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1、本文来源：广东科技杂志浅析我国知识产权信息管理系统的研发现状 文/魏庆华 黄少晖 张新明知识产权不仅是一种重要的法权和无形资产，而且是企业的一种重要竞争资源，是企业参与市场竞争、求得生存和发展的开路先锋和坚强后盾。如何构建并充分运用知识产权战略，实施知识产权战略管理，对企业来说至关重要，是一个战略性问题。知识产权战略实际上涉及到企业经营管理的全过程。企业要制定、实施知识产权战略，首先要管理好自己的知识产权，其次要全面了解、掌握整个企业、乃至整个行业的知识产权信息。只有知己知彼，才能做到百战不殆。近年来，企业知识产权申请量大幅提升，随之而来的就是相关的知识产权档案管理、维持知识产权有效性的费用及
2、日益琐碎与繁重的期限管理，而传统的手工方式或利用EXCEL表格管理已经无法满足需求。同时，知识产权作为一种无形资产，国家审批及保护的时间跨度较长，国家知识产权管理部门对不同知识产权如专利、商标在审批不同阶段的费用，如申请费、审查费、年费等的交纳有着严格的期限规定，一旦错过，都会导致权利的丧失，对权利人造成无法弥补的损失！因此，选择使用一套好的工具，对企业来说至关重要。知识产权信息管理系统是现代化知识产权行政管理的重要组成部分，它需要借助于信息技术的强劲支持，同时，作为一种应用软件系统，它也更有效地促进了知识产权管理与服务的网络化建设。目前，我国已经涌现出一批致力于知识产权管理系统软件和服务的单
3、位，这些公司初具规模、发展势头良好。据调研，目前国内有近十家单位,包括广东省专利信息中心、北京彼速信息技术有限公司、保定大为计算机软件开发有限公司、上海汉光知识产权数据科技有限公司等。这个行业正逐渐发展为一个全新的产业，而且已经初具规模，为企业知识产权工作的开展起到了积极的推动作用。从应用的角度来说，目前常见的知识产权管理软件包括下面几种类型：第一种，是知识产权工作中较早使用的专利代理工具。这些工具主要运用于专利代理机构和拥有大量专利的企业。第二种，是在数据库基础上进行数据挖掘的分析工具，也即专利下载、分析工具。该类型软件的开发需要大量数据挖掘和统计算法的支持。第三种，是对前面所讲的两类工具的
4、延伸。在对知识产权工作进行条块分割后，将知识产权从头到尾进行整体的控制和管理，包括与知识产权有关的内部管理、知识产权的后续维护与交易等，系统地协调整个企业的知识产权管理工作。本文主要介绍第三种类型的知识产权管理软件，一方面，通过将国内的几种较成熟的同类型软件介绍给广大企业，让更多需要软件工具的企业找到适合自身的数据库管理软件，有助于企业建立自己的知识产权管理制度及流程；另一方面，推广国内优秀的知识产权信息管理辅助工具，让国内的同类型软件走向更广阔的市场，通过促进我国知识产权软件行业的发展，推动我国企业知识产权工作的进步，带动我国知识产权信息化的发展，更好地实施国家知识产权战略。一、保定大为计算
5、机软件开发有限公司的IPLINE知识产权管理系统该系统实现了从提出发明申请、受理申请、审查、授权、年费、放弃等贯穿专利生命周期的流程管理，以快速传递信息，提高工作效率。该系统可以跟踪案件的处理期限，自动提醒用户近期任务，以免遗漏任何一个期限。按照该系统的设计，专利申请的各种文件按阶段集中在服务器上进行统一管理，在确保数据安全的条件下进行数据共享。系统具有年费维护评价、费用、奖励金、统计分析等功能。利用该系统可以方便准确地进行专利事务的日常管理，全面、及时、准确地把握企业知识产权现状，推动企业技术创新的发展。该系统的主要功能包括：1严密的安全管理知识产权对于企业来说是在市场竞争中强有力的武器，应
6、该进行严格的保密。系统用户只能访问经过系统管理员授权的程序模块，并且只能访问自己权限范围内的系统数据、文件资料；系统具有安全日志，对系统用户进行跟踪，详细记录系统用户的所有操作。2期限报警功能系统用户可以根据管理需要设置各种期限的提前报警时间；当系统启动时，根据当前用户权限及设定，自动提醒用户近期需要及时处理的案件的各种期限，如中间期限、实审请求期限、登记费缴纳期限、年费期限、商标续展期限、外国各种期限等，确保不遗漏任何一个期限，避免造成损失。3方便的申请管理（1）国内专利管理包括受理管理、申请管理、期限管理，还可以按照编号、日期、案件状况、申请人、法律状态等各种条件进行组合，对数据进行检索，
7、并打印输出结果。（2）商标管理与国内专利管理一样，提供受理管理、申请管理、期限管理、综合检索等功能，并且根据商标的管理特点，增加了商品分类、期满后续展期限、续展履历、商标图样管理等，并能根据各国不同的法制制度，进行方便灵活的设定，自动计算各种期限日期。（3）外国专利管理功能与国内专利管理一样，同时根据外国申请的管理特点，增加了外国法律制度管理、EPC（European Patent Convention）申请管理、巴黎公约申请管理、PCT申请管理。4详细的费用管理包括向国家知识产权局、专利代理事务所支付的各种款项。能按不同案件、部门、事务所等条件输出费用一览，进行费用的统计分析。5完善的奖励金
8、管理系统根据对各种案件的评估等级设定不同的奖励金标准，并可根据不同发明人所占比例，自动计算出奖励金的分配方案，打印通知书，详细记录奖励金的发放情况，并提供奖励金的统计分析功能。6统计分析对企业内部的专利分布、产品或技术领域的专利申请量整体或某一时间范围内的变化趋势、部门及发明人的创新能力等方面进行分析，为企业经营战略、科技发展、专利战略决策提供参考资料。软件版本包括C/S版，用于局域网；B/S版，用于局域网或互联网。二、北京彼速信息技术有限公司的彼速专利之星和彼速商标之星（一）彼速专利之星系统可以帮助企业全面管理其科研成果、创新发明以及专利申报、申请、审查、授权、实施等过程。帮助企业建立内部知
9、识产权数据库，提高企业知识产权的管理水平，有效保护企业的知识产权，提高工作效率。其主要功能包括：1. 科技成果与创新管理管理科技成果与创新的基本信息、相关文件、评审过程、实施情况，以及相关的专利申请信息。2. 国内、国外专利申请过程管理管理专利基本信息、申请过程信息，以及授权后专利维护、许可实施等。包括（1）国内外专利申请管理：按专利组或族，管理企业的各项专利申请；（2）全面的信息管理；（3）完善的流利管理；（4）专利文档、时限、费用管理；（5）专利评估管理：从技术价值、专利价值、市场价值三个角度，进行专利评估；（6）专利实施管理：管理许可、转让、投产等所获得的收益，衡量专利价值；（7）发明人
10、奖金、专利资助金等管理。3. 统计分析包括成果、专利、费用、时限、许可实施等的分布情况和发展趋势，均可进行统计分析，自动生成各种3D视图，并可灵活导出统计图和统计数据；具备检索功能；输出形式多样。4. 方便性、灵活性及易用性包括工作向导及多种操作流程向导，方便用户使用；提供全方位的信息提醒、工作分配和概况统计；汇总管理，可以分别对成果、专利、文件、费用、时间、实施等信息进行汇总；数据导入，可以将EXCEL表中的专利信息导入数据库；整合邮件功能等。（二）彼速商标之星该系统不仅围绕业务进行数据处理，更加强了数据的管理与共享，其主要功能包括：1. 全面的申请流程管理包括商标申请前管理、申请流程管理和
11、商标应用。商标应用则包括续展、宣传、使用、监测等管理。2. 全面的事务管理商标管理包括商标档案管理、商标异议、争议、驳回、查询、评估、许可、转让等管理。3. 域名管理管理域名信息及申请，包括域名编号、名称、申请理由/用途、申请人、分类、申请日期、核准日期、联系方式、续展（续费）等信息的管理。能够实现数据联合查询（多条件、自定义等）、交费分级提醒、交费批处理、各种函件自动生成（提醒函、终止函等）、各种报表输出（财务报告、交费报告等）等功能。三、广东省专利信息中心的企业知识产权信息管理系统V2.0广东省专利信息中心自2000年开始，针对专利代理机构申请、管理的工作流程特点研发了专利代理事务所信息管
12、理系统；2006年3月在此基础上开发了企业知识产权信息管理系统V1.2,并在100多家企业中推广使用。在企业的支持和反馈下，广东省专利信息中心对该系统的发展思路有了更多、更透彻的理解，在此基础上与广州红帆电脑科技有限公司共同开发，推出企业知识产权信息管理系统V2.0，并已扶持我省100多家知识产权重点企事业单位使用该软件。（一）系统基本功能介绍企业知识产权信息管理系统V2.0是一套以提高用户的科研成果和知识产权的综合管理能力、促进技术进步和项目产业化水平的管理软件。它以专利信息管理为核心，面向知识产权和科技成果管理，提供与上述方面相关的信息资料录入、过程跟踪监控管理，历史资料复合查询，并能基于
13、方便、标准的方式提供打印、输出，以及其它高级支持功能。系统基本功能包括：1相关信息的录入及管理功能系统以知识产权管理为核心，辅以研发项目管理和事务信息管理功能，提供对各项知识产权及研发项目、专利事务等相关信息的录入及管理模块，用户使用时可分为基础模式及专业模式，界面操作极具人性化。除专利管理模块外，还包括商标和版权管理模块，丰富了知识产权信息管理的内容。2数据导入/导出功能系统提供了自动备份功能，在设计上把企业资源、项目、知识产权信息三大信息源分别独立设计，用户既可导出某一企业的企业资源及其所属项目、知识产权的相关数据，也可单独导出某一项目或某一知识产权的记录数据，并可导入指定网络的数据和EX
14、CEL格式文档。3动态流程图显示功能系统可调出当前专利申请类型的标准流程图，智能地判断当前流程已经过的阶段，并在图上加以标识。用户可以清晰直观地查阅各专利的申请流程及目前所处的状态。4提醒功能此模块将收文、发文和缴费管理三者融为一体，相互关联，实现全自动、智能化的提醒功能。（二）系统特点与同类软件相比，该系统具有以下特点：1网上平台，不需安装该系统是基于B/S结构的知识产权网络管理系统,它汲取了B/S结构的先进设计思想,以浏览器和服务器为基础搭建WEB应用程序框架。用户不需安装，只要能访问网站，就可随时随地处理知识产权信息管理任务。2与网上办公自动化系统平台集成首创与网上办公自动化系统平台集成
15、，办公简捷，沟通无界，让用户在日常办公的同时，实现知识产权信息管理，提高效率。3知识产权申请、管理业务自动化、透明化用户处理知识产权申请、管理自动化，尤其是处理专利申请业务，不再需要非常了解专利申请流程，不再需要查询手册。根据系统各种提醒，就可以完成专利申请需要办理的手续和缴纳相关费用。4知识产权申请、管理业务规范化、一体化系统根据国家知识产权相关管理部门规定的流程、费用、期限来设置，使申请、管理等流程符合法律规定。另外，将多种知识产权管理业务整合在一个平台上，实现规范化、系统化管理。5查询、统计、分析功能强大，方便、灵活系统自带各种查询、统计功能，如专利申请年度、申请类别、期限、费用等均可进行查询、统计，并生成各种统计图表。用户还可以自定义查询条件，查找数据化繁为简。对专利投入占科技投入、专利产品销售量占企业总销售量等比例情况进行综合分析、评估，并自动生成专利评估体系雷达图，一目了然。6兼容性强系统可以将用户原来其它格式的数据导入，也可以将系统自身数据导出，转存为
