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1、金华一百管理人员管理能力提升培训第四讲,时间管理 董富华 2014年7月4日,提纲,一、时间的重要性 二、时间去哪了？ 三、时间管理的原则 四、时间管理的铁律 五、培养良好的工作习惯 六、工作效率飙升的妙 七、四代时间管理理论的演进 八、时间管理的工具,一、时间的重要性,马克思：一切节省，归根到底都是时间的节省。 恩格斯：利用时间是一个极其高级的规律。 本杰明富兰克林：“你热爱生命吗？那么不要浪费时间，因为时间就是制造生命的原料。” 经济学家：时间具有稀缺性。 管理学家：时间被列为独立于人、财、物之外的核心要素。,二、时间去哪了？,1.事先没有任何计划 2.令人分心的事物和转换成本 3.管理不
2、善和机构有缺陷 4.不良工作习惯 5.不良心态 6.浪费时间的会议 7.帮助下属解决问题,令人分心的事物和转换成本,分心的事物：闲聊；接待不速之客；接电话；事必躬亲；工作时断时续；不擅处理各种请托；会议； 互联网上的浪费：QQ、无聊的新闻、微信、微博、购物等。 工作越复杂，转换成本越高。 转换成本可以降低一个公司20%-40%的效率。,管理不善和机构有缺陷,缺乏制度产生时间浪费。 人员过多造成时间浪费。 信息不公开，内部信息不形成共享。 一个不善于管理时间的上司。,不良工作习惯,做事过于随机； 眉毛胡子一把抓； 疲于应对各种外界干扰； 从不拒绝同或朋友嘱托的事情； 包揽一切； 欠条理； 文件放
3、置混乱； 半途而废。,不良心态,“证明自己给别人看” 后悔 自卑 固执己见 犹豫不决,浪费时间的会议,不必要； 不根据议程进行； 变成了闲聊； 由一两个人发起并包揽全部对话； 超出既定时间； 未能作出决策； 不能让人们对各自任务负责。,三、时间管理的原则,1.聚集原则 2.平衡原则 3.效率原则 4.目标导向原则,聚集原则,管理者百分之七八十的时间不属于自己。 在单位时间里，7加减2是一个人所能从事和控制的事务的数量。 自问：“我应该停止做什么？” 不断排序，只做最重要的事件。,四、时间管理的铁律,1.按照生理节奏变动规律曲线来安排工作。 2.放下与工作无关的活动和信息。 3.培养良好的心态。
4、 4.有效授权。 5.分清事情的轻重缓急。 6.每天进行总结。,五、培养良好的工作习惯,1.要事优先 2.不断整理 3.委托和委派,1.要事优先,卓有成效的秘诀：集中精力，重要事情先做，而且一次只做好一件事。 摆脱昨天，删除过时的和无效的计划。 聚集当前，把主要业精力集中在当前正在进行的工作上。 使用帕累托最优：要事第一，重要产品第一，关键人物第一，核心环节第一。,写下你最今天重要的五个优先事务,1._ 2._ 3._ 4._ 5._,思考：按重要性再排序,1._ 2._ 3._ 4._ 5._,再思考：哪些可以授权？,2.不断整理,整理办公桌 整理文件 整理电脑与电子邮件 整理大脑信息 整理
5、私人生活,整理办公桌,记住：“什么东西该放在哪里”。 桌上只保留正要处理的问题； 常用物品放在固定地方； 建立良好的文件管理系统； 下班最后一件事收拾办公桌。,整理文件,面对“文件丛林”：整理，再整理。 指示完毕的文件及时转交，决不在自己手里过夜； 暂时没有用的一定要存入档案柜，不要杂乱地堆在眼前； 需要处理的文件，放在办公桌显眼的位置； 将不用的文件清理出去，不要占据空间； 不属于自己工作范围的文件，一定要转给合适的人。,整理电脑与电子邮件,把信息集中在一台电脑 电脑文件夹的分类 给文件起名时要加上日期 电脑桌面上的文件夹数量最多不应超过10个 定期给重要文件备份 邮件只读一遍，然后立即回复
6、,整理大脑信息,大脑是用来思考的，不是用来记事的。 使大脑处于一种空荡荡的状态。 通过记录的方式，把头脑中的各种任务移出来，让头脑集中精力在正在完成的事情。,整理私人生活,每一次外出做更多的事情。 少看电视。 经常清除家里的杂物。 驾驭承诺与人际关系。 保持良好的精力。,3.委托和委派,委派的好处 什么样的管理者必须委派 如何委派？,委派的好处,能减小管理者的工作量和压力，了解下属及其个人能力的好方法，提高你和下属之间的信任程度。 能培养员工的责任，获得合作机会，积累工作经验。,什么样的管理者必须委派,收件箱总是满的； 总是超时工作； 不能按时完成上级委派的任务； 下属直接反映他们缺乏足够的权
7、力和资源来完成任务； 经常介入分配给其他人的工作； 土气太低，员工流动率太高； 对你分配的任务，员工并不负责。,如何委派？,什么工作不可以委派 完成任务所需要的资源 确定合适的人选并培训 和委派对象面对面交流 委派整体而不是部分 控制、监督和反馈 完成后的总结,什么工作不可以委派,筹划、指挥，还有鼓励你的员工； 对员工表现进行评估； 复杂的客户谈判； 需要你的特殊技能的任务； 雇佣、解雇和职业培训。,确定合适的人选,先前表露出渴望提高和进步的员工 哪些员工有时间 这个员工在现在职位上做了多久 尽量在所有员工范围内挑选，而不要对谁有偏爱,交流的内容,任务、项目名称； 工作意图； 参加的人员； 完
8、成期限； 结果标准； 资源及可获得的支持； 问他需要什么样的帮助； 确定评估工作进展的时间。,六、工作效率飙升的妙招,1.将时间整块运用 2.合并同类项 3.活用通讯工具和电子邮件 4.进度安排适当前紧后松 5.利用零碎时间 6.学会忙里偷闲 7.两分钟原则 8.充分利用旅行时间 9.勇于说“不”,将时间整块运用,管理者的绝大部分任务也需要相当多的整块时间，如果每一次所花的时间少于这个极限，事情就做不好，所花的时间就是浪费，再做就得从头开始。如果将时间分割开来零星使用，纵然总时间相同，结果时间也肯定不够。,合并同类项,相同事放在一起解决 所有的琐事集中处理,活用通讯工具和电子邮件？,重要的事，
9、先打电话，再发邮件； 不重要的事，发邮件即可，有时间再去处理； 紧急的事，随时与对方保持联系。 集中时间打电话，处理邮件。 三分钟内打完一个电话。,管理电子邮件？,每天固定几个时间段处理，如上午9：00、中午13：00、下午4：30； 为私人信件留一个单独的邮件账户； 不受欢迎的邮件不用打开就直接删除； 鼓励人们在发信时清楚地填好主题栏。,如何利用零碎时间？,适合零散时间的事情：学习零散知识；处理工作中的杂事；读短篇或看报刊。 五分钟，列个任务清单或清理垃圾邮件； 十分钟，整理办公桌或回复简短邮件； 二十分钟，写个工作大纲； 外出时带笔、笔记本和书； 等待时或上下班路上用来思考。,充分利用旅行
10、时间,带上足够多的文件，把等待的时间充分利用起来； 做好抵达会议前的一切准备，提升出行的价值； 利用旅途进行计划和思考； 尽可能让你的行程创造更多的价值； 研究出行的替代方案。,七、四代时间管理理论的演进,第一代着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。没有优先观念，所完成的只是必要而非重要的事。 第二代强调行事历与日程表，已注意到规划未来的重要，能够未雨绸缪，但对事情仍然没有轻重缓急之分。 第三代讲求优先顺序的观念。依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。但拘泥于逐日规划行事，视野不够开阔，难免因小失大。 第四代以原则为重心
11、，配合个人对使命的认识，兼顾重要性与急迫性，强调产出与产能齐头并进，着重完成第二类事务。,时间管理矩阵图,偏重于第一类事务,结果： 压力大 筋疲力尽 被危机牵头鼻子走 忙于收拾残局 ,偏重于第三类事务, 结果： 急功近利 被危机牵着鼻子走 轻视目标和计划 认为自己是受害者，缺乏自制力 人际关系差,偏重于第三、四类事务, 结果： 完全不负责任 被炒鱿鱼 基本生活都信赖他人,偏重于第二类事务, 结果： 愿景，远见 平衡 自律 自制 很少发生危机,以第二类事务为中心的日程安排步骤,确认角色 选择目标 安排进度 每日调整,写出你自己的关键角色,第四代时间管理方法的优点,一是以原则为基础，看清楚什么是真
12、正重要的和有效的； 二是接受你内心良知的指导； 三是确认了你的个人使命； 四是帮助你明确自己的角色，平衡生活中的各个方面； 五是以一个星期为单位计划生活，不必局限于短暂的一天时间。 主线：将人际关系和效果放在第一位，将时间放在第二位。,八、时间管理的工具,1.时间管理的黄金法则：NLP时间生命管理法 2.建立自己的“时间账本” 3.制定周任务 4.制定日工作任务 5.番茄工作法,1.NLP时间生命管理法,站在管理生命的高度来管理时间，才能治本。 时间管理的三大根本：对价值观的管理、对状态的管理、对习惯的管理。,2.建立自己的“时间账本”,（1）记录时间耗用的实际情形 （2）做有系统的时间管理,
13、（1）记录时间耗用的实际情形,必须在处理某一工作的当时立即加以记录，而不能事后作凭记忆补记。 记录有代表性的一周。 尽可能精确地记录每一项活动所花费的时间，不要遗漏任何事情。,训练：回忆今天做了些什么？,作业,记录一周的时间使用情况并进行分析。,（2）做有系统的时间管理,这些时间的花费与关键责任和目标匹配吗？ 什么事根本不必做。 哪些活动可以由别人代为。 是否在浪费别人的时间。,列出你的非生产性时间,3.制定周任务,1._ 2._ 3._ 4._ 5._ 6._,它们属于哪个象限,本周最优先的三项事务是什么？,1._ 2._ 3._,4. 制定日工作清单,本着先重后轻、先急后缓的原则，将每天的
14、工作梳理清楚； 设定每件事的起始时间和结束时间； 留出机动时间，应对突发事情； 一次只集中力量干一件事； 根据事情进展，适度调整工作，监督计划的可行性。,5.番茄工作法,一个番茄钟为25分钟，25分钟内专心做某一件事，建议一天选择8个番茄钟。 不要在番茄钟进行中切换到工作，环境的频繁变化会降低生产力。 当有中断时，随时记录，然后立即继续你手头的工作 ，不要让最后进入的一件事出来时总是排在第一位。,番茄工作法的注意事项,让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡。 如果番茄钟进行一半，你当前的工作已经完成，就用剩下的时间进行“过度学习”。 如果某项活动需要7个以上的番茄钟，就应当拆分它。 可以将几项小于1个番茄钟的活动合并到一起，当作一个活动来对待。,结语,时间已成为现代管理者最重要的资源！ 时间管理是管理者自我管理的重要内容！ 时间管理的能力与你的工作效率密切相关！ 管好时间，让工作更轻松，生活更幸福！,
