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1、 协同办公管系统(J/3 OA)操作手册金蝶K/3 V12.1房地产OA系统用户手册版权声明 本书著作权属于金蝶软件（中国）有限公司所有，在未经本公司许可的情况下，任何单位或个人不得以任何方式对本书的部分或全部内容擅自进行增删，改编，节录，翻译，翻印，改写。金蝶软件（中国）有限公司2010年4月目 录第一部分概述3第一章协同办公系统功能说明31.1协同办公系统功能结构31.2协同办公系统功能介绍3第二部分个人配置篇4第一章登陆系统操作41.1系统登陆41.2个人设置51.3我的首页91.4修改密码101.5消息设置101.6工作组设置111.7系统切换13第三部分协同办公系统13第一章个人办公
2、131.1我的邮件131.2日程安排211.3工作日志231.4手机短信251.5通讯录261.6我的收藏夹281.7电子万年历281.8个人办公设置29第二章过程管理302.1任务安排312.2待办任务322.3已发任务332.4知会任务342.5按周/月查看342.6任务类型34第三章知识中心353.1公司制度353.2法律法规373.3项目资料373.4行业动态373.5公司动态373.6电子刊物373.7推荐知识373.8知识发布38第四章电子公告394.1公告一览394.2公告起草40第五章企业社区415.1企业论坛415.2外部新闻445.3员工生活445.4社区设置45第六章会议
3、管理486.1会议室预定486.2会议计划496.3我的会议506.4会议室使用情况526.5会议类别536.6会议室维护53第七章行政办公547.1办公用品547.2图书管理577.3车辆管理597.4行政数据初始化617.5文件办理64第八章公文管理668.1公文起草668.2待办公文688.3已发公文708.4已办公文708.5送阅公文718.6草稿箱718.7归档查阅728.8归档管理728.9公文设置7381第一部分 概述第一章 协同办公系统功能说明1.1 协同办公系统功能结构协同办公系统个人办公电子公告公文管理会议管理行政办公企业社区过程管理知识中心1.2 协同办公系统功能介绍个人
4、办公：通过严格设置的用户名与权限，为集团内部的每位不同岗位以及职责的员工在网络上建立起一个完整的虚拟办公空间，为其提供个人邮件、日程安排、工作日志、通讯录等功能，使个人办公空间富于个性化，而且变得条理清晰。电子公告：发布企业各类企业公告、通知，并可以控制有效期，发布范围可以自由控制。公文管理：根据企业实际办公流程设计，对企业公文进行管理的办公子系统，覆盖公文的拟定、审核、归档的全过程。其中的流程可以可以自定义亦可以专项定制，整个系统严谨而又极富灵活性。过程管理：过程管理是一个功能强大的工作计划管理器。它即可实现自我安排，又可以实现交办安排；以天为单位安排未来一段时期的工作任务，即使事务繁杂也能
5、处理得有条不紊；支持多人协同办理事务，智能协调，轻松方便。会议管理：会议管理充分利用网络省时省力的特性，避免了会议室被无效占用或安排不开局面的发生，达到了公司会议室的有效利用与管理。行政办公：处理企业日常行政办公事务的办公子系统，包括办公用品、图书管理、车辆管理、等。企业社区：用以建立起一个企业公共信息发布、共享以及互动的窗口。对企业文化的建立也有着深远的意义。功能模块包括在线论坛、外部新闻、员工生活等。知识中心：为企业提供信息与知识共享、发布的平台，将企业中的各种信息积聚在一起，达到知识的共享，实现知识的利用、创新，周而复始，使知识成为企业创造价值、不断发展的源泉。包括公司制度、法律法规、项
6、目资料、行业动态等。第二部分 个人配置篇本部分描述了一些具体业务处理方法，操作人员可根据本部分说明，应用系统对业务过程中具体业务进行自由灵活的处理。第一章 登陆系统操作本章主要讲解登陆系统及登陆系统后的配置操作。1.1 系统登陆系统登陆界面，如下图：输入用户名、密码和验证码后，按确定后，便进入系统界面。用户第一次登陆系统时默认的密码为000000。1.2 个人设置用户首次登陆系统，其首页是没有任何配置的，如下图：按确定后，便进入首页设置界面，在此界面中可根据自己的工作需要、个人爱好来进行相应的配置，如下图我的菜单：点击我的菜单，便进入我的菜单设置界面，此处可根据自己的业务范围，把自己使用到的子
7、模块添加上去，如该用户有OA系统的菜单权限，则可以把整个OA系统的具体子模块放置在我的菜单中，如下图：我的主页：点击我的主页按钮，可进行主页菜单配置，此作业主要是放置自己日常需求处理的业务，以给出相应的提醒，并及时进行处理。如下图：快捷方式：此功能按钮主要功能是使操作人员把自己经常处理的作业放在这里，只要用鼠标点击该作业就可以进入到相应的操作界面。例如用户经常要使用或查看的内容的发邮件、收件箱、收藏夹等，只要把相应的作业放在快捷方式里即可。如下图：外部菜单：点击外部菜单按钮，可进行外部菜单配置，外部菜单的选择范围同主页菜单，外部菜单设置后取代原来部外菜单区域的天气预报及日程安排。如下图：首页风
8、格：操作用户可以根据自己的个人爱好，对系统界面颜色进行相应的设置，系统提供四种不同风格的界面颜色，分别为银色天使、青青河草、蓝色情调、秋意盎然。界面风格：操作用户可以根据个人民间民间习惯，对首页界面布局进行设置，系统提供了怀旧与经典两种布局。 设置完成后，点右上角的，我的菜单栏、快捷菜单栏、主页菜单栏等便设置成功，用户可根据自己的喜好、权限及业务需要进行相应的配置。1.3 我的首页当把个人设置相关内容都设置好后，按系统的右上角首页按钮，刚才设置的效果便展示在首页界面，如下图：在上图中点击标红色方框的地方，可进行界面的收缩。在我的主页中，领导可以很方便的查看自己所需处理的各项事务。包括未读邮件、
9、待办文件、企业论坛等。未读邮件：显示当前用户还未读取的所有邮件，点击可直接进行阅读、回复、转发等操作。待办文件：显示当前用户需要审批的所有流程，点击可直接审批审批办理。电子公告：显示最新的企业公告，默认显示5条，点击可直接进行查看、收藏、回复等。企业社区：显示有最新回复的贴子，点击可直接进行查看并回复。会议通知：显示所有我需要参加的会议，点击可会议详情。预定提醒：显示近期需预定客户信息。跟进提醒：显示近期需跟进客户信息，点击客户姓名可直接对该客户进行跟进。签约提醒：显示最近需签约客户信息，点击房间代码可直接进行签约登记。1.4 修改密码为了保障系统安全，用户登陆系统后，建议把默认的密码更改为自
10、己熟记密码，以防他人窃用自己的账号和密码进行恶意操作。点击个人设置页面右上角的按钮，便进入密码修改界面，如下图：按提交后，下次登陆系统便可使用自己新的密码。1.5 消息设置点击个人设置页面右上角的按钮，便进入消息提醒设置界面，如下图：系统提供了两种消息模式，提醒与不提醒，客户可以根据个人需要设置消息模式，如果设置消息模式为提醒，有新的任务到达时，用户会收到消息提醒，点击该消息可直接进行查看或办理，提醒时间可设置在5-240分钟之间；旭果设置为不提醒，有新的任务到达时，用户则不会收到消息提醒。消息提醒窗口如下图：在上图的消息提醒窗口中，用户点击某一具体消息可以对其进行查看或办理；点击消息内容前面
11、的单选按钮，提示“我知道了”，这时该条消息在消息窗口中删除；点击左下角的“删除全部消息”可以将删除全部提醒消息；点击“消息提醒Alert message”，则切换到另一种提醒窗口，如下图： 在该窗口中可以查看到该消息的详细信息，包括消息类别、主题、发送人、创建时间等。1.6 工作组设置工作组设置用来设置用户常用工作组及其成员，工作组设置成功后，用户在每次发送邮件选择收件人时，可以直接选择工作组，这时该组下面的所有成员自动带出来，免去了用户选择多个收件人的麻烦。点击个人设置页面右上角的按钮，便进入工作组设置界面，如下图：在上图中，点击按钮，弹出如下窗口，在该窗口中输入组名后点确定即可，如不输入组
12、名，则系统默认组名为“默认组”。点击按钮，可以对工作名称进行修改，并可对工作组进行排序，如要删除工作组，直接点按钮即可。工作组设置成功后，需对工作组添加相应的成员，选择某一工作组后，点击，弹出企业组织架构，如下图：在组织架构中选择该组相应成员后点按钮即可。1.7 系统切换点击系统界面的用户名左侧的系统切换按钮，便显示协同办公与售楼系统的二个子系统，点击具体的子系统，便进入子系统操作界面。例如点协同办公，便进入OA系统主页面，在此作业下，根据工作需要，可进行相关作业的处理。第三部分 协同办公系统第一章 个人办公本子系统是个人事务处理中心，其处理内容包括：我的邮件、日程安排、工作计划、通讯录、电子
13、日历、我的收藏、个人办公设置等。1.1 我的邮件电子邮件是OA系统中使用最多，也是最重要的系统。本邮件系统包括收发邮件、转发邮件、回复邮件、高级查询，还有当新邮件到来时的提示，足以满足OA系统和用户的需要。发邮件：点击进入发邮件界面,可完成邮件的发送。草稿箱：保存草稿的文件夹。收件箱：当前用户接收邮件列表。发件箱：显示已经发出的所有邮件资料。垃圾箱：已经删除的邮件列表，可永久删除也可恢复非永久性删除的操作。邮件检索：输入条件，搜索指定邮件。邮件显示描述：显示内容：发件人、日期、查看状态、主题(1) 邮件图示未打开表示该邮件为未读邮件，反之为已读。(2) 邮件图示后面加小标记表示该邮件有附件。1
14、.1.1 发邮件发送邮件的操作界面如下图所示：选择收件人(1) 点击“收件人”后的按钮，弹出公司的组织架构树；(2) 选择具体的收件人范围，系统支持可以选择部门、岗位或者具体的人员信息；(3) 选择完成后，点击按钮完成收件人的选择操作；(4) 如果选择的收件人有误，可以点击“收件人”后的按钮清空收件人的信息重新对收件人进行选择；选择抄送人(1) 点击“抄送人”后的按钮，弹出公司的组织架构树；(2) 选择具体的抄送人范围，系统支持可以选择部门、岗位或者具体的人员信息；(3) 选择完成后，点击按钮完成抄送人的选择操作；(4) 如果选择的抄送人有误，可以点击“抄送人”后的按钮清空抄送人的信息重新对抄送人的信息进行选择；上传附件信息(1) 点击“附件”后的按钮，弹出具体的文件选择路径，选择需要上传的附件文档信息；(2) 选定附件文档信息后，选择“附件”后的按钮完成文档的上传操作；(3) 附件上传成功后，会在起草的页面下方显示出来。发送邮件(1) 所有的邮件信息输
