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1、欧亚论坛应准备的事项一、知识准备1、西安背景知识准备，查阅西安市政府官网及利用其它途径和资料，了解掌握西安历史、文化背景，以及现阶段西安社会经济的各个方面，包括：西安人口、面积、地理环境、主要工农业情况、教育、旅游、科技优势，各个开发区基本情况及分布，主要功能和发展方向，以及近几年西安主要成就和近几年主要工作。如西咸一体化、西咸西区、关中-天水经济区、建设具有历史特色国际化大都市等等。以及2013年西安5项主要工作等。2、西安市旅游景点知识掌握，兵马俑、华清池、陕西省历史博物馆、大雁塔、钟鼓楼等，以及近些年西安一些新的景点基本介绍，像大唐芙蓉园、大明宫遗址公园等基本情况，以及西安饮食、交通、手
2、工艺、旅游纪念品等，以及机场到下榻酒店，酒店到市内各景点之间，会议地点之间沿途情况。(可参阅西安导游必备等参考资料)3、接待过程中基本用语，如机场、酒店、用餐乘车、如何接机、会面等约定时间、地点等知识和技巧。把握时机，安排自己上厕所等活动，不影响客人参加各项活动。4、欧亚论坛基本情况、历史、各届基本参加重要领导、国外代表和基本成就；本届会议基本情况、结构，大会日程、分会、配套会议等活动时间、地点等以及会议安排参观情况，可查阅欧亚论坛网站。另外,本届论坛更是配合在访问中亚之后的重大经贸合作活动,旨在加强丝绸之路沿线国家经贸联系和合作,具有重大的意义.5、常务中国国内机构和职务译名。如：书记、市长
3、等等6、国外代表基本情况、历史文化、社会经济、文化等，以及在世界中的地位、与我国关系，历史往来。二、个人准备1、服装准备，男同学服装准备，尽量每天更换衬衣、领带，女同学服装准备，避免高跟鞋等。所携带包，简单大方，男士一般手提。2、装备准备，手机、移动电源，个人电脑。U盘，笔、笔记本等。3、身体准备，避免在开会期间生病。涉外活动基本礼宾礼仪礼仪是人类为维系社会正常活动而要求人们共同遵守的最起码的道德规范，是人们在长期共同生活和相互 交往中逐渐形成的，并且以风俗习惯和传统的方式固定下来的。要求言谈举止:落落大方 端庄稳重 表情自然诚恳，站、坐、 走、 说有教养、从容自若。一、服饰男士：上下同色同质
4、的毛料西服，领带，黑皮鞋，深色袜子（避免白色袜子）在一般情况下，坐时可将西装上衣衣扣解开；站起来之后，则应当将西装上衣的衣扣系上，三粒扣西装可只及上两颗，两粒扣只纪上一课。穿长袖衬时，下摆在正式场合一定要束在裤腰之内。袖管不可以挽起来，而且袖扣还一定要系上。不穿西装上衣，或是穿上衣未打领带时，领扣则通常可以不系。女士：单一色彩的西服套裙，内穿白色衬衫，脚穿肉色长丝袜和黑色高跟皮鞋。亦可穿着单一色彩的连衣裙，但尽量不要选择以长裤为下装的套装在需要穿着礼服的场合，女士则穿着单色的旗袍或下摆长于膝部的连衣裙避免袜口暴露在外夏天穿凉鞋二、日常交往中的礼节1、遵守时间不得失约，尊重老人和妇女，如进出电梯
5、，代提物品。尊重各国风俗习惯。举止大方、端庄稳重、表情自然诚恳、可亲。坐时不坐桌子、椅背、扶手，不趴在桌子上，躺在沙发上，走路脚步轻，遇急事可加快步伐，不慌张奔跑。2、握手，身份高者先伸手，身份低者先问候，待对方伸手后再伸手，工作人员：遇身份高的领导应有礼貌地点头示意，不主动上前握手，待领导和外宾伸手后，才握手问候，握一下即可，不必用力，与女士握手只轻握对方手指部分，不能交叉握手。 3、交谈，交谈过程中，应与外宾距离一米左右，眼睛注视对方，懂得眼神交流和沟通，声音不宜过大或过小，以对方能听见为宜。手势不宜过多，不放声大笑或高声喊人。公共场合保持安静。3、注意卫生1）、个人卫生；2）、保持环境卫
6、生：如进入地面干净的室内，或从室外下雨的环境进入室内，应在门口门垫上踏擦鞋底后进入。4、称呼：一般称呼： 先生， 女士， 部长以上，一般称呼阁下，国王、皇后称陛下，王子、公主、亲王称殿下，有学位、职称的人可称呼 教授， 博士等。关于欧亚论坛外宾接待程序及应注意事项一、 迎接前准备1） 在代表团抵达前，首先应确认来宾姓名、国别、身份、级别、团组人数、具体职务、抵离航班、参加论坛的具体分会等项目（如：大会、合影、欢迎宴会、欢送宴会、分会内容包括：时间、地点、联系人、是否是演讲人等、参观项目、饮食禁忌及其他特殊要求等），以及大会之外的各项参观、考察等活动内容，通过外交部网站等渠道查阅来宾国家相关信息
7、。2） 确认本团主管、下榻酒店、位置、联系方式，酒店联系人。确认外宾房间（包括：房型和数量）、接待车辆（包括：车型、数量、司机联系电话等）；与酒店联系人确定用餐地点及用餐方式；确认本团工作人员（包括：礼宾人员、志愿者及联系电话）；工作房间、工作人员餐票等。3） 联系省警卫局或市警卫处，确认随团警卫，包括：联系人及电话、警车、警卫房间等。4） 制定接待方案和接待细则，并和本团警卫负责人确认接待级别、接待方案和细则，包括活动内容、项目、出发返回时间、各活动地停留时间、行走路线、就位位置等；召集本团所有工作人员分配具体工作任务，具体到人（参见模板）；制作外文日程、房车表和接机牌等。5） 通过文件通知
8、本团参观目的地，确定联系人并通知有关接待要求，如：停留时间、项目及讲解员、车辆车号（含陪同警车）、具体要求等。6） 在本团抵达前，前往大会注册地为本团外宾注册，再次确认外宾房间、领取会议资料、礼品和欢迎宴会、文艺演出、欢送宴会等各类活动请柬。7） 在出发赴机场迎接前，向酒店通知本团抵达酒店时间，通知酒店安排好迎接前准备，包括：酒店迎接领导、红地毯、房间门打开、钥匙插在门上或放在房间内等；再次通知机场联系人本团抵达时间及航班，确认贵宾厅及位置、车队机场停靠点、接机领导、花束及献花女士等。8） 在出发赴机场迎接前，通知本团所有工作人员（包括：车队司机、警卫）就位时间、地点等。携带相关资料物品，包括
9、：接站牌、对讲机、瓶装水及相关资料。二、 迎接1） 抵达机场前十五分钟时，再次联系机场联系人确认贵宾厅及位置、车队机场停靠点、接机领导、花束及献花女士等。2） 抵达机场后，联系接机领导、献花人会面，联系机场前往廊桥迎接。3） 在廊桥与外方主宾会面后，介绍中方接机领导给外方主宾，献花人献花，并引导主宾前往贵宾室。4） 贵宾室休息时，安排中外双方寒暄，同时交接行李票，待确认车队就位后，引导外宾上车，安排工作人员和行李车前往行李提取处等候行李并运送至酒店。5） 在抵达酒店前十五分钟时，通知酒店做好迎接准备。6） 抵达酒店后，安排酒店领导引导主宾直接进房间后与外方礼宾人员确认接待日程、及酒店自费内容等
10、。三、 参加论坛活动及参观1） 与外方确认日程后，确定每次活动出发会面时间地点。一般情况下在约定时间前十分钟，安排好车队就位，携带客人请柬等资料前往约定地点等候。2） 开幕式大会和合影活动确认本团在开幕式时的休息厅位置并熟悉前往合影地点、会见地点、开幕式大会会场、开幕式大会作为位置等；确认本团主宾是否参加与国家领导人的合影活动；确认具体位置并按照大会要求按时引导外宾前往指定位置就位；活动结束后及时引导外宾前往下一个活动地。3） 每天活动结束后，集合所有工作人员确定第二天活动内容。4） 参观活动时，提前通知景点或参观地联系人再次确认车辆车号、具体参观要求等。四、 送行1） 送行前与酒店联系，通知
11、离店时间及出行李时间，联系外宾工作人员结清应结费用，收集托运行李安排工作人员携带外宾证件提前赴机场办理登机和行李手续。联系机场联系人，通知离开航班，确认送行领导和贵宾厅。2） 抵达机场前十五分钟再次联系机场联系人，确认送行领导和贵宾厅。3） 抵达机场后，引导外宾前往贵宾厅与送行领导寒暄，交接登机牌、行李票等。按照机场工作人员要求按时与外宾话别。五、 注意事项1） 分配任务时，听从指挥安排，不允许挑肥拣瘦，更不允许私自交换接待客人。在整个接待工作中，不向家人、朋友过多透露会议细节，更不能把有关重大活动的细节如时间、地点、参加人等情况任意散播，正确使用网络和U盘。2） 熟悉接待日程、各活动时间、地
12、点等基本要素。每次在活动前提前十分钟赶到和客人约定的汇合地点等候， 每天活动结束后，陪同客人返回驻地。随后向主管汇报当日情况，得到同意后返回休息。3） 在接待过程中，手机二十四小时开机并保持震动状态，不允许以各种理由不接电话，如：手机在充电、手机在包里听不见等。禁止在大会、分会等各活动进行前、进行中和结束后，随意照相，并在客人进行正常工作时要求合影，并随意上传微博、微信，严防泄密。4） 客人在西安活动期间有提出购物和在大会官方活动之外的其他活动等要求时，应首先向本团主管征求意见，大多情况下应婉拒对方。如：我不了解情况、大会活动还没有结束等。如在再三要求下，可征得本团主管同意后前往指定地点。不允
13、许擅自陪同客人外出，特别是在会议正常活动期间外出。5） 一般情况下，严禁前往客人房间。如需联络客人，可往房间内打电话。与客人商讨日程等确实需要时安排在酒店大堂等工作场合进行。如遇客人突发疾病等情况确需前往客人房间，在征得主管领导同意后方可前往。6） 在接待过程中，不询问客人年龄、婚姻、收入等私人问题。对一些敏感问题的回答，可按国家统一对外口径回答。如参考我国外交部等官方媒体对有关问题的表态。不允许以任何理由向客人提出会议之外的任何个人要求和帮助。7） 在客人进入会场开会或参加其他活动等候期间，不允许聚众、嬉戏、打闹，互相讨论各自接待客人的个人情况。8） 在整个接待工作期间，注意外宾和自身的人身和财产安全。对客人提出的无理要求或不适当的语言，应立即向联系人汇报，并根据情况以相关合理的理由拒绝或答复，做到有理有节、不卑不亢。9） 接待过程中，遇到任何人身、交通等各种意外情况时，立即向联系人汇报，不擅自主张，保持冷静，积极协助有关方面处理意外事件。各位工作人员和志愿者以积极热情的态度，优雅大方的举止，认真负责的精神，完成本次欧亚论坛的接待工作。二一三年九月十四日
