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1、文秘档案管理制度 每个行业都有每个行业的制度以下由YJBYS小编为大家提供的“文秘档案管理制度”供大家参考借鉴希望可以帮助到大家 1.目的作用 公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素为了加强对文秘档案的管理理顺工作程序明确工作职责杜绝资料流失特制定本制度 2.管理职责 2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导 2.2各部门所负责的部门内部档案资料应有专人兼管同样也应执行本制度所规定的各项条款要求 2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构在行政管理部的领导下其管理的主要职责为： 2.3
2、.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度 2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督 2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作 2.3.4总结经验改善工作方法提高管理技能和工作效率使公司文秘档案资料能够充分得到利用为经营服务产生收益 3.归档资料的范围、内容 3.1计划性文件资料 包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划 3.2批示性文件材料 包括公司各类标准、指标如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等 3.3法规性文件 包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、
3、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度 3.4公司的重大决议 包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等 3.5总结性文件 包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告 3.6凭证性材料 包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等如产量记录、质量记录、设备保养维护记录以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本 3.7汇报性材料 包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等 3.8劳资人事资
4、料 包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料 3.9调研性资料 包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等 3.10声像制品资料 包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料 3.11证件性文书资料 包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照 3.12馈赠行资料 包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献
5、资料、有纪念意义的各种工艺制品等 4.文件资料的立卷归档 4.1档案的收集 4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料均应归档统一管理各部门应做好资料的分类立卷至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后由财务部门编造清册每两年归档一次 4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁只财务部立卷留存 4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存 4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后即由总经理办公室回收立卷留存 4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料并及时汇总到各部门档
6、案管理员员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后应将相关资料全部移交档案管理员 4.2立卷归档的时间 4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料均应在三日内递交办公室立卷归档 4.2.2对于某些专门文件或驻地分散在外的个别业务单位的文件为方便日常工作立卷归档时间可根据实际情况适当延长 4.3立卷归档的要求 4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内把整理审定完毕的文秘档案资料递交文秘档案室立卷归档 4.3.2移交档案要填写移交清单移交清单一式两份双方签字后各执一份 4.3.3归档的文件资料必须完整、准确请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起 4.3.4立卷时应编制好
7、案卷目录把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚概括而简洁地拟写好案卷标题把案卷内容表达出来装订整齐、牢固然后还要填写备考表注明保管期限 4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确 4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主根据文件形成的特点保持文件间的历史联系适当照顾文件的保存价值使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌 4.3.7立卷应以同类问题为主结合其他特征的方法组卷把有密切联系的文件组合在一起 4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷 4.3.9立卷归档后发现还有需立卷的文件资料可按立卷原则进行插卷 4.3.1
8、0文件组成案卷后卷内文件应按照一定规律进行排列系统地反映问题做到查找方便 4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件并保持其完好无损 4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整 5.文秘档案的借阅 5.1文秘档案主要供本企业利用一般不外借如情况特殊外单位人需须持介绍信并经公司领导批准可查阅无密级档案 5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案须经公司领导或原形成档案得部门领导批准方可借阅 5.3文秘档案得借阅者应负责
9、档案得完整和完好不得私自影印、复印、翻印不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语不得转借如有违纪酌情处罚 5.4对珍贵或易损的档案应制成复制品提供使用复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式复制文件应仔细校对与原稿无误后注明档案编号然后提供使用如有必要给复制件加盖公章以示复制件不会有误 5.5必要时档案室应对所提供档案出具证明证明材料写好后应仔细校对和审查加盖档案室印章后才有效档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载而不能对某事下结论档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论 5.6文秘档案一般不得借出档案室如有特殊情况可以作短期外借最多为十天但必须经有关领导批准并办理借阅手续如延期借阅时
10、间须办理续借手续逾期不还者档案管理员要及时催还 5.7借阅文秘档案须妥善保管若有遗失将根据档案的价值和数量报公司领导批准后责令其赔偿一切损失 6.文秘档案保密要求 6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心加强保密意识双方共同做好保密工作 6.2档案分一般档案和有密级档案两类档案密级分为绝密、机密、秘密三级 6.3有密级档案只许在档案室翻阅不许带离本室有密级档案复制时需经公司办公室主任或副总以上领导批准 6.4有密级档案只限归档人使用其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准 6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密对解密档案作一般档案管理及时提供利用 6.
11、6外来参观人员统一由负责接待人答复问题和办理所需材料 6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密应根据情节轻重给予纪律处分直到依法追究刑事责任 6.8企业在职工工作人员调离本企业时需按档案室要求整理已形成的文件材料并退还所借档案档案室审查无误签字后才能调离档案管理员调离应由办公室主任监督办理档案交接之后方能调离 7.超期档案的销毁 7.1对超过保存期限的档案由档案管理员登记造册经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定报分管副总批准后按规定销毁 7.2经批准销毁的档案可单独存放半年经验证确无保留价值时再行销毁以免误毁 7.3销毁文件必须在指定地点进行并指派专人监销严禁将销毁的文件作为它用或作废纸出售文件销毁后监销人应在销毁注册上签字
