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1、档案室电子档案管理的注意事项论文 摘要： 随着信息技术的蓬勃发展传统的档案管理工作正在开始向电子档案管理过渡档案室的电子档案管理问题已经成为该领域的一个热点内容本文对比传统纸质档案分析了电子档案的特点及优势介绍了在档案室电子档案管理中可能会遇到的问题就如何加强档案室电子档案管理工作给出了合理化建议以期对相关工作的开展有所启示意义 关键词：档案管理；电子档案；档案室 一、电子档案的特点优势分析 电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括： 其一档案整理工作量大需投入较大的人力物力管理效率低下 其二纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端 其三传统纸质档案
2、数量巨大且庞杂在查阅、修改、填写时存在诸多不便 其四纸质档案在保存上相对繁琐易造成资源浪费 针对传统纸质档案的劣势电子档案明显具有诸多优势具体包括： 其一电子档案不受存储空间的限制受自然条件的影响也相对较小 其二电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势大量节约了人力物力 其三电子档案备份简便在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势 其四电子档案依托互联网的便捷可以实现信息资源共享具有方便快捷提升管理效率等优势 当前电子档案是档案业发展的主要趋势虽然电子档案相比纸质档案有很多优势但在档案原始性、性、以及法律凭证效益等方面传统的纸质档案仍更占据优势 二、电子档案在管理中可能遇到的问题 1、对电子
3、档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛但总体而言它还是属于一种新鲜事物相关配套制度发展并没有完全成熟加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足没有对档案室进行足够多的配套投入导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢缺乏有实质性的管理突破 2、电子档案自身的管理问题 电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异这也给档案管理工作带来了很多新问题例如档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等其中很多是新出现的问题与传统的档案管理存在差异因此在问题解决方法上也不能一概而论 3、档案管理人员的管理水平问题
4、 新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求然而结合实际情况来看很多档案室的档案管理人员水平参差不齐能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问一些档案管理人员对电子档案的认识不够或不具备信息化管理的能力没有及时更新自身的业务知识储备导致电子档案的优势得不到有效发挥 三、加强档案室电子档案管理的措施建议 1、加强制度建设提高对档案管理工作的重视程度 档案在每个单位都占非常重要的地位因此想加强档案室电子档案管理工作首先要提高对电子档案管理工作的认识特别对领导干部的重视通过加大投入形成由上至下的管理合力提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次要建立科学全面的电子档案管理制度档案室的电子档案管理
5、主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份便于使用查询因此结合电子档案的管理特点必须要完善电子档案的管理标准明确档案管理部门的权利、义务、职责对档案操作程序流程进行规范建立一定的档案管理责任制度和监督制度提高工作人员的责任意识为实现动态化管理打好基础；最后考虑到档案室的服务性质还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础 2、档案室电子档案管理的技术措施 电子档案硬件管理及保管电子档案易受温度、磁场等多方因素影响存贮内容具有不稳定性同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏因此除了要在档案室设置专门的保管区域还行配备安全性较高的电脑设备因此需要结合档案室的实际情况对档案管理软件进行科学的选择既要保证稳定性还要保证兼容性例如使用一次性写入光盘具有较高的稳定性和只读性保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作
