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1、行政办公室工作手册公文管理制度文件编号GD/X-QEHS-Z-09修改日期2014年8月15日版本状态C/0页 码第 8 页 共 8 页公文管理制度1.0 目的为规范广电物业公文管理及文件编号，确保公司重要公文编号的唯一性，便于文件的识别、控制和追溯，保证公司文件体系的有效运转，提高工作效率，结合公司实际情况，特制定本管理制度。2.0 适用范围2.1 本制度适用于总部个职能部门、事业部、分/子公司及下属单位。2.2 事业部、分/子公司及下属单位可根据本制度自行制定实施细则,制定的实施细则经广电物业总部行政办公室审核、总经理批准后实施。3.0 职责3.1 总部行政办公室负责本管理制度的制定、修改
2、、监督、实施，负责对事业部、分/子公司及下属单位制定的实施细则进行审核、备案。3.2 事业部、分/子公司及下属单位贯彻执行本管理制度，并可根据自身情况制定实施细则，需呈报总部行政办公室进行审核，由总经理审批。3.3 适用本管理制度的事业部、分/子公司及下属单位的人事行政部或综合管理部门负责监督本制度在本单位的实施情况。4.0 工作内容4.1 公文的种类4.1.1 规章制度：用于发布公司各类管理规章制度，制度一般要注明生效日期。简称“制”。4.1.2 请示：用于向上级部门或领导请求指示或批准，请示语气应委婉，末尾一般写“妥否，请批示”。简称“请”。4.1.3 报告：用于向上级汇报工作、反映情况，
3、或答复上级督办询问，报告与请示的区别是一般不要求回复。简称“告”。4.1.4 通知：适用于批转下级单位的公文、转发上级和不相隶属单位的公文、发布规章制度、传达要求和有关单位需要或者共同执行的事项。简称“通”。4.1.6 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、指示或情况。简称“报”。4.1.6 会议纪要：把会议讨论的问题、决议以书面形式记录下来并给予综合概括整理，一般供本单位内部参考执行。简称“纪”。4.1.7 任命任免：适用于员工的职务任免、任命、聘用等。简称“任”。4.1.8 决定：指对重要事项或重大行动做出安排、奖惩有关部门或人员。简称“决”。4.1.9 函：适用于不相隶属单位之间相
4、互商洽业务，询问和答复问题等。简称“函”。4.2 公文格式4.2.1 公文的构成要素：公文一般由文件编号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、落款、印章、附件、成文时间、主送单位、抄送单位等部分组成。4.2.2 公文的各要素书写要求4.2.2.1 文件编号按公文编号规则规定执行，由行政办公室统一编制。4.2.2.2 公文保密等级分为：绝密、机密、保密、普通四个等级。4.2.2.3 紧急文件应标明“特急”或“急件”。4.2.2.4 公文标题：准确扼要地概括公文的主要内容。标题中除法律法规、 规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。4.2.2.5 主送单位/抄送单位：写明部门全称或姓名职务。
5、4.2.2.6 正文：要求内容属实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。在同一公文中使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。4.2.2.7 附件：公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。4.2.2.8 落款：写单位或部门全称，应当标注于正文右下方。4.2.2.9 成文时间：公文的成文时间以最后签发负责人的签发时间为准。4.2.2.10 印章：公文必须加盖印章，印章加盖应骑年压月。文件页数在2页以上（包含2页），必须加盖骑缝章。4.3 公文排版格式4.3.1 文字从左至右横写、横排、统一使用简体字；4.3.2 文件标题为宋体2号字（加粗
6、），居中排版；4.3.3 文件编号为仿宋3号字，标题下居中排版；4.3.4 正文用仿宋3号字，每自然段左空两字，回行顶格；4.3.5 正文中不同层序的字体要求：第一层用黑体（加粗），第二层用楷体（加粗），三、四层以下用仿宋。4.3.6 序号顺序为：一、;（一）;1、;（1）。4.3.7 公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1），附件名称后不加标点符号（附件排版格式要求同正文）。4.3.3 成文日期全部使用阿拉伯数字。4.3.4 页码：一般用宋体5号阿拉伯数字，居中编排。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连
7、续编排。4.3.5 当公文排版所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面。4.3.6 公文用纸统一采用国际标准A4型（长297MM、宽210MM），左侧装订。4.4 公文的编号规则4.1.1 以广电物业名义发出的公文，文件编号格式为：广电物业发【YYYY】NN号4.4.1 以各职能部门、事业部、分/子公司及下属单位发出的公文，文件编号格式为：GD(AA)发【YYYY】NN号。4.4.2 GD：广电物业的拼音缩写。4.4.3 AA：表示发文单位代号，总部各职能部门、事业部、分/子公司代号如下表；下属单位代号采用数字编号方式（采用3位数编号），新增项
8、目按顺序编号，具体代号附件广电物业各物业服务中心发文代号。总部各职能部门、事业部、分/子公司发文代号单位代号单位代号单位代号行政办公室XZ投资运营中心TZ集团物业管理部JT财务管理中心CW物业管理中心WG住宅物业管理部ZZ审计监督部SJIT管理部IT长沙粤电YD人力资源中心RL技术开发中心JS武汉分公司WF市场营销中心YX广州鑫广电XGD佛山分公司FF市场研发中心YF后勤服务外包事业部HQ珠海横琴分公司ZF4.4.5 YYYY：表示发文年份。4.4.6 NN：表示发文流水号。例如编号GD（XGD）发【2009】05，表示2009年广州鑫广电对外发出的第5份公文。4.5 公文处理 公文处理包括收
9、文和发文。4.5.1收文处理流程：包括登记、呈送、承办、催办、答复、存档等。4.5.1.1 登记。公司所有公文均应做好记录。前台行政专员收文后，应逐件清点，核对无误后，填写收文归档记录表做好登记并编号。4.5.1.2 呈送。前台行政专员收文后，将公文交由部门负责人审核，部门负责人根据公文内容、要求和工作需要，填写文件呈批（传阅）表一并交由公司领导批示处理。4.5.1.3 传阅/跟进处理。按照公司领导的最终批示，前台行政专员将公文及时送达承办单位办理或传阅单位传阅，同时告知收文单位跟进。承办单位对交办的公文应及时办理，有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。4.5.1.4 催办和答复。收文单位要
10、及时了解公文办理进展情况，督促承办单位按期处理完毕，紧急公文可由专人负责催办。对公文的办理结果，收文单位应及时答复来文单位。4.5.1.5 存档。收文流转结束后，由前台行政专员交由档案管理行政专员统一归档，包括公文的处理结果等资料，以确保文档的完整和可溯性。4.5.1.6 总部各职能部门、事业部、分/子公司及下属单位收到文件主体为“广州广电物业管理有限公司”的外部文件，经单位负责人审核认为需要交由总部处理的，统一交到前台行政专员处，由前台行政专员接收后按收文处理流程统一处理。4.5.2 发文处理流程：包括拟稿、填写行文呈批表（一般性文件走OA流程审批）、按照发文流程进行审批、编号、盖章、分发、
11、存档等。4.5.2.1 拟稿：公文原则上由发文单位负责拟写，涉及到两个或两个以上单位的，必须明确主办单位，由主办单位和协办单位商议草拟。4.5.2.2 审批：文稿草拟完成后，由发文单位填写行文呈批表，按文件的签发权限进行逐级呈递审批；需要加盖公司公章的公文，发文单位需同步在OA填写用章申请表申请用章。4.5.2.3 修改：如公文在审核、会签过程中，需要做出修改，由发文单位修改后重新进行公文的流转审批程序。4.5.2.4 编号：发文单位在草拟公文时，应参照上述“4.4公文的编号规则”进行编号，并将文件编号填写在公文的相应位置上。总部发文统一到前台行政专员处领取文件编号，下属各单位发文自行做好编号
12、登记，文件编号不可出现重复、跳跃的情况。4.5.2.5 盖章：完成审批流程后，发文单位凭用章申请表将发文（文件份数需比发出份数多打印1份）到印章管理员处加盖公章。4.5.2.6 分发与存档：公文盖章后，主办单位须将公文原件1份及审批后的行文呈批表交由档案管理行政专员存档，档案管理行政专员负责填写发文归档记录表。发文单位经办人统一分发给各相关单位，有领导指示的，还应附批复件。4.5.2.7 总部各职能部门、事业部、分/子公司及下属单位未经批准不得任意发文；各单位的行政专员须按广电物业总部统一标准要求，统筹本单位范围内的发文工作，并及时填写发文归档记录表登记归档，以备检查。4.5.2.8 新编或更
13、改的管理类文件，在获得批准后，由总部行政办公室下发至总部各职能部门、事业部、分/子公司及下属单位，由各单位兼职档案管理行政专员负责及时打印、传阅、更新备档。4.5.2.9 发文会签权限4.5.2.9.1 对内发文：以总部各职能部门、事业部、分/子公司及下属单位名义行文的对内发文，由各单位负责人签发；以公司名义行文的对内发文，由公司总经理签发，特别重要的文件由公司董事长签发。4.5.2.9.2 对外发文：总部所有对外发文，由公司总经理签发，特别重要的文件由公司董事长签发。下属各单位对外发文视具体情况，需要由总经理/董事长签发的按发文处理流程申请签发。4.6 公文保密规定4.6.1 未经领导签发的
14、公文不得分发；4.6.2 已签发的保密文件应由专职人员统一收发、归档和销毁，内容不得泄漏和外传。4.6.3 已归档的公文，如需查阅，应按照公司档案管理制度规定进行借阅。5.0 工作流程图5.1 收文工作流程图工作流程责任人收到文件，填写收文归档记录表统一编号根据公文内容和要求，填写文件呈批（传阅）表审核批示按照批示，送交承办部门按期处理，同时通知收文部门跟进收文部门催办并将结果答复来文单位收回来文（含处理结果）归档。总部档案管理行政专员总部档案管理行政专员总部行政总监分管领导/总经理总部档案管理行政专员&承办单位收文单位&承办单位总部档案管理行政专员5.2 发文工作流程图主办单位分管领导总经理总部行政办公室否是否是拟稿，填写行文呈批表（如需盖章，同时填写用章申请单）审核审批编号填写发文归档记录并存档分发给相关单位盖章6.0 相关文件6.1档案管理制度 GD/X-QEHS-Z-0106.2 广电物业各物业服务中心发文代号7.0 相关记录7.1收文归档记录表 GD/X-QEHS-Z-009-0017.2文件呈批（传阅）表 GD/X-QEHS-Z-009-0027.3行文呈批表
