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1、办公室文秘工作说明书第一部分 岗位规格说明一基本资料岗位名称：办公室文秘 岗位编码：所在部门：行政管理部 定员标准：1人直接上级： 职系：岗位分析日期：2012/5/162012/5/21二岗位职责（一）概述在*直接领导下全权负责公司文秘工作；会议通知起草、组织、会议现场筹备、会议记录与整理等会务工作；公司总结汇报材料编写及下属公司总结材料汇总；对外发文核稿，收文管理；公司各种文档资料的收集、整理、分类归档、保管；公司证照保管；制定公司办公室管理相关管理制度。（二）工作职责日常文秘岗：1.在公司法务主管协助下起草公司各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、拟定；2.及时、准确地向上级领导
2、和有关人员传达总部及有关部门的通知事项；3.编写公司总结汇报材料，汇总下属公司计划、总结材料；4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，制作、传送文件审阅单及传阅文件；5.收集、整理公司各类档案资料（人事档案除外）、合同（劳动合同除外）、规章制度文件，分类归档，做好保存工作；6.做好清退归档资料的登记和立卷工作；7.公司档案资料的借阅、登记；8.公司刊物、大事记等的发放；9.与领导沟通，合理安排领导日程；10.保管公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、基本户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；11.保管公司印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用记录；1
3、2.协助公司领导起草有关行政文件；13.做好来客接待工作；14.公司通讯录（电话、邮箱）的整理、制作及修订；会务岗：1.起草并下发会议、培训通知；2.安排会议室的使用，准备会议资料，布置会议现场；3.会议室卫生、环境的日常维护与管理；4.记录会议内容，备份会议资料，并存档；5.统计培训参加人员名单、人数和部门、职级；6.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并茶水；7.培训期间签到表的设计、印制，及现场签到；三其他职责完成领导交办的其他临时性工作，并将完成情况及时汇报给领导。四监督及岗位关系（一）所受监督和所施监督1.所受监督：办公室主管直接接受行政管理部经理的监督指导。2.所施监督：
4、 （二）与其他岗位关系1.内部联系：本岗位与其他部门有； 2.外部联系：（三）本岗位职位晋升阶梯图 * * 办公室文秘（四）本岗位横向平移情况五工作内容与工作要求工作内容工作要求1.在公司法务主管协助下起草公司各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、拟定；2.向上级领导和有关人员传达总部及有关部门的通知事项；3.编写公司总结汇报材料，汇总下属公司计划、总结材料；4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作；5.收集、整理公司各类档案资料（人事档案除外）、合同（劳动合同除外）、规章制度文件，分类归档，做好保存工作；6.做好清退归档资料的登记和立卷工作；7.公
5、司档案资料的借阅、登记；8.发放公司刊物、公司大事记；9.与领导沟通，合理安排领导日程；10.保管公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、基本户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；11.保管公司印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用记录；12.协助公司领导起草有关行政文件；13.做好来客接待工作；14.员工通讯录的制作、修订；145.起草并下发会议、培训通知；16.安排会议室的使用，准备会议资料，布置会议现场；17.会议室卫生、环境的日常维护与管理；18.记录会议内容，备份会议资料，并存档；19.统计培训参加人员名单、人数和部门、职级；20.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并
6、茶水；21.培训期间签到表的设计、印制，及现场签到；1.制度设计合理，有效执行、落实；不违反法律硬性规定。2.及时、准确。3. .每年12月份编写一次公司总结汇报材料。4. 文件传阅率保持在95%以上。5.建立分类的电子版档案资料明细目录，确保日后查阅方便、快捷；重要档案资料保存率100%。6.制作一份详细的清退资料明细并存档；重要资料留存。7. 确保档案资料归还率100%。8.每年年末编制一次公司大事记。9.紧急、重要事件安排在先，避免日程冲突。10.确保此几件证照保存安全、完好；按时办理注册、年检，及时办理变更。11.确保印鉴保管安全、完好，印鉴使用目的登记清楚。12.13.热情、礼貌、周
7、到14.确保通讯录的及时更新154.确保会议、培训参加人员100%收到通知。16.合理安排会议室使用时间，确保会议期间设备的正常使用。17.确保保洁人员每天清扫，会议室环境干净、整洁178. 会议记录时候要进行整理。19.无漏统现象20. 租借面积适宜的培训场地，进行议价，争取花最少的钱租同样的场地；培训资料根据实际情况确定提前发放还是现场发放，确保人手一份。21.每一位到会人员都签到六岗位权限1.对办公室工作计划和实施有拟定和建议权。2.有对上级部门提出合理化建议和意见的权力。七劳动条件和环境本岗位属于手工工作，室内坐姿结合走动进行，属于较轻体力劳动，工作环境温、湿度适中，无噪音、粉尘污染，
8、照明条件良好。八工作时间本岗位实行每周32.5小时工时制。第二部分 员工规格要求九资历1.工作经验：从事文秘工作一年以上2.学历要求：大专及以上学历十身体条件本岗位要求身体健康，精力充沛，具有一定程度协调力、控制力、调整力和记忆力。十一心理品质及能力要求1.智力：具有较强的学习能力、理解指令和原理的能力，及推理判断能力。2.语言能力：口头和书面语言表达流利。3.具有一定的组织能力、管理能力、计划能力及实施运作能力。4.严谨、细心，善于发现问题，并能及时作出判断。十二所需知识和专业技能（一） 担任本岗位职务应具备的专业知识和技能1.掌握文秘工作相关专业知识2.具有一定的外语水平，能够运用英语进行
9、简单的听、说、读、写。3.具有一定的计算机水平，能够使用计算机办公自动化软件。4.具有严谨、细心的工作态度，能够保证文档完好归类保存及会务工作顺利进行。（二）招聘本岗位员工应考核的内容1政治思想素质和对文秘工作的热爱程度。2.计算机操作知识。3.英语水平。（三）上岗前应接受的培训内容1.了解公司整体情况、行政管理部主要职能和责任，熟悉公司和行政管理部现行各种规章制度。2.掌握行政管理部人员分工情况，了解公司文秘工作情况。3.协作意识、服务意识。（四）上岗后应继续教育训练的内容档案管理知识、秘书知识、写作能力。十三绩效管理从德、能、勤、绩四个方面对员工进行考核，以领导评定为主，自我评定和同级评定
10、为辅进行，其中领导评定占70%，同级评定占20%，自我评定占10%。（一） 本岗位工作考核的内容1.德：良好的职业道德修养，敬业爱岗，忠于职守。2.能：（1）业务能力：文秘专业知识和实际运用能力；处理突发事件的能力、协调能力；（2）管理水平：具有一般的计划、组织、控制、协调能力。3.勤：出勤率达到98%。4.绩：（1）是否按工作计划和领导的指令圆满完成工作任务；（2）是否保证公司档案资料的完好保管及会务工作的顺利进行； （二）本岗位工作从时间角度考核要求1.定期听取下属人员的工作汇报。2.每月向行政管理部经理提交书面工作报告1次。3.根据工作进展情况，随时向行政管理部经理提出合理化意见和建议。
11、4.每年年初，制定全年工作计划，年末根据工作完成的实际情况，向上级作述职报告。（三）考核结果的分析和反馈 由上级领导对考核结果进行核实及可靠性分析，以保证考核结果的真实性，并将考核结果与同期指标和工作要求相比较，及时将分析结果反馈给本人。在多年收治肝病、出血热、麻疹、艾滋病等传染病的临床实践中，逐步认识到中医药在传染病防治领域的优势，因此在制定医院长期发展规划中，有步骤的增加中医药在整体医疗工作中的比重，不断加强中医学科建设several group number, then with b a, =c,c is is methyl b two vertical box between of a
12、ccurate size. Per-23 measurement, such as proceeds of c values are equal and equal to the design value, then the vertical installation accurate. For example a, b, and c valueswhile on horizontal vertical errors for measurement, General in iron angle code bit at measurement level points grid errors, specific method is from baseline to methyl vertical box center line distance for a, to b vertical box distance for b, list can measured
