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1、学术研讨会方案范文 接待组成员名单(组长、成员的姓名、联系方式、具体负责事项等) 一、会议举办前 1、月日根据会议要求和人数预定参会代表会议期间的酒店 2、月日汇总参会代表信息(包括姓名、性别、职务、联系方式等)并确定参会代表到达酒店的交通方式及到站时间(机场、火车)根据前来的参会代表的实际情况专人、专车分批分时段按预计计划接站 3、月日学术研讨会会议室的选定(含会议室内灯光、音响、座位的布置、会议用品的准备等)通常根据不同要求设主会场和分会场 4、月日确认用餐时间、菜单、酒水及主次桌和其他相关安排等工作 5、月日准备会议期间资料(含参会代表通讯录会议日程会议期间天气和温度等温馨指南会议中所需
2、文件资料)在会期间做好会议安排的活动每次活动的信息提前发送给参会代表提醒及温馨指南 6、月日确定会后参观考查的路线及考察代表的食宿 二、会议举办中 1、在酒店设立会议报到处安排人员分别负责发放资料、协助酒店人员确认和分发房间整理记录有关信息 安排人员负责把参会代表的行李送到房间 2、做好领导和相关专家房间派送水果等会场的会务服务在会场摆好湿巾、水果、矿泉水 3、告知该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、旅游导游等安排)同时做好旅游考察时摄像工作 6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作最好能安排医护人员处理突发病等紧急事件 7、协调会议期间的交通工具的安排 (会议时间安排表及路线)出发前必须发送信息提醒 8、代办会议代表返程及交通票务及其他委托代办服务按参会代表返程时间分批分时段按计划送站 9、会议结束后把制作好的参会代表的通讯录及光盘发放给每个代表 议程安排：
