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1、采购应付管理培训资料目录1基础设置311采购_应付款设置312 供应商过帐组413 物料收费-物料费用514 付款条件515 付款方法516 报告选择517 申请工作表模板518 供应商卡片519 练习新建一个供应商92采购业务1021采购报价和采购订单1022 创建一个新的采购报价1023 转换采购报价成采购订单1124 给采购订单开发票1325 练习采购报价和订单153 采购发票164 采购过帐程序185 贷项通知单185.1 创建并过帐贷项通知单206 付款日记帐和支票书写201基础设置11采购应付款设置在使用采购_应付款项前，您需要定制系统怎样管理您的采购和应付款项。例如，您必须定义基
2、本的采购和开发票的基本原则和设定用于供应商、采购单据的编号号码串。您也必须设置其它选项，例如如何计算过帐折扣，您是否想对发票进行精度取舍。用采购和应付款项窗口来设置系统管理这些采购和应付款的形式。打开采购_应付款项菜单中的采购_应付款设置窗口，点击设置-采购_应付款设置。采购_应付款设置窗口如下：在采购_应付款窗口的常规栏，您可以设置选项如您想如何计算和过帐帐目您是否想对发票进行精度取舍。该栏包含如下编辑框： 折扣过帐-这里，您可以设置系统要单独过帐的采购折扣类型。 发票收据-可设置让系统结合采购发票自动生成收据。系统在您过帐一个采购发票时将自动过帐发票。 发票舍入-选中此项时说明系统将自动取
3、舍采购发票。您可以在总帐帐目中为本币和在货币表中为外币设置舍入精度。 必须的外部单据编号-在此设置如下情况下输入外部单据编号是否有必要：在采购标题的供应商发票编码或供应商贷项通知单编码中。在普通日记帐行中的扩展单据编号中，也就是单据类型的内容为发票贷项通知单或财务收费或单据类型的内容是供应商。 允许VAT差额-如果您允许采购单据的VAT帐目手动调整，可以选中此选项。您必须在总帐设置中设置最大VAT允许差额。 计算发票折扣-如果您想让系统结合采购单据自动计算发票折扣额，可以选中该选项。 按VAT ID的计算发票折扣-如果您选中此项，发票折扣会按每个VAT ID来计算。如果不选中此项，发票折扣将会
4、在采购单据总计中计算。 货币之间分配-在此您可设置在采购和应付款项应用区中分录应用区允许使用不同的货币的范围。 从总订单将注释复制到订单中-如果选中此项，您在一个总订单中输入的注释将被复制到由总订单创建的采购订单中。 将注释从订单复制到发票中-如果您选中此项，您在采购订单中输入的注释将被复制到由订单创建的采购发票中。 复制注释订单至收据-如果您选中此项，您在采购订单中输入的注释将被复制到由订单创建的收据中。 将注释从退货单复制到贷项通知单中-如果您选中此项，系统将从贷项通知单中复制注释到已过帐退货中。点击编号在编号栏，您必须设置用于供应商、采购单据等的编号号码串。设置里的其它选项现在我们查看设
5、置中的其它选项12 供应商过帐组您用供应商过帐组窗口来创建一个或多个供应商过帐组。对于每一个您创建的过帐组，您必须创建其与相关总帐科目的连接。您可以让每个过帐组使用相同或不同的帐目编号。在建立过帐组后，您可以把它们分配给相关的供应商帐目。当您过帐给一个供应商帐目时，系统将过帐给和供应商相关的并由供应商过帐组设置的总帐帐目中。我们将在本章后面再涉及过帐程序。13 物料收费-物料费用窗口用于设置物料费用编号。如果您想学习更多关于物料费用的内容，请查看第三章，销售和应收款项。14 付款条件您用付款条件窗口为每个付款条件设置代码-也就是开发票的到期日期计算。我们将在本节后面更详细地查看付款条件。15
6、付款方法将允许您创建一个默认平衡帐目给每一个付款方式。换句话说，就是关闭每张发票。当您在付款方法中您处理平衡帐目时请小心，通过过帐，这会立刻核销发票。这项功能是为现金采购者而设，而不是用于一般帐目付款处理。16 报告选择分配一个报告编号给一个采购单据。17 申请工作表模板您可以在此处为工作表申请创建模板和批处理工作。18 供应商卡片在采购和应付款项菜单，点击供应商。供应商卡片窗口如下：从供应商卡片中我们可以看到供应商所有的有效信息。注意供应商卡片有六栏。这样，就允许无需打乱主屏幕就可以把相似的信息组合到同一张卡中。系统用此信息用来打印采购单据标题的供应商信息。因此您必须为每个供应商设置一张卡片
7、，用于输入一些基本信息如有效名称、地址和帐目类别。您可以按F3并按回车在编号号码串中获得下一个编号以创建一个新的供应商，但现在我们将查看一个已有的供应商卡片。供应商卡片也包含了一个供应商和一个采购按钮： 供应商按钮-用于显示该供应商的更多信息如，供应商的维。它也用于访问所有供应商的列表。 采购-用于显示该供应商的不同的采购单据和与该供应商相关的标准发票折扣。l 常规栏在常规栏输入一些基本信息如供应商名称、地址、过帐代码和联系人名称。您也可以常规栏中看到供应商的当前帐目。注意国外的欧盟供应商需要一个国家代码，因为国家之间和VAT报表需要此信息。用查找名编辑框用来设置供应商的附加描述名，用于查找时
8、使用。系统复制供应商名到该编辑框作为一个默认值。l 通信点击通信栏在通信栏，可以输入供应商的电话号码、传真号码、E-mail地址和主页地址。在电话号码旁边您将看到一个拨叫电话按钮。如果客户在关系管理应用区中也作为有联系人而进行了记录，点击该按钮时，将出现拨叫电话向导。当您在向导中点击完成时，系统将自动记录电话拨号作为交互日记分录中的一个交互。在通信栏，您也可看到E-mail编辑框，可用于输入客户的E-mail地址。E-mail地址可用于直接发送报价、订单、发票和（或）报表给客户。您也可能想到Internet的网站，并通过直接点击超链接按钮来访问主站。l 开发票栏点击开发票栏在开发票栏，您可以看
9、到该供应商采购交易的过帐和开发票相关的编辑框。在付款-至供应商编号编辑框您可以输入不同供应商的编号。如果该卡的供应商物料发票必须支付给另一个供应商，您得输入必须付款到的供应商编号。普通业务过帐组-用该编辑框来选择过帐组，这些过帐组是决定接收收入帐目的,供应商需过帐销售交易给这些收入帐目。一般情况下，普通业务过帐组是基于供应商地理位置（国内、欧洲、出口）。VAT业务过帐组-用该编辑框来选择过帐组，该过帐组用来决定供应商的交易需过帐给的VAT帐目。一般情况下，VAT业务过帐组也基于供应商地理位置（国内、欧盟、国外）。供应商过帐组-您用该编辑框来选择过帐组，该过帐组用于决定供应商要把交易过帐给哪个V
10、AT帐目。一般情况下，供应商过帐组广泛地按供应商的地理位置来划分（国内、欧盟、国外）。发票折扣代码-创建新的供应商卡片后，系统自动在该编辑框输入供应商编号。此代码将用于分配您为任何一个供应商创建的标准发票折扣。含VAT的价格-您可以设置采购行的单位价格和该供应商的采购报告中的单位价格编辑框中的价格是否包含VAT。l 付款栏点击付款栏付款栏中可以输入供应商的核销方法、付款条件代码和优先级代码。在应用方法中您可以输入如何核销该供应商的分录。您可以在手动核销方法和核销到最早两者之间进行选择。注意 ，当您选择核销到最早选项时，当您过帐一项付款时，系统将自动核销未结清供应商分录。付款条件代码编辑框，您可
11、以选择一个说明您经常从该供应商接收付款的付款条件代码。在付款方法代码编辑框，在此输入一个代码用于说明该供应商被使用的付款方法-例如银行转帐或支票。备注当您在平衡帐目中使用付款方法代码时请小心，因为当您过帐时，它将立刻核销已输入发票。当您想过帐预付发票时，十分有用。付款方法代码是一项默认值 。您可以在单据和日记帐中覆盖此代码。当您有付款额度的限制时，将会用到优先级编辑框。此时，您可以给每个供应商分配一个优先级。在我方帐目编号中，和供应商一起输入您的帐目编号（如果您有一个帐目编号）。如果您需要联系您的供应商讨论往来帐目时，该信息十分有用。l 接收栏点击接收栏在接收栏，用于设置如何从供应商接收物料。
12、位置代码包含您设置的用于从供应商采购的物料接收的默认地理位置。发货方法代码显示了发送的已协定条件。当供应商向您发送物料时，选择您想要供应商使用的发货方法代码。如果您未在物料或库存单位卡中输入交货时间，系统将使用交货周期计算编辑框来计算在采购订单中该供应商的交货时间。系统用此公式来计算已计划的收货日期（物料到达您的目的地的日期）。l 外贸栏点击外贸栏货币代码编辑框允许您为供应商设立一个默认的货币代码。该数值将被复制到您为该供应商创建的单据和日记帐中。当然，您也可以覆盖单据和分类帐中的货币代码便于按多种货币过帐供应商分录。语言代码用于设置物料文本、催询单文本和其它文本的语言代码。VAT登记编号-在
13、此您可以输入您的欧盟供应商相应的VAT登记编号。系统按照您在系统中设置的国家专门VAT登记号格式来检查该编辑框的内容。l 商务端口栏该栏用于按商务端口特性设置供应商信息。您可以在商务端口培训资料中的商务端口特性中找到更多的信息。19 练习新建一个供应商为您新的South Pole Adventures供应商新建一个供应商卡，并填写如下信息：地址是：SouthSide 1,DK-0009,Down Town.国家代码是：DK。电话号码是：23159784。联系人是：MS.South,采购者编号是AH。普通业务过帐组是EU，VAT业务过帐组是EU，供应商过帐组是EU。该客户的价格不含VAT。核销方
14、法是手动，付款条件是每个月/2% 8天，付款方法代码是银行，我方供应商帐目编号是0000 0001。发货方式是外部仓库。您需要用编号48967351填写VAT登记编号。输入货币代码DKK。您可以在附录四中找到本练习的实现步骤和方案。2采购业务21采购报价和采购订单采购单据功能和您在第三章销售和应收款项中学习的销售单据功能类似。如下三段用于让您对采购个基本的了解。在这些段中，您将学习采购报价、订单、发票和采购过帐程序。22 创建一个新的采购报价如果您向供应商索求报价，您可以在NA中准备一张采购报价并作为采购-报价报告发送给供应商。供应商就可以使用该信息为您准备一张报价。NA采购报价不会影响其它的
15、应用区，所以采购报价的物料不会在库存中。当您想确认从供应商中购买货物的协定时，可使用采购订单。一个采购报价也可作为采购订单的一个预示。采购报价转换成采购订单后，物料就可以储备在库存中了。我们将采购一些无库存的物料。首先，创建一张报价，然后，当您批准该报价时，把其转换成订单。1、点击采购_应付款项。2、点击报价。3、按F3插入一新的采购报价，按回车获得编号号码串的下一个编号。我们将向家具产业供应商采购该物料，所以我们先创建一个采购报价。4、在购-自供应商编号中输入44756404，按回车。注意将显示家具产业的信息。采购行现在，我们在采购行中输入相关信息。1、在第一行的类型中，选择物料并按回车。2、在编号编辑框中选择766BC-C项，并按回车。3、在数量中输入10。4、把光标移到下一个有效空行的类型编辑框。默认值应该是物料。既然我们要增加另一个物料行
