《25个超强的office打印技巧》由会员分享，可在线阅读，更多相关《25个超强的office打印技巧（9页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、25个超强的Office打印技巧 1没有打印机一样可以打印预览 在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后Excel会却提示没有安装打印机且无法打印预览其实只要单击“开始”“设置”“打印机”然后双击“添加打印机”项目再随便安装一个打印机的驱动程序重启Excel就会发现已经可以打印预览了 2打印指定页面 一个由多页组成的工作表打印出来后发现其中某一页(或某几页)有问题修改后没有必要全部都打印一遍只要选择“文件”“打印”(不能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮否则是将整个工作表全部打印出来)打开“打印内容”对话框选中“打印范围”下面的“页”选项并在后面的方框中输入需要打印的页面页
2、码再按下“确定”按钮即可 3首行重复打印 当工作表大于1页时用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行你可以这样设置打开“页面设置”对话框单击“工作表”选项卡接下来只需在“打印标题顶端标题行”文本框中输入：?:?类似的字符或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以以后就该表格首行就会打印在每页了 4表格也缩印 有时为工作需要可能要求将多页内容调整为一页打印出来(在Word中可以通过“缩放”技巧来实现)可选择“文件”“页面设置”再在打开的“页面设置”对话框中单击“页面”标签在“缩放”组下有一个“调整为”选项只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数(注意页宽和页高两个值必须一致)就可以了不过此功能对
3、于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说建议不要采用否则会严重影响打印效果 5打印选定区域 选定需要打印的区域执行“文件”“打印”打开“打印内容”对话框选中“打印内容”下面的“选定区域”选项按下“确定”按钮就行了如果经常要打印固定的某个区域可以先选定相应区域再执行“文件”“打印区域”“设置打印区域”经过这样的设置后无论是执行菜单的打印命令还是直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮均可将设置的区域打印出来 此时如果想打印别的内容就必须先执行“文件”“打印区域”“取消打印区域”命令然后再进行打印操作 6打印不连续的单元格(区域) 如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来那么在按住Ct
4、rl键的同时用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域)选中多个不连续的单元格(区域如A2.B2:C8.D10)然后选择“文件”“打印”打开“打印内容”对话框选中“打印内容”下面的“选定区域”选项按下“确定”按钮就行了此时系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上B2:C8打印在另一张纸上) 如果需要经常打印固定的不连续行、列可以在上述隐藏设置完成后执行“视图”“视面管理器”打开“视面管理器”对话框按其中的“添加”按钮在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称(如“打印”等)确定退出以后需要打印时再打开“视面管理器”对话框选中“打印”视图项按
5、“显示”按钮即可显示出设置好的打印页面执行打印操作就可以了 7打印不连续的行(或列) 有时需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来可以在按住Ctrl键的同时用鼠标左键单击行(列)标选中不需要打印出来的多个不连续的行(列)右击鼠标选“隐藏”选项将其隐藏起来然后再执行打印操作就可以了 8将公式打印出来 如果要将单元格中的公式打印出来则执行“工具”“选项”在“视图”标签中选中“公式”选项确定退出此时工作表中含有公式的单元格不是显示公式的运算结果而是显示出具体公式执行打印操作即可将公式打印出来 9一次打印多个工作表 在按住Shift(或Ctrl)键的同时用鼠标在需要打印的工作表名称上单击即可选中多
6、个连续(或不连续)的工作表进行正常的打印操作即可将选中的工作表一次打印出来在“打印内容”对话框中选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项再确定打印即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来 10让每一页都打印出标题行 一个由多页组成的表格通常需要在每一页上都打印出标题行：执行“文件”“页面设置”打开“页面设置”对话框单击“工作表”标签在“顶端标题行”后面的方框中输入：:(这里假定第2和第3行为标题行$符号在英文状态下用Shift+4组合键输入)确定退出再打印时系统会自动为每一页加上标题行如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域就可以为每一页添加上列标题 11异地打印Excel表格 如果某
7、台电脑(A电脑)没有安装打印机而另一台有打印机的电脑(简称B电脑)上却没有安装Excel可这样操作：先在A电脑上安装一下B电脑打印机的驱动程序再打开需要打印的Excel工作簿调出“打印内容”对话框将打印机设置成B电脑上的打印机选中“打印到文件”选项并设置好其他选项按“确定”按钮在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名(如a.prn)后再按“确定”按钮然后将a.prn(保存在“我的文件”文件夹中)文件拷贝到电脑B中在DOS状态下(Windows下的“MSDOS方式”也可以)在文件所在的目录中执行“copya.prnlpt1”命令即可将Excel工作表打印出来 12让工作表居中打印 有时可
8、能需要打印的数据不是很多如果直接打印这些内容有可能会集中在纸张顶端看起来很不美观但如果人工调整又非常麻烦这时只要选择“文件”“页面设置”打开“页面设置”对话框单击“页边距”选项页如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中只要在“居中方式”小节下勾选“水平”复选框即可;如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中只要勾选“垂直”复选框当然建议同时勾选这两个复选项这样就美观多了 13自动避开错误值打印 当工作表中存在公式时有时难免会出现一些错误信息当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来选择“文件”“页面设置”单击“工作表”标签再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框再从中将缺省
9、的“显示值”改为“”这样就不会将屏幕上显示的错误信息也打印出来而是只打印空白单元格 14打印公式原形 首先需要在工作表中将公式显示出来才行在“工具”“公式审核”菜单下选中“公式审核模式”选项即可然后选择“文件”“打印”接着单击“选项”按钮来选定区域、活动工作表或整个工作簿 15调整打印机的分辨率 单击“文件”“打印”在打开的“打印内容”中单击“属性”按钮然后在打开窗口的对话框下“打印质量”下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率例如360点/英寸这样打印起来速度就会快很多 16以草稿方式打印 以草稿方式打印工作表时将忽略格式和大部分的图形这样也可以达到提高打印速度的目的大家要做的只需选择打印机设置
10、框中的“按草稿方式”复选框 17以单色方式打印 如果工作表中有很多彩色格式设置那么要采用单色打印的方式这样Excel在打印时就会自动将彩色字体和边框打印成黑色而不是使用灰度打印速度自然大大提高你可以选择打印机设置框中的“单色打印”复选框 18不让表头到表格中 有时打印表格线时经常会把表头也弄到表格里面这时可以选取表格中需要打印的区域(记住不要选择表头)然后单击快捷工具栏中“边框”按钮旁边的小三角形符号在出现的边框样式中选“所有框线”就行了这样打印出来后表头就再也不会跑到表格里面去了 19快速打开打印机窗口 ExcelXP具有后台打印功能执行打印任务时你可以在前台继续从事其他操作而系统会在后台进
11、行打印状态栏会显示一个打印机图标此时只需双击状态栏中的打印机图标即可打开打印机状态窗口从中可快速执行暂停、删除打印等操作 20打印预览的妙用 假设Excel的一个工作簿建有两个工作表现第二个工作表的页码要接着第一个工作表的页码只要选中第二个工作表按“打印预览”“设置”进入“页面设置”“页面”最下面有一项“起始页码”默认是自动现修改其默认值即可如第一个工作表的结束页码是5那么在起始页码中输入6 21打印行号和列标 选择“文件”“页面设置”命令单击“工作表”标签再选中“行号列标”复选框即可 22不打印图形 对于一个图文混排的文件常常需要校对其中的文本为了节省纸张和油墨不打印其中的图片你可以通过下面
12、两种方法来实现：(1)执行“工具”“选项”单击“打印”标签将“打印文件附加信息”下面的“图形对象”复选框前面的对号去掉(2)在“打印”对话框中按下端的“选项”按钮即可单独打开“选项”对话框中的“打印”标签去掉“图形对象”前面的对号去掉 23纵横向纸张混合打印 有时文件中插入表格而表格需要横向输出时可这样设置：将光标定位在表格所在页(即需要横向输出的页)的开头打开“页面设置”对话框在“页边距”标签下将纸张类型设置为“横向”按“应用于”右边的下拉按钮选“插入点之后”选项确定退出;再将光标定位在后面需要恢复“纵向”输出页的开头仿照上面的操作将纸张类型设置为“纵向” 24双面打印 (1)在“打印”对话
13、框中按下端“打印”右边的下拉按钮选定“奇数页”选项“确定”打印“奇数页”打印完成后将打印了内容的纸张翻过来装入打印机(顺序千万不要搞错哟)再将“偶数页”打印上去就行了(2)在“打印”对话框中选中“人工双面打印”选项“确定”打印“奇数页”打印完成后系统会弹出一个提示打印另一面的对话框此时将打印了“奇数页”内容的纸张翻过来装入打印机按下上述对话框的“确定”按钮将“偶数页”内容打印上去就好了 小提示 如果打印机有夹纸的“不良”习惯请采取前面的“打印指定页面”的做法一页一页实现双面打印尽管此法很麻烦但最可靠 25打印连续页码 默认情况下打印Excel表格时每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的如果需
14、要将多个工作表的表格页码连续排列可以采用下面的技巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数接着切换到第二个工作表单击“文件”“页面设置”进入“页眉/页脚”选项卡再单击“自定义页眉”(或“自定义页脚”)按钮打开对话框根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框再单击带有“”字样的按钮即可将“页码”放入框中如果要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码只须在“页码”后输入后者的总页数(即尾页码例如11)使其变成“页码+11”的样子如果必要还可以在“页码+15”前后加上“第”和“页”字样使其变成“第页码+11页”最后按上面介绍的方法操作就可以打印页码连续的多个工作表了 小提示 采用上述方法打印连续页码时“页面设置”、“页面”选项卡中的“起始页码”选项应为“自动”
