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1、有关商务电子邮件的礼仪 近年来在诸种电子通讯手段中跑出来一匹“黑马”它就是电子邮件自打诞生以来它的发展可谓突发飞进日新月异令人刮目相看当前它已经在商界得到了越来越广泛的使用 电子邮件又称电子函件或电子信函它是利用电子计算机所组成的互联网络向交往对象所发出的一种电子信件使用电子邮件进行对外联络不仅安全保密节省时间不受篇幅的限制清晰度极高而且还可以大大地降低通讯费用 商界人士在使用电子邮件对外进行联络时应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面 第一电子邮件应当认真撰写 向他人发送的电子邮件一定要精心构思认真撰写若是随想随写是既不尊重对方也不尊重自己的在撰写电子邮件时下更三点尤其必须注意 一是主题要明
2、确一个电子邮件大都只有一个主题并且往往需要在前注明若是将其归纳得当收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了 二是语言要流畅电子邮件要便于阅读就要以语言流畅为要尽量别写生僻字、异体字引用数据、资料时则最好标明出处以便收件人核对 三是内容要简洁网上的时间极为宝贵所以电子邮件的内容应当简明扼要愈短愈好 第二电子邮件应当避免滥用 任何人的时间都是无比珍贵的对商界人士来讲这一点就显得更加重要了所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他节省时间” 有鉴于此若无必要轻易不要向他人乱发电子邮件尤其是不要以之与他人谈天说地或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出更不宜随意以这种方式在网上“征
3、友” 目前有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪对其进行处理不仅会浪费自己的时间和精力而且还有可能会耽搁自己的正事 不过一般而言收到他人的重要电子邮件后即刻回复对方一下往往还是必不可少的 第三电子邮件应当注意编码 编码的问题是是每一位电子邮件的使用者均应予以注意的大事由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因我国的内地、台湾省、港澳地区以及世界上其他国家里的华人目前使用着互不相同的中文编码系统因此当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时由于双方所采用的中文编码系统有所不同对方便很
4、有可能只会收到一封由乱字符所组成的天书 因此商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统以保证对方可以收到自己的邮件 第四电子邮件应当慎选功能 现在市场上所提供的先进的电子邮件软件可有多种字体备用甚至还有各种信纸可供使用者选择这固然可以强化电子邮件的个人特色但是此类功能商界人士是必须慎用的 这主要是因为一方面对电子邮件修饰过多难免会使其容量增大收发时间增长既浪费时间又浪费金钱而且往往会给人以华而不实之感另外一方面电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能这样一来他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷因而使之前功尽弃
