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1、 第一部分 总账的系统初始化1. 进入总账操作:双击用友企业门户,选择帐套号,帐套名称,以及操作员单击“确定”进入企业门户 2. 系统初始化 2.1. 设置供应商分类操作:单击“设置”节点单击 “往来单位”单击“供应商分类”单击“增加”输入“类别编码”(按照编码原则)输入供应商分类名称单击“保存”单击“退出2.2. 设置会计科目(注意会计科目编码的设置。增加科目时,一定要先增加上一级科目才能增加它的下一级科目。删除时先删除最末一级,才能删除其上一级!)操作:单击“设置”“财务” “会计科目”l 增加科目:单击“增加”在“会计科目-新增”界面输入科目编码,科目名称,选择辅助核算(如果需要设置成辅
2、助核算)单击“确定”点击单击“增加”,继续增加其它的会计科目单击“退出”l 修改科目:双击要修改的科目,进入”科目修改界面”单击“修改”按钮直接修改科目修改完成后单击“确定”单击“返回”l 删除科目:选中要删除的科目单击“删除”按钮选择是否删除,单击“是”,彻底删除此科目2.3. 设置凭证类别操作:单击“设置” 单击“财务”单击“凭证类别”单击“记帐凭证”单击“确定”单击“退出”(对凭证不做科目限制)2.4. 录入期初余额操作:单击“业务” 单击“期初余额”输入累计借方、贷方发生数以及期初余额,系统自动计算年初余额。注意:根据不同的颜色显示不同的输入方法不同:颜色为灰色:表明为上级科目(即非末
3、级科目),不需输入,自动汇总到下级科目颜色为白色:表明为末级科目,直接输入。3. 日常操作(填制凭证出纳签字审核凭证记帐结帐),查账(在记帐之后,可以查账)3.1. 填制凭证操作:单击“凭操作:在“凭证”节点下的“填制凭证”单击“增加”按钮(或按F5)输入相关信息(包括摘要,科目,金额)凭证输入完成单击“保存”( 或按F5填下一张)凭证保存后,凭证类别 与 凭证日期不能修改3.2. 凭证查询操作:在“凭证”菜单下,单击“查询凭证”,即可以按条件来查询已经保存的凭证。3.3. 修改凭证如果发现已经保存的凭证错了,我们可以对其进行修改。操作:单击“填制凭证”,打开界面再单击“上张”、“下张”、“首
4、张”、“末张”按钮来翻找要修改的凭证,直接修改。然后单击“保存”。或可按“查找“按纽”定位合条件的凭证3.4. 删除凭证l 先作废再整理进入“填制凭证”后,通过按“上张”、“下张”、“首张”、“末张”键翻页查找要作废的凭证。操作:单击“制单”菜单中的“作废/恢复”,凭证左上角显示“作废” 字样,表示已将该凭证作废,但还能看到这张凭证。取消作废操作:单击“制单”菜单中的“作废/恢复”,则取消“作废”字样l 凭证作废不想保留,可以通过“凭证整理”功能将这些凭证彻底删除,并对未记帐凭证重新编号。 操作:进入“填制凭证”后,找到要删除的凭证,用鼠标单击“制单”菜单 “整理凭证” 选择要整理的月份,按“
5、确定”后屏幕显示作废凭证列表用鼠标双击选择要真正删除的作废凭证,按“确定”按钮是否整理凭证断号单击“是”系统将这些凭证从数据库中删除掉,并对剩下的凭证做重新编号。3.5. 审核凭证注意:不能审核自己填的凭证,所以我们要更换操作人员操作:更换操作员:单击“系统”菜单单击“重注册”审核操作:单击“凭证”节点单击“审核凭证”,在查询的条件中选择,单击“确认”在审核凭证列表中,单击“确定”打开凭证后,单击“审核”按钮(如果想取消审核,就单击“取消”按钮)。l 可以成批审核或者成批取消审核。操作:单击“审核”菜单单击“成批审核”或者“成批取消审核”l 已经审核的凭证需要修改,就先取消审核,再去修改。3.
6、6. 记帐审核凭证之后,就可以开始记帐。操作:在“凭证”下单击“记帐”选择记帐凭证范围(我们可以只记帐一部分凭证,也可以都记帐)单击“全选”单击“下一步”单击“下一步”单击“记账”试算平衡表,单击“确定”系统记账,提示“记帐完毕”记帐完毕之后,我们就可以在“帐表”中查询、打印各种总帐、明细帐、余额表及各种辅助账(客户、供应商、部门、项目)等在“出纳”下查询、打印银行以及现金日记帐。如果已经记帐后,发现凭证错了怎么办?先取消记帐,再取消审核,取消签字,再进行修改3.7. 如何取消记账:l 操作:单击“总账” “期末”菜单中的“对帐”键盘上同时按Ctrl+H键显示“恢复记账功能被激活”单击“确定”
7、单击“退出”l 单击“凭证”菜单下的“恢复记账功能状态”选择“恢复最近一次记账前状态”或者“恢复月初状态”单击“确定”按钮4. 月末结账每月月底结账之前做下列检查:l 检查本月业务是否全部已记帐,(有未记账凭证不能结账)l 检查上月是否已结账,上月未结账,则本月不能结账l 结账前,最好进行数据备份操作:单击“期末”单击“结账”单击要结账的月份单击“下一步”单击“对帐”,系统对要结账的月份进行帐帐核对单击“下一步”,显示是否通过工作检查单击“结账”5. 取消结账:操作:单击“期末”单击“结账”选择要取消结账的月份,同时按下三个键Ctrl+Shift+F6输入主管口令单击“确认”取消结账记号“Y”
8、 第二部分 UFO报表操作手册6. 打开报表单击“财务会计” 单击“UFO报表“单击“文件” “打开”,如下图。在“打开”窗口中选择打开的报表。打开报表如下图7. 报表取数7.1. 追加表页注意:UFO报表可以追加不同的表页来存放不同会计期间的会计报表,即可以一张表页存放一个会计期间的报表数据。设置追加表页数量,一般追加一张表页,单击【确认】按钮,表页追加好之后可以见左下角如图显示,多了“第2页”。7.2. 录入关键字路径:在“数据”“关键字”“录入”,如上图。或者如下图利用快捷按钮。录入要填表的单位名称,和报表的填制时间(会计期间),如下图。单击【确认】按钮,系统弹出如下图所示注意:由于更改
9、了关键字,为了在表中的数据和总账中数据一致,请进行计算。此处单击【是】按钮,报表进行自动计算,计算完毕如下图7.3. 表页不计算报表计算完毕可以单击【保存】对报表进行保存。如果该报表,已经打印上交等,不再希望报表上的数据发生任何变化,把报表保护起来,可以对该表页进行“表页不计算“操作,以避免由于误操作,造成报表数据变化等,菜单路径如下图,“数据”“表页不计算”。8. 报表重算如果总账数据做了修改或调整,需要UFO报表重新从总账取数,以保证总账系统中数据同报表中数据一致,可以进行报表重新计算或某会计期间表页重新计算。8.1. 表页重算路径:“数据”“表页重算”单击【是】按钮,开始重新计算屏幕显示
10、的表页。8.2. 整表重算路径:“数据”“整表重算” 注意:l 整表重算是表示该表中,不管多少张表页,只要未进行“表页不计算”操作,将全部进行重新计算,所以进行此操作时,可能造成某些数据无法恢复。l 如果表页进行了“表页不计算”的操作,该报表无论是表页重算还是整表重算,报表均不进行重新计算,如果要此表页进行计算,请先取消“表页不计算”的标识。如下图:9. 报表修改9.1. 报表状态切换将报表转换为“格式”状态,在打开报表的状态下,单击左下角的“数据”按钮。如下图所示。l “数据”状态是在报表设置好了之后,根据所设置的公式,以及报表关键字进行取数,并显示报表数据的状态。l “格式”状态中,可以对
11、报表格式,取数公式进行设置等。可以在键盘上同时按下“Ctrl+D”键,进行格式和数据之间的切换。9.2. 报表项目修改如上图所示,删除资产中“材料”一项,如图选择A12到D12,单击键盘上【DEL】键,。为了让报表好看,将后面的行补上来,可以复制后面行,向上粘贴修改之后如下图所示。9.3. 边框设置用鼠标左键选择需要设置边框的区域,如下图对A16到D16进行边框设置,在选择该区域之后,单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“单元属性”。在“单元格属性”窗口中,可以单击【外边框】或【内边框】进行边框设置。注意:单元格属性窗口中可以对单元格边框、对齐方式、现实字体等进行设置。单击【确定】按钮,完成选择区域
12、边框设置。9.4. 关键字设置单击选择需要设置关键字的单元格,单击“数据”“关键字”“设置”,如下图所示。在如上图“设置关键字”窗口中选择需要设置的关键字,如“年”,单击“年”,再单击【确定】按钮。此时可见如下图所示,在对应单元格中有了“年”关键字。注意:关键字是报表设置取数的通道,是决定系统取数的关键。如果对关键字位置进行调整,单击“数据”“关键字”“偏移”,如下图所示。在此窗口中,可以设置的关键字是已经设置到报表上的关键字。关键字如果向左边移动,可以到对应的框中输入负数,例如关键字“单位名称”向左移动,可以输入“-50”。10. 函数公式修改修改现金的期末数公式,可以用鼠标双击现金期末数对
13、应的公式栏,系统弹出定义公式对话框,如下图。或者,用鼠标左键单击需要修改的单元格式,在关闭中文输入法的同时,单击键盘“=”键,系统弹出如上图定义公式对话框。修改公式可以将以前设置公式删除,进行公式新填,即首先删掉公式,单击“函数向导”,如下图所示。针对该单元格将取数现金的期末数,选择如上图左窗体中的“用友账务函数”,再在右窗口中选择“期末”函数,单击【下一步】按钮。在此窗口中,可以单击【参照】按钮,进行公式输入,如下图。在此“账务函数”窗口中录入需要取期末数的会计科目或期间、账套等。此处账套号默认为UFO登录的账套,会计年度的默认选择相似。选择会计科目,单击科目后面参照按钮,如下图所示。选择将
14、取数的会计科目,单击【确定】按钮。根据前面设置,此时已经设置好了函数内容,单击【确定】按钮。在回到定义公式界面,已经设置好了公式:QM(101,月,),此公式即表示取会计科目“101”的本月期末(QM)发生数。单击【确认】按钮,公式设置完毕。10.1. 汇总公式如上图中,由于对报表项目进行了修改,也需要对报表中的合计栏公式进行修改,修改“收入合计”合计公式。如前所述,选择需要修改的公式单元,单击键盘“”键,弹出如下图窗口。此处收入合计即等于C6到C16的项目相加,如上图所示ptotal(c6:c16),即从c6加到c16。另外公式也可以写成如下图所示或者选择需要加的项目,如下图所示再单击如下图所示中“向下求和”按钮,系统自动设置好求和公式。