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1、众诚软件 诚信做人、专业做事 用心服务、满意 100 追求卓越、创造完美 1 浅谈浅谈 ERP 系统在面粉加工企业财务管理中的应系统在面粉加工企业财务管理中的应用用 引言：随着管理技术的发展, ERP 系统在面粉加工企业中的应用越来越广 泛。财务管理模块是 ERP 系统的最终体现,有必要通过财务部门推动 ERP 系统在 整个企业中的应用。ERP 系统与面粉加工企业财务管理的有机融合,能够提高企 业财务资源配置的效率,促进企业管理的不断完善与发展。 同时,保证企业财务信 息的及时、准确,实现真正意义上的资源共享。 随着管理技术的日趋进步,面粉加工企业的管理正沿着信息化、专业化、高 效化的道路发展
2、。ERP(Enterprise Resource Planning 企业资源计划)系统为企 业提出了一个全新的管理思想:将影响企业生存和发展的生产、销售、采购、库 存、 财务等环节统一起来,在综合的基础上给出企业管理的决策,具有全局性、前 瞻性、综合性和可操作性。ERP 系统把客户需求和企业内部的制造活动以及供应 商的资源整合在一起,实现在企业内部实时、动态地交换信息,使生产、采购、销 售等信息得到及时准确的传递,形成企业一个完整的供应链。有效的 ERP 应用能 帮助企业降低成本、提高自身竞争力。 1、实施 ERP 面粉加工企业属流程型行业,实施EPR的目的是通过信息化提高企业的管理 水平,将
3、粗放型管理精细化。信息化可以理解为三层含义: ( 1)数据的信息化。 企业把原始的信息,即库存信息、销售凭证、费用凭证、采购凭证都以一定的数 据格式录入到计算机里,以数字的形式保存起来,满足随时查询的需要; ( 2)流程 的信息化。利用软件把企业已经规范的流程以程序的方式固化下来,规范了面粉 加工流程中的岗位职能,减少人为控制和拍脑袋的管理行为,提高岗位员工工 作效率; (3)决策的信息化。即通过对面粉销售、原粮采购预测等原始数据进行 科学的加工处理,将企业的资金流、物流、.智力流汇集成企业的信息流,运用一 定的计算模型,产生相应的管理决策信息,指导面粉加工企业的经营和决策。 它可 以对企业进
4、行连续的实时监控和快速的调整反映,保证企业运行在正常的轨道 上。从三个层面可以看出,推进实施 EPR,不仅需要提高硬件水平,还需要从传统 的粗放型管理思想向精细型集中式管理思想的转变。所谓集中式管理,就是借助 众诚软件 诚信做人、专业做事 用心服务、满意 100 追求卓越、创造完美 2 现代网络通信技术,建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制,从而在战略 上实行集中监控,整合所有资源。 建立一种扁平化的组织结构,有利于企业内部实 现信息的有效沟通和快速反馈,从而真正发挥集团企业的规模优势。财务管理是 企业管理的核心,它通过价值形态对企业资金运转的一项综合性的管理,渗透和 贯穿于企业一切经济活
5、动之中。企业资金的筹集、使用和分配,都与财务管理有 关;企业的生产、经营、采购、销售、调整、库存每一环节都离不开财务的反映 和调控。企业的经济核算和财务监督,更是企业内部管理的中枢。面粉加工企业 财务管理要实现权利的集中监控、资源的集中配置和信息的集中共享,必须具有 三个条件: ( 1)企业运作的所有环节必须是与财务紧密联系的; ( 2)企业运作的 所有过程状态都必须实时反映到财务上;( 3)财务结果必须尽快反馈到企业各级 管理者,使其能够迅速反应,改善业务或管理,提高绩效。然而这样的条件如果没 有信息化手段的支撑,没有完善的数据共享机制是难以做到的。 2、实施 ERP 对面粉加工行业财务管理
6、的影响 由于信息化可以使采购、生产、销售等各生产环节无缝连接起来,实现资源 的集中配置和数据的集中共享,可以避免产生信息孤岛,全面监控企业的财务 状况。信息化对财务管理的影响可以从以下几个方面得到体现。2. 1、准确的成 本核算准确的成本核算是财务管理的基础和重中之重,在信息化手段的支撑下, 财务不但能了解销售、采购、库存、生产的全部过程,而且伴随着它们的每一个 作业,财务都有相应的反映,同时都有监控。2. 2、有效的风险防范信息化提高了 企业的管理水平,通过对企业各个环节的实时监控,当出现危机时能够快速反应 给决策者,避免因信息不流畅而出现的决策失误。把企业面临的风险降至最低。 2. 3、准
7、确的预算管理信息化可以促使财务对公司的业务起到事前预算、事中控 制、事后准确核算的作用。由于信息化提供的手段,使得企业能够在历史数据的 基础上,准确地去做好各业务、各地区、各产品、各部门、各费用科目的预算工 作。并且能够做到按月分解和及时调整,让每一科目的费用都能够实时报告承担 相应责任的部门负责人,并且可以与其预算进行比较,及时提出预警或禁止信息。 同时业务部门负责人可以在月中任何一天获得截至当时的收入、毛利、净利的粗 报表,便于他及时了解经营情况,作出判断和决策。2. 4、严格的资金管理企业财 众诚软件 诚信做人、专业做事 用心服务、满意 100 追求卓越、创造完美 3 务管理的核心是资金
8、,资金是企业的血液。 企业对财务的管理,说到底是对资金流 量的集中管理与控制。加强财务资金管理,不只是事后算帐、做帐、统计和结算, 而必须是把财务资金管理作为整个企业管理的核心,使之贯穿到生产经营的每一 个环节,从企业洽谈合同、收取订单乃至从最前面的市场调查、项目可行性论证 开始,就必须认真考虑企业的财务和营利能力,以保证企业取得最大的经济效益。 实施 EPR 对企业的流程进行重组,减少了采购与财务之间的穿梭往来,极大地提 高了效率,而且由于采购和财务之间墙的推倒,使得财务能够掌握采购计划的 全部信息,不仅能够做好资金和付款计划,而且有效地减少了漏洞,同时通过财务 管理信息子系统,实时地知道每
9、一个客户当前的帐目情况、 历史信誉记录,进行是 否发货的资金审核,减少了人为控制的难度和随意性。2. 5、快速的财务报表传 统的财务报告体系只能在年终提供年度财务报告,虽然改进的财务报告可以提供 中期的财务报告,但是在竞争日益激烈的环境下,企业的债权人、 债务人及股东等 要求获得及时的信息,由于信息技术的支撑,大量的信息存储在企业的数据库和 数据仓库中。 在这种随机的存储方式下,用户可以根据自身的需要,选择不同的核 算方式和报表计算,通过不同的报表处理模块,获得相应的基本财务报告,此外还 可以获得地区销售状况报告、某种产品的成本报告和客户信誉报告等。 3、财务部门实施 ERP 系统应注意的问题
10、 3.1、确保各项基础数据准确无误的录入 ERP 系统成功的关键在于正确地实 施,而实施的核心在于精确的数据。 财务模块是 ERP 系统的核心,和其他业务模块 都有接口,数据结构复杂,数据量大。基础数据的整理及录入包括: ( 1)每一个物 料的名称、规格、型号、单位、类别、说明、成本、属性准确无误; ( 2)技术部 门将每一个型号的产品按物料清单( BOM )细分到每一个物料。(3)采购部门按供 应商及采购货物品种整理采购价格; ( 4)销售部门按客户对产品修正销售价 格;( 5)为了追求成本的合理性,制造部门将生产任务分解成工作单; ( 6)财务部 门对上述每个部门的数据进行统管,也就是说对
11、各种数据进行财务集成,给每一 个物料定义类别,每一个事务处理定义相应的会计科目,完善每一种业务流程使 其会计处理明晰、合理化。3. 2、上线前应将应收账款、应付账款等往来账项予 以核对首先,上线前通知销售部门和采购部门逐一对清业务往来,做到上线前双 众诚软件 诚信做人、专业做事 用心服务、满意 100 追求卓越、创造完美 4 方互相认可一个余额。其次,就是应付账款中的暂估应付账款。这部分负债因对 方尚未开具发票,所以要求由采购部门指定专人负责与供应商核对企业已入库对 方尚未开具发票的货物品种及数量,核对无误后,在系统初始化时补录该部分货 物的采购订单、 接收订单,待对方实际开具发票时再与此相应
12、的采购订单相匹配。 这样才能准确清楚地了解已入库未取得发票的暂估应付款,解决上线前暂估应付 款与系统的衔接问题。3. 3、会计科目的设置要简单明了 ERP 系统中会计科目的 设置要简单明了,因为本身系统是按西方会计的要求设计的,一旦科目设置不能 做到一目了然,将给在系统中查询账户明细带来很大的不便。比如会计科目分五 个段,分别是:公司段、部门段、会计科目段(八位,其中前四位是按会计制度的规 定设置的)、子账户段和产品段。所有的会计科目应尽量在会计科目段设置,简单 明了。若设子账户就不能直观地看到,且账务处理时操作人员容易误操作。3. 4、 慎重斟酌每一类业务处理的流程在实施 ERP 之前全面审
13、视了面粉加工企业的业 务流程是否能够符合 ERP 先进的管理思想。 遇到实际业务在系统中运行不下去时, 例如原粮的采购、质检、收货实际操作与软件流程不协调时,组织专家小组、关 键用户及各部门经理参与协调,最终拿出一个切合公司实际的、 可行的解决办法。 ERP 系统所有模块运用的结果最终体现在财务模块上,所以我们应该用财务部门 的工作推动整个企业的 ERP 工作,一切以财务口径为准。从系统开始实施严把每 一个环节,了解每一种业务的操作将会对财务信息产生什么样的影响,及时发现 问题,及时解决。 4、结束语 总之,通过在面粉加工企业实施 ERP,有效整合了企业的内部资源和外部资 源,使企业的计划、采
14、购、生产、销售、质检、库存、财务管理等环节职责清晰, 流程规范。ERP 的使用使企业财务信息更加准确、及时,实现真正意义上的资源 共享;企业的管理更加规范化、科学化,使物料采购成本更接近实际,使企业的库 存更准确,提高了资金利用率,控制了经营风险和产品生产成本;促进财务人员职 能的转变,强化了财务管理,使企业得到快速、良性的发展。 众诚软件 诚信做人、专业做事 用心服务、满意 100 追求卓越、创造完美 5 阜阳市众诚软件有限公司阜阳市众诚软件有限公司 位于安徽省阜阳市经济技术开发区， 是目前国内 最专业的面粉企业管理软件提供商，致力于面粉企业管理软件的开发、销售及服 务，为面粉加工行业用户提供专业的信息化解决方案。公司追求自主创新，帮助 用户提升信息化应用水平，增强核心竞争力。 众诚软件公司经过多年的潜心研发，结合面粉加工企业的特点，成功地开 发出了具有自主知识产权的众诚面粉企业管理系统，是目前国内比较先进的 面粉企业管理软件。 众诚软件公司 拥有一支既懂计算机软件又懂面粉企业管理的开发团队， 在 产品研发、项目实施以及企业信息化建设方面拥有丰富的经验，能为用户提供 包括管理咨询、软件开发、系统集成在内的企业信息化整体解决方案。 阜阳市众诚软件有限公司阜阳市众诚软件有限公司 地 址：安徽省阜阳市经济技术开发区科技创业中心 网 址：
