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1、第8章 Excel 2003使用入门,Excel 2003是一款出色的电子表格处理软件，可以帮助我们方便地制作各种报表并快速地进行数据处理。本章首先介绍Excel的基础知识，然后通过制作图8-1所示的办公用品领用表，使读者掌握在Excel 2003中新建、保存、关闭与打开工作簿，以及输入并编辑数据的各种方法。,本章内容提要,初识Excel 2003 工作簿的基本操作 输入数据的基本方法 自动填充数据 编辑工作表中的数据,8.1 初识Excel 2003,Excel 2003是微软公司推出的电子表格处理软件，它具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能。下面我们就来启动Excel 2003，认识其
2、工作界面组成元素及其作用，并了解工作簿、工作表和单元格的概念。,8.1.1 熟悉Excel 2003工作界面,启动Excel 2003,编辑栏：主要用于输入和修改活动单元格中的数据。在工作表的某个单元格输入数据时，编辑栏会同步显示输入的内容。 名称框：显示当前单元格的地址。 工作表编辑区：功能和Word的编辑区相似，它是Excel处理数据的主要区域，包括单元格、行号和列标及工作表标签等。,8.1.2 认识工作簿、工作表和单元格,工作簿：是Excel中用于保存数据的文件，其扩展名为“.xls”。启动Excel后，系统会自动创建一个名为“Book1”的工作簿。 工作表：显示在工作簿中由单元格、行号
3、、列标以及工作表标签组成的表格，是数据处理的主要场所。其中，行由上至下用数字1、2、3编号；列从左到右用字母“A、B、C”编号。默认情况下，一个工作簿包含3个工作表，分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3，单击不同的工作表标签可以在各工作表之间切换。 单元格：工作表中行与列相交形成的长方形区域就是单元格，它是Excel中最小的数据存储单位。单元格的名称由其所在的列标和行号来命名，如C3单元格表示位于第C列第3行的单元格。,Excel 2003工作簿最多可包含255张工作表，每张工作表最多可由65536256个单元格组成。,8.2 工作簿的基本操作,按【Ctrl+N】组合键,新建空白工作
4、簿的3种方法,此时如果工作簿是第一次保存，均会打开“另存为”对话框,保存工作簿,关闭工作薄,打开工作薄,8.3 输入数据的基本方法,数据的输入是工作表编辑中的基本操作，也是进行工作表数据分析处理的基础。Excel中常用的数据类型包括文本、数值、日期和时间等。,8.3.1 输入文本型数据,文本型数据是指汉字、英文，或由汉字、英文、数字组成的字符串。默认情况下，在单元格中输入文本型数据时，输入的内容会沿单元格左侧对齐。,单击要输入文本型数据的单元格，然后输入数据即可,在输入数据的过程中按【Enter】键，光标自动移到当前单元格的下一个单元格；按【Shift+Enter】键，光标自动移到当前单元格的
5、上一个单元格；按【Tab】键，光标自动移到当前单元格右侧的单元格，按【Shift+Tab】键，光标自动移到当前单元格左侧的单元格。此外，用户还可用方向键控制单元格的移动。,在输入数据的过程中如果发现错误，可以使用【Backspace】键将其删除，再重新输入。 若单击编辑栏中的“取消”按钮 或按【Esc】键，可取消本次输入。,8.3.2 输入数值型数据,数值型数据由数字（09）、正号（+）、负号（-）、小数点（.）、分数号（/）、百分号（%）、指数符号（E或e）、货币符号（￥或$）和千位分隔号（，）等组成。输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右侧对齐。,输入正、负数：若要向单元格中输入正
6、数，可直接输入数字。若要输入负数，应在输入数字前添加负号“-”，或给数字加上圆括号。,输入分数：要在单元格输入分数，应先输入“0”和一个空格，然后再输入分数，否则Excel将该数据作为日期型数据处理。,输入百分比数据或小数：要输入百分比数据或小数，可以直接在数值后输入百分号“%”或在相应位置输入小数点即可。,当输入的数据量较大，且都具有相同的小数位数时，可以利用“自动设置小数点”功能。方法是：选择“工具”“选项”菜单，打开“选项”对话框，在“编辑”选项卡选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”编辑框中输入相应的小数位数，然后单击“确定”按钮。,默认情况下，在单元格中输入数字时，Excel会自动
7、将其沿单元格右侧对齐。而有时用户需要将数值型的数字设置为文本型，如身份证号、邮政编码、电话号码和表格中以数字开头的序号等。 要将数字以文本格式输入，可在输入数字前加英文状态的单引号“”，然后再输入数字，此时所输入的数字会以文本格式显示。,8.3.3 输入日期和时间,在Excel 2003中，当在单元格中输入系统可识别的日期或时间数据时，系统自动将其转换为相应的日期或时间格式。如果Excel不能识别出当前输入的日期或时间，则输入内容将被作为文本型数据处理，沿单元格左侧对齐。,输入日期：要在单元格输入日期，可按年月日的顺序输入数字，中间用“/”或“-”分隔。,输入时间：要在单元格输入时间，可在小时
8、、分钟和秒之间用冒号（:）分隔。系统默认输入的时间是按24小时制的方式输入的。若要以12小时制的方式输入时间，需在时间后输入一个空格，然后输入AM或PM，或A或P。,8.4 自动填充数据,在利用Excel进行数据处理时，有时需要输入大量重复或有规律的数据，使用Excel的自动填充功能，可以方便输入这些数据，节省输入时间，提高工作效率。,8.4.1 使用填充柄填充数据,如果希望在一行或一列相邻的单元格中输入相同的或有规律的数据，可首先在第1个单元格中输入示例数据，然后上、下、或左、右拖动填充柄即可。,8.4.2 使用对话框填充数据,除了可以使用填充柄填充数据外，还可以使用对话框进行序列、日期、等
9、差和等比序列等数据的自动填充。,8.4.3 使用快捷键填充相同数据,若要一次性在所选单元格区域填充相同数据，可先选中要填充数据的单元格区域，然后输入要填充的数据，输入完毕按【Ctrl+Enter】组合键,8.5 设置数据输入限制条件,在创建工作表时，有时为了保证输入数据的准确性，可以使用Excel提供的“有效性”命令为单元格设置条件，以便在出错时得到提醒，从而快速、准确地输入数据。,单击设置了数据有效性的单元格，会显示输入信息提示,当在设置了数据有效性的单元格中输入了不符合条件的数据时，会出现“错误”提示框，单击该提示框中的“重试”按钮，可重新输入数据；单击“取消”按钮，会取消当前的操作,在选
10、定单元格区域输入限制条件之内的数据,8.6 编辑工作表中的数据,8.6.1 选择单元格与单元格区域,选择单个单元格：如果要选定某个单元格，可直接单击该单元格，此时选定的单元格为活动单元格，并且该单元格行号上的数字和列标上的字母将突出显示。,选择相邻单元格区域：将鼠标指针移至要选定区域的第一个单元格，按住鼠标左键向对角线方向拖动，至要选择的单元格后释放鼠标。若选择的单元格区域较大，可先单击要选择单元格区域左上角的单元格，然后按住【Shift】键单击要选择区域右下角的单元格。,选择不相邻的单元格或单元格区域：选择任意一个单元格或单元格区域，然后按住【Ctrl】键依次选择其他单元格或单元格区域。,选
11、择单行：单击位于该行左侧的行标签。,选择单列：单击该列顶端的列标签。,选择多个不相邻的行或列：按住【Ctrl】键依次单击需要选择的行的行号或列的列标。,选择整个工作表：单击工作表左上角的“全选”按钮 ，或按【Ctrl+A】组合键。,8.6.2 数据的修改与清除,在单元格中修改：双击要修改数据的单元格，接着定位光标，然后修改数据，修改完成后按【Enter】键即可。 在编辑栏中修改：单击要修改数据的单元格，然后单击编辑栏并在其中修改数据，修改完成后按【Enter】键即可。 修改单元格全部数据：单击要修改数据的单元格，然后直接输入新数据，单元格中的原数据将全部被替换，修改完成后按【Enter】键即可
12、。 若要清除数据，可先选中要清除数据的单元格或单元格区域，然后按【Delete】键即可。,8.6.3 数据的移动与复制,通过对单元格中内容的移动和复制，可以减少重复输入的操作，以节省输入时间。此外，在复制的过程中，还可以有选择地复制对象的特定内容。 与在Word中移动和复制数据相同，在Excel中也可以用“剪切”、“复制”和“粘贴”命令，以及鼠标拖动法移动和复制数据,单击要粘贴数据的目标单元格区域左上角单元格，然后单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮,复制单元格中的数据,利用拖动方式移动数据,在使用鼠标拖动法移动数据时，若目标单元格中有内容，会弹出提示框，单击“确定”按钮，将用原单元格中的内容替
13、换目标单元格中内容，单击“取消”按钮，可取消移动操作。,在使用“复制”、“剪切”和“粘贴”命令复制与移动单元格内容时，若目标单元格中有内容，系统会自动用复制或剪切的单元格内容替换这些内容。若不希望替换，可在执行“复制”或“剪切”命令后，选择“插入”“复制单元格”菜单，打开“插入粘贴”对话框，从中选择相应的选项，将目标单元格下移或右移，这样便不会替换目标单元格中的内容了。,在移动与复制单元格内容时，还有以下一些需要注意的事项和技巧。,利用“选择性粘贴”对话框移动或复制单元格中的部分内容,8.6.4 数据的查找与替换,如果工作表中的数据量很大，在其中查找数据就会非常困难，此时可利用Excel提供的
14、查找和替换功能，快速查找符合条件的数据，并能对其进行统一替换。 在Excel中查找和替换数据的操作方法与在Word中相同，此处不再赘述。,在“查找和替换”对话框中单击“选项”按钮展开对话框后，可进行如下一些与Word中的查找和替换不同的设置。,“范围”下拉列表：用于设置查找的范围。用户可在指定工作表或整个工作簿中进行查找。 “搜索”下拉列表：用于设置搜索方式。用户可按行或按列进行搜索。 “查找范围”下拉列表：用于选择查找的数据类型。即设置在全部单元格（选择“值”）、包含公式的单元格（选择“公式”）还是单元格批注中查找数据。 区分大小写：设置搜索数据时是否区分英文大小写。 “单元格匹配”复选框：
15、选中该复选框，则要求单元格的内容必须与“查找内容”编辑框中输入的内容完全一致。 区分全/半角：设置搜索时是否区分全/半角。对于字母、数字或标点符号而言，占一个字符位置的是半角，占两个字符位置的是全角。,综合实例制作第三季度销售清单,本实例通过制作“销售清单”，来练习数据的输入与编辑操作，如使用自动填充功能、快捷键等快速输入数据，以及数据的查找和替换等知识。,新建一工作簿“销售清单”，输入表格标题及各列标题文本，然后利用填充柄填充“序号”列数据，利用快捷输入“产品名称”和“产品型号”列数据，利用下拉列表方式输入“销售部门”列数据，查找工作表“HM”文本，将其替换为红色、加粗的“HR”文本。,制作思路,操作步骤,具体操作步骤参见视频8-1。,本章小结,学完本章内容，应重点掌握以下知识。 了解工作簿、工作表和单元格概念，掌握工作簿的常用操作方法。 掌握在单元格中输入文本型数据、数值型数据、日期和时间型数据的基本方法，以及利用填充柄、对话框和快捷键等自动填充数据的方法。 掌握在工作表中修改、清除、移动、复制、查找和替换数据的方法。,
