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1、1第 章 Error! No text of specified style in document.第1章办公自动化的应用 办公自动化（OA）是指将计算机技术、通信技术、信息技术和软件科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度地提高工作质量、工作效率和改善工作环境。而办公软件是可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、简单数据库处理等方面工作的软件。目前办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，数字化高速发展的今天更离不开办公软件的鼎立协助。Office 2007就是微软公司推出的最新的Office系列软件，是办公处理软件的代表
2、产品，不仅在功能上进行了优化，还增添了许多更实用的功能，且安全性和稳定性更得到了巩固。Office 2007集成了Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等常用的办公组件。本章学习要点： 了解办公自动化系统的定义和功能 了解办公系统的基本设备 熟悉Office 2007各个组件及其功能 使用语言功能 使用帮助文档1.1 办公自动化系统概述随着科学技术的飞速发展，当今社会已进入信息时代。办公自动化技术已成为处理、传递信息的重要手段之一，并高效率地参与着现代化的管理。本节将向用户介绍办公自动化的主要特点及其功能作用。1.1.1 办公自动化系统的概念及特点办公自动化是
3、在管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS）发展的基础上迅速兴起的一门综合性技术。它是以先进的科学技术武装办公系统，达到提高效率、提高管理水平，使办公系统达到信息灵活、管理方便和决策正确的目的。利用办公自动化系统，即可使管理更加现代化、科学化。1办公自动化的定义办公自动化是指利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于各种现代化办公设备中，并由这些设备和办公人员构成服务于某种目的的人-机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策，求得更好的效果。办公自动化系统办公自动化涉及行为科学、社会科学、管理科学、系统工程学和人机工程学等多种学科，并以
4、计算机、通信和自动化等技术为支撑技术，且将工作站（WorkStation）和局域网（Local Area Network）作为OA的两大支柱。OA系统可分为组织机构、办公制度、办公人员、办公环境、办公信息和办公活动的技术手段6个基本要素。各部分有机结合、相互作用，构成有效的OA系统。其功能结构如图1-1所示。2办公自动化的特点办公自动化是高级的决策支持系统，它将各种先进设备和各种软件功能紧密组合，是信息化社会的重要标志。它具有以下几个特点。 办公自动化是一门综合性科学一般人常常认为办公自动化只是自动化科学的一个分支，其实办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型边缘学科，它涉及行政
5、管理、电子、文秘、机械和物理等多学科，是信息化社会的产物，是在计算机、通信设备较普遍应用，信息业务空前繁忙的情况下应运而生的。 办公自动化是一个人机信息系统，是具有信息处理功能的学科一个较完整的办公自动化系统应包括信息采集、加工、改造、传递和存储等环节。其主要任务是向各级办公人员提供各种所需的信息。因此，人、信息系统、各种设备和辅助工具是办公自动化系统的3个互相联系的基本组成部分。信息是加工的对象，机器是加工的工具，人是加工过程的设计者、指挥者和加工结果的享用者。 办公自动化是对语音、数据、图像和文字等信息一体化的处理过程办公自动化可以将基于不同技术的办公设备在网络上使用，将文字处理、语音处理
6、、数据处理和图像处理等功能组成在一个系统中，实现设备共享，使办公室具有综合处理这些信息的功能。 办公自动化的目标是提高办公效率和质量，是产生更高价值信息的辅助手段办公自动化加速了信息的流通，提高了办公效率和准确性，提高了办公人员的决策质量，为决策人员提供更多的信息和更多的决策方案。办公自动化使办公人员的劳动智能化、办公工具电子化和机械化、办公活动无纸化和数字化，这必将大幅度提高办公人员的工作效率。1.1.2 办公自动化的功能办公自动化系统是通过寄托计算机网络，围绕群件管理这个核心，来实现收发文件以及档案管理自动化，以提供工作效率，创造无纸化办公的优越环境的。整个系统涵盖了收发文管理、外出人员管
7、理、会议管理、领导活动安排、论坛管理、个人用户工作台等多个功能子系统。每个子系统都可以独立完成某一单项办公事务，相互之间又有机结合，真正实现了无纸化的办公自动化。办公自动化系统具有以下几个基本功能。1收发文管理收发文管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流的全过程。当需要送交一份公文时，先由起草人起草公文，之后通过网络发给审批人，审批合格之后进行签发。而当收到一份公文时，应先进行收文登记，然后发送给公文拟办人，在拟办人指定批办、承办人之后，公文将自动发送到批办、承办人处，最后由专人将公文归档。收发文管理能够实现内部文档从拟稿、批阅、签发，到最后的整理、归档这一流程的自动
8、化控制，达到文档收发自动化。2外出人员管理外出人员管理主要通过电子公告板方式实现对外出人员的登记管理，外出人员利用此公告板公布自己的外出事由、外出时的联系方法、外出时间以及外出期间指定的工作代办人和代办事项，还可以将自己外出的消息通知给有关人员。3会议管理在传统方式下，召开会议时需要的大量文件让人头疼不已，而在办公自动化系统方式下则要轻松许多。利用办公自动化系统可以实现网络远程实时会议控制，图文、影音在线传输，并通过浏览器安排、管理会议。4领导活动安排OA系统可以负责对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和每日活动安排，相关人员可以据此安排日程，以便进行相应的工作，而不至于发
9、生 冲突。5论坛管理所谓论坛，类似现实生活中的公告牌，用于系统内容人员在其中发布相关公开信息。论坛管理主要负责对这些信息的管理，如信息分类、更新等。公告牌可以用来发布各种通知或者其他公用信息。同时，可以在内部开通电子邮件，并具备和系统外部交流的 能力。6个人用户工作台个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理，如安排日程、活动，查看和处理当日工作，存放个人的各项资料、记录等。此外，个人用户还可以通过电子邮件与其他单位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。7电子邮件电子邮件系统可以完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能。8远程办公当员工远离办公室或者需要外出，而同时又非常需要了解单位的某些数
10、据信息时，可以通过电话网、DDN专线等连接的远程计算机，完成所有相关办公的功能。9档案管理办公自动化系统可以实现交互式的劳资人事管理，将员工资料与考勤制度、工资管理、人事管理相结合，从而有效提高员工的工作效率，降低管理费用，实现高速、实时的查询管理。1.2 办公系统的基本设备办公自动化设备是现代工作和生活中不可或缺的高科技产品。它是微电子技术、计算机技术、电磁技术、电机技术、光电技术、传感技术、数字通信技术和塑料技术、精密机械技术的综合体。利用这些办公设备，可以进行复印、打印、存储和扫描等工作，从而能够大大提高人们的工作效率。1.2.1 存储设备硬盘存储设备在计算机系统中起着非常重要的作用，人
11、们日常所接触的硬盘、光盘以及U盘等都属于存储设备。其作用在于能够长期保存信息，并且不依赖于电来保存信息。1硬盘硬盘又称硬磁盘驱动器，它是计算机系统中最主要的外部存储设备，就像仓库一样，内部存放着计算机中所有的数据。与内存相比，硬盘具有容量大、关机后存储数据不会丢失等特点，如图1-2所示。随着用户需求的提高，硬盘已经从早期的几十MB、几百MB发展到现在常见的80GB、160GB。目前，常见的硬盘接口主要分为IDE和SATA两种，它们分别通过两种不同的数据线与主板进行连接，如图1-3所示。IDE和SATA硬盘接口除了上面介绍的采用IDE、SATA接口的硬盘外，另外还有采用SCSI和FC（光纤通道）
12、的硬盘产品。由于SCSI和FC接口的硬盘主要应用于服务器，因此这些产品在市场上并不常见。2光存储设备一切采用光盘作为数据存储介质的设备统一被称为光存储设备（光驱）。目前，光驱的种类很多，根据光盘的存储技术可以将其分为CD光盘驱动器和DVD光盘驱动器两大类。根据光盘是否可擦写的特性，光驱又分为普通光驱（即只能读取，不能写入）和刻录机（可读可写）两种；按照光驱与主板连接接口的种类，又可以将其分为IDE接口光驱、SATA接口光驱、SCSI接口光驱和USB接口光驱。其中除了USB接口光驱属于外置式外，前3种接口的光驱都属于内置式产品，如图1-4所示。在各种光驱产品的宣传资料中，常看到48X、52X或1
13、6X的字样，这些指的都是光驱的工作速率，分别是指48倍速、52倍速和16倍速的光驱产品。其中，常见的CD光驱大都为48X或52X的产品，DVD光驱则以16X、18X最为常见。光存储设备3移动存储设备移动存储设备是近年来发展速度较快、使用也较为普及的新型存储产品，它具有存储容量大、携带方便等特点。其产品形式主要分为优盘、移动硬盘以及数码随身听等多种类型。 优盘优盘移动硬盘数码随身听随着存储容量的增长，优盘（U盘）已经成为移动办公及文件交换的理想存储产品。它是一种小型的移动 存储产品，不需要外接电源，具有体积小、重量轻等特点，非常适合随身携带。优盘采用的都是USB接口，这使得优盘的使用非常方便，用
14、户只需将其插入计算机中的USB接口即可，如图1-5所示。 移动硬盘与优盘相比，移动硬盘的存储容量较大，它是以硬盘为存储介质，强调便携性的存储产品，大都采用USB接口与计算机进行连接，也有部分采用IEEE 1394接口的移动硬盘产品，如图1-6所示。目前主流移动硬盘的容量已经达到了80GB，其他还有160GB甚至250GB的移动硬盘产品。由于计算机可以通过USB接口向USB设备供电，因此大多数移动硬盘在使用时与优盘并没有太大的不同，但也有部分移动硬盘必须配备额外的供电设备才能够正常使用。 数码随身听数码随身听主要指MP3播放器、MP4播放器等数码影音播放设备，其名称主要来源于它们播放的影音文件格
15、式，如图1-7所示。1.2.2 打印机打印机是连接在计算机上主要的外围输出设备，它在人们日常的计算机应用中占据着非常重要的地位。目前，家庭及办公中常用的打印机有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机等。针式打印机喷墨打印机喷墨打印机工作原理1针式打印机针式打印机也称撞击式打印机，它的打印头由多支金属撞针组成。针式打印机在执行打印操作时，打印头在纸张和色带之上行走，当指定的撞针到达某个位置时，便会弹射出来，在色带上打击一下，让色素印在纸上做成其中一个色点。配合多个撞针的排列样式，便能在纸上砌成文字或图画，如图1-8所示。2喷墨打印机喷墨打印机适合打印单页纸，其打印质量很大程度上取决于纸张的质量。它的进纸方式及面板控制和针式打印机相似，但它是通过墨盒的喷嘴将墨滴直接在纸上印出图像的。如图1-9所示为一台喷墨打印机，而喷墨打印机的工作原理如图1-10所示。喷墨打印机价格便宜，而且打印时的噪声较小，图形质量较高，是当前家庭打印机的首选产品。3激光打印机纸墨滴墨水瓶垂直板喷嘴水平板带电面板控制墨滴喷射方向激光打印机最先由Xerox公司在20世纪60年代末研制成功，它采用的是电子照
