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1、Excel轻松入门基础知识 用图解的方式从开始介绍Excel的基础的知识、功能和操作即使是完全没有接触过Excel的读者也可以轻松学习掌握后面我们会通过大量的实际运用实例来引导学习用操作学习过渡到实例学习这样循序渐进的学习方式过程将充满乐趣同时更容易获得解决实际问题的能力期待你的关注 一、Excel可以做什么? 作为微软Office家族的重要组件之一Excel可以做的事非常多功能也非常强大它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析在实际应用中它小到可以充当一般的计算器或者记算个人收支情况计算贷款或储蓄等等;大到可以进行专业的科学统计运算以及通过对大量数据的计算分析为公司财政政策的制定提供有效的参
2、考 在实际的行业运用中教师、企业办公文秘人员、政府审计部门、统计部门和一般的工作人员等等那个都会或多或少的用到Excel大量的实际应用经验表明如果能够熟练地使用Excel将会大大提高我们的学习和工作的效率运用于商业管理中直接带来的就是经济效益的提高还是那句话花些时间学习Excel是值得的 二、基本概念 进入具体的操作性学习之前这里先说明几个基本的概念理解这个几个概念是进一步学习的基础 (一)文件 用术语说文件就是存储在磁盘上的信息实体用电脑可以说我们几乎天天都在和文件打交道对我们初学者来说要明白文件是有不同的类型的我们可以通过它的后缀名来区分就拿微软Office家族来讲Word创建的文件文档文
3、件后缀名为DOCExcel创建的工作薄文件后缀名为XLSPowerPoint创建的演示文稿文件的后缀名为PPT等 不过类型的文件需要不同的应用程序才能打开它有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创建的工作薄文件到自己的电脑上可是无论如何也打不开它后来才明白原因是自己的电脑上没有安装Excel应用程序 所以要顺利地进行后面的学习请现在你的电脑上安装Excel其它版本的Excel虽然可以仿照操作但是由于本系列课程都是以Excel为蓝本的因此建议读者朋友尽量使用Excel进行学习 (二)工作薄和工作表 学习和使用Excel肯定要和两个概念打交道那就是工作薄和工作表前面已经说过工作薄是一种由Ex
4、cel创建的文件而工作表则是工作薄的组成部分可以这样形象的理解工作薄是一个笔记本而工作表是这个笔记本里的每页纸操作和使用Excel绝大部分工作是在工作表中进行的 三、Excel的工作环境和基本操作 (一)启动Excel 启动Excel之前先要确定你的电脑上已经安装过它 我们可以通过三种方式启动Excel 1、通过开始菜单 操作步骤：依次单击桌面上的开始所有程序MircosoftOfficeMicrosoftOfficeExcel命令一会出现Excel的闪屏随即可启动Excel 2、通过桌面快捷方式 操作步骤：如果在桌面上建立过Excel的快捷方式则双击该快捷方式的图标即可启动 3、通过Exce
5、l工作薄文件 操作步骤：如果你的电脑中存储有由Excel创建的工作薄文件则可双击该文件启动Excel (二)认识Excel的工作环境 启动Excel后我们将看到Excel的工作窗口如果你完全是一个新手那么可能会这个工作环境感觉有点复杂如有你有使用Office家族中如Word等应用程序的经验那么应该有点似曾相识的感觉因为它们的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体相同的 下面我们来介绍一下这个工作环境的情况了解各部分的称呼(名称)如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的因为我们后面的操作将使用这些称呼 (1)标题栏这里显示程序的名称以及当前工作薄文件的名称 (2)菜单栏可以通过选择相应的菜单
6、命令来向Excel发出命令Excel为了用户便于记忆将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中菜单可以根据自己的习惯定制 (3)工具栏可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令工具栏可以根据自己的习惯定制 (4)公式栏在单元格中输入数据或公式后将在这里显示输入的内容对输入数据或公式的编辑在这里进行相当方便 (5)列标题从A到IV的256个字母每个字母代表工作表256列中的一列从按英文字母顺序A开始到ZZ之后是AAABAC依此类推到AZAZ之后是BABBBC依此类推到BZ最后一列是IV单击列标题可以选中整列 (6)活动单元格指示器这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格所谓活动即当前被选中
7、的单元格 (7)行标题从1到65536的数字每个数字代表工作表的一行单击行标题可选中整行的单元格同时由于有256列则Excel工作表的单元格总数为25665536=16777216个我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格如A4代表第A列第4行那个单元格其余依次类推 (8)任务窗格这是版本开始出现的新特性方便快速选择相关的任务例如新建工作薄、使用剪贴板等 (9)垂直滚动条使用该滚动条可以垂直滚动工作表 (10)水平滚动条使用该滚动条可以水平滚动工作表 (11)工作表标签每个标签代表工作薄中不同的工作表每个工作表的名称都显示在标签上选择单击标签即可切换到相应工作表一个工作薄可以包含任意数量的工作
8、表但是为了方便管理工作表数量最好不要太多 (三)使用Excel的菜单和工具栏 要想熟练地使用Excel完成自己的任务菜单和工具栏是必须掌握的 我们要让Excel做事必须向它发出命令发出命令的方法通常有四种：使用菜单、使用快捷键、使用快捷菜单和使用工具栏 下面通过一个具体任务的操作进行说明 任务：在A1单元格中输入字符语文并把该内容复制到A5单元格 1使用菜单 操作步骤： (1)选中A1单元格在其中输入语文可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状态Excel等待我们输入其它的内容因为确认输入完毕则按下键盘回车键可以看到活动单元格指示器跳到B1单元格 (2)现在用鼠标单击A1单元格可以看到活动单元
9、格指示器重新回到A1单元格这时单击菜单编辑在展开的菜单选项中选择复制命令可以看到A1单元格周围出现黑白相间的滚动条表示复制命令已被执行 (3)然后选中A5单元格再单击菜单编辑在展开菜单选项的中选择粘贴命令可以看到A1单元格中的内容被复制到了A5单元格中按下键盘回车键完成操作 说明：在第1步中为什么输入语文后要按下回车再重新选择A1单元格呢?这是因为当输入语文后插入点光标在单元格中闪动这时如果直接通过菜单执行复制命令那么该命令是针对单元格中的插入点光标的由于该光标什么也没选中因此相当于没有复制任何内容而按下回车后重新选择A1单元格可以看到A1单元格中没有插入点光标所以这时通过菜单执行复制命令就是
10、复制A1单元格中的内容语文 值得注意的一个区别是：单击A1单元格是激活它让它成为活动单元格可以直接输入数据或公式执行复制粘贴等命令;而双击A1单元格是编辑它可以在内部修改数据或公式其它单元格依此类推 2使用快捷键 如果你认为展开层层菜单操作比较麻烦那么可以通过快捷键操作大部分常用的命令都有快捷键比如复制的快捷键为Ctrl+CExcel把常用命令的快捷键放在了菜单列表中对应命令的右边 操作步骤： (1)先删去A5单元格中的语文然后用鼠标单击一下A1单元格按下键盘组合键Ctrl+C和前面一样A1单元格周围出现黑白相间的滚动条表示复制命令已被执行 (2)选中A5单元格按下键盘组合键Ctrl+V可以看
11、到语文已被贴贴到A5单元格中按下键盘回车键完成操作 3使用快捷菜单 操作步骤： (1)先删除A5单元格中的语文然后选中A1单元格并单击鼠标右键在弹出的菜单选项中选择复制命令 (2)然后选中A5单元中并单击鼠标右键在弹出的菜单中选择粘贴命令按下键盘回车完成操作 4使用工具栏 操作步骤： (1)先删除A5单元格中的语文然后选中A1单元格单击工具栏复制图标 (2)选中A5单元格单击工具栏的粘贴图标按下键盘回车键即可完成操作 上面通过一个简单的任务初步介绍了一下向Excel发出命令的常用方式大家可不要小看了这些基本技能的学习以后完成更复杂的任务都要靠它们哦 (四)了解对话框 如果你够仔细应该会发现有的
12、菜单选项中的命令后带有省略号(三个小黑点)当你单击这种命令时将会显示一个对话框 对话框的用途是Excel可以通过它获得更多的信息以便能够完成更为复杂的命令比如我们选择文件页面设置命令显示页面设置对话框在这里可以设置页面的方向、缩放的比例、页面的大小等等参数Excel通过这个对话框接受这些信息后才能准确执行我们的命令通过对话框操作是相当方便的 关于使用对话框的细节会在后面的具体任务中详细介绍在实践中掌握对话框的操作方法是非常好的途径 (五)创建新的工作薄 用Excel工作首先要创建一个工作薄启动Excel后它会自动创建创建一个工作薄名称为Book1默认情况下它包含三个工作表名称分别为Sheet1
13、、Sheet2和Sheet3如果我们要开始一个新的项目可以通过下面的三种方法创建新的工作薄 方法一：使用菜单 操作方法：选择菜单文件新建命令Excel将在窗口的右边打开新建工作薄任务窗格单击其中的相应选项即可 方法二：使用工具栏 操作方法：单击常用工具栏上的新建按钮即可新建一个工作薄 方法三：使用快捷键 操作方法：按下键盘组合键Ctrl+N即可新建一个工作薄 (六)打开已有的工作薄 在实际工作中我们肯定会常常打开已有的工作薄进行修改、添加等操作因此学会打开已有工作薄是必须的 打开已有的工作薄可以通过下面的五种方法 方法一：使用任务窗格 操作方法：在开始工作任务窗格面板上的打开区单击要打开的工作
14、薄 方法二：使用文件菜单列表 操作方法：单击文件菜单在下面的列表中选择需要打开的工作薄 说明：以上两种方法适用于打开最近几次使用过的工作薄的情形 方法三：使用文件菜单打开命令 操作方法：单击菜单文件打开命令弹出打开对话框通过该对话框定位到工作薄文件的存储位置选中要打开的工作薄文件单击打开按钮即可 方法四：使用工具栏按钮 操作方法：单击常用工具栏上的打开按钮弹出打开对话框其余操作和方法三相同 方法五：使用快捷键 操作方法：按下键盘组合键Ctrl+O弹出打开对话框其余操作和方法三相同 (七)保存工作薄 从学习的开始就要重视保存工作薄的重要性不管是人为的疏忽还是碰到意外的情况而没有保存工作薄那么花费巨大心血的劳动成果就可能付诸东流 保存工作薄的操作非常简单可以通过下面三种方法 方法一：使用菜单文件保存命令 方法二：单击常规工具栏上的保存按钮 方法三：按钮键盘组合键Ctrl+S 如果是第一次保存三种方法都将打开另存为对话框先选择文件要保存的位置然后在
