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1、秘书写好会议通知 会议通知按形式分有口头通知和书面通知;按通知的行为方式分有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等 书面通知按传递方式分有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知;按作用又可分为预告通知和正式通知会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式 书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知会议书面通知除具有正规庄重的特点外也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用发会议通知要尽量早些以便使与会人员接到通知后有充足的时间准备和赶到会场也便于会务人员安排回程的车、船、机票有的会议对发通知有规定的时间如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周
2、发出当然一般的会议没有必要过早发通知以免情况发生变化而变更会期做好发通知这项工作需要在平时打好基础不能忽视一些细小、琐碎的事情例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化要注意及时修正机关单位内部所发的书面通知要求当事人签名当事人不在请别人代转通知也要求代转通知人签名事后通知人要追踪落实 电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁但不该压缩的文字不能压缩容易产生歧义的词句不能压缩各项内容都要写得明确具体不能让对方猜测在不能确认被通知单位或个人是否参会时应要求对方接到通知后回电 传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知收到的通知是否清晰如果只是个别地方不清晰可以通过电
3、话方式告诉对方如果整页模糊不清就要重新发送一次如果仍然模糊不清就要考虑采取电话方式了让对方做好电话通知的记录 墙报通知 墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素如果参会对象无法预计(比如一些自由参会的演讲会、报告会)要安排大一点的会场才行以免到会人数太多会场容纳不下造成不好的效果 范文 各专业标准化技术委员会、各标准计划项目承担单位： 为了提高电力标准编写质量规避标准起草过程中的常见错误促进标准化工作规范管理经研究我中心拟于5月下旬在秦皇岛市召开规范标准编写会议请各标准计划项目主要起草单位、技术归口单位及标准化技术委员会派1名以上标准起草人员或标准管理人员参加本次会议现将具体事宜通知如
4、下： 一、会议内容 1、介绍电力标准化工作现状与发展趋势; 2、宣讲标准编写的基本要求; 3、介绍标准申请、报批程序和相关要求等 二、会议地点 中电联北戴河培训中心 秦皇岛市北戴河区黑石路39号 乘车路线：距北戴河火车站约20公里(乘出租车约40元)距秦皇岛火车站约35公里(乘出租车约60元)距山海关机场约45公里(乘出租车约100元;或乘山海关机场至秦皇岛火车站机场班车) 三、会议时间 报到：5月20日 会议：5月21日、22日 四、培训费用及其他 (一)培训费用为1500元/人包括培训费、教材费等培训期间食宿统一安排费用自理; (二)本次培训班由中能国研(北京)电力科学研究院承办请参会代表将报名回执(见附件1)于年5月15日前以传真或电子邮件方式发送至联系人处; 五、联系方式 联系人：王卫萍李博 电话：0106447568863413729 传真：01063413630 Email： 中电联北戴河培训中心前台电话： (0335)4045045转8000 附件 1、年立项的国标、行标计划项目编制单位表 2、规范标准编写会议回执 3、中电联北戴河培训中心图示 标准化中心 年4月20日
