同时消除。 3、选择时间。用鼠标单击“时间条件”页签，屏幕会显示如图 6-7 所示。 图 6-7 通过时间条件过滤单据 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 付款日期付款日期 直接输入付款日期或者用鼠标点击右边的日期参照框参照输入日期。 37 注意 ? 付款日期要小于等于当前的业务日期，大于已经结账日期。 ? 单据日期单据日期 可
88、采用直接输入或参照输入的方法。 注意 ? 单据日期必须小于等于付款日期。 ? 到期日到期日 即单据的到期日，小于或等于某个日期，可直接输入或参照输入。 ? 享有折扣享有折扣 如果这次付款享有折扣，可用鼠标点击左边的选择框。 4、选择其他条件选择其他条件 用鼠标单击 “其他条件”页签，屏幕会显示如图 6-8 所示。您可以选择选择付款的其他条件。 图 6-8 通过其他条件过滤单据 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 币种币种 输入本此付款的币种。 ? 汇率汇率 如果币种是外币，必须输入汇率。 ? 部门部门 输入部门信息。如果您输入部门信息，则生成的付款单上全部记录有该部门的信息；否则生成的付款单上部
89、门信息为空。 ? 业务员业务员 输入业务员信息。如果您输入业务员信息，则生成的付款单上全部记录有该业务员的信息；否则生成的付款单上业务员信息为空。 ? 摘要摘要 输入此次付款业务的简要说明。 5、选择完所有的条件后，用鼠标点击确认按钮，这时界面中所列出的全部是满足条件的单据，如图 6-9 所示。您可以在“付款金额”一栏里输入本次支付的金额。 38 图 6-9 一次支付多个供应商款项 注意 ? 系统为您列出了所有满足条件的单据，您可以对“折扣”和“付款”两栏进行修改。 ? 您可以点击全选图标，将所有单据的余额添入其“付款”一列。 ? 您可以点击全消图标，取消所做的操作。 6、输入完金额后，按确认
90、图标，弹出一个输入窗口（如图 6-10） ，输入支付给每一个供应商款项的结算方式和票据号。 图 6-10 为供应商输入结算方式和票据号 39现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分后，您对本系统的单据核销已经掌握，您可以进一步了解其他日常功能。 第七章将介绍如何进行票据管理。 如果您希望了解如何处理特殊单据的核销，如应收冲应付、红字冲蓝字等，请参见第八章 转账处理。 如果您希望了解系统如何通过核销自动生成记账凭证，请参见第九章制单。 40第第 7 章章 您可以在此对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理，包括对票据详细信息的记录和对票据处理情况的记录。 在进行票据处理之前，为了缩小查找当前票
91、据的范围，系统首先进入了“票据查询”界面，如图7-1 所示。 图 7-1 票据查询 在此，输入所要选择的票据的有关条件，然后点击“确认”按钮，进入票据处理主界面，如图 7-2所示。 41 图 7-2 票据处理主界面 注意 ? 如果您要进行票据登记簿管理，必须将应付票据科目设置成为带有供应商往来辅助核算的科目。 7.1 如何增加一张应付票据如何增加一张应付票据 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【日常处理】菜单条下的【票据管理】 ，弹出“票据查询”对话框，输入各种条件后，点出“确认”按钮进入票据处理主界面。 2、点击工具栏中的增加按钮，增加一张票据。票据界面如图 7-3。 42 图 7-3
92、 增加票据 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 结算方式结算方式 输入票据结算所对应的结算方式，以便于生成付款单并进行付款统计。例如，承兑汇票可以作为一种结算方式。 ? 票据种类票据种类 票据的种类包括银行承兑汇票和商业承兑汇票， 您可直接输入或者用鼠标单击下拉框中选择。 ? 票据编号票据编号 票据的编号可直接输入。 ? 收票单位收票单位 收票单位的输入参见单据处理一章。 ? 承兑银行承兑银行 如果您所选的票据的类型是银行承兑汇票， 您需要在此输入承兑银行的名称。承兑银行可以直接输入或者用下拉框选择。 ? 票据面值票据面值 票据的面值即票据的票面价值，您可以直接在此输入票据的面值。 ? 票面利率
93、票面利率 如果票据为带息票据，您应在此输入票据的票面利率， 如果票据为不带息票据，您可以保持此栏为空。 ? 签发日期签发日期 签发日期即实际签发票据的日期。 签发日期可直接输入或根据日历参照输入 。 ? 到期日到期日 您所输入的到期日应大于或等于签发日期。 ? 部门部门 部门的输入方法参见单据处理一章。 ? 业务员业务员 业务员的输入方法参见单据处理一章。 3、输入完成后，如果您点击确认按钮，则保存当前票据，同时系统会生成一张付款单。 4、如果您对当前输入的结果不满意，用鼠标单击取消按钮，可取消当前的操作。如果您想要继续增加票据，您可以按照上述步骤重新操作。 注意 ? 当您保存了一张票据后，系
94、统会自动生成一张付款单，您可以在单据结算功能中查看到该张付款单。 7.2 如何删除一张应付票据如何删除一张应付票据 【操作步骤】【操作步骤】 1、为了删除一张应付票据，您应首先用鼠标点击【日常处理】菜单条下的【票据管理】 ， 43 弹出“票据查询”对话框，输入各种条件后，点击“确认”按钮进入主界面票据处理主界面。 2、选中要删除的票据。 3、点击工具栏中的删除图标，则当前票据被删除。 注意 ? 签发日期在已经结账月的票据不能被删除。 ? 票据所形成的付款单已经核销的不能被删除。 ? 已经进行过计息、结算、转出等处理的票据不能被删除。 7.3 如何修改一张应付票据如何修改一张应付票据 【操作步骤
95、】【操作步骤】 1、为了修改一张应付票据，您应首先用鼠标点击【日常处理】菜单项下【票据管理】 ，弹出“票据查询”对话框，输入各种条件后，点击“确认”按钮进入票据处理主界面。 2、选中要修改的票据。 3、点击工具栏中的修改图标，进入修改界面，您可以进行各栏目的修改。 注意 ? 签发日期在已经结账月的票据不能被修改。 ? 票据所形成的付款单已经核销的不能被修改。 ? 已经进行过计息、结算、转出等处理的票据不能被修改。 7.4 如何对一张票据进行计息处理如何对一张票据进行计息处理 计息界面如图 7-4。 图 7-4 票据计息 【各栏目说明】【各栏目说明】 计息日期计息日期 计息日期是对票据计算利息的
96、时间，计息日期可直接输入或根据日历参照输入。计息日期应小于等于当前业务月日期，大于已经结账月和票据的签发日期。 利息利息 系统会自动根据票面利率和计息日期算出利息以供参考，您可以在次基础上进行修改。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【日常管理】菜单条下的【票据管理】 ，弹出“票据查询”对话框，输入各种条件后，点击“确认”按钮进入票据管理主界面。 2、选中一张票据，然后点击工具条上的计息图标，就可以对当前的票据进行计息处理。 3、输入完毕后，按确认按钮，可保存前述的操作，系统会将计息的处理保存在票据登记簿中。 44 注意 ? 如果票据没有利息，则不能进行计息处理。 7.5 如何对一张票据
97、进行结算处理如何对一张票据进行结算处理 结算界面如图 7-5。 图 7-5 票据结算界面 【各栏目说明】【各栏目说明】 结算日期结算日期 结算日期是对票据进行结算的时间。结算日期的输入方法有直接输入或根据日历参照输入的方法。 结算金额结算金额 您应该直接输入结算金额。 利息利息 如果应付票据为带息票据，您应直接在此输入利息。如果是不带息票据，您可以保持此栏为空。 费用费用 费用是您在进行结算单据时所发生的相关费用，您可以直接输入。如果没有发生费用，您可以保持此栏为空。 结算科目结算科目 结算科目是票据结算时的对应科目，一般为银行存款科目。 【操作步骤】 【操作步骤】 1、用鼠标单击【日常管理】
98、菜单条下的【票据管理】 ，弹出“票据查询”对话框，输入各种条件后，点击“确认”按钮进入票据处理主界面。 2、选中一张票据，然后点击工具条上的结算图标，就可以对当前的票据进行结算处理。 3、输入完毕后，按确认按钮，可保存前述的操作。 7.6 如何对一张票据进行转出处理如何对一张票据进行转出处理 转出界面如图 7-6。 45 图 7-6 票据转出界面 【各栏目说明】【各栏目说明】 转出金额转出金额 输入转出的金额。 注意 ? 转出的金额应该等于票据余额与利息的和减去相关的费用。 利息利息 如果转出金额小于票据余额，系统自动将其差额作为利息。您不能修改。 费用费用 如果转出金额大于票据余额，系统自动
99、将其差额作为费用。您不能修改。 转出日期转出日期 您可以直接输入或根据系统提供的日历参照输入。 应付单类型应付单类型 选择票据转为应付款的类型。 应付科目应付科目 输入票据要转入的科目。 【操作步骤】【操作步骤】 1、首先用鼠标点击【日常处理】菜单条下的【票据管理】 ，弹出“票据查询”对话框，输入各种条件后，点击“确认”按钮进入票据处理主界面。 2、选中一张票据，然后点击工具条上的转出图标，就可以对当前的票据进行转出处理。 3、输入完毕后，按确认按钮，可保存前述的操作。 注意 ? 票据转出后，将不能再对其进行其他处理。 7.7 如何对票据登记簿进行查询如何对票据登记簿进行查询 【操作步骤】【操
100、作步骤】 1、为了查询票据登记簿，在票据登记簿主界面，用鼠标单击工具栏上的查询图标，进入票据查询界面，输入查询条件。 2、输入完成后，点击确认按钮，可进行各种组合条件的查询。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分后，您对本系统的票据管理已经掌握，您可以进一步了解其他日常功能。 下一章将介绍系统的转账处理。 46第第 8 章章 您可以在转账处理功能中完成应付款冲抵应付款、 预付款冲抵应付款、 应付款冲抵应收款的处理，以及红字单据冲抵兰字单据的处理。 8.1 如何用预付款冲抵应付款如何用预付款冲抵应付款 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【日常处理】菜单项下【转账处理】中的【预付冲应付】
101、。 2、点击“预付款”页签，屏幕会出现如图 8-1 所示界面，如图 8-1 显示，预付冲应付处理对话框包含两个页签：预付款和应付款，我们将分别对他们进行处理，首先处理预付款页签。 图 8-1 预付冲应付预付款单据处理 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 日期日期 直接输入或者用鼠标单击右边的参照框参照输入转账日期。 ? 供应商供应商 直接输入或用鼠标单击右边的参照框或者 F2 键参照输入供应商的名称。 ? 币种币种 币种包括本位币和外币，您可以用鼠标单击币种选择框，选取需要的币种，您也可以直接输入币种的名称。 ? 汇率汇率 如果您选择的币种是外币，应输入该笔业务的汇率。 ? 部门部门 您可以直接
102、输入部门的编号和名称，也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入部门，系统会将所选供应商的所有部门的单据列出。 ? 业务员业务员 您可以直接输入业务员的编号和名称，也可以单击 F2 键参照输入。如果 47 不输入业务员，系统会将所选供应商的所有业务员的单据列出。 ? 单据类型单据类型 包括收款单和付款单两种类型。用鼠标单击单据类型选择框，选择单据类型。 3、输入或选择完各栏目后，单击过滤按钮，屏幕会列示满足条件的预付款的日期、结算方式、金额等项目。您可以在转账金额一栏里输入每一笔预付款的转账金额。 注意 ? 每一笔预付款的转账金额不能大于其余额。 提示 ? 您可以使用全选按钮将当
103、前满足条件的所有单据的余额全部写入转账金额一栏。 ? 您可以使用全消按钮将转账金额一栏清空。 4、处理完“预付款”页签的内容后，系统已经按照您的要求准备好了所有希望对冲的预付款单据，此时，您可以用鼠标单击“应付款”页签，进入应付款单据搜索，输入或选择有关各栏目。屏幕界面如图 8-2。 图 8-2 预付冲应付之应付款单据处理 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 日期日期 直接输入或者用鼠标单击右边的参照框参照输入转账日期。 ? 供应商供应商 直接输入或者用鼠标单击右边的参照框或者 F2 键， 参照输入供应商的名称。 ? 币种币种 包括本位币和外币，您可以直接输入币种的名称。 ? 汇率汇率 如果您选
104、择币种是外币，应该输入该笔业务的汇率。 ? 部门部门 您可以直接输入部门的编号和名称，也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入部门，系统会将所选供应商的所有部门的单据列出。应付款的部门 48 可以和预付款的部门不一致。 ? 业务员业务员 您可以直接输入业务员的编号和名称，也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入业务员，系统会将所选供应商的所有业务员的单据列出。应付款的业务员可以和预付款的不一致。 5、输入完成后，点击过滤按钮，系统会将该供应商所有满足条件的应付款全部列出。您可以在转账金额一栏里输入每一笔应付款的转账金额。 注意 ? 每一笔应付款的转账金额不能大于
105、其余额。 ? 应付款的转账金额合计应该等于预付款的转账金额合计。 提示 ? 您可以使用全选按钮将当前满足条件的所有单据的余额全部写入转账金额一栏。 ? 您可以使用全消按钮将转账金额一栏清空。 6、输入完有关预付款和应付款的信息后，按确认按钮，系统会自动地将两者对冲。按取消按钮，系统将会取消上述操作。 8.2 如何用应付款冲抵应收款如何用应付款冲抵应收款 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【日常处理】菜单项下【转账处理】中的【应付冲应收】 2、点击“应付”页签。界面如图 8-3 所示。如图 8-3 显示，应付冲应收处理对话框包含两个页签-应付和应收，我们将分别对他们进行处理，首先处理应付页签：
106、图 8-3 应付冲应收应付单据处理 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 日期日期 直接输入或者用鼠标点击右边的日期参照框参照输入转账的日期。 ? 供应商供应商 直接输入或者用鼠标点击右边的参照框或者 F2 键参照输入供应商的名称。 49 ? 币种币种 币种包括本位币和外币，您可以用鼠标单击币种选择框，选取需要的币种或者直接输入币种的名称。 ? 汇率汇率 如果您所选的币种为外币，必须输入汇率。 ? 部门部门 如果您进行了部门核算，您应该在此输入部门。您可以直接输入部门的编号和名称，也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入部门，系统会将所选供应商的所有部门的单据列出。 ? 业务员业务
107、员 也许您的核算已经精确到了个人，您需要在此输入业务员。您可以直接输入业务员的编号和名称，也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入业务员，系统会将所选供应商的所有业务员的单据列出。 3、输入完成后，系统会将该供应商所有满足条件的应付款全部列出。您可以在转账金额一栏里输入每一笔应付款的转账金额。 注意 ? 每一笔应付款的转账金额不能大于其余额。 提示 ? 您可以使用全选按钮将当前满足条件的所有单据的余额全部写入转账金额一栏。 ? 您可以使用全消按钮将转账金额一栏清空。 4、输入完有关应付款的信息后，用鼠标单击“应收款”页签，进入冲销处理的应收单据处理，界面如图 8-4。 图 8-
108、4 应付冲应收应收单据处理页签 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 客户客户 直接输入或者用鼠标单击右边的参照框或者 F2 键参照输入客户的名称。 50 ? 部门部门 如果您进行了部门核算，您应该在此输入部门。您可以直接输入部门的编号和名称，也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入部门，系统会将所选客户的所有部门的单据列出。应收款的部门可以和应付款的部门不一致。 ? 业务员业务员 也许您的核算已经精确到了个人，您需要在此输入业务员。您可以直接输入业务员的编号和名称，也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入业务员，系统会将所选客户的所有业务员的单据列出。应收款的业务
109、员可以和应付款的不一致。 5、输入完成后，点击过滤按钮，系统会将该客户所有满足条件的应收款全部列出。您可以在转账金额一栏里输入每一笔应收款的转账金额。 注意 ? 每一笔应收款的转账金额不能大于其余额。 ? 应收款的转账金额大于应付款的转账金额时，可将多余的应收款生成预付款。 ? 应付款的转账金额大于应收款的转账金额时，可将多余的应付款生成预收款。 ? 如果您的应收账款系统采用的是总账控制方式，则该功能不能执行。 提示 ? 您可以使用全选按钮将当前满足条件的所有单据的余额全部写入转账金额一栏。 ? 您可以使用全消按钮将转账金额一栏清空。 6、输入完有关应付款和应收款的信息后，按确认按钮，系统会自
110、动地将两者对冲。按取消按钮，系统将会取消上述操作。 8.3 如何用红字单据冲抵正向单据如何用红字单据冲抵正向单据 您可以在此进行红字单据冲销正向单据的处理。系统为您提供两种处理方式：系统自动冲销和手工冲销。如果红字单据中有对应单据号，系统会自动执行红冲；如果单据发票中无对应单据号或红字单据所对应的单据已经转账，您可以手工选择相互转账的单据以冲减部分应付款。界面如图8-5。 图 8-5 红字冲销 51 【各栏目说明】【各栏目说明】 日期日期 直接输入或者用鼠标单击右边的日期参照框参照输入转账的日期，输入的日期应大于已经结账月，小于等于当前业务日期。 供应商供应商 直接输入或者用鼠标单击右边的参照
111、框或者 F2 键参照输入供应商的名称。 币种币种 您可以用鼠标单击选择框，点取所选的币种，您也可以直接输入币种的名称。 汇率汇率 如果您选择的币种是外币，应输入该笔业务的汇率。 8.3.1 如何进行自动对冲如何进行自动对冲 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【日常处理】菜单下【转账处理】中的【红票对冲】项。 2、输入日期、币种、汇率、供应商。 3、输入完成后，点击过滤按钮，系统将该供应商所有满足条件的红字单据全部列出。 注意 ? 您可以点击产品按钮，屏幕会在单据编号后增加一列产品名称。再次点击此按钮，取消产品显示。 4、点击自动按钮，系统将找出有对应单据号的红字单据对冲，并将对冲的结果显示在屏
112、幕上。 5、您可以点击确认按钮，保存此次对冲。点击取消按钮取消此次对冲。 8.3.2 如何进行手工对冲如何进行手工对冲 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【日常处理】菜单下【转账处理】中的【红票对冲】项。 2、输入日期、币种、汇率、供应商。 3、输入后，输入完成后，点击过滤按钮，系统将该供应商所有满足条件的红字单据全部列出。 注意 ? 您可以点击产品按钮，屏幕会在单据编号后增加一列产品名称。再次点击此按钮，取消产品显示。 ? 手工对冲时，必须点击产品按钮，按产品明细列示。 4、选中一个产品，然后点击手工按钮，屏幕会显示该日期前、该供应商、该币种所有未转账完的正向单据，包括发票和应付单。 5、您
113、可以在“对冲金额”一栏中输入要对冲的金额。 注意 ? 对冲金额合计不能大于红票金额。 6、输入完成后，点击确认按钮，保存所做的操作；点击取消按钮，取消刚才的操作。 8.4 如何用应付款冲抵应付款如何用应付款冲抵应付款 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【日常处理】菜单下【转账处理】中的【应付冲应付】项。界面 如图 8-6 所示。 52 图 8-6 应付款冲抵应付款 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 日期日期 直接输入或者用鼠标点击右边的日期参照框参照输入转账的日期。 ? 转出户转出户 直接输入或者用鼠标点击右边的参照框或 F2 键参照输入转出户的名称 。 ? 币种币种 币种包括本位币和外币，您
114、可以用鼠标单击币种选择框，选取需要的币种或者直接输入币种的名称。 ? 转入户转入户 直接输入或者用鼠标点击右边的参照框或 F2 键参照输入转入户的名称 。 ? 部门部门 如果您进行了部门核算，您应该在此输入部门。您可以直接输入部门的编号和名称，也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入部门，系统会将所选供应商的所有部门的单据列出。 ? 业务员业务员 也许您的核算已经精确到了个人，您需要在此输入业务员。您可以直接输入业务员的编号和名称，也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入业务员，系统会将所选供应商的所有业务员的单据列出。 2、输入完成后，单击过滤按钮，系统会将该
115、转出户所有满足条件的应付款全部列出。 3、用鼠标双击“选择标志”栏，选出需要并账的单据，按“确认”按钮，系统会自动地进行转出、转入处理。按“取消”按钮，系统会取消上述操作。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分后，您已经掌握了本系统的票据冲销功能，您可以进一步了解其他日常功能。 下一章将介绍系统的自动制单功能，您在此处理的业务冲销可以利用制单功能自动编制记账凭证。 53第第 9 章章 您可以在此对各种业务处理进行批制单。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标选择【日常处理】菜单项下的【制单】项，进入制单查询界面。如图 9-1 所示。 图 9-1 制单查询界面 2、在制单查询界面中，您
116、可以用鼠标选取需要制单的类型。制单类型包括：发票制单、应付单制单、核销制单、票据处理制单、汇兑损益制单、转账制单、并账制单、现结制单。 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 供应商供应商 直接输入或用鼠标单击右边的参照框或者 F2 键参照输入供应商的名称。 ? 币种币种 用鼠标单击币种选择框，选取需要的币种。 ? 部门部门 可以直接输入部门的编号和名称，也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入部门，系统会将所选供应商的所有部门的单据列出。 ? 业务员业务员 可以直接输入业务员的编号和名称， 也可以单击右边的参照框或者 F2 键参照输入。如果不输入业务员，系统会将所选供应商的所有业务
117、员的单据列出。 ? 单据号单据号 直接输入单据号范围。 ? 记账日期记账日期 可采用直接输入或参照输入的方法输入记账日期范围。 ? 金额金额 直接输入单据金额范围。 3、输入完成后，点击“确认”按钮，系统会将符合条件的所有未制单的单据全部列出。如图 9-2所示。 54 图 9-2 制单界面 4、输入制单日期。 注意 ? 制单日期系统默认为当前业务日期。制单日期应大于等于所选单据的最大日期，但小于当前业务日期。 ? 制单日期不能小于已经结账月份。 5、您可以点击凭证类别下拉框，为每一个制单类型设置一个默认的凭证类别。您可以在凭证中修改该类别。 6、选择要制单的单据，在“选择标志”一栏双击，系统会
118、在你双击的栏目给出一个序号，表示要将该单据生成凭证。您也可以修改系统所给出的序号。例如，系统给出的序号为 1，您可以改为 2。 注意 ? 系统将序号相同的单据反映到一张凭证上。 ? 您可以点击全选图标，选择当前集合中全部的单据，这时，所有单据的序号是不一致的。 ? 您可以点击全消图标，取消所有的选择。 ? 您可以点击合并图标，将所选的单据合并生成一张凭证。 7、输入完各个条件后，点击 制单图标，进入凭证界面（如图 9-2） 。 55 图 9-2 制单功能凭证界面 【操作方法】【操作方法】 您可以修改科目、项目、部门、个人、制单日期、凭证类别、附单据数、摘要等栏目。 分录金额由系统根据单据和您上
119、个步骤的选择自动生成，您不能进行修改。 单击保存图标，可以将当前凭证传递到总账。 单击上页和下页图标，可以翻看上一张和下一张凭证，同时保存对当前凭证的修改。 单击查询图标，输入条件后，可以查看到满足条件的凭证。 注意 ? 一张原始单据制单后，将不能再次制单。 ? 如果您事先没有定义控制科目，则不能生成凭证。 ? 如果您在退出凭证界面时，还有未生成的凭证，则系统会提示您是否放弃对这些凭证的操作。如果您选择是，则系统会取消本此对这些业务的制单操作。 阅读完本部分后，您已经掌握了本系统的自动制单功能，您可以进一步了解其他日常功能。 本章介绍的是批量制单的方法，如果希望录入单据后立即进行制单，请参见本
120、手册单据处理部分的相关介绍。 下一章将介绍系统的月末处理功能。当您将在此处理的记账凭证转入总账系统后，可以进行月末处理，包括结转汇兑损益（如果有外币核算）和月末结账。 56 第第 10 章章 10.1 计算汇兑损益计算汇兑损益 您可以在此计算外币单据的汇兑损益并对其进行相应的处理。在使用本功能之前，您应首先在系统选项中选择汇兑损益的处理方法，系统为您提供两种汇兑损益的处理方法 。本章将分别介绍两种方法的步骤，您可以根据自己的需要作出选择。 10.1.1 月末计算汇兑损益月末计算汇兑损益 多数企业都采用月末 一次结转汇兑损益的处理方法，采用这种方法，月末系统可以根据用户指定的期间和币种一次将当期
121、涉及外币业务所发生的汇兑损益一次结转，并编制记账凭证。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【日常处理】菜单下【汇兑损益】项。屏幕会显示如图 10-1。 图 10-1 汇兑损益处理选择币种 2、输入计算日期。输入的日期应该小于等于第一个未结账月月末并且小于等于当前业务日期，大于已结账日期。 3、屏幕为您列示了所有的外币币种和本月内该币种上次计算汇兑损益的时间。您如果要选择某个币种，可以在某个币种的选择标志一栏内双击鼠标，系统会自动在此处打上对勾；如果您想取消该次选择，可以在有对勾的栏目内再双击鼠标，系统会取消对勾。 提示 ? 点击全选按钮，您可以同时快速选中全部币种。 ? 点击全消按钮，您可以同
122、时快速取消所有的选择。 4、选择完成后，点击下一步按钮，进入试算表界面，如图 10-2 所示；点击取消按钮，取消此次操作。 57 图 10-2 汇兑损益试算 5、屏幕会显示您当前选择的所有币种的汇兑损益计算情况，包括币种、外币余额、本币余额、调整后的本币金额及两者的差额。 提示 ? 您可以在“月末汇率”一栏里输入、修改汇率。 6、您如果想打印当前屏幕的试算表，点击打印按钮，如果您对当前的试算结果满意，可点击确认保存此次计算。系统会询问您是否立即制单。您可以继续做出选择。如果您对当前的计算结果不满意，可点击取消按钮，取消此次操作。如果您想重新选择币种，点击上一步按钮，返回币种选择界面。如果您想要
123、查看某个币种下各单据的详细情况，点击详细按钮， 屏幕如图 10-3 所示： 图 10-3 汇兑损益处理查询明细 7、屏幕会显示所有单据的汇兑损益明细记录。 5810.1.2 单据结清后计算汇兑损益单据结清后计算汇兑损益 单据结清后结转汇兑损益用于某些企业的特殊核算要求，当支付涉及外币的应付款时，应付和支付的不同单据形成一对对应单据，此时如果两方的外币发生额被结清，需要立即对这笔业务进行汇兑损益处理，此时可以采用单据结清后计算汇兑损益的方法。 具体采用哪种方法时由用户在系统选项中自行定义的。详细内容参见第四章系统选项的设置。 【操作步骤】【操作步骤】 单据结清后计算汇兑损益的操作步骤基本上同月末
124、计算汇兑损益，各栏目的含义与前者相同。请参照前节的相关说明。具体界面会略有不同，屏幕界面和提示的主要区别在于此种方法提供给用户一个选择结清单据的功能。 1、选择【日常处理】菜单项下的 【汇兑损益】项。进入如图 10-1 所示界面。 2、输入计算日期。 3、选择币种。 4、点击下一步按钮，进入试算表界面，如图 10-4。点击上一步 ，重新输入计算日期；点击取消按钮，取消此次操作。 图 10-4 单据结清法处理汇兑损益 5、屏幕会显示您所有已经结清的单据，包括单据类型、编号、供应商名称、币种和本币金额等。您可以点击全选按钮，选中全部单据，也可以点击全消按钮，取消所有的单据选择。 6、如果对当前的显
125、示结果满意，点击确认按钮，保存此次结果。系统会询问您是否立即制单。您可以对这批已结清单据结转汇兑损益，生成记账凭证；否则，点击对话框下方的取消按钮，取消本步所做的处理；如果您想重新选择币种，点击上一步按钮，返回币种选择界面。 10.2 月末结账月末结账 每月当您对所有的相关业务处理完毕后，您应执行月末结账功能，以便进行下月的业务处理。执行了月末结账功能后，该月将不能再进行任何处理。 59 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标单击【日常处理】菜单项下的【月末处理】 ，屏幕会显示如图 10-5 所示界面： 图 10-5 月末结账处理界面 2、选择结账月份，双击其结账标志一栏，标志选择该月进行结账。
126、 注意 ? 如果您这个月的前一个月没有结账，则本月不能结账。 3、单击下一步按钮，屏幕会出现如图 10-6 所示界面，显示当前各种单据凭证的记账状态，如果存在未完成的处理内容，不能执行结账功能，点击取消按钮，取消此次操作。 图 10-6 当月处理类型状态 4、系统将月末结账的检查结果列示。如果符合结账条件，点击确认按钮，系统会自动执行结账功能。 注意 60? 您一次只能选择一个月进行结账。 ? 本月的单据（发票和应付单）在结账前应该全部审核记账。 ? 本月的结算单应全部核销。 ? 如果是本年度最后一个期间结账，您在本年度进行的所有核销、转账等处理必须制单。否则不能向下一年度结转。 ? 如果是本
127、年度最后一个期间结账，您本年度外币余额为 0 的单据必须将本币余额结转为 0，即必须执行汇兑损益处理。否则不能向下一年度结转。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分后，您已经掌握了本系统最基本的日常处理功能，包括从单据录入直到结账的全过程，现在，您可以进一步了解系统的其他日常处理功能，实现各种系统维护管理和数据分析。 61 第第 11 章章 11.1 恢复操作前状态恢复操作前状态 如果您对原始单据进行了审核、对付款单进行了核销、或者进行了其他操作后，发现操作失误，您可将通过本功能取消这些操作，以便恢复到操作前状态，进行数据修改。 【操作步骤】【操作步骤】 1、在菜单条上选取【工具】下
128、的【取消操作】项。 2、在“操作类型”下拉框中选择恢复的类型。系统提供了如下类型： ? 恢复应付单据（发票和应付单）的未审核状态。 ? 恢复付款单的核销前状态。 ? 恢复票据的处理前状态。 ? 恢复计算汇兑损益前状态。 ? 恢复转账处理前状态。 ? 恢复并账处理前状态。 3、选择恢复应付单据的未审核状态：选择恢复应付单据的未审核状态： ? 在各栏目中输入取消操作的条件。 ? 输入完成后， 点击 确认 按钮执行此次操作， 系统将满足恢复条件的应付单据列出。 ? 您可以在选择标志一栏里双击鼠标，表示要将此张应付单据恢复到审核前的状态，点击“确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，恢
129、复选择。 注意 ? 如果与采购系统有接口，则发票在本系统不能恢复到未审核的状态，只能在采购系统中恢复。 ? 如果应付单据在审核后已经经过核销等处理，则不能恢复。 ? 如果应付单据日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。 ? 如果应付单据在审核后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。 4、选择恢复付款单的核销前状态：选择恢复付款单的核销前状态： ? 在各栏目中输入取消操作的条件。 ? 输入完成后，点击确认按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的付款单列出。 ? 您可以在选择标志一栏里双击鼠标，表示要将此张付款单恢复到核销前的状态，点击“确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取
130、消选择。 62 注意 ? 如果付款单日期在已经结账的月份内，不能被恢复。 ? 如果付款单在核销后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。 5、选择恢复票据处理前状态：选择恢复票据处理前状态： ? 在各栏目中输入取消操作的条件。 ? 输入完成后，点击确认按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的票据列出。 ? 您可以在选择标志一栏里双击鼠标， 表示要将此张票据恢复到处理前的状态， 点击 “确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。 注意 ? 如果票据日期在已经结账的月份内，则不能被恢复。 ? 如果票据在处理后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。 ? 票据转出后所生
131、成的应付单如果已经进行了核销等处理，则不能恢复。 ? 票据计息和票据结算后，如果又进行了其他处理，例如票据贴现等，则也不能恢复。 6、选择恢复计算汇兑损益前状态：选择恢复计算汇兑损益前状态： 在各栏目中输入取消操作的条件。 击确认按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的处理列出。 您可以在选择标志一栏里双击鼠标， 表示要将此次业务恢复到处理前的状态， 点击 “确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。 注意 ? 如果计算汇兑损益的日期在已经结账的月份内，不能被恢复。 ? 如果该处理已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。 7、选择恢复转账处理前状态：选择恢复转账处理前
132、状态： 在各栏目中输入取消操作的条件。 击确认按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的处理列出。 您可以在选择标志一栏里双击鼠标， 表示要将此次业务恢复到处理前的状态， 点击 “确定”图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。 注意 ? 如果转账处理的日期在已经结账的月份内，不能被恢复。 ? 如果该处理已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。 8、选择恢复并账处理前状态：选择恢复并账处理前状态： 在各栏目中输入取消操作的条件。 击确认按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的处理列出。 您可以在选择标志一栏里双击鼠标， 表示要将此次业务恢复到处理前的状态， 点击 “确定”图标执
133、行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。 注意 ? 如果并账处理的日期在已经结账的月份内，不能被恢复。 ? 如果该处理已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。 6311.2 恢复结账恢复结账 由于当月结账后，系统将不能进行任何处理，所以如果您在当月结账后想要进行任何操作，都要首先进行恢复结账处理。本功能帮助您取消最近月份的结账状态。 【操作步骤】【操作步骤】 1、在菜单条上选取【工具】菜单下的【取消结账】项。 2、选择要恢复结账的月份。 3、系统将会恢复到该月的结账前状态。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分后，您已经掌握了本系统例外处理功能，现在，您可以进一步了
134、解系统的其他日常处理功能，实现各种系统维护管理和数据分析。 64第第 12 章章 12.1 单据查询单据查询 单据的查询包括发票、应付单、结算单和凭证的查询。您可以查询已经审核记账的各类型应付单据的付款情况、 结余情况； 您也可以查询结算单的使用情况； 您还可以查询本系统所生成的凭证，并且对其进行修改、删除、红冲、作废等操作。 12.1.1 发票查询发票查询 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标单击【统计分析】菜单项下的【单据查询】,选择【发票查询】 ，屏幕会出现查询条件界面。 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 发票类型发票类型 用下拉框选择要查询的发票类型。您可以选择其中的一种类型，也可以选
135、择所有的类型。 ? 币种币种 输入要查询的单据的币种。如果您选择了全部币种，系统会将外币金额换算成本位币后显示。如果您选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。 ? 发票号发票号 输入要查询的发票号范围。如果为空，表示不限制发票号的范围。 ? 单据日期单据日期 输入要查询的发票日期范围。 ? 金额范围金额范围 输入要查询的单据的金额范围。如果为空，表示不限制金额的范围。 ? 余额范围余额范围 输入要查询的单据的余额范围。如果为空，表示不限制余额的范围。 ? 供应商供应商 输入要查询的供应商名称或代码。如果为空，表示选择所有的供应商。可以利用供应商档案参照输入。 ? 部门部门 输入要查
136、询的部门的名称或代码。如果为空，表示选择所有的部门。可以参照输入。 ? 存货存货 输入要查询的存货名称或编号， 如果为空， 表示选择所有存货。 可以参照输入。 ? 业务员业务员 输入要查询的业务员的名称或编号。如果为空，表示选择所有的业务员。可以参照输入。 ? 制单人制单人 输入要查询的制单人的名称。如果为空，表示选择所有制单人录入的单据。 ? 审核人审核人 输入单据的审核人名称或编号。 如果为空， 表示选择所有审核人审核的单据。可以参照输入。 ? 已审核已审核 如果选择此项，则在查询时只显示已经审核的单据；否则显示全部单据。 ? 已结算已结算 如果选择此项，则在查询时只显示已经结算的单据；否
137、则显示全部单据。 2、您可以点击辅助条件按钮，输入要查询的辅助条件。 3、输入完条件后，点击确认按钮，输出查询结果。 4、在查询结果界面：在查询结果界面： ? 点击查询图标，重新输入查询条件。 ? 点击 单据 图标， 或鼠标双击当前记录， 按单据方式查看当前发票的详细收款情况。 ? 点击详细图标，查看当前的发票的详细结算情况。 12.1.2 应付单查询应付单查询 65【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标单击【统计分析】菜单项下的【单据查询】,选择【应付单查询】 ，屏幕会出现查询条件界面。 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 单据类型单据类型 用下拉框选择要查询的单据类型。您可以选择其中的一种类型
138、，也可以选择所有的类型。 ? 币种币种 输入要查询的单据的币种。如果您选择了全部币种，系统会将外币金额换算成本位币后显示。如果您选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。 ? 单据编号单据编号 输入要查询的单据号范围。如果为空，表示不限制单据号的范围。 ? 单据日期单据日期 输入要查询的单据日期范围。 ? 金额范围金额范围 输入要查询的单据的金额范围。如果为空，表示不限制金额的范围。 ? 余额范围余额范围 输入要查询的单据的余额范围。如果为空，表示不限制余额的范围。 ? 供应商供应商 输入要查询的供应商名称或代码。如果为空，表示选择所有的供应商。可以利用供应商档案参照输入。 ? 付款
139、条件付款条件 输入付款条件。可参照输入。 ? 部门部门 输入要查询的部门的名称或编号。如果为空，表示选择所有的部门。可以参照输入。 ? 业务员业务员 输入要查询的业务员的名称或代码。如果为空，表示选择所有的业务员。可以参照输入。 ? 制单人制单人 输入要查询的制单人的名称。如果为空，表示选择所有制单人录入的单据。 ? 审核人审核人 输入单据的审核人名称或代码。 如果为空， 表示选择所有审核人审核的单据。可以参照输入。 ? 已审核已审核 如果选择此项，则在查询时只显示已经审核的单据；否则显示全部单据。 ? 已结算已结算 如果选择此项，则在查询时只显示已经结算的单据；否则显示全部单据。 2、输入完
140、条件后，点击确认按钮，输出查询结果。 3、在查询结果界面：在查询结果界面： ? 点击查询图标，重新输入查询条件。 ? 点击单据图标，或鼠标双击当前记录，按单据方式查看当前应付单的详细情况。 ? 点击详细图标，查看当前应付单据的详细结算情况。 12.1.3 结算单查询结算单查询 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标单击【统计分析】菜单条下的【单据查询】,选择【结算单查询】 ，屏幕会出现查询条件界面。 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 单据类型单据类型 用下拉框选择要查询的单据类型。您可以选择其中的一种类型，也可以选择所有的类型。 ? 币种币种 输入要查询的单据的币种。如果您选择了全部币种，系统会
141、将外币金额换算成本位币后显示。如果您选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。 ? 单据编号单据编号 输入要查询的单据号范围。如果为空，表示不限制单据号的范围。 ? 单据日期单据日期 输入要查询的单据日期范围。 ? 金额范围金额范围 输入要查询的单据的金额范围。如果为空，表示不限制金额的范围。 ? 余额范围余额范围 输入要查询的单据的余额范围。如果为空，表示不限制余额的范围。 ? 供应商供应商 输入要查询的供应商名称或代码。如果为空，表示选择所有的供应商。可以 66 利用供应商档案参照输入。 ? 部门部门 输入要查询的部门的名称或编号。如果为空，表示选择所有的部门。可以参照输入。 ?
142、 结算方式结算方式 输入要查询单据的结算方式，可以参照输入，系统显示所有满足该结算方式的单据。 ? 业务员业务员 输入要查询的业务员的名称或代码。如果为空，表示选择所有的业务员。可以参照输入。 ? 制单人制单人 输入单据的操作员名称或代码。 如果为空， 表示选择所有操作员录入的单据。可以参照输入。 ? 核销人核销人 输入单据的核销人名称或代码。 如果为空， 表示选择所有核销人核销的单据。可以参照输入。 ? 已核销已核销 如果选择此项，则在查询时只显示已经核销的单据。 ? 未核销未核销 如果选择此项，则在查询时只显示未经过核销的单据。 ? 是预付款是预付款 如果选择此项，则在查询时只显示包含预付
143、款处理的单据；否则显示全部单据。 2、输入完条件后，点击确认按钮，输出查询结果。 3、在查询结果界面：在查询结果界面： ? 点击查询图标，重新输入查询条件。 ? 点击单据图标，或鼠标双击当前记录，按单据方式查看当前结算单的详细情况。 ? 点击详细图标，查看当前付款单的详细结算情况。 12.1.4 凭证查询凭证查询 您可以通过凭证查询来查看、修改、删除、作废应付账款系统传到账务系统中的凭证。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【统计分析】菜单条下的【单据查询】 ，选择【凭证查询】 。 2、详细的查询操作请参见“总账系统”用户手册的相关部分。 本系统查询时应注意如下问题：本系统查询时应注意如
144、下问题： ? 您只能查询到本系统所生成的凭证。 ? 您可以删除未审核的凭证。 ? 您可以修改未审核的凭证。 ? 您可以作废未审核的凭证。 ? 您可以对已经记账的凭证生成红字冲销凭证。 ? 您可以联查到当前凭证所对应的原始单据。 ? 您可以联查到当前分录的明细账。 注意 ? 如果您要对一张凭证进行修改、删除、作废等操作，该凭证的凭证日期不能在本系统的已结账月内。例如，本系统生成一张 2 月 27 日的凭证后，2 月份执行了月末结账；那么在查询该张凭证时，就不能删除、修改、作废该张凭证。 ? 一张凭证被删除、作废、红冲后，它所对应的原始单据及操作可以重新制单。例如，一张发票所生成的凭证被删除后，可
145、以重新对发票生成凭证。 12.2 业务账表查询业务账表查询 在本功能中，您可以对应付总账、应付明细账进行查询，并且打印对账单。 12.2.1 业务余额表查询业务余额表查询 67 您可通过本功能查看供应商、供应商分类、供应商总公司、地区分类、部门、部门主管、业务员、业务员主管、存货、存货分类在一定期间所发生的应付、付款总额以及余额情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【统计分析】菜单项下【业务账表查询】 ，选择【业务余额表】,屏幕会出现查询条件界面。 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 查询对象查询对象 您可以点击右边的下拉框，在供应商分类、供应商、供应商总公司、地区分类、部门、主管部门
146、、业务员、业务员主管、存货、存货分类十项内容中选取您需要查询的对象。 注意 ? 如果您在系统选项中没有设置按存货核销，则存货和存货分类的余额表您不能查看。 ? 对象名称对象名称 您可以在查询对象后边的文本框中输入对象的名称。如果您保持此栏为空，表明您要选择所有的对象。 ? 明细对象明细对象 明细对象决定了查询返回数据的分类排列方式， 首先系统按照您确定的查询对象，返回一个按查询对象排列的查询结果，在查询结果界面，您选择详细按钮，系统将把按查询对象分类的总账进一步进行分类，其进一步分类标准就是明细对象所确定的内容。例如，希望按供应商查询，同时又想得到每个供应商的数据是由哪些业务员经手发生的，则可
147、在查询对象选择按供应商、明细对象选择按业务员。当系统显示按供应商分类的查询结果时，选择详细按钮，系统进一步分解每个供应商的数据，将其按经手的业务员列示 ? 币种币种 通过用鼠标点击右边的下拉框，您可以选择所查询的币种。如果您选择了全部币种，系统会将外币金额换算成本位币后显示。如果您选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。 ? 月份月份 您可以在右边的下拉框中选择月份起止范围。例如，若您选 1 月至 2 月,则系统会列出在 1 月初至 2 月末的总账。 ? 余额余额 您可以直接输入余额的起止范围, 若您输入余额范围则只显示余额在此范围内的数据,若不输入则显示所有有余额的数据。例如，您
148、输入的余额范围为 0-0，则系统只列出余额为 0 的查询对象。 2、输入完条件后，点击确认按钮，输出查询结果。 3、在查询结果界面：在查询结果界面： ? 当您的查询对象是供应商分类、地区分类、部门、业务员时，您可以点击工具栏上的详细图标，查看由“明细对象”确定的相关信息；再次点击详细图标，则隐去信息。 ? 您可以点击工具栏上的 明细 图标， 联查当前查询对象、 当前时间范围内的明细账。您也可以在明细账中的某一条记录上双击鼠标，联查当前查询对象的总账。 ? 您可以通过点击工具栏上的查询图标，输入新的查询条件，进行新的查询。 12.2.2 业务明细账查询业务明细账查询 您可以在此查看供应商、供应商
149、分类、供应商总公司、地区分类、部门、主管部门、业务员、主管业务员、存货分类、存货在一定期间内发生的应付及付款的明细情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【统计分析】菜单项下【业务账表查询】 ，选择【业务明细账】,屏幕会出现查询条件界面。 【各栏目说明】【各栏目说明】 68 ? 查询对象查询对象 您可以点击右边的下拉框，在供应商分类、供应商总公司、地区分类、供应商、部门、主管部门、业务员、主管业务员、存货、存货分类十项内容中选取您需要查询的对象。 ? 对象名称对象名称 您可以在查询对象后边的文本框中输入对象的名称。如果选择所有的对象，也可以保持此栏为空。 ? 明细对象明细对象 明细对象
150、决定了查询返回数据的详细程度， 如果您选择了按单位查询明细账（设置“查询对象”为“供应商”），明细对象选择“业务员”，则系统不仅按每个供应商列出每笔数据，还将经办每笔业务的业务员同时列出。 ? 币种币种 通过用鼠标点击下拉框，您可以选择所需要的币种。如果您选择了全部币种，系统会将外币金额换算成本位币后显示。如果您选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。 ? 月份月份 您可以选择您要查询对象的时间范围，可以直接输入或者通过下拉框选择。 注意 ? 如果您没有选择按存货核销，则不能查看存货和存货分类两项。也不能明细到产品。 2、输入或选择必要的查询条件后，用鼠标单击确认按钮，出现查询结果
151、界面。 3、在查询结果界面：在查询结果界面： ? 您可以点击工具栏上的单据图标，联查当前明细分录所对应的原始单据。 ? 您可以通过点击工具栏上的查询图标，输入新的查询条件，进行新的查询。 12.2.3 对账单查询对账单查询 您可以获得一定期间内各供应商、供应商分类、供应商总公司、部门、主管部门、主管业务员、地区分类业务员的对账单。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【统计分析】菜单项下【业务账表查询】 ，选择【对账单】,屏幕会出现查询条件界面。 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 查询对象查询对象 您可以点击右边的下拉框，在供应商、供应商分类、供应商总公司、部门、业务员、地区分类、主管部门
152、、主管业务员八项内容中选取您需要查询的对象。 ? 对象名称对象名称 您可以在查询对象后边的文本框中输入对象的名称。如果选择所有的对象，也可以保持此栏为空。 ? 币种币种 您可以通过下拉框选择币种。如果您选择了全部币种，系统会将外币金额换算成本位币后显示。如果您选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。 ? 月份月份 您可以选择您要查询对象的时间范围，可以直接输入或者通过下拉框选择。 ? 函证信息函证信息 在打印对账单时，需要说明的信息。可以为空。 2、输入完成后，点击确认按钮，即可查看到对账单。 3、在查询结果界面：在查询结果界面： ? 您可以点击工具栏上的单据图标，联查当前明细分录
153、所对应的原始单据。 ? 您可以通过点击工具栏上的查询图标，输入新的查询条件，进行新的查询。 12.2.4 业务总账表查询业务总账表查询 您可通过本功能查看供应商、供应商分类、供应商总公司、地区分类、部门、业务员、主管部门、主管业务员，在一定月份期间所发生的应付、付款总额及余额情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【统计分析】菜单项下【业务账表查询】 ，选择【业务总账表】 ，屏幕会出现查询条件界面。 69 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 查询对象查询对象 您可以点击左边的下拉框，在供应商分类、供应商、供应商总公司、地区分类、部门、业务员、主管部门、主管业务员八项内容中选取您需要查询的
154、对象。 注意 ? 如果您在系统选项中没有设置按存货核销， 则存货和存货分类的余额表您不能查看。 ? 对象名称对象名称 您可以在查询对象后边的文本框中输入对象的名称。如果您保持此栏为空，表明您要选择所有的对象。 ? 币种币种 通过用鼠标点击右边的下拉框，您可以选择所查询的币种。如果您选择了全部币种，系统会将外币金额换算成本位币后显示。如果您选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。 ? 月份月份 您可以在右边的下拉框中选择月份起止范围。例如，若您选 1 月至 2 月，则系统会列出在 1 月初至 2 月末的总账。 2、输入完条件后，点击确认按钮，按所选的月份列示。 3、在查询结果界，您可
155、以通过点击工具栏上的查询图标，输入新的查询条件，进行新的查询。 12.3 业务分析业务分析 12.3.1 应付账龄分析应付账龄分析 您可以通过本功能分析供应商、存货、部门、业务员的应付款余额的账龄区间分布。您既可以进行应付账款的账龄分析，也可以进行预付账款的账龄分析。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【统计分析】菜单条下的【业务分析】,选择【应付款账龄分析】项，屏幕会出现查询条件界面。 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 分析对象分析对象 包括供应商分类、地区分类、部门、主管部门、业务员、主管业务员、供应商、供应商总公司、存货、存货分类十项。通过用鼠标点击右边的下拉框可选择您所要分析的对
156、象。 注意 ? 如果不按存货核销，则不能查看存货和存货分类两项。 ? 对象名称对象名称 您可以在后边的栏目中输入具体对象的名称， 也可以点击参照键参照输入名称。如果您输入了具体对象的名称，系统只显示该对象（包括其下级）的信息；如果您没有输入具体对象的名称，系统会显示全部对象的信息。 ? 明细对象明细对象 此处明细对象的功能类似总账查询中明细对象的使用， 详细说明参见总账查询。 ? 币种币种 您可以通过下拉框选择币种。如果您选择了全部币种，系统会将外币金额换算成本位币后显示。如果您选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。 ? 分析方向分析方向 选择是对应付款进行分析，还是对预付款进行
157、分析。 ? 账龄账龄 选择此项，表示是按照账龄区间来统计。 ? 月份月份 选择此项，表示是按照业务发生的月份来统计。 ? 单据单据 选择此项，表示在目前按照供应商统计的基础上，再按照单据展开。 ? 截止日期截止日期 截止日期确定了您分析的时间范围。您应当输入您需要分析的日期。 注意 70 ? 截止日期应小于当前业务日期大于所要分析的单据日期。 ? 设置账龄区间设置账龄区间 如果您想重新设置账龄区间，可点击该按钮重新设置账龄区间。 ? 显示信用额度显示信用额度 如果选择显示信用额度， 则在输出结果表中将显示该供应商的信用额度。 注意 ? 只有当分析对象是供应商时，此项才可选。 ? 包含未审核单据
158、包含未审核单据 如果选择此项，则将未审核的发票和应付单也包含在内进行统计。 ? 付款条件付款条件 选择是按照单据中的付款条件为分析依据， 还是按照客户档案中的付款条件为分析依据。 2、输入各栏目后，按确认按钮，输出查询结果。 3、在输出结果界面：在输出结果界面： ? 点击工具条上的查询图标，可以调出条件输入界面,重新输入查询条件。 ? 点击比率图标，可以查看到比率的信息；再次点击该按钮，隐去比率信息。 ? 点击单据图标，可以查看到以单据方式表示的输出结果。 ? 点击详细图标的功能类似总账查询结果界面中详细图标的使用。具体说明请参见总账查询。 12.3.2 付款账龄分析付款账龄分析 您可以在此分
159、析供应商、存货、单据的付款账龄。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【统计分析】菜单条下的【业务分析】,选择【付款账龄分析】项，屏幕会出现查询条件界面。 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 分析对象分析对象 包括供应商分类、供应商总公司、地区分类、部门、主管部门、业务员、主管业务员、供应商、存货、存货分类十项。您可以用下拉框选择。 注意 ? 如果不按存货核销，则不能查看存货和存货分类两项。 ? 对象名称对象名称 您可以在后边的栏目中输入具体对象的名称， 也可以点击参照键参照输入名称。如果您输入了具体对象的名称，系统只显示该对象（包括其下级）的信息；如果您没有输入具体对象的名称，系统会显示全
160、部对象的信息。 ? 明细对象明细对象 此处明细对象的功能类似总账查询中明细对象的使用， 详细说明参见总账查询。 ? 币种币种 您可以通过下拉框选择币种。如果您选择了全部币种，系统会将外币金额换算成本位币后显示。如果您选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。 ? 设置账龄区间设置账龄区间 您可以用此按钮重新设置账龄区间。 ? 账龄账龄 选择此项，表示是按照账龄区间来统计。 ? 月份月份 选择此项，表示是按照业务发生的月份来统计。 ? 单据单据 选择此项，表示在目前按照供应商统计的基础上，再按照单据展开。 ? 时间范围时间范围 输入一个时间范围，分析在此时间范围内发生的单据。 ? 截止
161、日期截止日期 确定分析的日期依据，用于选择了“分析单据日期”的选项。 ? 分析结算日期分析结算日期 以结算日期为依据进行分析。 ? 分析单据日期分析单据日期 以单据日期为依据进行分析。 ? 付款条件付款条件 选择是按照单据中的付款条件为分析依据， 还是按客户档案中的付款条件 71 为分析依据。 2、输入各栏目后，按确认按钮，输出查询结果。 3、在查询结果界面：在查询结果界面： ? 点击工具条上的查询图标，可以调出条件输入界面,重新输入查询条件。 ? 点击比率图标，可以查看到比率的信息；再次点击该按钮，隐去比率信息。 ? 点击单据图标，可以查看到以单据方式表示的输出结果。 ? 点击详细图标的功能
162、类似总账查询结果界面中详细图标的使用。具体说明请参见总账查询。 12.3.3 欠款分析欠款分析 您可以在此分析截止到某一日期，欠供应商的金额，或者部门、业务员的欠款金额，以及欠款的组成情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、用鼠标点击【统计分析】菜单条下的【统计分析】,选择【欠款分析】项，屏幕会出现查询条件界面。 【各栏目说明】【各栏目说明】 ? 分析对象分析对象 包括供应商分类、地区分类、部门、业务员、供应商、存货、存货分类七项。您可以用下拉框选择。 注意 ? 如果不按存货核销，则不能查看存货和存货分类两项。 ? 对象名称对象名称 您可以在后边的栏目中输入具体对象的名称， 也可以点击参照键参照
163、输入名称。如果您输入了具体对象的名称，系统只显示该对象（包括其下级）的信息；如果您没有输入具体对象的名称，系统会显示全部对象的信息。 ? 币种币种 您可以通过下拉框选择币种。如果您选择了全部币种，系统会将外币金额换算成本位币后显示。如果您选择的是某个具体币种，则系统仅显示该币种单据的信息。 ? 截止日期截止日期 截止日期确定了您分析的时间范围。您应当输入您需要分析的日期。 注意 ? 截止日期应小于当前业务日期大于所要分析的单据日期。 ? 欠款构成欠款构成 系统为您提供的备选项目包括货款、其他应付款和预付款。您可以选择一项或多项进行分析。 ? 余额余额 输入欠款余额的范围，如果此栏为空，表示不限
164、制余额的范围。 ? 显示信用额度显示信用额度 如果您选择显示信用额度，则在欠款合计一栏之后，增加信用额度一栏目。只有表体项目是供应商时，此项才可选。 如果选择超额度，则仅显示欠款合计大于其信用额度的供应商。 如果选择未超额度，则仅显示欠款合计小于等于其信用额度的供应商。 如果选择全部，则不论欠款合计是否超过信用额度，均显示。 ? 对象个数对象个数 您可以在此输入对象的个数，系统会列示您所选的有限多个供应商。 ? 选择方式选择方式 如果满足条件的供应商有 10 个，但对象个数选择了 5 个，则应设置选择方式。低：从欠款最小的供应商排序，列示 5 个；高：从欠款最多的供应商排序，列示 5 个。 ?
165、 包含未审核单据包含未审核单据 如果选择此项，则将未审核的发票和应付单也包含在内进行统计。 ? 显示百分比显示百分比 选择次项，可以显示比率的信息。 72? 显示报警级别显示报警级别 如果选择显示报警级别，则增加一栏报警级别。只有表体项目是供应商时，此项才可选。 ? 显示最后业务信息显示最后业务信息 如果选择显示最后业务信息，则增加最后采购日期、最后采购金额、最后付款日期、最后付款金额栏目。只有表体项目是供应商时，此项才可选。 2、输入各栏目后，按确认按钮，输出查询结果界面。 3、在查询结果界面：在查询结果界面： ? 点击工具条上的查询图标，可以调出条件输入界面，重新输入查询条件。 ? 点击比
166、率图标，可以查看到比率的信息；再次点击该按钮，隐去比率信息。 ? 当您的查询对象是供应商分类、地区分类、部门、业务员时，您可以点击工具栏上的详细图标，查看其相应的供应商或存货的余额信息。再次点击详细图标，则隐去供应商或存货信息。 ? 您可以点击切换按钮，来选择是按供应商还是按存货详细展开。如果您没有按存货核销，则该按钮为灰，您只能按供应商详细展开。 12.4 科目账表查询科目账表查询 12.4.1 余额查询余额查询 用于查询供应商往来科目各个供应商的期初余额、本期借方发生额合计、本期贷方发生额合计、期末余额。它包括科目余额表、供应商余额表、地区分类余额表、三栏式余额表、业务员余额表、供应商分类
167、余额表、部门余额表、项目余额表等八种查询方式。 【查询条件界面中的主要栏目说明】【查询条件界面中的主要栏目说明】 科目科目 您单击右边下拉框,屏幕会显示所有带有供应商往来辅助核算的科目，您可点取所要查询的科目。 月份月份 您可以在右边的下拉框中选择月份起止范围，若您选 1 月至 2 月,则系统会列出所有月份范围在 1 月初 2 月末的往来供应商的余额及发生额情况。 余额余额 您可以直接输入余额的起止范围, 若您输入余额范围，则只显示余额在此范围内的数据。例如，如果您输入的范围为 100-10000，则系统仅列出余额大于 100 且小于10000 的数据。若不输入系统则显示所有有余额的数据。 余
168、额方向余额方向 余额方向指借贷方向，您可以选择所要统计的余额的方向，若您输入了借方方向，则只显示余额在借方的所有余额的数据，反之，则只显示余额在贷方的数据。您可以同时选取两项，系统会不分余额方向列出所有符合条件的往来供应商的发生额及余额情况。 显示信用额度显示信用额度 如果您想在表格中或窗口中看到信用额度，您可选择此项。 明细对象明细对象 此处明细对象的使用与 12 章 “12.2.1 业务余额表查询” 过程中 “明细对象”的使用相同，具体方法参见“12.2.1 业务余额表查询” 。 【查询结果界面中的图标说明】【查询结果界面中的图标说明】 点击工具条上的打印图标和预览图标，可以打印当前的表格
169、。 点击工具条上的输出图标，可以以其他的形式保存当前的表格。 点击工具条上的查询图标，可以调出查询条件界面,重新输入查询条件。 点击工具条上的详细图标，可以进一步对查询结果进行分类（按照用户确定的“明细对象” ） ，具体使用方法参见第 12 章“12.2.1 业务余额表查询。” 在主界面的右上角，您可以用下拉框选择账簿的格式。系统为您提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账簿格式。 点击工具条上的累计图标，可以显示年初至今的累计信息。 12.4.1.1 科目余额表科目余额表 用于查询某供应商往来科目下所有供应商的发生额和余额情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜
170、单下【科目账表查询】下的【科目余额表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“科目余额表” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。 73 按取消按钮，系统会取消刚才的操作。 注意 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的明细图标，可以联查到当前科目、当前月份范围的明细账。您也可以在当前的某个供应商的记录条上双击鼠标，联查到当前科目、当前月份范围的明细账。 12.4.1.2 供应商余额表供应商余额表 用于查询某个供应商在所有供应商往来科目下的发生额和余额情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目余额表】项，在左边的列表中，
171、用鼠标点击“供应商余额表” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮,屏幕会显示按选择条件查询的结果。 注意 ? 在查询条件界面中，您可以进行科目范围的设置，来选择要对供应商进行统计的科目范围。 ? 待选科目列表中包含所有带有供应商往来辅助核算的科目。 ? 已选科目列表中包含您已经选中的科目。 ? 您可以在待选列表中选中一个科目，然后点击按钮，将其选入到已选科目列表中。 ? 您可以在已选列表中选中一个科目，然后点击按钮，将其返回到待选科目列表中。 ? 您可以点击按钮，将所有的待选科目列表中的科目全部选入已选科目列表中。 ? 您可以点击按钮，将所有的已选科目列表中的科目全部返回到待选科目列
172、表中。 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的明细图标，可以联查到当前供应商、当前月份范围的明细账。您也可以在当前的某个科目的记录条上双击鼠标，联查到当前供应商、当前月份范围的明细账。 12.4.1.3 三栏式余额表三栏式余额表 用于查询某供应商往来科目下某供应商在各月的发生额和余额情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目余额表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“三栏式余额表” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮， 屏幕会显示按选择条件查询的结果。 注意 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的明细图标，可以联查到当前科目、当前供应商、当前月份
173、范围的明细账。您也可以在当前的某个供应商的记录条上双击鼠标，联查到当前科目、当前供应商、当前月份范围的明细账。 12.4.1.4 供应商分类余额表供应商分类余额表 用于查询某供应商往来科目下所有供应商分类的发生额和余额情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目余额表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“供应商分类余额表” 。 74 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。 注意 ? 在查询条件界面中，输入您要查看的供应商分类的编码或名称。您输入的供应商分类可以是任意级次的，如果您输入了一个非末级供应商分类，则系统会将该
174、供应商分类的所有下级的余额情况也全部列出。如果您在所有末级供应商分类前打勾，则系统只将所有末级的供应商分类全部列出。 ? 在查询结果界面上，点击工具条上的明细图标，可以联查到当前科目、当前光标所在供应商分类、当前月份范围的明细账。您也可以在当前的某个供应商分类的记录条上双击鼠标，联查到当前科目、当前光标所在供应商分类、当前月份范围的明细账。 ? 在查询结果界面上，点击工具栏上的详细图标，查看其相应的供应商的余额信息。再次点击详细图标，则隐去供应商信息。 12.4.1.5 地区分类余额表地区分类余额表 用于查询某供应商往来科目下所有地区分类的发生额和余额情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择
175、【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目余额表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“地区分类余额表” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。 注意 ? 在查询条件界面中，输入您要查看的地区分类的编码或名称。您输入的地区分类可以是任意级次的，如果您输入了一个非末级地区分类，则系统会将该地区分类的所有下级的余额情况也全部列出。如果您在所有末级地区分类前打勾，则系统只将所有末级的地区分类全部列出。 ? 在查询结果界面上，点击工具条上的明细图标，可以联查到当前科目、当前光标所在地区分类、当前月份范围的明细账。您也可以在当前的某个地区分类的记录条上双击鼠标，联查
176、到当前科目、当前光标所在地区分类、当前月份范围的明细账。 ? 在查询结果界面上，点击工具栏上的详细图标，查看其相应的供应商的余额信息。再次点击详细图标，则隐去供应商信息。 12.4.1.6 业务员余额表业务员余额表 用于查询某供应商往来科目下各业务员及其往来供应商的发生额和余额情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目余额表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“业务员余额表” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮,屏幕会显示按选择条件查询的结果。 注意 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的明细图标，可以联查到当前科目、当前光标所在业务员、当前月
177、份范围的明细账。您也可以在当前的某个业务员的记录条上双击鼠标，联查到当前科目、当前光标所在业务员、当前月份范围的明细账。 ? 在查询结果界面中，点击工具栏上的详细图标，查看其相应的供应商的余额信息。再次点击详细图标，则隐去供应商信息。 12.4.1.7 部门余额表部门余额表 用于查询某供应商往来科目下各部门及其往来供应商的发生额和余额情况。 【操作步骤】【操作步骤】 75 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目余额表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“部门余额表” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮， 屏幕会显示按选择条件查询的结果。 注意 ? 在查询条件界面中，科目全
178、部是带有供应商、部门双重辅助核算的科目。 ? 在查询条件界面中，输入您要查看的部门的编码或名称。您输入的部门可以是任意级次的部门，如果您输入了一个非末级部门，则系统会将该部门的所有下级部门的余额情况也全部列出。如果您在所有末级部门前打勾，则系统只将所有末级的部门全部列出。 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的明细图标，可以联查到当前科目、当前光标所在部门、当前月份范围的明细账。您也可以在当前的某个部门的记录条上双击鼠标，联查到当前科目、当前光标所在部门、当前月份范围的明细账。 ? 在查询结果界面中，点击工具栏上的详细图标，查看其相应的供应商的余额信息。再次点击详细图标，则隐去供应商信息。 12
179、.4.1.8 项目余额表项目余额表 用于查询带有供应商、项目辅助核算科目的发生额和余额情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目余额表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“项目余额表” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮， 屏幕会显示按选择条件查询的结果。 注意 ? 在查询条件界面中，科目全部是带有供应商、项目双重辅助核算的科目。 ? 在查询条件界面中， 您可以直接输入或参照输入供应商的名称或代码。 如果为空, 系统会对所有满足条件的供应商进行查询。 ? 在查询条件界面中，您可以点击项目范围按钮，选择要查看的项目。 ? 在查询结果界面中，点击
180、工具条上的明细图标，可以联查到当前科目、当前光标所在项目、当前月份范围的明细账。您也可以在当前的某个记录条上双击鼠标，联查到当前科目、当前光标所在项目、当前月份范围的明细账。 12.4.2 明细账明细账 用于查询供应商往来科目下各个往来供应商的往来明细账。包括科目明细表、供应商明细账、三栏式明细账、多栏式明细账、供应商分类明细账、地区分类明细账、业务员明细账、部门明细账、项目明细账等九种查询方式。 【查询条件界面中的主要栏目说明】【查询条件界面中的主要栏目说明】 科目科目 您可以用鼠标单击右边下拉框,屏幕会显示所有供应商往来科目。您可选取查询的科目。如果您不选取，系统会列示所有科目。 月份月份
181、 您可以通过单击右边的下拉框选择月份范围,如果您选择 1 月-2 月,则指 1 月初到 2 月末。 明细对象明细对象 此处明细对象的使用与第 12 章中明细账查询过程中明细对象的功能和使用方法类似，详细说明请参见第 12 章“12.2.2 明细账查询。 ” 【查询结果界面的图标说明】【查询结果界面的图标说明】 点击工具条上的打印图标和预览图标，可以打印当前的表格。 点击工具条上的输出图标，可以以其他的形式保存当前的表格。 点击工具条上的查询图标，可以调出条件输入界面,重新输入查询条件。 76 点击工具条上的凭证图标，可以联查当前分录所对应的凭证。 在主界面的右上角，您可以用下拉框选择账簿的格式
182、。系统为您提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账簿格式。 在主界面的左上角，您可以用下拉框进行不同的选择。系统会重新进行查询。 12.4.2.1 科目明细表科目明细表 用于查询指定科目下各往来供应商的明细账情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目明细表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“科目明细表” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。 注意 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的总账图标，可以联查到当前科目、当前月份范围的总账。您也可以在当前的记录条上双击鼠标，联查到当前科目、当前月份范围的
183、总账。 12.4.2.2 供应商明细账供应商明细账 用于查询某个往来供应商所有科目的明细账情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目明细表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“供应商明细账” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。按取消按钮,则取消当前操作。 注意 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的总账图标，可以联查到当前供应商、当前月份范围的总账。您也可以在当前的记录条上双击鼠标，联查到当前供应商、当前月份范围的总账。 12.4.2.3 三栏明细账三栏明细账 用于查询某个往来供应商某个科目的明细账情况。 【操
184、作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目明细表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“三栏明细账” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。按取消按钮,则取消当前操作。 注意 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的总账图标，可以联查到当前供应商、当前科目、当前月份范围的总账。您也可以在当前的记录条上双击鼠标，联查到当前供应商、当前科目、当前月份范围的总账。 12.4.2.4 供应商分类明细账供应商分类明细账 用于查询某供应商往来科目下各供应商分类及其往来供应商的明细账。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目
185、账表查询】下的【科目明细表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“供应商分类明细账” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮， 屏幕会显示按选择条件查询的结果。按取消按钮,则取消当前操作。 注意 77 ? 在查询条件界面中，您可以选择所有的供应商分类，也可以单击参照表参照选取指定供应商分类。 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的总账图标，可以联查到当前供应商分类、当前科目、当前月份范围的总账。您也可以在当前的记录条上双击鼠标，联查到当前供应商分类、当前科目、当前月份范围的总账。 12.4.2.5 地区分类明细账地区分类明细账 用于查询某供应商往来科目下各地区分类及其往来供应商的明细账。 【操
186、作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目明细表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“地区分类明细账” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮， 屏幕会显示按选择条件查询的结果。按取消按钮,则取消当前操作。 注意 ? 在查询条件界面中，您可以选择所有的地区分类，也可以单击参照表参照选取指定地区分类。 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的总账图标，可以联查到当前地区分类、当前科目、当前月份范围的总账。您也可以在当前的记录条上双击鼠标，联查到当前地区分类、当前科目、当前月份范围的总账。 12.4.2.6 业务员明细账业务员明细账 用于查询某供应商往来科目下各业务
187、员及其往来供应商的明细账。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目明细表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“业务员明细账” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮， 屏幕会显示按选择条件查询的结果。按取消按钮,则取消当前操作。 注意 ? 在查询结果界面中，点击工具条上的总账图标，可以联查到当前业务员、当前科目、当前月份范围的总账。您也可以在当前的记录条上双击鼠标，联查到当前业务员、当前科目、当前月份范围的总账。 12.4.2.7 部门明细账部门明细账 用于查询某供应商往来科目下各部门及其往来供应商的明细账。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计
188、分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目明细表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“部门明细账” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。按取消按钮,则取消当前操作。 注意 ? 在查询条件界面中，科目全部是带有供应商、部门双重辅助核算的科目。 ? 在查询条件界面中，输入您要查看的部门的编码或名称。您输入的部门可以是任意级次的部门，如果您输入了一个非末级部门，则系统会将该部门的所有下级部门的余额情况也全部列出。如果您在所有末级部门前打勾，则系统只将所有末级的 78 部门全部列出。 ? 在查询结果界面，点击工具条上的总账图标，可以联查到当前部门、当前科目、当前月份
189、范围的总账。您也可以在当前的记录条上双击鼠标，联查到当前部门、当前科目、当前月份范围的总账。 12.4.2.8 项目明细账项目明细账 用于查询带有供应商、项目辅助核算科目的明细账。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目明细表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“项目明细账” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。按取消按钮,则取消当前操作。 注意 ? 在查询条件界面中，科目全部是带有供应商、项目双重辅助核算的科目。 ? 在查询条件界面中，您可以点击项目范围按钮，选择要查看的项目。 ? 在查询结果界面中，点击工具条上
190、的总账图标，可以联查到当前项目、当前科目、当前月份范围的总账。您也可以在当前的记录条上双击鼠标，联查到当前项目、当前科目、当前月份范围的总账。 12.4.2.9 多栏明细账多栏明细账 用于查询某个供应商各往来科目的多栏明细情况。 【操作步骤】【操作步骤】 1、选择【统计分析】菜单下【科目账表查询】下的【科目明细表】项，在左边的列表中，用鼠标点击“多栏明细账” 。 2、选择或输入完所需要的信息后,按确认按钮，屏幕会显示按选择条件查询的结果。按取消按钮,则取消当前操作。 注意 ? 在查询条件界面中，科目全部是非末级供应商往来科目。 ? 在查询条件界面中，系统提供了按金额和按余额两种分析方式查询，您
191、可选择其中一种方式进行查询。 现在该往哪里去？现在该往哪里去？ 阅读完本部分后，您已经全面掌握了本系统的各项操作和统计分析，您可以进行自己的数据处理了。 79附录附录 A 基本操作图标基本操作图标 关闭当前窗口 按下此按钮将弹出日历参照窗 按下此按钮将弹出当前项目的参照窗 按下此按钮将弹出当前项目的下拉参照窗 最大化当前窗口 最小化当前窗口 单据处理图标单据处理图标 打印当前屏幕上显示的单据 打印预览当前屏幕上显示的单据 以其他格式输出当前屏幕上显示的单据 增加一张新单据 修改当前屏幕上显示的单据 删除当前屏幕上显示的单据 将当前单据全部选中 将当前选择全部取消 审核当前屏幕上显示的单据 查看
192、当前单据 输入查询条件 在当前单据中新增一行 删除当前单据光标所在行 保存当前屏幕上显示的单据 取消对当前单据的操作 显示上一张单据 显示下一张单据 80 显示第一张单据 显示最后一张单据 查看当前功能的帮助 退出单据操作窗口 结算处理图标结算处理图标 打印当前屏幕上显示的收/付款单 打印预览当前屏幕上显示的收/付款单 以其他格式输出当前屏幕上显示的收/付款单 增加一张新收/付款单 修改当前屏幕上显示的收/付款单 删除当前屏幕上显示的收/付款单 保存当前屏幕上显示的收/付款单 取消对当前收/付款单的操作 显示上一张收/付款单 显示下一张收/付款单 显示第一张收/付款单 显示最后一张收/付款单
193、查看当前功能的帮助 退出单据结算窗口 收/付款单切换 核销 预付款 代付款 选择付款时确认付款 选择付款时，进行付款条件的输入 将当前单据全部选中 将当前选择全部取消 81票据处理图标票据处理图标 打印当前屏幕上显示的票据 打印预览当前屏幕上显示的票据 以其他格式输出当前屏幕上显示的票据 增加一张新票据 修改当前屏幕上显示的票据 删除当前屏幕上显示的票据 输入查询条件 票据结算 票据计息 票据转出 查看当前功能的帮助 退出票据处理窗口 其他操作图标其他操作图标 生成凭证 客户往来勾对检查 将当前单据全部选中 取消当前所做的选择 账表操作图标账表操作图标 打印当前屏幕上显示的表格 打印预览当前屏幕上显示的表格 以其他格式输出当前屏幕上显示的表格 输入查询条件 联查总账 联查明细账 联查单据 联查凭证 82 详细与汇总信息的切换 显示比率信息 查看详细信息 设置查询显示结果的栏目 查看当前功能的帮助 退出查询操作窗口
