第4章excel2003表格处理软件剖析

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1、第4章 Excel 2003 表格处理软件,第4章 Excel 2003表格处理软件,4.1 案例与案例解析 4.2 Excel 2003概述 4.3 工作簿的创建与保存 4.4 数据计算 4.5 编辑工作表 4.6 格式化工作表 4.7 数据管理工作 4.8 图表的制作与编辑 4.9 打印,本章教学目标,掌握Excel 2003电子表格制作的基本过程和数据分析、管理的基本方法 重点掌握数据的输入、公式和函数的使用、用图表显示数据、数据的分析和管理,4.1 案例与案例解析,4.1.1 本章案例 4.1.2 案例说明与分析 4.1.3 案例所涉及的主要知识点,4.1.1 本章案例,统计与分析计算

2、机二级考试情况。,4.1.2 案例说明与分析,在日常生活和工作中，经常要统计与分析一些数据，譬如：,4.1.3 案例所涉及的主要知识点,（1）不同类型数据的输入方法 （2）自动填充 （3）数据有效性 （4）批注的插入与编辑 （5）公式和函数 （6）单元格引用 （7）编辑工作表 （8）格式化工作表 （9）数据的筛选、排序、分类汇总 （10）图表的制作与编辑 （11）页面设置,4.2 Excel 2003概述,4.2.1 Excel 2003的主要功能 4.2.2 Excel 2003的窗口组成,4.2.1 Excel 2003的主要功能,（1）简单、方便的表格制作功能：可方便地创建和编辑表格，对

3、数据进行输入、编辑、计算、复制、移动以及设置格式、打印等。 （2）强大的图形、图表功能：可以根据工作表中的数据快速生成图表，直观、形象地表示和反映数据，使得数据易于阅读和评价、便于分析和比较。 （3）快捷的数据处理和数据分析功能：可采用公式或函数自动处理数据，具有较强的数据统计分析能力，能对工作表中的数据进行排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作。 （4）列表功能：这是Excel 2003新增的功能，类似于“筛选”功能，用户可以利用它进行排序、筛选、汇总、求平均值等简单操作。,4.2.2 Excel 2003的窗口组成,4.3 工作簿的创建与保存,4.3.1 案例引入 4.3.2 基本概念 4

4、.3.3 创建工作簿,4.3.1 案例引入,（1）创建含有Sheet1工作表的工作簿。其中笔试和机试为数值型，出生日期为日期型，其他均为字符型数据，如图所示。 学号借助自动填充完成，出生日期、笔试和机试中的连续相同数据、自动增1、等差数列均采用自动填充的方法来填充。 利用姓名中的现有数据创建自定义序列。 性别用数据有效性完成输入。,（2）批注的输入、编辑及格式设置。 为B3单元格插入批注，内容是“班长：2011年二等奖学金获得者”。 复制B3单元格的批注到B6单元格，并将其内容修改为“副班长：2011年一等奖学金获得者”，设置其字体为楷体、字号为9。 删除B3单元格的批注。 （3）将工作簿以“

5、计算机二级考试情况.xls”命名，保存在D盘。,本节案例引入所涉及的知识点： （1）基本概念 （2）输入各种类型数据的方法和技巧 （3）批注操作,4.3.2 基本概念,1. 工作簿：Excel 2003是以工作簿为单位来处理和存储数据的，工作簿文件是Excel 2003存储在磁盘上的最小独立单位，每个工作簿由多个（可多达255个）独立的工作表组成，每个工作表由多个单元格组成，单元格数目多达65536（行）256（列）个。Excel 2003工作簿的默认扩展名为.xls。,2. 工作表：工作表（Sheet）是一个由行和列交叉排列的二维表格，也称电子表格，用于组织和分析数据。,3. 单元格：单元格

6、（Cell）就是工作表中行和列交叉的部分，是工作表最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位。,4. 单元格区域：单元格区域指的是由多个相邻单元格形成的矩形区域，其表示方法由该区域的左上角单元格地址、冒号和右下角单元格地址组成。例如，单元格区域A1:E5表示的是左上角从A1开始到右下角E5结束的一片矩形区域。,4.3.3 创建工作簿,1. 基本的数据输入方法 向单元格输入数据或编辑数据可采用以下几种方法： 单击需要输入数据的单元格，然后直接输入数据。输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中。 单击单元格，然后单击编辑栏，在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。 双击单元格，即可输入数据

7、或编辑数据。,（1）文本（字符或文字）型数据及其输入 在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。 如果输入的字符串的首字符是等号“=”，则应先输入一个单引号“”（注意：必须是半角字符的单引号），再输入等号和其他字符。例如，输入“=9+11”，按回车键后，显示=9+ll。但如果不输入单引号“”，则系统将认为是公式输入，回车后显示的是20。 如果输入的数据是由数字组成的类似于邮政编码、电话号码之类的文本型数据，则应先输入单引号“”（注意：也必须是半角字符的单引号），再输入数字。例如，邮政编码250001是文本型数据，在输入时应输入“250001”，不能直接输入，否则认为是数字型的（右对齐

8、）数据。,（2）数字（值）型数据及其输入 输入分数时，应在分数前输入0（零）及一个空格，如分数38应输入“0 38”。如果直接输人“38”或“038”，则系统将把它视作日期型数据，在单元格中显示3月8日。 输入负数时，应在数字前输入负号，或将其置于括号（中英文的括号均可）中。如-8应输人“-8”或“（8）”。 在数字间可以用千分位号“，”隔开，如输入“32，008”。, 单元格中的数字格式决定Excel 2003在工作表中显示数字的方式。如果在常规格式的单元格中输入数字，Excel 2003将根据具体情况套用不同的数字格式。例如，如果输入$19.23，Excel 2003将套用货币格式。如果要

9、改变数字格式，则先选定包含数字的单元格，再选择“格式”“单元格”命令，然后选择“数字”选项卡，再根据需要选定相应的分类和格式。, 常规的数字格式是Excel的默认格式，Excel 2003会将数字显示为整数、小数，或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法表示。采用常规格式的数字长度为11位，其中包括小数点、E和+这样的字符。如果要输入并显示多于11位的数字，可以使用内置的科学记数格式（即指数格式）或自定义的数字格式。,（3）日期和时间型数据及其输入 一般情况下，日期分隔符使用“”或“-”。例如，201285、2012-8-5、5Aug2012或5-Aug-2012都表示2012年8月5日。

10、如果只输入月和日，Excel 2003就取计算机内部时钟的年份作为默认值。例如，在当前单元格中输入“4-28”或“428”，按回车键后，显示4月28日，当再把刚才的单元格变为当前单元格时，在编辑栏中显示2012-4-28（假设当前是2012年）。Excel 2003对日期的判断很灵活。, 时间分隔符一般使用冒号“：”（中英文的冒号均可）。例如，输入“6：0：2”或“6：00：02”都表示6点零2秒。也可以只输入时和分，也可以只输入小时数和冒号，还可以输入小时数大于24的时间数据。如果要基于12小时制输入时间，则在时间（不包括只有小时数和冒号的时间数据）后输入一个空格，然后输入AM或PM（也可以

11、是A或P），用来表示上午或下午。否则，Excel 2003将基于24小时制计算时间。例如，如果输人3：00而不是3：00 PM，将被视为3：00 AM。, 如果要输入系统当天的日期，则按ctrl+；（分号）组合键；如果要输入系统当前的时间，则按Ctrl+：（冒号）组合键。 如果在单元格中既输人日期又输入时间，则之间必须用空格隔开。,2. 快速的数据输入技巧 在Excel 2003中，为了加快输入的速度，可使用系统提供的“自动填充”功能，填充相同数据、等比数列、等差数列和日期时间序列等，还可以输入自定义的序列。,（1）如图所示，填充相同的数值型数据、相同的文字型数据（不具有增减可能的）、连续的日

12、期时间型数据、自定义序列列表框里有的数据。 单击填充内容初值所在的单元格，将鼠标移到填充柄上，当鼠标指针变成黑色的实心十字形状时，按住鼠标左键拖动填充柄，到所需的位置时松开鼠标，即可完成自动填充，得到所需的数据。拖动时，上、下、左、右均可。,（2）如图所示，填充连续的数值型数据、相同的日期型数据、相同的自定义序列列表框里有的数据。 操作方法同上，只是在拖动填充柄的同时，要按住Ctrl键。,（3）填充等差、等比数列 按住鼠标左键拖动填充等差数列 首先选中待填充数据区域的起始单元格，在其中输入数列的初始值。再在相邻的另一单元格输入数列的第二个数值。这两个单元格中数值的差值将决定该数列的步长。然后选

13、中这两个单元格区域，用鼠标指向第二个单元格右下角的填充柄，当鼠标指针变成黑色的实心十字形状时，按住鼠标左键拖动填充柄到所需的位置，松开鼠标左键，鼠标所经过的单元格区域就按数列的步长填充其值（根据需要，横、竖方向均可）。, 按住鼠标右键拖动填充等差、等比数列 首先选中待填充数据区域的起始单元格，在其中输入数列的初始值。选中该单元格，将鼠标移到填充柄上，当鼠标指针变成黑色的实心十字形状时，按住鼠标右键拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“序列”命令，打开“序列”对话框，如图4.5所示。若要填充等差数列，则在“类型”选项区域选择“等差序列”；若要填充等比数列，

14、则在“类型”选项区域选择“等比序列”，然后按需求进行其他的设置，单击“确定”按钮即可。“序列”对话框中的“步长值”是两相邻单元格的差值或比值，并且，可以是正数，也可以是负数。,（4）创建自定义序列 利用现有数据创建自定义序列。 如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可以先选定工作表中相应的数据区域，再选择“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，即可将选定的数据清单导入到“自定义序列”列表框中。, 利用临时输入方式创建自定义序列。 如果要输入新的序列列表，则先将插入点置于 “输入序列”列表框中，然后从第1个序列元素开始输入新的序列，在输入每个元

15、素后，按回车键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮，即可将输入到“输入序列”列表框中的数据清单添加到“自定义序列”列表框中。,3. 有效性输入,要预先设置某一单元格或单元格区域允许输入的数据类型、范围，并设置数据输入提示信息和输入错误提示信息，可按以下步骤定义。 选定要定义有效数据的单元格或单元格区域。 选择“数据”“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡。, 在“允许”下拉列表框中选择允许输入的数据类型。列表框中有“任何值”、“整数”、“小数”、“序列”、“日期”、“时间”、“文本长度”、“自定义”可供选择。 选择不同的数据类型，在“允许”下拉列表框的下面会出现不同的选

16、项。例如，本节案例引入中的“输入学生的考试成绩在0100之间，且是整数”，则应在“允许”下拉列表框中选择“整数”，在其下面的“数据”下拉列表框中选择“介于”，“最小值”文本框中输入0，在“最大值”文本框中输入100；本节案例引入中的“性别”中的数据是有限的几个数据序列，则应在“允许”下拉列表框中选择“序列”，在其下面的“来源”文本框中输入有限的数据序列“男,女”（注意：之间的逗号是半角字符）。, 如果在有效数据单元格中允许出现空值，则应选中“忽略空值”复选框。 如果在“允许”列表框中选择“序列”，并且使“来源”中的数据序列通过下拉列表框被选择，则应选中“提供下拉箭头”。 如果要使数据输入提示信息在选定该单元格时会出现在其旁边，则选择“输入信息”选项卡，在其中输入有关提示信息。 如果要显示错误提示信息，则选择“错误警告”选项卡后输入。,4. 批注,（1）插入批注 单击需要添加批注的单元