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1、试论英语商务信函的写作技巧张岩（沈阳职业技术学院 辽宁 沈阳 ）摘 要:在经济全球化的今天，英语是国际主要通用语言之一，英语商务信函在贸易往来与经济活动中广泛应用，正确使用英语商务信函具有重要的交流功能与突出的经济价值。熟练使用英语商务信函要求以提高国际商务人员的英语书面沟通能力为目标，遵循互惠互利、多用敬语、内容清晰、语言简洁、时间具体、指代准确六个写作原则，在此基础上掌握信函结构、用词、句式三个方面写作技巧。关键词: 英语；商务信函；写作原则；写作技巧Abstract: In the economic globalization, English is the main common la
2、nguage in the international. English business letter is used widely in the trade and economic activities. The correct use of English business letter has an important exchange functions and prominent economic value. The goal of proficiency in English business letter is to raise English communication
3、skills of international business staff. We should follow six principles of writing, such as consideration, courtesy, clarity, conciseness, concreteness, correctness and so on. On this basis, we have three writing skills. They are structure, word and sentence.Key words: English Business Letter Writin
4、g Principle Writing Skill在经济全球化大背景下，英语商务信函是商务活动和贸易往来时洽谈交易、联系业务、发展贸易的一种重要的应用性交流工具。大量书面磋商工作都是通过商务信函实现的,是买卖双方进行磋商的重要手段，其质量好坏会严重影响到企业的形象, 甚至影响到交易的成败。因此，正确而熟练运用英语进行商务信函沟通成为国际商务人员的必备技能。研究英语商务信函写作的特点与技巧对于提高国际商务人员的英语书面沟通能力、促进国际商务活动的顺利开展具有重要现实意义。一、英语商务信函的写作原则英语商务信函是国际商务活动的重要工具之一，其特点和原则必须与国际商务活动相适应。随着经济全球化范围、
5、规模的不断扩大，世界多元文化特点也渗透进英语商务信函写作之中，要实现英语商务信函的沟通交流功能，必须遵循以下六个原则：1、互惠互利原则 (Consideration)。商务活动中企业追求利益是第一位的。因此在进行商务信函沟通中互利互惠是第一原则。与其他写作不同, 英语商务信函写作强调的是信息沟通的有效性，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应。在起草商务信函时，只有站在对方的立场上思考和处理问题,才能获得满意的沟通效果。如:We allow you 2 percent discount for cash payment.You can enjoy 2 percent discount
6、 when you pay in cash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然,优于第一句。其次,应突出积极因素,用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣,获得对方认同。如：“We do not believe that you will have cause for dissatisfaction. ”改写成“We feel surely that you will be entirely satisfied. ”会更好。2、多用敬语原则 (Courtesy)。为了建立、保持友好的贸易伙伴关系，英语商务信函往来一般要注重礼貌原则，以礼待人。因此，在信函中宜多用“please”
7、,“It w ill be highly appreciated that ”，“It is our pleasure to”,“We regret that ”等礼貌用语。同时，敬语原则不仅仅体现在使用please, thank you等这些简单的词汇上面，而且要在字里行间体现我国的外贸政策和外交礼节，做到不卑不亢、得体大方。具体的敬语原则基本包含这样几个方面：遵守国际商务来往惯例；尊重对方风俗习惯；语言表达要客气而有分寸，避免使用命令的口气；多用友好、肯定的语气，尽量用委婉的语气指出对方不尽人意的地方；复信要及时。3、内容清晰原则 (Clarity)。包含两个方面：一是写信者在拟文前知道自
8、己要写什么；二是对方收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言,英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用,而这些商务人员并非个个精通英语。因此,在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式,避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。(2)起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词,这样可以避免产生歧义。如“Those who work rapidly get ill in these conditions. ”由于“rapidly”一词的位
9、置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指“conditions”) ,如将其改为“Those who work in these conditions get ill rapidly. ”句子的意思就非常清楚了。(3)在一句话中,要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如:“We shall take a firm line with the firm. ”此句中,第一个“firm”的意思是“strong”,第二个“firm”的意思是“corporation”. 而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm. ”这
10、样整个句子的意思就更清楚了。4、语言简洁原则 (Conciseness)。简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。简洁使信函更加简明有力。英语商务信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精炼丰富。这就要求写信者在行文过程中尽量选用简单、易懂、朴素的词汇，采用简短、直接的句式。(1)避免使用空洞、重复的短语, 如: small in size, 应改为: small, blue in colour, 应改为: blue thinking on a theoretical basis ,应改为: thinking theoretically, In about a w
11、eek s time , 应改为: In a week (2)通常应避免使用There is 和There are 等短语, 用积极的动词来表达这样的句子意思, 如:There is an old sentence says Practice makes perfect.应改为:As the old saying goes, Practice makes perfect. There are many people who think that 应改为:Many people think that (3)改写以which, that ,who 等关系词引导的定语从句, 使句子更加简洁.比如:M
12、r.Smith usually likes to drink all kinds wines that are produced in France.应改为:Mr.Smith prefers wines produced in France. Mr.Smith prefers French wines.此外, 句子结构也应简洁, 尽量用单词替换词组和从句, 在保证意思完整的情况下, 使行文更加简洁。如“As what you have requested ,we are sending you our newest catalog. ”其从句“W hat you have requested
13、”可以用一个词“requested”来代替, 这句话改成“As requested, we are sending you our newest catalog. ”则更简洁。需要指出的是,在保证礼貌的前提下, 还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。5、时间具体原则 (Concreteness)。指信息具体详实、丰富生动, 强调信息的完整性。在信函中所说的信息, 必须有头有尾, 不能说半截, 留半截。英语商务信函写作中注意避免类似soon, at an early date, good, nearly等笼统、含混不清的表达法。例如：I will send the samples
14、 to you soon.就不如I will send the samples to you in two weeks。如果能更具体就更好了，例如：I will send the samples to you next Monday。6、指代准确原则 (Correctness)。表达的用词用语及标点符号必须正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。正确有两个方面的含义: 一是传递的信息必须准确, 二是指所用的语言必须清楚。对商业信函来说, 信息准确是最基本的要求。在当今的信息时代, 信息铺天盖地, 真假难辩, 如信函所传递的信息
15、不准确, 如:定单中的错误、供货合同中不准确的信息、含糊不清的答复等等, 可能会带来无法预料的损失。一些在日常行文中常用的如“the above mentioned”,“the former”,“the latter”,“respectively”之类的表达方式要尽量少用, 尽可能提供准确的信息, 让对方一目了然。二、英语商务信函写作的技巧鉴于英语商务信函以实现交流与贸易为功能目标、以交易磋商为内容、直接服务于交易活动的特点, 英语商务信函宜采取简单的结构、简练的语言、委婉的语气来表达。下面从结构、词汇使用、句式变化三方面论述英语商务信函常用的写作技巧。1、结构通常,商务信函由四部分组成,即引
16、言(introduction) 、主述(details) 、应答(response) 和结束语(close)。（1）引言。英语商务信函一般采取开门见山的方式，在语篇开始就态度明确地交代写信来由。如果是复函的话，一般在开头会先交代对方来信日期、核心内容等，以便对方一目了然，更快地了解来信内容，从而节约大量的商务来往时间，提高工作效率。常用的开篇语如下：Thank you for your letter of；With reference to your letter of。（2）主述。详情是正文的核心部分，一般会对对方的问题一一做答，或者对自己要说明的事宜进行阐述。这一部分是关系到一篇信函质量好坏的关键所在。为了使得整篇文章更加清晰、简洁，也为了使得收信人阅读更加方便，详情部分一般采取一事一分段的原则，也就是将不同的问题分段、分项、分条叙述。（3）应答。这一部分一般是就所
