淮北矿业协同办公系统.doc

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1、淮北淮北矿业协矿业协同同办办公系公系统统 操作操作说说明明 信息化信息化处处 编编制制 目 录 1 系统概述与常见问题解决方案系统概述与常见问题解决方案5 1.1 系统概述 .5 1.2 系统使用的注意事项及问题的解决方法 .6 2 系统登录与操作说明系统登录与操作说明7 2.1 系统登录 .7 2.2 首页说明 .8 2.3 操作区说明 .9 3 发文流程及操作说明发文流程及操作说明9 3.1 发文流程说明 .9 3.2 编辑发文稿标签 .11 3.3 编辑接受人员 .12 3.4 拟稿人编辑正文 .13 3.5 附件管理 .13 3.6 发文作业按钮说明 .14 3.7 对拟稿正文的修改

2、.15 3.8 邀请会签人员 .16 3.9 成文 .17 4 发文管理发文管理.18 4.1 拟稿 .18 4.2 待办发文 .18 4.3 发文要回 .18 4.4 个人发文查询 .19 4.5 全部发文查询 .20 4.6 发文办理流程查询 .20 4.7 发文打印 .20 5 收文流程及操作说明收文流程及操作说明21 5.1 收文流程说明 .21 5.2 编辑收文标签 .22 5.3 正文和附件编辑和管理 .23 5.4 收文流程中的人员选择 .24 5.5 收文作业按钮说明 .25 6 收文管理收文管理25 6.1 收文登记 .25 6.2 待办收文 .25 6.3 收文要回 .26

3、 6.4 个人收文查询 .26 6.5 全部收文查询 .27 6.6 收文办理流程查询 .27 6.7 收文打印 .28 7 工作联系工作联系29 7.1 我的工作联系 .29 7.2 收到的工作联系 .30 7.3 已发的工作联系 .35 7.4 新建工作联系 .36 7.5 草稿箱 .37 7.6 文件查询 .38 8 车辆申请流程及操作说明车辆申请流程及操作说明39 9 知识管理知识管理40 10 个人办公个人办公41 1 系统概述与常见问题解决方案系统概述与常见问题解决方案 1.11.1系统概述系统概述 随着企业国内外竞争压力逐渐加大，因企业内部管理模式复杂，办公流程 繁琐等传统手工办

4、公所带来的问题则显得更为突出。一方面，手工传递带来管 理不规范和效率低下，造成资源浪费；另一方面，手工办公的信息不连续性和 不透明性导致办公“黑箱” ，从而可能给不法分子以可乘之机。因此，用信息化 手段和先进的管理思想提高企业服务质量、改善企业办公流程、降低企业办公 费用，是我国大多数企业当前的迫切需要。 开元公司结合新一代办公自动化设计思想和先进技术，推出了完全自主知 识产权的淮北矿业集团公自动化系统。针对企业机关办公中存在的信息不畅、 效率低下，操作不规范等一系列问题，依托现代企业管理理论，通过提供强有 力的网络化、电子化支持，把协同办公的理念，知识管理的思想带入企业办公 生活，帮助企业实

5、现信息化程度的全面提升。 淮北矿业集团办公平台基于当前主流的 J2EE 平台，采用构件化设计思想， 结合三层架构（浏览器/Web 服务器/数据库）计算模式，运用 SOAP，XML，Ajax 等先进技术，有着良好的可扩展性，可无缝衔接其它业务系统。数据存储采用 企业级关系数据库 Oracle，其性能和应用范围较传统办公自动化软件有大幅提 升和扩展，符合现代信息系统要求，还可兼容 SQL Server、DB2 等主流数据库； 系统运行于 Windows、Linux 等多种操作系统，良好的跨平台特性把对客户机软 硬件的要求降到最低，用户可以充分利用单位内现有的软硬件资源，保护已有 投资，降低信息化建

6、设成本。 1.21.2 系统使用的注意事项及问题的解决方法系统使用的注意事项及问题的解决方法 1.如果 PDF 文件无法打开,则点击 PDF 阅读器下载安装一下。如果工作联系无法 上传附件，则点击 Flash 下载安装一下。 2.在使用新版 OA 时，如果遇到无法拟稿或核稿等情况，可以采取以下几点措施： （1）下载并安装 Word 编辑器(点击可以下载) （2）在 IE 浏览器的工具菜单的Internet 选项上的安全中,设置 Internet 的安全级别，点击自定义级别按钮在弹出的对话框中把“对没有标 记为安全的 ActiveX 控件进行初始化和脚本运行”启用； 3.如果附件无法打开,在 I

7、E 浏览器的工具菜单的Internet 选项上的安 全中,添加可信站点 ， ，http:/10.1.10.151 注意:先把对该区域 中的所有站点要求服务器验证(https:)上的勾去掉。 4.针对文件打印时，附件名显示乱码的处理方法如下：首先，打开 WORD；然后， 点击“工具”菜单中的“选项” ，在“视图”选项卡里把“域代码”的勾去掉、 给“图形”打上勾。如下图： 5.使用 VPN 的用户,需要用记事本在 C:WINDOWSsystem32driversetc 文件夹 里的 hosts 文件中添加两行 10.1.10.155 和 10.1.10.149 或者下载并解压 hosts 文件覆盖

8、掉上述文件夹里的 hosts 文件。 6.由于 Windows 7 操作系统无仿宋_GB2312、楷体_GB2312 字体,因此需要手工 安装这两种字体.请下载并解压 win7 字体里的字体,然后双击分别进行安装,安 装过程如下图: 2 系统登录与操作说明系统登录与操作说明 （简称：办公自动化系统）中目前共有 8 个操作模块，分别是发文管理、 收文管理、车辆管理、系统管理、个人办公、知识管理、工作联系等等。 在本说明文档中着重说明发文管理、收文管理。系统管理部分在系统管 理员手册中说明，在此也不进行重复的说明，因为这部分操作内容和一般业 务人员无关。 2.12.1 系统登录系统登录 淮北矿业集

9、团的所有工作人员都可以使用自动的系统账号和密码登录到办 公自动化系统中。登录系统时只需要在浏览器中输入： ，出现 如图 2-1 所示登录界面。 图 2-1 淮北矿业集团办公自动系统登录界面 在图 2-1 所示的登录界面中的“用户名”和“密码”栏中输入正确用户名 和密码，点击“登录”按钮即可登录。如果登录不成功都会有相应的提示。 “重 置”按钮用于清空“用户名”和“密码”栏中输入的内容。 2.22.2 首页说明首页说明 登录成功后会出现如图 2-2 所示的界面（没有展开菜单项和操作项的红色 框选标示） 。顶部为系统的操作菜单项，分别是发文管理、收文管理和系统管理 等等。其中发文管理、收文管理菜单

10、操作项分布如图 2-3、2-4。中间部分为操 作区（主界面中除菜单项以外的区域）共分为 4 个操作区，分别是发文管理、 收文管理、车辆管理和工作联系，如图 2-2。操作区是系统中使用最频繁的区 域。 注：注：由于每个人工作内容不一定相同，使得每个人账号所分配的操作项和用户 角色也不一定相同，从而每个人的账号登陆成功后的菜单项也不一定相同。 图 2-2 淮北矿业集团办公自动化系统主界面 图 2-3 发文管理菜单 图 2-4 收文管理菜单 2.32.3 操作区说明操作区说明 操作区（主界面中除菜单项以外的区域）共分为 4 个操作区，分别是发文 管理、收文管理、车辆管理和工作联系。4 个操作区分别将

11、该员工参与任务列 表出来。，表示办理的步骤， 是任务的名称。 3 发文流程及操作说明发文流程及操作说明 3.13.1 发文流程说明发文流程说明 根据淮北矿业集团的发文情况在系统中建立如图 3-1 所示的发文流程图。 流程为拟稿处室领导核稿办公室核稿领导签发文号编辑文书（文书 步骤成文后可能有办理的步骤）归档。以下说明流程中的各个办理步骤，并 说明各步骤的操作说明。 图 3-1 发文流程图 拟稿：拟稿：该步骤是系统中具有拟稿角色的用户起草公文的过程，是发文的第一步。 拟稿完毕提交后由拟稿人所在处室的领导核稿。 具有拟稿角色的用户在“发文管理”的菜单中有“拟稿”操作项，系统中 大部分用户都有拟稿的

12、权限。点击“拟稿”操作项后出现发文流程列表，如图 3-2 所示的界面。 图 3-2 发文流程流程列表 在图 3-2 的操作界面中罗列了本单位所有在用的发文流程，目前淮北矿业 集团只使用了一个发文流程。拟稿人可以点击“查看”按钮查看发文流程，该 发文流程也就是图 3-1 中的发文流程，如图 3-3 所示。 图 3-3 发文流程的查看 办公室核稿：办公室核稿：稿件经拟稿人所在处室的领导核稿和安排会签后由拟稿人的处室 领导提交到办公室核稿的办理环节。此时稿件到达具有办公室核稿角色的人员 的待办事项中。 领导签发：领导签发：经办公室核稿步骤后的稿件由具有办公室核稿角色的人员提交，到 达具有领导签发角色

13、的人员（分管局长）的待办事项中。在该办理步骤由具有 领导签发角色的人员（分管局长）确定该稿件是否需要安排局外会签，如果需 要局外会签由领导签发角色的人员（分管局长）要求局外会签的办理人员。局 外会签完毕后回到有领导签发角色的人员（分管局长）的待办事项中，再由领 导签发角色的人员（分管局长）确定该稿件是否需要局长签发，如果需要局长 签发，由领导签发角色的人员（分管局长）提交给局长；如果不需要局长签发， 由领导签发角色的人员（分管局长）签发给文件。 会签：会签：由领导签发角色的人员（分管局长）邀请其他人员会签该稿件，具有局 外会签角色的人员会签完毕后，该稿件回到当初受理该稿件的具有领导签发角 色的

14、人员的待办事项中。 文号编辑：文号编辑：经局长签发或者领导签发的稿件提交后到达文号编辑的办理步骤， 由具有文号编辑角色的人员给该稿件编文号。 排版：排版：经过编文号的稿件提交后到达具有排版角色的人员的待办事项中，由具 有排版角色的人员编辑稿件的格式。 校对：校对：经过排版后的稿件提交后到达该稿件的拟稿人的待办事项中，由拟稿人 对其稿件再进行校对。 文书：文书：经过校对后的稿件提交后到达具有文书角色的人员的待办事项中，由具 有文书角色的人员将稿件形成正式的发文并分发。 办理：办理：根据发文内容确定该发文是否需要相关的办理事项，由相关的办理人员 办理后填写办理意见。 归档：归档：发文的存档由具有归

15、档角色的人员办理，该步骤是实现将发文的档案保 存到系统中去，便于以后的查询。 3.23.2 编辑发文稿标签编辑发文稿标签 点击图 3-2 中的“新建”按钮进行拟稿，如图 3-4 所示（该图显示的页面 内容不完全）的发文标签。在图 3-4 的界面中编辑标题、主题词、公开类别、 编辑主送、抄送、抄报、印数栏的内容。系统会根据拟稿人的账号在发文标签 中显示拟稿人的名称等内容。 图 3-4 拟稿步骤的发文标签编辑界面 3.33.3 编辑接受人员编辑接受人员 编辑主送、抄送、抄报、印数栏的内容时，在主送、抄送、抄报栏输入系 统中没有的人员或单位。也可以选择系统中的人员，点击“选择”按钮出现如 图 3-5

16、 的操作界面。 图 3-5 接受人员的选择 在图 3-5 的操作界面中点击左侧“各单位”项，屏幕的中间部分显示系统 中的所有部门，如果勾选“内部群组之各单位列表”右侧的方框，则表示选中 所有部门的领导；如果需要选中某个部门或某个部门中的某个人员，则先点击 该部门的名称，然后屏幕的右侧显示所选部门的人员。勾选“用户列表”项就 会选中该部门中的所有人员。勾选部门名称表示选中该部门的领导作为接受人 并在下方的文本框中显示该部门的名称；选中某个人员表示选中该人员为接受 人，被选中的接受人员会显示在下方的文本框中。接受人员选择完毕后点击 “确定”按钮即可，并退出该界面回到图 3-4 所示的界面中。 “重置”按钮用于 重新选择部门和人员，但是不会清空接受人员文本框中的内容。 “清空”按钮用 于清空接受人员文本框中内容。 3.43.4 拟稿人编辑正文拟稿人编辑正文 点击“新增正文”按钮编辑稿件正文的编辑界面，如图 3-6 所示发文稿件 正文的编辑方式和使用方法与平时工作中用到的“Microsoft Offic