办公自动化软件在课程教学中的应用(精简版)

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1、1,主讲：胡丽华 单位：继续教育学院,办公自动化软件在 课程教学中的应用,主要内容,Excel-电子表格制作,功能：创建、编辑工作表，强大的计算功能(函数)，图表，排序，分类汇总，数据筛选 etc 应用：期末学生成绩，公司报表，工资表等各类计算 Main Contents: 1. 基础知识、基本概念及操作 2. 熟练运用公式和常用函数进行计算（sum,average,max,min,if,count,countif） 3. 制作图表、编辑图表及修饰图表 4. 对工作表进行美化，并会使用多工作表的操作 5. 数据管理和数据分析，如排序、分类汇总、数据筛选、建立透视表 and so on,？,需要

2、执行哪些操作呢? 新建文件 输入数据 完成计算 修饰表格,1 新建文件,1.1.1 启动Excel（类似word） 开始程序Excel 双击快捷方式启动,合并的主窗口和工作薄窗口 分开的主窗口和工作薄窗口,1.1 熟悉Excel2003的工作环境,1.1.2 Excel窗口（类似Word） 主窗口的组成： 标题栏 菜单栏 （9个） 工具栏 编辑栏：名称框 状态栏,名称框：显示单元格地址或者名称,编辑栏：用来显示和编辑活动单元格中的数据及公式,1 新建文件,1.1.2 Excel窗口（类似Word） 基本概念，与Word 不同的： 数据编辑栏： 工作薄：一个Excel文件就是一个工作薄，扩展名.

3、xls，含若干张工作表 工作表：是组织和管理数据的地方，组成工作薄的基本单位 单元格：工作表为65536*256表格，最小组成单位 注意：上述三者与文件的关系 活动工作表：正在使用的工作表，又称当前工作表；鼠标单击 活动单元格：正在使用的单元格，又称当前单元格；鼠标单击,1 新建文件,1 新建文件,新建工作薄,选定一张工作表,输入数据,1.2 新建文件,（1）直接输入数据（3步法） 文本型（数字型文本数据） 数值型：分数、较长的数字 日期时间型： 当天日期、当天时间输入 Ctrl +; Ctrl + Shift +; 换行,2.1 输入原始数据4种方法,学号怎么输呢?,先在数字前添加英文单引号

4、“”,再输入后面的数据,2 输入数据,Alt + Enter,（3）自动填充数据 填充相同数据 填充序列数据：等差、等比等 填充用户自定义序列数据 特殊数据序列输入两种方法：鼠标拖动、菜单法 掌握好以上几种方法，会大大提高工作效率,（2）快速输入数据,（4）利用命令导入外部数据,2 输入数据,注意：数据有效性的设置,为避免用户在录入数据时输入一些不符合要求的数据（无效数据），可执行“数据|有效性”菜单命令设置数据范围,2 输入数据,3.1 应用公式(P165),使用公式和函数计算数据(1),计算方法：选定需要计算的单元格H3， 输入公式: =D3+E3+F3+G3，求总分 公式复制: 来源单元

5、格H3,选定H3后，指向它的填充柄，鼠标变成小+号时，按下左键向下拖动即可计算其他单元格的总分。,公式是利用单元格的引用地址对其中的数值进行分析与计算的等 式，由“=”引导，后面可以是常量、运算符、单元格引用地址等。,3 完成计算,引用运算符,运算符有四类，算术运算符、关系运算符、文本运算符、引用运算符,3.2 粘贴函数(P166) 函数是预先定义好的 内置公式，一般形式为： 如: =Sum(c2:c6), =average(f3:f10) =() 举例：,使用公式和函数计算数据(2),其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式或其它函数,3 完成计算,使用公式和函数计算数据(3),3.2

6、粘贴函数(P166) 函数种类很多，涉及财务、日期与时间、数学、统计、查找与引用、数据库等多方面，有两种输入形式： 直接输入法：在单元格或编辑栏输入，适合简单函数 插入函数法：执行“插入|函数”命令，或按,3 完成计算,使用公式和函数计算数据(4),3.2 粘贴函数(P166),常用工具栏有一个自动求和按钮，集成了5个最简单、最常用函数，分别是 sum、average、count、max、min,3 完成计算,2 Excel的基本操作,使用公式和函数计算数据(5),3.2 粘贴函数(P166) 下面以学生成绩表为例，说明一些常用函数的用法。,Sum函数： Average函数： Max函数： M

7、in函数： If函数：,计算单元格区域中所有数值的和 计算单元格区域中所有数值的平均值 计算一组数值中的最大值 计算一组数值中的最小值 判断条件是否满足，满足返回一个值，不满足返回另一个值,3 完成计算,使用公式和函数计算数据(6),3.2 粘贴函数(P166) 下面以学生成绩表为例，说明一些常用函数的用法。,Count函数 Countif函数 Sumif函数,计算包含数字的单元格的个数 计算某个区域中满足给定条件的单元格个数 对满足条件的若干单元格求和,语法格式为=sumif(range,criteria,sum_range) range为用于条件判断的单元格区域，criteria为要求和的

8、条件，sum_range需要求和的实际单元格,3 完成计算,使用公式和函数计算数据(7),下面看一个综合例子，有某公司的员工工资发放一览表，要求如下：,公司规定，职务为“主任”的员工，每月增加1000元特殊补助，职务为“业务员”的员工每月增加500元特殊补助。 员工的应缴税款以基本工资和奖金之和为基准。两项和在3000元以下不缴税；在3000-5000之间，缴纳税额为应发工资的1%；5000元以上的，缴纳税额为应发工资的3%。 统计所有实发工资在4500元以上的员工个数，统计职务为“主任”的员工实发工资总额。,3 完成计算,使用公式和函数计算数据(8),3.3 公式和函数中单元格的引用地址(P

9、167) 公式的自动填充操作就是复制公式 单元格的引用,相对引用 ? 绝对引用 ? 混合引用 ?,默认的引用方式，特点是公式或函数在移动或 复制时，该地址会根据移动的位置自动调节。,在列号和行号前加”$”,特点是公式或函数在移动或复制时，该地址会始终保持不变。,在列号或行号前加”$”,特点是公式或函数在移动或复制时，有的部分保持不变而没有”$”的随位置自动调节。,3 完成计算,3 Excel的基本操作,3.2 编辑工作表“先选定后执行”（P169） 编辑包括： 工作表中数据的编辑，单元格、行、列的插入和删除 工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等,1. 工作表中数据的编辑 包括：数据的清除、

10、移动和复制等 数据的清除和删除 数据的移动和复制 2. 单元格、行、列的插入和删除 3. 工作表的插入、移动、复制、删除、重命名,格式化工作表（修饰）,格式化数据(数据格式化和字符格式化) 调整工作表的列宽和行高（鼠标拖动法和菜单法） 设置单元格数据的对齐方式 添加边框与底纹 使用条件格式 自动套用格式,条件格式可以使数据在满足不同条件时，显示不同的格式,4 修饰表格,通过创建学生成绩表，学习到了以下基本操作：,新建文件：即新建工作薄，选定工作表 输入数据：特殊数据输入（文本型）、换行等 计算： 编辑公式、插入函数 修饰表格：对齐方式、边框图案、条件格式等,小结,Excel到此结束！,返回目录

11、,精彩PPT,图表的优势:,4 制作图表,按F11快捷键快速创建 利用图表向导 图表生成的一般步骤(四步),使数据更直观,更清楚,易懂 图表对应项可随数据源的改变而自动更新,4.1 创建图表（2种方法）,4.2 编辑图表:,更改图表类型 更改数据区域,4.3 格式化图表:,作业四-美化表格,建立一份公司员工工资表或者其他数据表 对工作表中数据设置格式修饰表格； 将数据复制到另一张工作表中，再制作两个图表（独立和嵌入式两种） 并修饰做好的图表,今天要做的东西比较多， 注意抓紧时间做，要不然做不完,5.1 建立数据清单,5 数据管理和分析,数据清单、表结构、表记录 ? 创建数据清单遵循准则,理解概

12、念,Excel不仅具有强大的计算功能，还能方便、快捷地对进行数据排序、筛选、分类汇总、创建数据透视表等统计分析工作。,数据清单又称数据列表，是一张二维表格，即工作表中单元格构成的矩形区域，它必须包括两部分，表记录和表记录。表结构是数据清单的第一行，即列标题（又叫字段名）；表记录是Excel实施管理功能的对象。,5 数据管理和分析,5.2 数据排序,简单排序：对单个字段排序，一般用“常用工具栏”排序按钮。 复杂排序：对多字排序，通过“数据|排序”菜单命令实现。,注意方法,用来排序的字段称为关键字，排序方式分升序和降序两种。,例题：对学生成绩表进行排序，按“主要关键字”总分降序排列，总分相同时，按

13、数学成绩降序排列，数学成绩再相同时，按计算机成绩降序排列。,5 数据管理和分析,注意方法,5.3 数据筛选,自动筛选：单个字段，或多字段 筛选“逻辑与”关系 高级筛选：多字段筛选“逻辑或”关系，可一次完成多个条件的筛选,功能：将不感兴趣的记录暂时隐藏起来，只显示感兴趣的信息,高级筛选注意事项：,进行高级筛选时，需要在条件区域输入条件。条件区域应建立在 数据清单以外，用空行或者空列与数据清单分隔。输入筛选条件时， 首行输入条件字段名，第二行起输入筛选条件，输入在同一行上的条 件关系为“逻辑与”，输入在不同行的为“逻辑或”，条件输完之后开始 执行“高级筛选”命令。,5 数据管理和分析,注意方法,5

14、.3 数据筛选,高级筛选举例：,例题：在“学生成绩表”中筛选出平均分大于等于75的男生或平均分小于85的女生，筛选结果显示在其他位置。,5 数据管理和分析,数据的共同特点：首先要进行分类（排序），将同类别数据放到一起，再进行数量求和之类的汇总计算,5.4 分类汇总,分类汇总有两种：简单汇总和嵌套汇总 简单汇总是对数据清单的一个或多个字段仅作一种方式的汇总 嵌套汇总是对同一字段进行多种不同方式的汇总,值得注意的是，在Excel中没有专门的“分类” 命令，分类的实现使用的是”排序”命令,5 数据管理和分析,5.5 数据透视表,注意排序,5.4 分类汇总,例题：在“某公司员工工资发放表”中，各部门的

15、基本工资、奖金和实发工资的平均值。 例题：在“某公司员工工资发放表”中，在求各部门的基本工资、奖金和实发工资的平均值的基础上计数。,分类汇总只能对一个字段进行分类再进行汇总操作，现实工作中，经常需要对一个或多个字段进行汇总，这就需要对多个字段进行分类操作后再执行汇总操作。此时应怎么办呢,5 数据管理和分析,5.5 数据透视表,分类汇总：适合按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。 数据透视表：适合对多个字段进行分类并汇总。,例题：在“某公司员工工资发放表”中，统计各部门各职务的人数。,分析：该例中，要按“部门”分类，也要按“职务”分类，需要使用数据透视表,数据透视表的组成元件:,数据透视表,设置数据来源与报表类型 设置数据范围 为数据透视表进行页面配置（布局）,字段-必须指定行、列、数据及页字段 行列项目,制作数据透视表-数据透视表向导,修改数据透视表:,新增字段 删除字段 显示或隐藏字段项目,结束放映,内容到此结束！,