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1、10/16/2019,Office办公软件实操培训,Joyce Wu,10/16/2019,一、使用“快捷键”，工作事半功倍 二、word使用技巧 三、PPT使用技巧 四、Excel使用技巧,10/16/2019,一、快捷键,10/16/2019,二、Word使用技巧,（一）文档基本编辑技术 （二）文档版面编排 （三）文档高级编排技术,10/16/2019,（一）、文档的基本编辑方法,1. 文本的输入,中文，英文，标点符号 大小写切换：caps lock 特殊符号：shift+数字键 特殊文字：插入/符号或特殊符号 快捷方式介绍： 键盘方向键：上下左右移动 Page Up:插入点上移一页 Pa
2、ge Down:插入点下移一页 Home:从当前位置移动到本行首 End:从当前位置移动到本行末 Ctrl+Home：从当前位置移动到文档首 Ctrl+End：从当前位置移动到文档末,10/16/2019,2.设置项目符号和编号,第一步：选中要创建项目符号和编号的段落 第二步：“格式”菜单丨“项目符号和编号”命令，打开对话框 （单击鼠标右键， “项目符号和编号”命令，打开对话框） 第三步：选定所需的项目符号（编号）,10/16/2019,（二）、文档版面编排,一、文档的页面设置 二、图文混合排版 三、特殊版面设置 四、设置页码 五、添加页眉页脚 六、插入脚注和尾注 七、为文档添加批注 八、表格
3、的应用,10/16/2019,一、文档的页面设置,1. 设置页边距 第一步：“文件”丨“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡 第二步：在“页边距”区域的“上”、“下”、“左”、“右”文本框中输入页边距数值。 第三步：在“方向”区域选择“纵向”、“横向”决定文档页面的方向 第四步：“应用于”文本框中设置设置的应用范围,10/16/2019,二、图文混合排版,1. 在文档中插入图片 （1）插入剪切画 单击“插入”/“图片”/“剪切画”出现 （2）插入图片文件 第一步：将插入点定位在文档中要插入图片的位置 第二步：“插入”菜单丨“图片”丨“来自文件”命令，打开插入图片对话框
4、第三步：“查找范围”列表中选中要插入的图片所在的位置，在文件列表中选择需要插入的图片,10/16/2019,二、图文混合排版,2. 插入艺术字 第一步：把插入点移到要插入艺术字的位置 第二步：“插入”菜单丨“图片”丨“艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框 第三步：从对话框中选择一种艺术字样式 第四步：在“文字”文本框中输入要编辑的艺术字文字,10/16/2019,三、特殊版面设置,1. 设置分栏版式 第一步：选中要分栏的文本 第二步：“页面布局”菜单丨“分栏”命令，打开“分栏”对话框 第三步：在“预设”区域选择分栏方式；也可以在“栏数”文本框自定义要分的栏数 第四步：如选中“分隔线”复选框，可
5、以在各栏间显示分隔线,10/16/2019,三、特殊版面设置,2. 设置首字下沉 第一步：将鼠标定位在要首字下沉的段落中 第二步：“插入”菜单丨“首字下沉”命令，打开对话框，选中一种样式 第三步：在“字体”下拉列表中选择下沉文字的字体 第四步：在“下沉行数”文本框中选择或输入要下沉的行数,10/16/2019,四、设置页码,第一步：将插入点置于要插入页码的文档 第二步：“插入”菜单丨“页码”命令，打开对话框 第三步：在“位置”下拉列表中，选定页码的位置 第四步：在“对齐方式”下拉列表中，选定页码的对齐方式 第五步：“首页显示页码”复选框的选择,10/16/2019,五、添加页眉页脚,第一步：将
6、插入点定位在文档中的任意位置 第二步：“视图”菜单丨“页眉和页脚”命令，进入页眉和页脚编辑模式，同时打开“页眉和页脚”工具栏 第三步：在页眉区域输入文本，并可以选中文本修改格式 第四步：单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮， 切换到页脚区，完成页脚区的编辑。 第五步：编辑完毕，在“页眉和页脚”工具栏中单击“关闭”按钮,10/16/2019,六、插入脚注和尾注,第一步：将插入点置于要插入尾注的段落最后 第二步：“插入”菜单丨“引用”丨“脚注和尾注”命令，打开对话框 第三步：在“位置”下区域，选中“尾注”，并在其后的下拉菜单中选择“文档结尾”选项 第四步：在“格式”区域的“编号格
7、式”下拉列表中选中一种编号格式，在“起始编号”文本框选择起始编号的数值，在“编号方式”下来列表中选择“连续” 第五步：单击“插入”按钮，输入内容即可,10/16/2019,七、为文档添加批注,第一步：选定要添加批注的文本 第二步：“插入”菜单丨“批注”命令 第三步：在批注区域输入注释文字，编辑完毕后在文档任意位置单击鼠标。,10/16/2019,八、表格的应用,1. 创建表格 第一步：将插入点移到要插入表格的位置 第二步：“表格”菜单丨“插入”命令，打开对话框 第三步：在“列数”和“行数”文本框中输入表格的列数值或行数值,10/16/2019,（三）、文档高级编排技术,一、应用样式 二、制作文
8、档目录 三、设置文档背景,10/16/2019,一、应用样式,第一步：“插入”菜单丨“样式和格式”命令，打开任务窗格 第二步：选中要应用样式的文字或段落 第三步：在“请选择要应用的格式”区域选择所需样式,10/16/2019,二、制作文档目录,第一步：将插入点定位在要插入目录的位置 第二步：“引用”菜单丨“目录”命令，打开对话框 第三步：在“格式”下拉列表中选择一种目录格式 第四步：在“显示级别”文本框中选择目录显示级别 第五步：选中“显示页码”复选框 第六步：选中“页码右对齐”复选框 第七步：在“制表符前导符”下拉列表框中指定分隔符 第八步：选中“使用超链接而不使用页码复选框”，则提取的目录
9、以超链接的形式显示,10/16/2019,三、设置文档背景,1. 设置文字/图片水印 第一步：将插入点定位在文档中 第二步：“页面布局”菜单丨“水印”命令，打开对话框 第三步：在“文字”文本框中输入要显示的文字；在“字体”下拉列表中选择一种字体；在“尺寸”下拉列表中选择一种尺寸；在“颜色”下拉列表中选择一种颜色；在“版式”下拉列表中选择一种版式,10/16/2019,三、PPT使用技巧,编辑幻灯片 使用模板 使用图形库 动作设计 辅助功能介绍,10/16/2019,编辑幻灯片-背景设置-全部统一格式,选择菜单-视图-任务窗格 选择配色方案 若已有模板,则选择设计模板.根据模板定色,10/16/
10、2019,选择确定-幻灯版文字版式,内容版式,文字内容版式,文字版式,其它版式,10/16/2019,文字编辑,艺术字体的输入,冲电气(深圳) 有限公司,选择字体,选择字号,选择艺术字库,选择按钮,10/16/2019,图片插入及编辑,使用SmartArt插入已有格式图片,10/16/2019,其他图表的插入,统计图表的插入 自选图形插入,10/16/2019,动画动作设计,选择任务窗体-动画片设计-动画方案,10/16/2019,在幻灯片中插入声音,插入声音文件,剪辑管理器中的声音,文件中的声音,10/16/2019,与某一动作的声音配合,同志们开会啦!,10/16/2019,插入影片,在幻
11、灯片中接入影片,别烦我!,10/16/2019,页眉页脚的设置及应用,页面的设置,10/16/2019,四、Excel使用技巧,10/16/2019,目的：探讨EXCEL在日常工作中的经常用到的一些功能及技巧，提高Excel实际操作能力的同时提高工作效率 。,掌握并熟练运用Excel常用技巧,图表的应用,10/16/2019,1、用sum函数做减法 Exp：有一连续的单元格区域：A1至A20，计算此区域中除去A2和A19的和 sum函数计算方法：=sum(A1,A2:A18,A20), sum函数减法方法后：=sum(A1:A20,-A2,-A19),常用函数的使用方法,10/16/2019,
12、2、SUMIF 函数：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格总和 SUMIF对SUM进行了引伸和拓展，只有符合求和条件的才进行统计，比如计算“金额”在1元以上的数据总和、按照人员或产品分类计算数据总和等。 应用举例：在下表中统计出销售人员张三的销售总额？,常用函数的使用方法,计算公式：=SUMIF($D3:$D8,“张三“,$C3:$C8),10/16/2019,3、COUNTIF函数：即计数求和函数。统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目 使用格式： COUNTIF（条件区域，计数条件） 说明：=countif(D3:D7,D3) ，即单元格D3在D3至D7单元格区域内出现的次数 应
13、用举例：在下表中统计出销售人员张三的订单数？ 特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现 COUNTIF是COUNT函数的引伸与拓展，在计数时加上先前条件，只有符合计数的条件才进行统计计算。,常用函数的使用方法,计算公式：=Countif($D3:$D8,“张三”),10/16/2019,4、rank函数：即排序函数。使用格式： =rank(number,ref,order), a、number为需排序的数字 b、ref为引用的区域 c、order为排序方式，为0按降序排列，不为0按升序 应用举例：在下表中统计出销售人员张三的销售金额排名？,常用函数的使用方法,计算公式：=RANK(E1
14、2,$E12:$E14),10/16/2019,1、不连续单元格填充同一数据：选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。 2、快速输入的技巧：输入范围的选定，Ctrl+单元格；如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 3、单元格内容的合并：方法一：连字符“&”合并， 方法二：利用CONCATENATE函数。=CONCATENATE(B2,C2) 4、单元格内容的分列：方法一：工具菜单（数据-分列），方法二：LEFT、RIGHT函数。例如aaa-
15、111 B1=left（A1,3）C1=RIGHT(A1,3),10/16/2019,6、单元格错误信息函数处理：,10/16/2019,7、数字、文本的快速转换：数字转变为文本格式（如身份证号）数字前加“”，文本格式转变为数字格式：（1、选择性粘贴，2、函数：VALUE(TEXT) ）。 8、禁止复制隐藏行或列中的数据：选中要复制的区域，单击“编辑定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，选中“可见单元格”选项，然后复制粘贴。 9、输入提示。方法是数据数据有效性有效性，在输入信息标签页中设置。,10/16/2019,10、分类汇总 功能可实现把所有记录根据要求条件进行汇总 。 在Ex
16、cel工作表的数据列表中插入分类汇总方法： 选中需进行分类汇总的源数据区域， 点击工具栏“数据”“分类汇总”,10/16/2019,11、 数据筛选 Excel 提供了两种筛选区域的命令： a、自动筛选：包括按选定内容筛选，它适用于简单条件。 b、高级筛选：适用于复杂条件。 高级筛选对话框中“等于”是对数字或字符串的，筛选出与所选数字或字符串完全一样内容。,10/16/2019,图表用于总结规律和传递特定信息，强调数据之间的关系，且图表具有 动态性，有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。 创建图表的方法： 1、自由点取法：使用图表工具栏，选择图表类型。 操作：视图-工具栏-图表 2、按部就班法：使用图表向导。 操作：插入-图表，分4步完成图表的制作。 生成基本图表后，通过右键各功能按钮进行信息完善， 如“图表选项”。,10/16/2019,学无止境， 共同进步,Thanks,
