第3章 表

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1、第3章 表,学习目标 通过本章的学习，应该掌握 （1）创建表。 （2）设置表中字段的属性。 （3）数据的编辑方法。 （4）创建索引和主键。 （5）创建和编辑表间的关系。,主要内容,31 表的概念 32 创建表 33 表的编辑 34 创建索引和表间的关系 35 表的使用,31表的概念,表是用来存储和管理数据的对象，它是整个数据库系统的基础，也是数据库其他对象的操作基础。 在Access中，表是一个满足关系模型的二维表，即由行和列组成的表格。 表以名称标识，表的名称可以使用汉字或英文字母等。,3.1.1表的结构,表的组成：表结构和数据。 表的结构：字段名称、字段类型以及字段属性。 字段的命名规则：

2、 使用字母、汉字、数字、空格和其它字符，长度为164个字符，但不能使用“。”、“！”、“”、“”等。 字段类型：字段取值的数据类型，包括文本型、数字型、备注型、日期/时间型、逻辑型等10种。 字段属性：字段特征值的集合，分为常规属性和查阅属性2种。作用：控制字段的操作方式和显示方式。 字段说明：对字段的说明。,在选课管理系统中，包含教师表、学生表、课程表、选课表及用户表等。 教师表 字段包括：编号、姓名、性别、参加工作日期、职称、工资、教研室、邮政编码和电话等，如图3-1所示 图3-1 教师表结构,学生表 字段包括：学号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、家庭住址、专业、电话、照片等，如图所示。

3、 图3-2 学生表结构,3课程表 字段包括：课程号、课程名称、开课学期、学时、学分、课程类别、专业、教研室等，如图3-3所示。 图3-3 课程表结构,4选课表 字段包括：学号、课程号和成绩等，如图3-4所示。 图3-4 选课表结构,在Access中，字段的数据类型可分为文本型、数字型、备注型、日期/时间型、货币型、是/否（逻辑）型、自动编号型、OLE对象型、超链接型以及查阅向导型等10种。 1文本型 文本型字段用来存放字符串数据。如：学号、姓名、性别等字段。 文本型数据可以存储汉字和ASCII字符集中可打印字符，最大长度为255个字符，用户可以根据需要自行设置。,3.1.2字段的数据类型,2备

4、注型 备注型字段用来存放较长的文本型数据。如：备忘录、简历等字段。 备注型数据是文本型数据类型的特殊形式，备注型数据没有数据长度的限制，但受磁盘空间的限制。 3数字型 数字型字段用来存储由整数、实数等可以进行计算的数据。数值型可以分为整型、长整型、单精度型、双精度型等， 数据的长度由系统设置，分别为1、2、4、8个字节。,4日期/时间型 日期/时间型字段用于存放日期、时间、或日期时间的组合。 日期/时间型数据分为常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间、中时间、短时间等类型。 字段大小为8个字节，由系统自动设置。 5货币型字段 货币型字段用于存放具有双精度属性的货币数据。 字段大小为8个字节，

5、由系统自动设置。,6自动编号型 自动编号型字段用于存放系统为记录绑定的顺序号。自动编号型字段的数据无需输入，当增加记录时，系统为该记录自动编号。字段大小为4，由系统自动设置。 一个表只能有一个自动编号型字段，该字段中的顺序号永久与记录相联，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。,7是/否型 是/否型字段用于存放逻辑数据，表示“是/否”或：“真/假”。字段大小为1，由系统自动设置。 例如：婚否、团员否等字段可以使用是/否型。 8OLE对象型 OLE（Object Linking and Embedding）的中文含义是“对象的链接与嵌入”，用来链接或嵌入OLE对象， 例如：文字、声音、图像、

6、表格等。,9超链接型 超链接型字段存放超链接地址。 例如：网址、电子邮件。超链接型字段大小不定。 10查阅向导型 查阅向导型字段仍然显示为文本型，所不同的是该字段保存一个值列表，输入数据时从一个下拉式值列表中选择。,32 创建表,3.2.1 创建表结构 创建表的方法有以下几种： （1）使用设计器创建表。 （2）使用数据表视图创建表。 （3）通过数据导入创建表。,1使用设计器创建表 使用设计器创建表，可以根据用户的需要创建表。 【实例3-1】使用设计器创建学生表结构，表结构如图所示。,【操作步骤】 （1）打开数据库“选课管理”。 （2）选择“创建”选项卡，单击“表设计”按钮，打开表设计窗口，如图

7、3-7所示。,（3）在表编辑器中，定义每个字段的名字、类型、长度和索引等信息，如图3-8所示。,（4）选择“文件“选项卡，单击“保存”命令，打开“另存为”对话框，在文本框中输入表名“学生”，然后单击“确定”按钮，保存创建的表，如图3-9所示。,至此，表结构创建完成。,2使用数据表视图创建表 使用数据表视图创建表，系统会打开数据表视图窗口，用户在输入数据的同时可以对表的结构进行定义。 【实例3-2】利用数据表视图创建表创建“用户”表，表结构如图3-5所示。 【操作步骤】 （1）打开数据库“选课管理”。 （2）选择“创建”选项卡的“表格”组，单击“表”按钮，系统将自动创建名为“表1”的新表，并在数

8、据表中打开如图3-10所示。,（3）在显示的表格中，第1列用于定义字段，第2列起为输入数据区域。选择“表格工具/字段”选项卡中的“属性”组，单击“名称和标题”按钮，打开“输入字段属性”对话框，如图3-11所示。,图3-11“输入字段属性”对话框,（4）在“名称”文本框中输入“用户名”，然后单击“确定”按钮。 （5）选中“用户名”字段列，选择“表格工具/字段”选项卡中的“格式”组，在“数据类型”下拉列表框中选择数据类型“文本”，在“属性”组中，设置“字段大小”的值为10，在“用户名”下方的单元格中输入数据“liu”，如图3-12所示。至此，完成了用户名字段的定义和数据输入。,（6）单击“单击以添

9、加”单元格，弹出“字段类型”列表框，如图3-13所示，在其中选择字段的类型为“文本”，文本框中的字段名自动改为“字段1”，与前面的操作方法类似，将“字段1”更名为“用户密码”，并在下面的单元格中输入数据“1234”。 （7）重复步骤（6）添加“权限”字段，并输入数据。 （8）输入数据可以重复输入，直到输入所有的数据，如图3-14所示。,图3-14 表的数据视图,（9）在快速访问工具栏中，单击“保存”按钮，打开“另存为”对话框。 （10）输入表名“用户”,单击“确定”按钮，完成表的创建。,3通过数据导入创建表 通过数据导入创建表是指利用已有的数据文件创建新表，这些数据文件可以是电子表格、文本文件

10、或其它数据库系统创建的数据文件。 利用Access系统的数据导入功能可以将数据文件中的数据导入到当前数据库中。 使用 “导入表”方法创建的表，不仅创建了表结构，而且为表中添加了数据， 使用 “导入表”方法创建的表，所有字段的宽度都取系统默认值。 【实例3-3】将Excel电子表格文件“课程.xls”中的数据导入到“选课管理”数据库中，表的名称为“课程”。,3.1.2 输入数据,输入数据时要使用规范的数据格式，这是数据管理规范化的关键。 1数据的输入方法 对不同类型的数据，数据的表示形式不同，数据的输入方法也有所不同。 （1）文本型 直接输入字符串，字符串的长度不能超过所设置的字段大小，超出部分

11、系统自动截断。 （2）备注型 直接输入字符串，备注型字段大小是不定的，由系统自动调整，最多可达64K。,（3）日期/时间型 日期/时间型的常量要用一对#号括起来。例如：#1990-1-1#表示1990年1月1日。在表中输入数据时，日期型数据的输入格式为：yyyy-mm-dd或mm-dd-yyyy，其中y表示年，m表示月，d表示日。 （4）货币型 向货币型字段输入数据时，系统会自动给数据添加2位小数，并显示美元符号与千位分隔符。,（5）自动编号型 数据由系统自动添加，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。 删除表中含有自动编号字段的记录以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值。 （

12、6）是/否型 用鼠标单击是/否型字段，可以选择其值，用“”表示“真”，不带“”表示“假”,（7）OLE对象型 OLE对象型字段不能在单元格中直接输入，需使用Microsoft Office 中 “插入对象”的方法实现。 （8）查阅向导型 查阅向导型字段值列表的内容可以来自表或查询，也可以来自定义的一组固定不变的值。 例如，将“性别”字段设为查阅向导型以后，只要在“男”和“女”2个值中选择一个即可。,2表中数据的输入 表结构设计完成后可直接向表中输入数据，也可以重新打开表输入数据。打开表的方法有以下几种： （1）双击要打开的表的图标。 （2）右单击要打开的表的图标，在弹出的快捷菜单中选择“打开”

13、命令。 （3）选中要打开的表的图标，单击“打开”工具按钮。 （4）若表处于设计视图状态下，单击右键并再快捷菜单中选择“数据表视图”即可转换到浏览窗口。,3.3 表的属性设置,在设计表结构时，用户应仔细考虑每个字段的属性，如字段名、字段类型、字段大小。 此外，还要考虑对字段显示格式、字段掩码、字段标题、字段默认值、字段的有效性及有效文本等属性进行定义。,3.3.1设置常规属性,字段的常规属性用于设置字段大小、小数位数、显示格式、输入掩码、默认值字段有效性规则等。常规属性随字段的类型不同而有所不同。 表3-1列出了一些常用的常规属性及使用方法。,1设置字段显示格式 设置字段输入/显示格式，可以保证

14、数据按照指定的要求输入和输出。 格式设置用于定义数据显示或打印格式。它只改变数据的显示格式而不改变保存在数据表中的数据。 用户可以使用系统的预定义格式，也可以使用格式符号来设置自定义格式，不同的数据类型有着不同的格式。 【实例3-5】在学生表中，完成下列设置： （1）设置“学号”字段的数据靠右对齐。 （2）将“出生日期”字段的显示格式设置为“长日期”。,2设置字段的输入掩码 输入掩码属性主要用于文本、日期/时间、数字和货币型字段，用来定义数据的输入格式，并可对数据输入做更多的控制以保证输入正确的数据。 设置输入掩码的最简单的方法是使用Access提供的“输入掩码向导”。Access不仅提供了预

15、定义输入掩码模板，而且还允许用户自己定义输入掩码。 【实例3-6】在教师表中，设置“邮政编码”字段的输入格式为6位数字。 0-数字 #-数字空格加号减号 9-数字或空格,3设置字段的小数位数、输入掩码 有时需要控制数值型数据的小数位数，利用小数位数属性可以对数值型和货币型的字段设置显示小数的位数；若想控制输入数据时的格式，则通过设置其输入掩码属性来完成。 小数位数属性只影响数据显示的小数位数，不影响保存在表中的数据。小数位数可在015位之间，系统的默认值为2。 【实例3-7】在教师表中，完成下列属性设置： （1）设置“工资”字段的小数位数为2。 （2）将“工资”字段的输入格式设置为：整数部分最

16、多5位，使用千位分隔符，小数取2位。,4.设置有效性规则和有效性文本 输入数据时有时需要限定输入数据的内容，如性别只允许输入“男”或“女”，成绩的值在0100之间等，这些通过设置有效性规则和有效性文本实现。 有效性规则用于设置输入到字段中的数据的值域。有效性文本是设置当用户输入字段有效性规则不允许的值时显示的出错提示信息，用户必须对字段值进行修改，直到数据输入正确。,如果不设置有效性文本，出错提示信息为系统默认显示信息。 有效性规则可以直接在“有效性规则”文本框中输入表达式，也可以使用其右边的按钮，打开“表达式生成器”来编辑完成。 【实例3-8】按要求进行下列设置： （1）对于学生表，设置“性别”字段的值只能是“男”或“女”，当输入数据出错时，显示信息“请输入男或女”。 （2）对选课表，将“成绩”字段的取值范围设置为0100之间，当输入数据出错时，显示信息“请输入0到100之间的数”。,【操作步骤】 （1）打开“选课管理”数据库。 （2）在“导航”窗口中选择表对象“学生”，进入设计视图。选中“性别”字段，在