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1、1,主讲:胡丽华 单位:继续教育学院,办公自动化软件在 课程教学中的应用,主要内容,Excel-电子表格制作,功能:创建、编辑工作表,强大的计算功能(函数),图表,排序,分类汇总,数据筛选 etc 应用:期末学生成绩,公司报表,工资表等各类计算 Main Contents: 1. 基础知识、基本概念及操作 2. 熟练运用公式和常用函数进行计算(sum,average,max,min,if,count,countif) 3. 制作图表、编辑图表及修饰图表 4. 对工作表进行美化,并会使用多工作表的操作 5. 数据管理和数据分析,如排序、分类汇总、数据筛选、建立透视表 and so on,?,需要
2、执行哪些操作呢? 新建文件 输入数据 完成计算 修饰表格,1 新建文件,1.1.1 启动Excel(类似word) 开始程序Excel 双击快捷方式启动,合并的主窗口和工作薄窗口 分开的主窗口和工作薄窗口,1.1 熟悉Excel2003的工作环境,1.1.2 Excel窗口(类似Word) 主窗口的组成: 标题栏 菜单栏 (9个) 工具栏 编辑栏:名称框 状态栏,名称框:显示单元格地址或者名称,编辑栏:用来显示和编辑活动单元格中的数据及公式,1 新建文件,1.1.2 Excel窗口(类似Word) 基本概念,与Word 不同的: 数据编辑栏: 工作薄:一个Excel文件就是一个工作薄,扩展名.
3、xls,含若干张工作表 工作表:是组织和管理数据的地方,组成工作薄的基本单位 单元格:工作表为65536*256表格,最小组成单位 注意:上述三者与文件的关系 活动工作表:正在使用的工作表,又称当前工作表;鼠标单击 活动单元格:正在使用的单元格,又称当前单元格;鼠标单击,1 新建文件,1 新建文件,新建工作薄,选定一张工作表,输入数据,1.2 新建文件,(1)直接输入数据(3步法) 文本型(数字型文本数据) 数值型:分数、较长的数字 日期时间型: 当天日期、当天时间输入 Ctrl +; Ctrl + Shift +; 换行,2.1 输入原始数据4种方法,学号怎么输呢?,先在数字前添加英文单引号
4、“”,再输入后面的数据,2 输入数据,Alt + Enter,(3)自动填充数据 填充相同数据 填充序列数据:等差、等比等 填充用户自定义序列数据 特殊数据序列输入两种方法:鼠标拖动、菜单法 掌握好以上几种方法,会大大提高工作效率,(2)快速输入数据,(4)利用命令导入外部数据,2 输入数据,注意:数据有效性的设置,为避免用户在录入数据时输入一些不符合要求的数据(无效数据),可执行“数据|有效性”菜单命令设置数据范围,2 输入数据,3.1 应用公式(P165),使用公式和函数计算数据(1),计算方法:选定需要计算的单元格H3, 输入公式: =D3+E3+F3+G3,求总分 公式复制: 来源单元
5、格H3,选定H3后,指向它的填充柄,鼠标变成小+号时,按下左键向下拖动即可计算其他单元格的总分。,公式是利用单元格的引用地址对其中的数值进行分析与计算的等 式,由“=”引导,后面可以是常量、运算符、单元格引用地址等。,3 完成计算,引用运算符,运算符有四类,算术运算符、关系运算符、文本运算符、引用运算符,3.2 粘贴函数(P166) 函数是预先定义好的 内置公式,一般形式为: 如: =Sum(c2:c6), =average(f3:f10) =() 举例:,使用公式和函数计算数据(2),其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式或其它函数,3 完成计算,使用公式和函数计算数据(3),3.2
6、粘贴函数(P166) 函数种类很多,涉及财务、日期与时间、数学、统计、查找与引用、数据库等多方面,有两种输入形式: 直接输入法:在单元格或编辑栏输入,适合简单函数 插入函数法:执行“插入|函数”命令,或按,3 完成计算,使用公式和函数计算数据(4),3.2 粘贴函数(P166),常用工具栏有一个自动求和按钮,集成了5个最简单、最常用函数,分别是 sum、average、count、max、min,3 完成计算,2 Excel的基本操作,使用公式和函数计算数据(5),3.2 粘贴函数(P166) 下面以学生成绩表为例,说明一些常用函数的用法。,Sum函数: Average函数: Max函数: M
7、in函数: If函数:,计算单元格区域中所有数值的和 计算单元格区域中所有数值的平均值 计算一组数值中的最大值 计算一组数值中的最小值 判断条件是否满足,满足返回一个值,不满足返回另一个值,3 完成计算,使用公式和函数计算数据(6),3.2 粘贴函数(P166) 下面以学生成绩表为例,说明一些常用函数的用法。,Count函数 Countif函数 Sumif函数,计算包含数字的单元格的个数 计算某个区域中满足给定条件的单元格个数 对满足条件的若干单元格求和,语法格式为=sumif(range,criteria,sum_range) range为用于条件判断的单元格区域,criteria为要求和的
8、条件,sum_range需要求和的实际单元格,3 完成计算,使用公式和函数计算数据(7),下面看一个综合例子,有某公司的员工工资发放一览表,要求如下:,公司规定,职务为“主任”的员工,每月增加1000元特殊补助,职务为“业务员”的员工每月增加500元特殊补助。 员工的应缴税款以基本工资和奖金之和为基准。两项和在3000元以下不缴税;在3000-5000之间,缴纳税额为应发工资的1%;5000元以上的,缴纳税额为应发工资的3%。 统计所有实发工资在4500元以上的员工个数,统计职务为“主任”的员工实发工资总额。,3 完成计算,使用公式和函数计算数据(8),3.3 公式和函数中单元格的引用地址(P
9、167) 公式的自动填充操作就是复制公式 单元格的引用,相对引用 ? 绝对引用 ? 混合引用 ?,默认的引用方式,特点是公式或函数在移动或 复制时,该地址会根据移动的位置自动调节。,在列号和行号前加”$”,特点是公式或函数在移动或复制时,该地址会始终保持不变。,在列号或行号前加”$”,特点是公式或函数在移动或复制时,有的部分保持不变而没有”$”的随位置自动调节。,3 完成计算,3 Excel的基本操作,3.2 编辑工作表“先选定后执行”(P169) 编辑包括: 工作表中数据的编辑,单元格、行、列的插入和删除 工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等,1. 工作表中数据的编辑 包括:数据的清除、
10、移动和复制等 数据的清除和删除 数据的移动和复制 2. 单元格、行、列的插入和删除 3. 工作表的插入、移动、复制、删除、重命名,格式化工作表(修饰),格式化数据(数据格式化和字符格式化) 调整工作表的列宽和行高(鼠标拖动法和菜单法) 设置单元格数据的对齐方式 添加边框与底纹 使用条件格式 自动套用格式,条件格式可以使数据在满足不同条件时,显示不同的格式,4 修饰表格,通过创建学生成绩表,学习到了以下基本操作:,新建文件:即新建工作薄,选定工作表 输入数据:特殊数据输入(文本型)、换行等 计算: 编辑公式、插入函数 修饰表格:对齐方式、边框图案、条件格式等,小结,Excel到此结束!,返回目录
11、,精彩PPT,图表的优势:,4 制作图表,按F11快捷键快速创建 利用图表向导 图表生成的一般步骤(四步),使数据更直观,更清楚,易懂 图表对应项可随数据源的改变而自动更新,4.1 创建图表(2种方法),4.2 编辑图表:,更改图表类型 更改数据区域,4.3 格式化图表:,作业四-美化表格,建立一份公司员工工资表或者其他数据表 对工作表中数据设置格式修饰表格; 将数据复制到另一张工作表中,再制作两个图表(独立和嵌入式两种) 并修饰做好的图表,今天要做的东西比较多, 注意抓紧时间做,要不然做不完,5.1 建立数据清单,5 数据管理和分析,数据清单、表结构、表记录 ? 创建数据清单遵循准则,理解概
12、念,Excel不仅具有强大的计算功能,还能方便、快捷地对进行数据排序、筛选、分类汇总、创建数据透视表等统计分析工作。,数据清单又称数据列表,是一张二维表格,即工作表中单元格构成的矩形区域,它必须包括两部分,表记录和表记录。表结构是数据清单的第一行,即列标题(又叫字段名);表记录是Excel实施管理功能的对象。,5 数据管理和分析,5.2 数据排序,简单排序:对单个字段排序,一般用“常用工具栏”排序按钮。 复杂排序:对多字排序,通过“数据|排序”菜单命令实现。,注意方法,用来排序的字段称为关键字,排序方式分升序和降序两种。,例题:对学生成绩表进行排序,按“主要关键字”总分降序排列,总分相同时,按
13、数学成绩降序排列,数学成绩再相同时,按计算机成绩降序排列。,5 数据管理和分析,注意方法,5.3 数据筛选,自动筛选:单个字段,或多字段 筛选“逻辑与”关系 高级筛选:多字段筛选“逻辑或”关系,可一次完成多个条件的筛选,功能:将不感兴趣的记录暂时隐藏起来,只显示感兴趣的信息,高级筛选注意事项:,进行高级筛选时,需要在条件区域输入条件。条件区域应建立在 数据清单以外,用空行或者空列与数据清单分隔。输入筛选条件时, 首行输入条件字段名,第二行起输入筛选条件,输入在同一行上的条 件关系为“逻辑与”,输入在不同行的为“逻辑或”,条件输完之后开始 执行“高级筛选”命令。,5 数据管理和分析,注意方法,5
14、.3 数据筛选,高级筛选举例:,例题:在“学生成绩表”中筛选出平均分大于等于75的男生或平均分小于85的女生,筛选结果显示在其他位置。,5 数据管理和分析,数据的共同特点:首先要进行分类(排序),将同类别数据放到一起,再进行数量求和之类的汇总计算,5.4 分类汇总,分类汇总有两种:简单汇总和嵌套汇总 简单汇总是对数据清单的一个或多个字段仅作一种方式的汇总 嵌套汇总是对同一字段进行多种不同方式的汇总,值得注意的是,在Excel中没有专门的“分类” 命令,分类的实现使用的是”排序”命令,5 数据管理和分析,5.5 数据透视表,注意排序,5.4 分类汇总,例题:在“某公司员工工资发放表”中,各部门的
15、基本工资、奖金和实发工资的平均值。 例题:在“某公司员工工资发放表”中,在求各部门的基本工资、奖金和实发工资的平均值的基础上计数。,分类汇总只能对一个字段进行分类再进行汇总操作,现实工作中,经常需要对一个或多个字段进行汇总,这就需要对多个字段进行分类操作后再执行汇总操作。此时应怎么办呢,5 数据管理和分析,5.5 数据透视表,分类汇总:适合按一个字段进行分类,对一个或多个字段进行汇总。 数据透视表:适合对多个字段进行分类并汇总。,例题:在“某公司员工工资发放表”中,统计各部门各职务的人数。,分析:该例中,要按“部门”分类,也要按“职务”分类,需要使用数据透视表,数据透视表的组成元件:,数据透视表,设置数据来源与报表类型 设置数据范围 为数据透视表进行页面配置(布局),字段-必须指定行、列、数据及页字段 行列项目,制作数据透视表-数据透视表向导,修改数据透视表:,新增字段 删除字段 显示或隐藏字段项目,结束放映,内容到此结束!,