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1、秘书科礼仪规范范文 一、汇报工作 向领导汇报工作时应按约定时间到达进领导办公室时应先敲门示意待听到应呼后再进门；汇报工作时举止要文雅大方彬彬有礼做到站有站相坐有坐相；汇报、请示时应实事求是要点突出中心明确吐字清晰切忌表示不满或顶撞结束汇报应由领导提出领导未作结束表示前不可频繁看表、打哈欠以示焦急或不耐烦告辞时应顺手把茶具或桌椅等摆正或作适当处理 二、陪同视察 陪同领导视察时应注意一定的礼节一般两人同行时以前者、左者为尊；三人同行时并行以中者为尊前后行时以前者为尊进门、上车时应让尊者先行；上楼时尊者在前下楼时则相反在室内以朝南或对门的座位为尊位乘电梯时陪同人员先走一步按下电梯按钮一手挡住电梯门一
2、侧待尊者进入后自己再进入如果客人或上级人数很多则应自己先进去按钮以便领导同志从容而进电梯进门左侧为上要主动留给客人或上级 领导视察工作时要做好引领工作引领时应稍侧身走在领导侧前方与领导保持两三步距离并适时以手示意一面交谈一面配合领导的脚步切忌独自在前背对着领导 三、接打电话 （一）接听电话 接听电话时要文明礼貌接听人应先客气地自报家门：“您好这里是某地委办公室秘书室请讲”然后询问情况严禁使用“喂你是谁”“干什么”“找谁”等生硬语言如果对方询问姓名应耐心作答对于对方询句之事也应尽量详尽答复如果对方要找的人是其他同事受话人可说一声“请稍等”并尽快帮忙寻找如果对方要找的人不在应礼貌地告诉对方并可适当
3、询问“请问您有什么事要转告”如有则应认真记录并尽可能复述一遍以确保无误最后说声“再见” 接到打错了的电话态度要友好应礼貌地告诉对方这里不是其要找的单位请他重拨不应不加解释地将电话挂断如有可能的话可帮助对方查找他所要部门的电话 接到领导电话应主动说出自己的部门、职务和姓名领导如果找本部门负责人通话要迅速通知并请领导稍等如果本部门负责人不在要请示领导能否转达如领导同意要将领导发话内容认真记录下来以便向本部门领导传达最后应主动询问领导还有什么要求待领导放下电话后再挂上电话 接听电话要善于处理电话内容和有关事项对要求报告领导的不能接一次电话就报告一次以尽量不打断领导办公为宜具体办事人员可根据情况汇总报
4、告但重大或紧急事项不能压下不报更不能擅自处理 对通话时间较长、通话内容复杂的电话要弄明白对方意图并准确、全面地将电话内容认真记录在专门簿册上记明电话内容的五个要素即：来话时间来话人姓名、单位及职务电话号码来话内容（时间、地点、人物、事项或需要解决的主要问题）另外如有初步结果的要记录领导意见和处理情况最后记录人署名 （二）拨打电话 拨打电话时首先要理清通话的内容和要点电话接通后打电话的人应当首先问一声“您好”然后自报家门不使用电话免提键拨打电话电话内容要简明扼要表达清楚、准确 如果拨错了电话号码应向对方表示道歉让对方转接或传呼某人时应注意措辞并适时道谢如“请（麻烦）您转某某处”“请（麻烦）您叫一
5、下某某”对方帮你去找人时话筒不应离开耳边更不应与别人高声谈笑通话结束时应道声“再见” 如果与领导办公室距离很近尽量不要用电话联系应直接当面请示或汇报工作给领导打电话时要称呼领导职务然后通报自己的部门、职务和姓名简洁、准确地说明需要请示或汇报的内容领导的指示或意见应准确、全面地记录通话结束时应主动询问领导还有什么指示或要求并主动说“再见”通话完毕后应待领导放下电话后自己再挂上电话 给基层单位和部门打电话时态度要谦和不得盛气凌人 四、介绍来宾 （一）介绍的顺序 在为他人做介绍时应注意介绍的顺序为了体现对长者、上级和女士的尊重在介绍时应按以下顺序进行： 1将年轻者介绍给年长者在同性别的两人中应首先向
6、年长者介绍年轻者以表示对年长者的尊敬 2将职位低的介绍给职位高的譬如两个人当中一位是王处长另一位是丁科长这时介绍人应首先将科长介绍给处长：“王处长这位是丁科长” 3将男士介绍给女士在介绍陌生男女相识时介绍人通常是把男士引导到女士面前首先向女士介绍男士若两人当中男士年龄比女士大很多或地位比女士高这时应先向年长的或地位高的男士介绍年轻女士 若被介绍人都是同性别、年龄相差无几而又无辨别其地位时可按座位顺序或站立顺序依次介绍 （二）介绍的姿势和语言 介绍时介绍人和被介绍人都要起立介绍人应引导两个被介绍人相向而立自己站在侧旁面对他们将手掌伸开手心向上手指指向被介绍人的一方不可只用一个手指指点或去拍打被介
7、绍一方的肩或背 在正式场合介绍时一般用“请允许我向您介绍”的说法向众人介绍一人时可以说：“请允许我把“秘书工作”介绍给诸位”在一般的、非正规场合进行介绍所用的语言比较简单、活泼如“这位是”“这位是科长”等 被介绍的双方在介绍完毕后应相互握手问候可以说“很高兴认识您”、“您好”等 五、接待工作 （一）一般接待礼仪规范 这是接待人员应共同遵守的基本礼仪规范也是“窗口”接待的基本原则和要求 1做到“五要”： 一要仪容严整接待人员要衣着整洁精神饱满举止端庄 二要态度和蔼接待人员要诚恳、自然认真听取对方谈话不耍威风、摆架子 三要语言文明接待人员一般应讲普通话使用礼貌用语语气谦和、客气不讲粗话、脏话 四要
8、讲究效率对客人要求办理的事情凡符合政策、法律手续齐全的应及时办理不能推诿、拖延对不能解决的要讲明原因并及时转有关单位接待、解决 五要一视同仁接待时应本着公平、公开的原则秉公办事不循私情不开“后门”不应以地位、年龄、身份、生熟等区别对待 2接待人员要仪容整洁大方举止从容端庄不论来访客人是事先约好的还是不约而来的不论是常来的还是生疏的客人进门接待人员要马上起立相迎 对事先约好的客人接待人员要热情迎接对事先未与领导约好的客人一定要礼貌地询问姓名、身份弄清其来访目的待请示领导后根据领导要求迅速做出处理不得直接让其去领导办公室或告诉其领导去向 如果客人要找的领导或其他人员不在应妥善予以处理若自己知道领导
9、及有关人员在较短的时间内能够回来可请客人坐下来等候并送上茶水、饮料和报刊客人等的时间较长时应不断给客人倒开水以免客人有被遗忘、被冷落的感觉如果自己手头没有什么要紧的工作也不防陪客人谈话当客人表示没有时间等候时可以问明客人来访的大致内容待相关人员回来后转告 （二）迎送礼仪规范 1迎送的准备 迎接来访的代表团应事先了解对方的来访目的与要求要确定来访人员的姓名、性别、年龄、身份、人数、职务、级别等并以此确定迎送规格安排相应的接待人员和食宿环境一般来说对上级主要领导的到来要通知某地委主要领导亲自出面迎送和陪同；兄弟单位负责同志的到来可通知办公室主要领导或副职出面接待食宿应根据其级别作相应的安排规格既不
10、宜过高也不要过低 为了提前安排食宿和交通工具应准确地了解掌握客人所乘交通工具的抵、离时间 2迎送中的具体事项 去机尝车站接送的人员其职务可比对方低一级同级领导可在宾馆迎候迎接人员应在客人抵达之前到达机尝车站如果客人是首次前来互不认识接待人员可事先制作特定的标志如小旗或牌子等让客人容易看到以便主动前来接洽 在客人到达后迎接的领导应上前握手致以问候相互介绍时主人应将前来欢迎的人一一介绍给客人安排接待人员时应考虑周到以相对固定为好切忌随意更换 接待人员应及时将客人食宿安排等发到每个人手中或通过对方的联络秘书转达以便让客人心中有数迎接身份高的客人要事先在迎送地点安排贵宾休息室客人抵达后应稍作休息再开展其他活动 客人离开时主人可到住地或机尝车站等送行直接去机尝车站送行时应在客人登机（车、船）之前抵达而且要留出足够时间保证客人办理有关手续 3回赠礼品 对重要客人确实需要赠送礼品的要请示有关领导提前安排好
